家長學校檔案管理制度操作手冊第一章總則一、目的依據(jù)為規(guī)范家長學校檔案管理，保障檔案的真實性、完整性、安全性和可利用性，提升家長學校工作規(guī)范化水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國家庭教育促進法》及教育行政部門關(guān)于家長學校建設的相關(guān)要求，結(jié)合本校實際，制定本手冊。二、適用范圍本手冊適用于[XX家長學校]（以下簡稱“學?！保└黝悪n案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等管理活動。三、基本原則1.真實性原則：檔案材料須客觀反映家長學校工作實際，不得偽造、篡改。2.完整性原則：檔案應涵蓋家長學校工作的全流程，確保材料齊全、環(huán)節(jié)連續(xù)。3.規(guī)范性原則：檔案管理應遵循統(tǒng)一標準，分類、編號、裝訂、歸檔等操作符合行業(yè)規(guī)范。4.保密性原則：涉及家長隱私、學校內(nèi)部信息的檔案須嚴格保密，不得泄露。第二章檔案分類與歸檔范圍家長學校檔案分為綜合管理類、教學活動類、家?；宇?、學員管理類、評估考核類五大類，具體歸檔范圍如下：一、綜合管理類（編號：ZH）歸檔范圍：章程制度：家長學校章程、各項管理制度（教學管理、學員管理、檔案管理、安全管理等）；組織機構(gòu)：家長學校領(lǐng)導機構(gòu)（如校務委員會、家長委員會）成員名單、職責分工、調(diào)整文件；計劃總結(jié)：年度工作計劃、月度/季度工作小結(jié)、年度工作總結(jié)、專項工作方案及總結(jié)；會議記錄：家長學校校務會議、家長委員會會議、檔案管理工作會議等記錄；其他：上級部門關(guān)于家長學校的文件（如批復、通知、考核結(jié)果）、學校對外交流材料（如合作協(xié)議、交流紀要）。二、教學活動類（編號：JX）歸檔范圍：課程規(guī)劃：年度課程計劃、學期課程表、課程大綱（含家庭教育理論、親子溝通、家風建設等模塊）；教學材料：教案（教師授課方案）、教材（自編或選用的家庭教育書籍、課件）、教學輔助資料（視頻、案例集）；活動記錄：專題講座、親子活動、家庭教育沙龍、專家報告會等活動的簽到表、現(xiàn)場照片/視頻、活動總結(jié)；教師管理：授課教師名單（含校內(nèi)教師、外聘專家）、教師資質(zhì)證明（如家庭教育指導師證書）、教師評價表（家長對教師的評分）。三、家?；宇悾ň幪枺篔D）歸檔范圍：家長會：學期初/期末家長會的通知、議程、講話稿、家長簽到表、會議記錄；家訪工作：教師家訪的記錄表（含家訪對象、時間、內(nèi)容、家長反饋）、家訪總結(jié)；家長反饋：家長對學校工作的意見建議（如問卷調(diào)查、留言簿、線上反饋截圖）、家長感謝信；家校合作：家長志愿者活動記錄（如家長參與學?；顒拥姆桨?、照片、總結(jié)）、家校共建項目材料（如家長課堂、家庭實踐活動）。四、學員管理類（編號：XY）歸檔范圍：學員信息：家長學員登記表（含姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址、子女所在班級等）、學員花名冊（年度/學期）；考勤記錄：家長學員參加課程或活動的考勤表（遲到、早退、請假情況）；學習成果：家長學員的作業(yè)（如家庭教育心得、親子活動記錄）、學習證書（如結(jié)業(yè)證書、優(yōu)秀學員證書）；特殊情況：學員退學、轉(zhuǎn)班的申請及審批材料、學員投訴處理記錄。五、評估考核類（編號：PG）歸檔范圍：滿意度調(diào)查：家長對學校教學、服務、管理等方面的滿意度調(diào)查表（含統(tǒng)計分析報告）；教學評估：教學效果評估表（如學員對課程的評價、教師教學質(zhì)量評估）、教學成果報告（如學員家庭教育知識掌握情況測試結(jié)果）；表彰獎勵：優(yōu)秀家長學員評選材料（如推薦表、事跡材料）、優(yōu)秀家庭評選材料（如家風故事、家庭照片）、表彰決定（文件、證書）；上級評估：教育行政部門對家長學校的評估驗收材料（如評估標準、自評報告、驗收結(jié)論）、學校獲得的榮譽證書（如“示范家長學?！狈Q號）。第三章檔案收集與整理一、收集責任與流程（一）責任主體各部門負責人：督促本部門人員按時提交檔案材料（如教學部門提交教學活動類檔案、德育部門提交家?