企事業(yè)單位檔案管理規(guī)范操作流程一、引言檔案是企事業(yè)單位歷史活動的原始記錄，是維護(hù)單位合法權(quán)益、支撐決策部署、傳承文化記憶的重要資產(chǎn)。規(guī)范檔案管理流程，既是貫徹《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第10號令）等法律法規(guī)的要求，也是提升單位內(nèi)部管理水平、發(fā)揮檔案價(jià)值的必然選擇。本文結(jié)合企事業(yè)單位實(shí)際，梳理全流程、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理操作指南，為單位檔案工作提供可落地的參考。二、前期準(zhǔn)備：構(gòu)建檔案管理基礎(chǔ)體系前期準(zhǔn)備是檔案管理的“地基”，需從制度、人員、設(shè)施三方面搭建完善的管理框架，確保后續(xù)工作有章可循、有人負(fù)責(zé)、有物支撐。（一）制度建設(shè)：完善檔案管理規(guī)則制度是檔案管理的“指揮棒”，需覆蓋檔案管理全流程，重點(diǎn)制定以下核心制度：1.《檔案管理辦法》：明確檔案管理的總體目標(biāo)、責(zé)任分工（如檔案室、各部門兼職檔案員的職責(zé)）、流程規(guī)范（如收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀）。2.《歸檔范圍及保管期限表》：根據(jù)國家規(guī)定（如第8號令、第10號令）和單位實(shí)際，明確應(yīng)歸檔（如文書、會計(jì)、業(yè)務(wù)、科技檔案）和不應(yīng)歸檔（如重復(fù)文件、臨時(shí)性文件、無查考價(jià)值的草稿）的文件范圍，并劃分保管期限（永久、30年、10年）。3.《檔案利用管理制度》：規(guī)定檔案利用的申請、審批、登記、借閱期限（一般不超過7天）、保密要求（如秘密檔案的利用需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。4.《檔案鑒定銷毀制度》：明確鑒定組織（如鑒定小組）、鑒定標(biāo)準(zhǔn)（如歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值、保管期限）、銷毀流程（如編制銷毀清冊、審批、監(jiān)銷）。5.《檔案數(shù)字化管理制度》：規(guī)定數(shù)字化范圍（如永久檔案、高頻利用檔案）、數(shù)字化流程（如掃描、錄入、質(zhì)檢、存儲）、數(shù)字化檔案管理（如檢索、利用、備份）。（二）人員配置：明確檔案管理責(zé)任1.專職檔案員：負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，包括收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀、數(shù)字化等，需具備檔案管理專業(yè)知識（如參加檔案行政管理部門的培訓(xùn)）。2.兼職檔案員：各部門指定1名人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、交接工作，接受專職檔案員的指導(dǎo)。3.責(zé)任分工：專職檔案員：審核各部門交接的文件材料，管理檔案庫房，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，組織檔案鑒定銷毀、數(shù)字化等工作。兼職檔案員：每周收集本部門文件材料，整理后向檔案室交接，協(xié)助專職檔案員開展檔案利用、鑒定銷毀等工作。部門負(fù)責(zé)人：審批本部門檔案利用申請，監(jiān)督本部門檔案收集、整理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)：審批檔案歸檔、鑒定銷毀、重大利用申請等工作。（三）設(shè)施設(shè)備：保障檔案管理?xiàng)l件1.檔案庫房：選擇符合“八防”（防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防磁、防塵）要求的房間，遠(yuǎn)離水源、火源、熱源、磁場（如不與衛(wèi)生間、鍋爐房相鄰）。2.存儲設(shè)備：密集架：用于存放紙質(zhì)檔案，需標(biāo)注編號（如“密集架1-列2-層3”），與檔案檔號對應(yīng)。