合同文件廢止流程操作手冊(cè)5.具體操作步驟5.1發(fā)起申請(qǐng)（責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門）5.1.1操作內(nèi)容業(yè)務(wù)部門作為合同履行的責(zé)任主體，當(dāng)發(fā)現(xiàn)需廢止合同的情形時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《合同廢止申請(qǐng)表》（見附件2），并收集相關(guān)支持材料。5.1.2所需材料《合同廢止申請(qǐng)表》（一式三份，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、檔案管理部門各留存一份）；原合同復(fù)印件（需加蓋業(yè)務(wù)部門公章）；廢止理由支持文件（如對(duì)方違約證據(jù)、不可抗力證明、雙方協(xié)商函件等）；其他相關(guān)材料（如合同履行情況說(shuō)明、財(cái)務(wù)部門意見等，視情況提供）。5.1.3注意事項(xiàng)廢止理由需真實(shí)、充分，避免虛假陳述；支持材料需與廢止理由直接關(guān)聯(lián)，確保其合法性、關(guān)聯(lián)性；《合同廢止申請(qǐng)表》需由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保申請(qǐng)的真實(shí)性。5.2部門審核（責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人）5.2.1操作內(nèi)容業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)《合同廢止申請(qǐng)表》及支持材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：合同廢止的必要性（是否確需終止合同，有無(wú)其他解決方式）；廢止理由的合理性（是否符合業(yè)務(wù)邏輯，支持材料是否充分）；合同履行情況（是否存在未結(jié)清款項(xiàng)、未交付貨物等情形，需提前協(xié)調(diào)處理）。5.2.2審核結(jié)果審核通過(guò)：在《合同廢止申請(qǐng)表》上簽署意見并簽字，提交至法務(wù)部門；審核不通過(guò)：退回業(yè)務(wù)部門，要求補(bǔ)充材料或修改理由。5.3法務(wù)審核（責(zé)任主體：法務(wù)部門）5.3.1操作內(nèi)容法務(wù)部門作為法律風(fēng)險(xiǎn)控制主體，需對(duì)合同廢止的合法性進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查以下要點(diǎn)：合同約定終止條件：原合同是否約定了終止條款（如“一方根本違約時(shí)，另一方有權(quán)解除合同”），廢止是否符合條款約定；法定終止情形：是否存在《民法典》規(guī)定的法定終止情形（如不可抗力致使合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)、對(duì)方根本違約、遲延履行經(jīng)催告仍不履行等）；法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：廢止是否會(huì)導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)違約責(zé)任（如是否需要賠償對(duì)方損失、返還財(cái)產(chǎn)等），是否存在潛在法律糾紛；支持材料合法性：廢止理由支持文件是否符合法律規(guī)定（如證據(jù)形式是否合法、是否有原件核對(duì)等）。5.3.2審核結(jié)果審核通過(guò)：在《合同廢止申請(qǐng)表》上簽署法律意見并簽字，提交至管理層；審核不通過(guò)：退回業(yè)務(wù)部門，要求補(bǔ)充材料或調(diào)整廢止方案（如需修改合同條款或協(xié)商解決，需重新發(fā)起流程）。5.3.3注意事項(xiàng)法務(wù)審核是合同廢止的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需確保審核的獨(dú)立性和專業(yè)性；對(duì)于復(fù)雜或高風(fēng)險(xiǎn)合同（如重大金額、涉外合同），法務(wù)部門需組織專題會(huì)議討論，必要時(shí)咨詢外部律師；審核意見需明確、具體，避免模糊表述（如“同意廢止”需注明“符合合同約定及法律規(guī)定”）。5.4管理層審批（責(zé)任主體：管理層）5.4.1審批層級(jí)根據(jù)合同的重要性（如金額、涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域、影響范圍），管理層審批分為以下層級(jí)：一般合同（金額較小、影響不大）：由部門經(jīng)理審批；重大合同（金額較大、涉及核心業(yè)務(wù)）：由總經(jīng)理審批；特別重大合同（涉及企業(yè)戰(zhàn)略、重大資產(chǎn)處置）：由董事會(huì)審批。