；宇悪n案）；檔案管理員：負責統(tǒng)籌全校檔案收集工作，核對材料完整性，督促未提交部門及時補充。（二）收集流程1.即時收集：重大活動（如專題講座、家長會）結(jié)束后1周內(nèi)，由活動組織部門將材料提交檔案管理員；2.定期收集：月度/季度材料（如工作計劃、總結(jié)）：每月/季度結(jié)束后5個工作日內(nèi)提交；年度材料（如年度課程計劃、學員花名冊）：年度結(jié)束后1個月內(nèi)提交；3.補充收集：檔案管理員發(fā)現(xiàn)材料缺失或不完整時，應及時向相關(guān)部門發(fā)出《檔案材料補充通知》，要求在3個工作日內(nèi)補充完善。二、整理規(guī)范與要求（一）分類編號1.采用“大類代碼-年份-序號”的編號規(guī)則，示例：綜合管理類2023年第1份檔案：ZH-____；教學活動類2023年第5份檔案：JX-____。2.編號應唯一，不得重復或遺漏，每年年初重新編制序號。（二）裝訂與歸檔1.材料審核：檔案管理員收到材料后，須檢查材料的真實性（如簽字、蓋章是否齊全）、完整性（如活動記錄是否有簽到表和總結(jié)）、規(guī)范性（如字跡清晰、無破損），不符合要求的材料應退回修改；2.裝訂要求：材料按順序排列（如活動記錄按時間先后排序、學員信息按班級排序）；用檔案裝訂線或裝訂機裝訂（避免使用訂書釘，防止生銹損壞檔案）；裝訂后填寫檔案封面（含檔案名稱、編號、年度、保管期限、編制部門、編制日期）。（三）目錄編制1.每類檔案須編制《檔案歸檔目錄》，內(nèi)容包括：檔案編號、檔案名稱、歸檔日期、頁數(shù)、保管期限、備注（如材料來源、特殊說明）；2.目錄一式兩份，一份存入檔案盒，一份由檔案管理員留存（用于檔案檢索）。第四章檔案保管與利用一、保管要求（一）場所與設備1.學校應設立專門的檔案室（或檔案柜），用于存放家長學校檔案；2.檔案室需滿足“五防”要求：防火（配備滅火器）、防潮（放置干燥劑或除濕機）、防蟲（投放樟腦丸）、防光（安裝窗簾或避光玻璃）、防盜（安裝門鎖或監(jiān)控設備）；3.檔案柜應選用鐵皮柜或木質(zhì)柜（避免使用塑料柜，防止老化），檔案盒應使用標準檔案盒（如A4規(guī)格、無酸紙材質(zhì)）。（二）日常管理1.檔案管理員應定期檢查檔案（每月至少1次），發(fā)現(xiàn)檔案受潮、破損、蟲蛀等情況，及時采取措施修復（如晾干、修補、更換檔案盒）；2.檔案應按分類編號順序存放，檔案盒上標注檔案名稱、編號、年度，便于查找；3.非檔案管理員不得隨意進入檔案室，不得私自翻動或取走檔案。（三）保管期限根據(jù)檔案的價值，確定以下保管期限（參考《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）：永久保存：家長學校章程、組織機構(gòu)文件、年度工作計劃總結(jié)、重要表彰獎勵材料、上級部門重要文件；長期保存（15-50年）：教學活動記錄、家?；硬牧稀W員信息、滿意度調(diào)查、教學評估報告；短期保存（1-15年）：考勤記錄、臨時活動材料、一般性通知、家長反饋中的非重要內(nèi)容。二、利用流程（一）查閱1.本校教職工因工作需要查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》（附件1），注明查閱人姓名、部門、查閱目的、查閱檔案編號/名稱、查閱時間；2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交檔案管理員審核；3.檔案管理員核對申請人身份及申請內(nèi)容，無誤后提供檔案，查閱地點限于檔案室；4.查閱結(jié)束后，檔案管理員應檢查檔案是否完好，確認無誤后在《檔案查閱登記表》（附件2）中記錄。（二）借閱1.本校教職工因工作需要借閱檔案（需帶出檔案室），須填寫《檔案借閱申請表》（附件3），注明借閱人姓名、部門、借閱檔案編號/名稱、借閱期限（一般不超過1周）；2.《檔案借閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字、學校分管領(lǐng)導批準后，提交檔案管理員；3.檔案管理員核對申請材料，無誤后辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》（附件4）；4.借閱人應妥善保管檔案，不得涂改、損毀、丟失，逾期未歸還須辦理續(xù)借手續(xù)；5.