防磁柜：用于存放電子檔案（如磁帶、光盤），防止磁場損壞。檔案盒：采用無酸紙材質(zhì)，標(biāo)注全宗號、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、件號等信息（如“全宗號：001；年度：2023；機(jī)構(gòu)：辦公室；保管期限：永久；件號：001”）。3.防護(hù)設(shè)備：溫濕度記錄儀：保持庫房溫度14-24℃，相對濕度45%-65%（超過范圍時(shí)使用除濕機(jī)或加濕器）。防火設(shè)備：安裝防火報(bào)警器、滅火器（如干粉滅火器），禁止在庫房內(nèi)吸煙、使用明火。防鼠防蟲設(shè)備：放置防鼠板、樟腦丸（定期更換，每3個(gè)月一次）。4.數(shù)字化設(shè)備：高清掃描儀：分辨率不低于300DPI，支持自動進(jìn)紙、雙面掃描。檔案管理系統(tǒng)：具備檔案錄入、檢索、利用、備份等功能（如支持多條件查詢、在線查閱）。三、收集整理：確保檔案來源可靠收集是檔案管理的“源頭”，需確保檔案全面、真實(shí)；整理是對收集的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化處理，為歸檔奠定基礎(chǔ)。（一）收集環(huán)節(jié)：全面覆蓋，及時(shí)交接1.收集范圍：文書檔案：單位的決議、命令、指示、請示、報(bào)告、通知、函、會議記錄、紀(jì)要等。會計(jì)檔案：會計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證）、會計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬）、財(cái)務(wù)報(bào)告（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）等。業(yè)務(wù)檔案：合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案、驗(yàn)收報(bào)告、客戶資料等。科技檔案：科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究報(bào)告、成果鑒定書，工程設(shè)計(jì)圖紙、說明書，設(shè)備儀器說明書、維修記錄等。電子檔案：電子郵件、電子文檔（如Word、Excel）、照片、視頻等（需與紙質(zhì)檔案同步收集）。2.收集方式：日常交接：各部門兼職檔案員每周五將本部門本周形成的文件材料向檔案室交接，填寫《文件材料交接清單》（包括文件名稱、文號、日期、頁數(shù)、交接人、接收人等內(nèi)容）。定期收集：每季度末，檔案室向各部門收集未及時(shí)交接的文件材料（如遺漏的通知、報(bào)告），確保無遺漏。專項(xiàng)收集：對于重大活動（如單位成立周年慶典、重大項(xiàng)目啟動）、突發(fā)事件（如自然災(zāi)害、事故）形成的文件材料，檔案室應(yīng)及時(shí)組織專項(xiàng)收集（如派專職檔案員現(xiàn)場收集），確保檔案完整性。（二）整理環(huán)節(jié)：系統(tǒng)化處理，規(guī)范有序1.分類：根據(jù)單位性質(zhì)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，選擇合適的分類方法：機(jī)關(guān)單位：采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”分類法（如“2023-辦公室-會議記錄”）。企業(yè)單位：采用“年度-產(chǎn)品-工序”分類法（如“2023-A產(chǎn)品-設(shè)計(jì)”）。示例：檔號規(guī)則（機(jī)關(guān)單位）：全宗號-年度-機(jī)構(gòu)-保管期限-件號（如“____-辦公室-永久-001”）。2.排序：按時(shí)間順序或邏輯順序排列文件材料：文書檔案：按文號順序排列（如“XX〔2023〕1號”“XX〔2023〕2號”）。會計(jì)檔案：按憑證編號順序排列（如“記賬憑證____”“記賬憑證____”）。業(yè)務(wù)檔案：按項(xiàng)目進(jìn)展順序排列（如項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收）。