5.4.2操作內(nèi)容管理層根據(jù)《合同廢止申請(qǐng)表》及法務(wù)審核意見，做出審批決定：審批通過(guò)：在《合同廢止申請(qǐng)表》上簽署意見并簽字，返回至業(yè)務(wù)部門；審批不通過(guò)：退回法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門，要求重新審查。5.4.3注意事項(xiàng)管理層審批需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成（一般為3個(gè)工作日，重大合同可延長(zhǎng)至5個(gè)工作日）；審批意見需明確，避免“原則同意”等模糊表述；對(duì)于審批不通過(guò)的，需說(shuō)明理由，便于業(yè)務(wù)部門整改。5.5告知對(duì)方（責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門）5.5.1操作內(nèi)容管理層審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門需以書面形式向?qū)Ψ桨l(fā)送《合同廢止通知書》（見附件3），告知對(duì)方合同廢止的決定，并要求對(duì)方確認(rèn)收到。5.5.2《合同廢止通知書》內(nèi)容要求原合同基本信息（合同名稱、編號(hào)、簽署日期、雙方主體）；廢止理由（需引用合同條款或法律規(guī)定）；廢止日期（如“自本通知書送達(dá)之日起終止”或“自[具體日期]起終止”）；要求對(duì)方確認(rèn)的期限（一般為5-10個(gè)工作日）；聯(lián)系方式（企業(yè)聯(lián)系人、電話、郵箱、地址）；附件（原合同復(fù)印件、廢止理由支持文件等）。5.5.3發(fā)送及確認(rèn)方式發(fā)送方式：優(yōu)先采用EMS快遞（保留底單）或公證郵件（發(fā)送至對(duì)方指定郵箱，保留發(fā)送記錄）；確認(rèn)方式：要求對(duì)方以書面形式（簽字蓋章的回函或電子郵件回復(fù)）確認(rèn)收到通知書，避免口頭確認(rèn)；留存證據(jù)：保存快遞底單、郵件發(fā)送記錄、對(duì)方回函等，作為后續(xù)糾紛的證據(jù)。5.5.4注意事項(xiàng)告知對(duì)方需及時(shí)，避免因延遲通知導(dǎo)致對(duì)方繼續(xù)履行合同造成損失；通知書內(nèi)容需準(zhǔn)確、清晰，避免歧義；如對(duì)方未在規(guī)定期限內(nèi)確認(rèn)，需再次發(fā)送催告函（保留證據(jù)）。5.6文件歸檔（責(zé)任主體：檔案管理部門）5.6.1操作內(nèi)容業(yè)務(wù)部門完成告知對(duì)方后，需將以下文件提交至檔案管理部門歸檔：《合同廢止申請(qǐng)表》（原件）；部門審核意見、法務(wù)審核意見、管理層審批記錄（原件）；《合同廢止通知書》及發(fā)送記錄（復(fù)印件，需加蓋業(yè)務(wù)部門公章）；對(duì)方確認(rèn)函（原件，如有）；原合同復(fù)印件及支持材料（原件或復(fù)印件）。5.6.2歸檔要求檔案管理部門需對(duì)歸檔文件進(jìn)行核對(duì)，確保完整性；在合同管理系統(tǒng)中標(biāo)注該合同“已廢止”，并更新合同狀態(tài)；紙質(zhì)檔案需存入專門的“廢止合同檔案柜”，標(biāo)注合同編號(hào)、廢止日期、歸檔日期；電子檔案需上傳至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（僅授權(quán)人員可查詢）。5.6.3保存期限廢止合同檔案需至少保存10年（或至合同相關(guān)糾紛訴訟時(shí)效屆滿）；超過(guò)保存期限的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后銷毀（保留銷毀記錄）。6.注意事項(xiàng)6.1廢止理由的真實(shí)性與合法性禁止以虛假理由廢止合同（如偽造對(duì)方違約證據(jù)），否則可能承擔(dān)締約過(guò)失責(zé)任；對(duì)于雙方協(xié)商一致廢止的合同，需簽訂《合同廢止協(xié)議》（作為支持材料），明確雙方權(quán)利義務(wù)。6.2法律風(fēng)險(xiǎn)的防范法務(wù)部門需全程參與合同廢止流程，確保每一步操作符合法律規(guī)定；對(duì)于可能引發(fā)糾紛的合同（如對(duì)方不同意廢止），需及時(shí)制定應(yīng)對(duì)方案（如協(xié)商、仲裁、訴訟）。6.3內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)合同廢止后，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門（停止付款、清理應(yīng)收賬款）、采購(gòu)部門（停止供貨）等相關(guān)部門；避免因內(nèi)部信息傳遞不暢導(dǎo)致繼續(xù)履行原合同，造成不必要的損失。6.4對(duì)方異議的處理如果對(duì)方收到《合同廢止通知書》后提出異議，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)聯(lián)系法務(wù)部門，共同分析異議理由；若異議成立，需調(diào)整廢止方案（如繼續(xù)履行合同、協(xié)商修改條款）；若異議不成立，需向?qū)Ψ匠鼍叻梢庖姾?，明確廢止的合法性，必要時(shí)通過(guò)法律途徑解決。