歸還檔案時，檔案管理員應檢查檔案是否完好，確認無誤后在《檔案借閱登記表》中注明歸還時間。（三）復制1.確需復制檔案內(nèi)容（如復印件、掃描件），須在《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》中注明復制內(nèi)容及用途；2.復制檔案需經(jīng)檔案管理員審核，重要檔案（如學員信息、保密材料）需經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準；3.復制的檔案材料應加蓋“檔案復制件”印章，注明復制日期、復制人。三、保密規(guī)定1.檔案管理員應遵守《中華人民共和國保密法》，嚴格保守檔案中的秘密內(nèi)容（如家長學員個人信息、學校內(nèi)部決策）；2.查閱/借閱檔案的人員應遵守保密協(xié)議，不得泄露檔案中的保密內(nèi)容，不得復制、摘抄保密材料；3.涉及家長隱私的檔案（如學員信息、家長反饋中的個人信息），非經(jīng)家長本人同意，不得查閱或借閱；4.檔案管理員離職時，須辦理檔案交接手續(xù)，交接清單經(jīng)雙方簽字確認，確保檔案安全。第五章檔案鑒定與銷毀一、鑒定組織與周期1.學校成立檔案鑒定小組，由分管領(lǐng)導（組長）、檔案管理員（副組長）、教學部門負責人、德育部門負責人組成；2.檔案鑒定每5年進行一次（特殊情況可提前或延期），對保管期限已滿的檔案進行全面檢查。二、鑒定流程1.檔案管理員整理保管期限已滿的檔案，編制《待鑒定檔案清單》，注明檔案編號、名稱、年度、保管期限、數(shù)量；2.鑒定小組對《待鑒定檔案清單》中的檔案進行審查，重點評估檔案的歷史價值（是否反映家長學校發(fā)展歷程）、現(xiàn)實價值（是否對當前工作有參考作用）、法律價值（是否涉及法律糾紛或責任認定）；3.鑒定小組根據(jù)評估結(jié)果，形成《檔案鑒定意見》，確定以下處理方式：繼續(xù)保存：對仍有保存價值的檔案，延長保管期限（如短期改為長期、長期改為永久）；銷毀：對無保存價值的檔案，列入銷毀清單。三、銷毀流程1.檔案管理員根據(jù)《檔案鑒定意見》，編制《檔案銷毀清單》（附件5），注明銷毀檔案編號、名稱、年度、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間；2.《檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定小組簽字確認后，提交學校校長審批；3.審批通過后，由檔案管理員組織銷毀，銷毀時須有2名以上監(jiān)銷人（從鑒定小組中選?。┰趫?；4.監(jiān)銷人核對《檔案銷毀清單》與實際銷毀檔案，確認無誤后簽字；5.檔案管理員將《檔案銷毀清單》及監(jiān)銷記錄存入檔案室，永久保存。第六章責任追究一、責任主體1.檔案管理員：負責檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作，對檔案的安全和完整負責；2.部門負責人：督促本部門人員按時提交檔案材料，對本部門檔案材料的真實性、完整性負責；3.學校領(lǐng)導：監(jiān)督檔案管理工作，對檔案管理的規(guī)范性、有效性負責。二、追究情形與方式1.輕度違規(guī)：情形：未按時提交檔案材料、檔案整理不規(guī)范、查閱/借閱手續(xù)不全；方式：批評教育、口頭警告、扣發(fā)當月績效獎金（不超過當月績效的10%）。2.中度違規(guī)：情形：檔案材料丟失、損壞（可修復）、泄露非重要保密內(nèi)容；方式：書面檢查、通報批評、扣發(fā)季度績效獎金（不超過季度績效的20%）。3.重度違規(guī)：情形：檔案材料嚴重丟失、損壞（無法修復）、泄露重要保密內(nèi)容（如家長隱私、學校機密）、偽造/篡改檔案；方式：紀律處分（如警告、記過）、經(jīng)濟處罰（扣發(fā)年度績效獎金的30%-50%）、解除勞動合同（情節(jié)嚴重者）；涉嫌違法的，依法追究法律責任（如違反《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國家庭教育促進法》）。第七章附則一、手冊修訂本手冊由學校辦公室負責修訂，根據(jù)教育行政部門的要求、家長學校工作的變化及實際管理需要，每3年修訂一次（特殊情況可隨時修訂）。二、生效日期本手冊自2023年X月X日起生效，有效期至202