3.編號：根據(jù)分類結(jié)果，給每個(gè)文件材料編制唯一檔號（如“____-辦公室-永久-001”），確保檔號可追溯（如通過檔號能找到對應(yīng)的檔案盒、密集架位置）。四、分類歸檔：建立科學(xué)歸檔體系歸檔是將整理好的文件材料正式納入檔案管理的過程，需嚴(yán)格按照歸檔范圍、保管期限、歸檔目錄的要求進(jìn)行，確保檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（一）確定歸檔范圍根據(jù)《歸檔范圍及保管期限表》，明確哪些文件材料需要?dú)w檔，哪些不需要?dú)w檔：需要?dú)w檔的文件材料：反映單位主要職能活動、具有查考價(jià)值的文件（如單位章程、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告）。不需要?dú)w檔的文件材料：重復(fù)文件（如多份相同的通知）、臨時(shí)性文件（如會議通知、請假條）、無查考價(jià)值的文件（如草稿、復(fù)印件）。（二）劃分保管期限根據(jù)文件材料的價(jià)值，劃分保管期限（參考國家檔案局第8號令、第10號令）：永久保管：涉及單位重大事項(xiàng)、長遠(yuǎn)發(fā)展的文件（如單位章程、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、職工人事檔案）。30年保管：涉及單位重要業(yè)務(wù)、需要長期查考的文件（如合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案、驗(yàn)收報(bào)告）。10年保管：涉及單位日常業(yè)務(wù)、查考價(jià)值較低的文件（如一般性會議記錄、通知、請假條）。（三）編制歸檔目錄歸檔目錄是檔案的“檢索地圖”，需包括以下內(nèi)容（示例見表1）：檔號文件名稱文號日期頁數(shù)保管期限備注____-辦公室-永久-001關(guān)于2023年年度工作的決議XX〔2023〕1號____5永久無附件____-財(cái)務(wù)處-30年-0012023年1月會計(jì)憑證無____10030年含原始憑證（四）歸檔審核歸檔前需進(jìn)行三級審核，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性：1.初審：由各部門兼職檔案員審核本部門整理的文件材料，檢查文件是否齊全、分類是否正確、編號是否規(guī)范。2.復(fù)審：由檔案室專職檔案員審核初審后的文件材料，檢查歸檔范圍是否符合規(guī)定、保管期限是否準(zhǔn)確、歸檔目錄是否完整。3.終審：由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批復(fù)審后的文件材料，批準(zhǔn)后正式歸檔（將檔案盒存放在密集架中，歸檔目錄錄入檔案管理系統(tǒng)）。五、保管利用：保障檔案安全與價(jià)值保管是確保檔案安全的關(guān)鍵，利用是發(fā)揮檔案價(jià)值的途徑，需兼顧安全與利用的平衡。（一）保管環(huán)節(jié)：確保檔案安全1.庫房管理：嚴(yán)格執(zhí)行“八防”要求：防火：禁止在庫房內(nèi)吸煙、使用明火，定期檢查防火設(shè)備（如滅火器、防火報(bào)警器）。防盜：安裝防盜門、監(jiān)控?cái)z像頭（覆蓋庫房入口、密集架區(qū)域），定期檢查監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況。防潮：使用除濕機(jī)（當(dāng)相對濕度超過65%時(shí)開啟），定期通風(fēng)（選擇晴朗天氣，避免雨天通風(fēng)）。防光：安裝窗簾（如深色窗簾），避免陽光直射檔案（陽光會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案褪色、變脆）。防鼠：放置防鼠板（在庫房入口），定期檢查庫房內(nèi)是否有鼠跡（如老鼠屎、咬痕）。防蟲：放置樟腦丸（每立方米1-2顆），定期更換（每3個(gè)月一次），避免蟲蛀（如白蟻、蟑螂）。防磁：將電子檔案（如磁帶、光盤）存放在防磁柜中，避免磁場（如手機(jī)、電腦）損壞。防塵：定期打掃庫房（每周一次），保持清潔（如用吸塵器吸灰塵、用抹布擦密集架）。