物業(yè)服務(wù)合同管理與續(xù)簽流程引言物業(yè)服務(wù)合同是物業(yè)企業(yè)與業(yè)主之間確立權(quán)利義務(wù)關(guān)系的核心法律文件，既是物業(yè)企業(yè)提供服務(wù)的依據(jù)，也是業(yè)主維護自身權(quán)益的保障。規(guī)范的合同管理能有效避免服務(wù)糾紛、提升服務(wù)質(zhì)量；科學(xué)的續(xù)簽流程則能延續(xù)良性合作，確保小區(qū)管理的穩(wěn)定性。本文結(jié)合《民法典》《物業(yè)管理條例》等法律法規(guī)，從合同管理全生命周期與續(xù)簽流程標(biāo)準(zhǔn)化兩個維度，提供專業(yè)、實用的操作指南。一、物業(yè)服務(wù)合同管理：全生命周期的規(guī)范與管控物業(yè)服務(wù)合同的管理需覆蓋“訂立—履行—檔案”三大環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都需嚴格遵循法律規(guī)定與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的有效性與可執(zhí)行性。（一）合同訂立：明確邊界，規(guī)避無效風(fēng)險合同訂立是管理的起點，需重點關(guān)注必備條款與訂立程序的合法性。1.必備條款清單（依據(jù)《民法典》第938條）：當(dāng)事人信息（物業(yè)企業(yè)名稱、業(yè)主委員會/全體業(yè)主代表身份）；服務(wù)范圍（公共區(qū)域保潔、綠化養(yǎng)護、設(shè)施設(shè)備維護等具體內(nèi)容）；服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如保潔頻次、綠化成活率、設(shè)備故障率等量化指標(biāo)）；服務(wù)期限（一般為2-5年，最長不超過5年）；服務(wù)費用（收費標(biāo)準(zhǔn)、繳費方式、調(diào)整機制）；雙方權(quán)利義務(wù)（物業(yè)企業(yè)的維修義務(wù)、業(yè)主的繳費義務(wù)等）；違約責(zé)任（如物業(yè)企業(yè)未達標(biāo)需承擔(dān)的整改、賠償責(zé)任；業(yè)主逾期繳費的違約金）；合同解除條件（如一方嚴重違約、不可抗力導(dǎo)致無法履行）。2.訂立程序要求：物業(yè)企業(yè)需通過招投標(biāo)或協(xié)議方式承接項目（住宅項目需招投標(biāo)，非住宅可協(xié)議）；合同需經(jīng)業(yè)主大會表決通過（表決比例：專有部分面積占比2/3以上且人數(shù)占比2/3以上的業(yè)主參與，經(jīng)參與表決專有部分面積過半數(shù)且參與表決人數(shù)過半數(shù)同意）；合同簽訂后15日內(nèi)，需向項目所在地房地產(chǎn)行政主管部門備案（提交材料：合同原件、業(yè)主大會決議、物業(yè)企業(yè)資質(zhì)證明等）。（二）合同履行：動態(tài)監(jiān)控，確保服務(wù)達標(biāo)合同履行是管理的核心，需建立“執(zhí)行—檢查—反饋”閉環(huán)機制，確保雙方義務(wù)落地。1.物業(yè)企業(yè)的履行管控：制定服務(wù)執(zhí)行手冊（將合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為具體操作流程，如《保潔作業(yè)指導(dǎo)書》《設(shè)備維護規(guī)程》）；定期自查（每月對服務(wù)質(zhì)量進行檢查，形成《服務(wù)質(zhì)量報告》，向業(yè)主委員會匯報）；處理投訴（建立投訴臺賬，24小時內(nèi)響應(yīng)，7日內(nèi)解決，反饋處理結(jié)果）。2.業(yè)主的履行管控：督促繳費（通過短信、公告等方式提醒業(yè)主按時繳費，對逾期未繳的，可依據(jù)合同約定收取違約金或通過法律途徑解決）；規(guī)范行為（提醒業(yè)主遵守《管理規(guī)約》，如禁止高空拋物、違規(guī)裝修等）。（三）合同檔案管理：規(guī)范留存，防范法律風(fēng)險合同檔案是解決糾紛的重要證據(jù)，需建立“紙質(zhì)+電子”雙檔案體系。1.檔案內(nèi)容：合同原件及補充協(xié)議；業(yè)主大會決議、備案證明；服務(wù)質(zhì)量檢查記錄、投訴處理臺賬；費用收繳記錄、發(fā)票存根；合同變更、解除的相關(guān)材料（如雙方協(xié)商函件、業(yè)主大會決議）。2.管理要求：紙質(zhì)檔案需專人保管，存放于安全場所（如物業(yè)企業(yè)總部檔案室）；電子檔案需備份（存儲于云服務(wù)器或本地硬盤，定期更新）；檔案保管期限：合同終止后至少保存5年（依據(jù)《物業(yè)管理條例》規(guī)定）。二、物業(yè)服務(wù)合同續(xù)簽流程：標(biāo)準(zhǔn)化操作與風(fēng)險應(yīng)對合同續(xù)簽是維持小區(qū)管理穩(wěn)定性的關(guān)鍵，需提前啟動、規(guī)范流程，確保續(xù)簽的合法性與合理性。（一）續(xù)簽啟動條件1.期限要求：提前3-6個月啟動續(xù)簽流程（如合同期限為2023年1月1日-2025年12月31日，需在2025年6月30日前啟動）；2.前置條件：原合同履行情況良好（如服務(wù)質(zhì)量滿意度達80%以上，無重大違約記錄）；雙方有續(xù)簽意向（業(yè)主委員會或物業(yè)企業(yè)提出續(xù)簽提議）。（二）續(xù)簽準(zhǔn)備工作：充分調(diào)研，制定方案1.