定期檢查：每季度對庫房進(jìn)行一次全面檢查，檢查溫濕度、防火設(shè)備、防鼠防蟲措施等，填寫《庫房檢查記錄表》（示例見表2），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改（如除濕機(jī)故障需及時(shí)維修）。2.存放方式：紙質(zhì)檔案：檔案盒按檔號順序排列，存放在密集架中，密集架的編號與檔案檔號對應(yīng)（如“密集架1-列2-層3”對應(yīng)檔號“____-辦公室-永久-001”）。電子檔案：存儲在檔案管理系統(tǒng)中，備份到異地服務(wù)器（如單位的分公司或云服務(wù)器），防止數(shù)據(jù)丟失（如系統(tǒng)故障、黑客攻擊）。3.檔案轉(zhuǎn)移：待銷毀檔案：超過保管期限的檔案，轉(zhuǎn)移到銷毀庫（單獨(dú)存放，標(biāo)注“待銷毀”），等待鑒定銷毀。備份檔案：對于永久保管的檔案，轉(zhuǎn)移到異地庫房（如單位的檔案備份中心），防止因自然災(zāi)害（如火災(zāi)、洪水）、事故（如爆炸）等原因?qū)е聶n案損毀。（二）利用環(huán)節(jié)：發(fā)揮檔案價(jià)值1.利用流程：申請：利用人填寫《檔案利用申請表》（示例見表3），說明利用目的（如“查閱2023年合同，用于項(xiàng)目投標(biāo)”）、利用范圍（如“合同編號：HT____”）、利用方式（如查閱、復(fù)制、出具證明）。審批：《檔案利用申請表》由利用人所在部門負(fù)責(zé)人審批（涉及秘密檔案的，需由單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。登記：檔案室根據(jù)審批后的《檔案利用申請表》，登記《檔案利用登記簿》（示例見表4），包括利用人姓名、部門、利用日期、利用目的、利用檔案的檔號、文件名稱、歸還日期等內(nèi)容。借閱：利用人憑《檔案利用申請表》和身份證到檔案室借閱檔案，借閱期限一般不超過7天（如需延長，需重新申請）。歸還：利用人在借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案室檢查檔案是否完好（如是否有涂改、損壞、丟失），確認(rèn)無誤后，在《檔案利用登記簿》上標(biāo)注“已歸還”。2.利用方式：查閱：利用人在檔案室查閱檔案（不得帶出庫房，特殊情況需帶出的，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，填寫《檔案帶出申請表》）。復(fù)制：利用人需要復(fù)制檔案的，需經(jīng)審批后，由檔案室工作人員復(fù)制（復(fù)制件標(biāo)注“復(fù)制件”，與原件區(qū)分）。出具證明：利用人需要檔案出具證明的（如證明單位的歷史沿革、合同簽訂情況），檔案室根據(jù)檔案內(nèi)容出具《檔案證明》（加蓋單位公章）。3.保密要求：秘密檔案（如國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私）：標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”字樣，存放在保密柜中，利用時(shí)需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批，簽訂《保密協(xié)議》（明確保密義務(wù)，如不得泄露檔案內(nèi)容）。商業(yè)秘密（如客戶資料、技術(shù)方案）：標(biāo)注“商業(yè)秘密”字樣，利用時(shí)需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，利用人需簽訂《商業(yè)秘密保密協(xié)議》。個(gè)人隱私（如職工的身份證復(fù)印件、工資條）：標(biāo)注“個(gè)人隱私”字樣，利用時(shí)需經(jīng)個(gè)人同意（如職工本人簽字），單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。六、鑒定銷毀：優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)鑒定銷毀是淘汰無價(jià)值檔案、優(yōu)化檔案資源的重要環(huán)節(jié)，需嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，避免誤毀有價(jià)值的檔案。（一）鑒定環(huán)節(jié)：篩選有價(jià)值檔案1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組（由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案室專職檔案員擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任成員）。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：歷史價(jià)值：檔案是否反映單位的歷史沿革、重大事件、重要人物等（如單位成立時(shí)的文件、重大項(xiàng)目的檔案）?，F(xiàn)實(shí)價(jià)值：檔案是否對單位當(dāng)前的業(yè)務(wù)開展、決策制定有參考價(jià)值（如近期的合同、協(xié)議）。保管期限：檔案是否超過規(guī)定的保管期限（如10年保管期限的檔案，是否已保存10年）。3.鑒定程序：初審：各部門對本部門保管的檔案進(jìn)行初審，提出鑒定意見（如“繼續(xù)保管”“銷毀”），填寫《檔案鑒定申請表》（示例見表5）。復(fù)審：檔案室對各部門的初審意見進(jìn)行復(fù)審（檢查鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定、鑒定意見是否合理）。終審：檔案鑒定小組對復(fù)審后的鑒定意見進(jìn)行審議，作出最終鑒定結(jié)論（如“繼續(xù)保管”“銷毀”）。（二）銷毀環(huán)節(jié)：嚴(yán)格按照程序進(jìn)行1.編制銷毀清冊：對于鑒定為“銷毀”的檔案，編制《檔案銷毀清冊》（示例見表6），包括以下內(nèi)容：檔號：檔案的唯一編號。文件名稱：檔案的全稱。文號：文件的發(fā)文字號。日期：文件形成的日期。頁數(shù)：文件的總頁數(shù)。保管期限：文件的保管時(shí)間。銷毀原因：鑒定為“銷毀”的原因（如超過保管期限、無查考價(jià)值）。銷毀時(shí)間：計(jì)劃銷毀的日期。監(jiān)銷人：負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀的人員（兩人以上，如檔案室專職檔案員、紀(jì)檢部門工作人員）。2.審批：《檔案銷毀清冊》由檔案鑒定小組組長（單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)）審批，批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.實(shí)施銷毀：銷毀方式：紙質(zhì)檔案：采用碎紙機(jī)銷毀（碎紙效果達(dá)到保密要求，如碎紙顆粒小于2mm×2mm）。電子檔案：采用格式化（如格式化硬盤）、物理銷毀（如銷毀光盤、硬盤）。監(jiān)銷：銷毀時(shí)由兩人以上監(jiān)銷（如檔案室專職檔案員、紀(jì)檢部門工作人員），監(jiān)銷人檢查銷毀過程是否符合規(guī)定（如紙質(zhì)檔案是否全部碎毀，電子檔案是否全部刪除），確認(rèn)無誤后，在《檔案銷毀清冊》上簽字。4.記錄保存：《檔案銷毀清冊》需永久保存（作為檔案銷毀的憑證）。銷毀過程的照片、視頻（如碎紙機(jī)銷毀的照片、電子檔案銷毀的視頻）需保存3年（以備查考）。七、數(shù)字化管理：推動檔案現(xiàn)代化數(shù)字化是檔案管理的趨勢，能提高檔案利用效率（如在線查閱）、降低檔案保管成本（如減少紙質(zhì)檔案的存儲空間），需逐步推進(jìn)。（一）數(shù)字化范圍優(yōu)先數(shù)字化以下檔案：1.永久保管的檔案（如單位章程、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告）：這些檔案需要長期保管，數(shù)字化后可減少紙質(zhì)檔案的磨損（如頻繁查閱導(dǎo)致紙質(zhì)檔案變脆）。2.高頻利用的檔案（如合同、協(xié)議、人事檔案）：這些檔案經(jīng)常被查閱，數(shù)字化后可提高利用效率（如在線查閱，無需到檔案室）。3.易損壞的檔案（如老舊紙質(zhì)檔案、磁帶、光盤）：這些檔案容易損壞（如老舊紙質(zhì)檔案褪色、磁帶磁化），數(shù)字化后可保存檔案的內(nèi)容（如掃描老舊紙質(zhì)檔案，保存為PDF格式）。（二）數(shù)字化流程1.