收集資料：原合同履行總結(jié)（包括服務(wù)質(zhì)量、費用收繳、投訴處理等情況）；業(yè)主意見調(diào)查（通過問卷、訪談等方式收集業(yè)主對續(xù)簽的意見，如是否同意調(diào)整服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費用等）；市場行情分析（調(diào)研周邊小區(qū)的物業(yè)服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容，為費用調(diào)整提供依據(jù)）。2.內(nèi)部評估：物業(yè)企業(yè)評估自身服務(wù)能力（如是否有足夠的人員、設(shè)備滿足續(xù)簽后的服務(wù)需求）；成本測算（計算續(xù)簽后的服務(wù)成本，如人工、材料、能耗等，為費用調(diào)整提供數(shù)據(jù)支持）。3.制定續(xù)簽方案：服務(wù)內(nèi)容調(diào)整（如增加小區(qū)智能化設(shè)備維護、提升綠化養(yǎng)護標(biāo)準(zhǔn)等）；費用調(diào)整（如依據(jù)成本測算結(jié)果，提出費用上調(diào)或下調(diào)方案）；期限調(diào)整（如將原合同期限延長2-3年）。（三）協(xié)商與談判：聚焦核心，達成共識協(xié)商與談判是續(xù)簽的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需聚焦業(yè)主關(guān)注的核心問題，如服務(wù)質(zhì)量、費用調(diào)整等。1.參與方：業(yè)主委員會（代表全體業(yè)主）、物業(yè)企業(yè)、業(yè)主代表（可選）。2.談判要點：服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：是否提升（如增加保潔頻次、完善小區(qū)安保）；費用調(diào)整：是否上調(diào)（需說明成本增加的原因，如人工、材料價格上漲）；違約責(zé)任：是否修改（如加重物業(yè)企業(yè)未達標(biāo)的賠償責(zé)任）；其他條款：如增加小區(qū)公共收益分配、優(yōu)化投訴處理流程等。3.協(xié)商方式：會議協(xié)商（召開業(yè)主委員會與物業(yè)企業(yè)的聯(lián)席會議）；函件協(xié)商（通過書面函件交換意見）；線上協(xié)商（通過業(yè)主群、公眾號等方式收集業(yè)主意見）。（四）合同簽署與備案1.簽署流程：業(yè)主委員會將續(xù)簽方案提交業(yè)主大會表決（表決比例與原合同訂立要求一致）；表決通過后，業(yè)主委員會與物業(yè)企業(yè)簽署續(xù)簽合同（需加蓋雙方公章，業(yè)主委員會主任、物業(yè)企業(yè)法定代表人簽字）；簽署后，將合同公示（在小區(qū)公告欄、公眾號發(fā)布，公示期不少于7日）。2.備案要求：簽署后15日內(nèi)，向項目所在地房地產(chǎn)行政主管部門備案（提交材料：續(xù)簽合同原件、業(yè)主大會決議、原合同備案證明等）。（五）后續(xù)跟進1.合同公示：將續(xù)簽合同在小區(qū)公告欄、公眾號發(fā)布，確保業(yè)主知曉；2.履行監(jiān)控：延續(xù)原合同的履行管控機制，定期檢查服務(wù)質(zhì)量，處理投訴；3.變更與解除應(yīng)對：如續(xù)簽后需變更合同內(nèi)容（如調(diào)整服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費用），需經(jīng)業(yè)主大會表決通過；如需解除合同，需符合合同約定的解除條件（如物業(yè)企業(yè)嚴重違約），并經(jīng)業(yè)主大會表決通過。三、常見問題與風(fēng)險防范（一）續(xù)簽時業(yè)主意見不一致怎么辦？應(yīng)對措施：加強溝通（通過業(yè)主大會、座談會等方式，向業(yè)主解釋續(xù)簽的好處，如維持小區(qū)管理穩(wěn)定性、避免新物業(yè)企業(yè)進場的磨合成本）；調(diào)整方案（根據(jù)業(yè)主意見，修改續(xù)簽方案，如降低費用、提升服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）；依法表決（如業(yè)主意見分歧較大，需通過業(yè)主大會表決，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則決定是否續(xù)簽）。（二）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)下降如何處理？應(yīng)對措施：依據(jù)合同約定要求整改（如物業(yè)企業(yè)未達標(biāo)，業(yè)主委員會可發(fā)函要求其在規(guī)定期限內(nèi)整改）；要求賠償（如整改后仍未達標(biāo)，業(yè)主委員會可依據(jù)合同約定要求物業(yè)企業(yè)承擔(dān)賠償責(zé)任）；解除合同（如物業(yè)企業(yè)嚴重違約，業(yè)主委員會可通過業(yè)主大會表決解除合同）。（三）費用調(diào)整的依據(jù)是什么？應(yīng)對措施：成本測算（提供詳細的成本測算報告，說明費用調(diào)整的原因，如人工、材料價格上漲）；市場行情（調(diào)研周邊小區(qū)的物業(yè)服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)，證明費用調(diào)整的合理性）；業(yè)主同意（費用調(diào)整需經(jīng)業(yè)主大會表決通過，確保業(yè)主的知情權(quán)與參與權(quán)）。結(jié)語物業(yè)服務(wù)合同管理與續(xù)簽是物業(yè)管理的核心工作，直接關(guān)系到小區(qū)的和諧