掃描：使用高清掃描儀掃描紙質(zhì)檔案（分辨率不低于300DPI，格式為PDF（可搜索）或JPEG（圖片））。掃描時(shí)需保持檔案的完整性（如不遺漏頁碼、不折疊文件），對于破損的檔案（如紙質(zhì)檔案有裂縫），需先修復(fù)（如用膠帶粘貼）再掃描。2.錄入：將掃描后的檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，錄入元數(shù)據(jù)（如檔號、文件名稱、日期、頁數(shù)、保管期限），確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性（如檔號與紙質(zhì)檔案一致，文件名稱與紙質(zhì)檔案一致）。3.質(zhì)檢：對掃描件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)檢，檢查掃描件的清晰度（如無模糊、無污漬）、完整性（如無遺漏頁碼），元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性（如檔號是否正確、文件名稱是否完整）。質(zhì)檢不合格的，需重新掃描或錄入（如掃描件模糊，需重新掃描；元數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，需修改）。4.存儲：將數(shù)字化檔案存儲到檔案管理系統(tǒng)中（分類存儲，如按年度、機(jī)構(gòu)、保管期限分類）。備份數(shù)字化檔案到異地服務(wù)器（如單位的分公司或云服務(wù)器），防止數(shù)據(jù)丟失（如系統(tǒng)故障、黑客攻擊）。（三）數(shù)字化檔案管理1.檢索：檔案管理系統(tǒng)支持多條件檢索（如按檔號、文件名稱、日期、保管期限、機(jī)構(gòu)等條件查詢），方便利用人快速找到所需檔案（如“查詢2023年辦公室的永久檔案”）。2.利用：數(shù)字化檔案的利用流程與紙質(zhì)檔案一致（如申請、審批、登記）。3.備份：定期備份數(shù)字化檔案（如每月備份一次），備份到異地服務(wù)器（如單位的分公司或云服務(wù)器），防止數(shù)據(jù)丟失（如系統(tǒng)故障、黑客攻擊）。4.更新：對于修改后的檔案（如合同的補(bǔ)充協(xié)議），需及時(shí)更新數(shù)字化檔案（如重新掃描補(bǔ)充協(xié)議，錄入元數(shù)據(jù)，關(guān)聯(lián)到原合同），確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案一致。八、監(jiān)督與改進(jìn)：持續(xù)提升管理水平監(jiān)督是確保檔案管理規(guī)范的重要手段，改進(jìn)是提高檔案管理水平的關(guān)鍵，需建立持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制。（一）監(jiān)督檢查1.定期自查：每季度由檔案室組織一次自查（填寫《檔案管理自查表》），檢查檔案管理情況，包括：收集：各部門是否及時(shí)交接文件材料（如每周五交接）。整理：文件材料是否分類正確、編號規(guī)范。歸檔：歸檔范圍是否符合規(guī)定、保管期限是否準(zhǔn)確、歸檔目錄是否完整。保管：庫房是否符合“八防”要求、檔案是否完好。利用：利用流程是否規(guī)范（如申請、審批、登記）、保密要求是否落實(shí)。鑒定銷毀：鑒定程序是否符合規(guī)定、銷毀流程是否規(guī)范。數(shù)字化：數(shù)字化范圍是否符合要求、數(shù)字化流程是否規(guī)范、數(shù)字化檔案是否備份。2.上級檢查：接受檔案行政管理部門（如國家檔案局、省檔案局、市檔案局）的檢查（如每年一次），根據(jù)檢查意見整改（如完善制度、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、改進(jìn)數(shù)字化流程）。3.內(nèi)部審計(jì)：由單位的審計(jì)部門對檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)（如每兩年一次），檢查檔案管理是否符合國家規(guī)定、是否存在違規(guī)行為（如銷毀檔案未按程序進(jìn)行、利用檔案未審批）。（二）持續(xù)改進(jìn)1.問題整改：根據(jù)自查、