采購申請(qǐng)審批流程標(biāo)準(zhǔn)化模板：供應(yīng)商選擇與成本控制一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的日常采購申請(qǐng)審批管理，尤其適用于需要規(guī)范供應(yīng)商選擇流程、強(qiáng)化成本控制場(chǎng)景，包括但不限于：原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包采購等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可解決傳統(tǒng)采購中存在的需求不明確、供應(yīng)商選擇隨意、成本超支、審批效率低等問題，實(shí)現(xiàn)“需求清晰、選擇合規(guī)、成本可控、審批高效”的管理目標(biāo)，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)資源使用效益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與確認(rèn)操作目標(biāo)：保證采購需求真實(shí)、明確，符合業(yè)務(wù)必要性，為后續(xù)供應(yīng)商選擇和成本控制奠定基礎(chǔ)。操作步驟：需求部門提交申請(qǐng)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)審批表》（見表1），詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額及依據(jù)（如歷史采購數(shù)據(jù)、市場(chǎng)價(jià)格調(diào)研等）。若涉及技術(shù)參數(shù)，需附技術(shù)規(guī)格書或圖紙。需求部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人需對(duì)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)“是否為必需采購”“數(shù)量是否匹配實(shí)際消耗”“預(yù)算是否符合部門年度預(yù)算”，簽字確認(rèn)后提交采購部。采購部預(yù)審：采購部收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)審，重點(diǎn)核對(duì)：需求描述是否清晰（避免“一批辦公用品”“類似設(shè)備”等模糊表述）；預(yù)算金額是否超出公司采購權(quán)限（如單次采購超10萬元需分管副總審批）；是否存在可替代的內(nèi)部資源（如閑置設(shè)備、庫存物料可滿足需求）。預(yù)審不通過的，需反饋需求部門補(bǔ)充或修改材料。（二）供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審操作目標(biāo)：篩選具備合法資質(zhì)、履約能力的供應(yīng)商，排除不合格供應(yīng)商，降低合作風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：建立供應(yīng)商庫：采購部?jī)?yōu)先從公司合格供應(yīng)商庫中選擇供應(yīng)商；庫內(nèi)無合適供應(yīng)商的，啟動(dòng)新供應(yīng)商開發(fā)。資質(zhì)文件收集：潛在供應(yīng)商需提供以下資質(zhì)文件（復(fù)印件加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍需覆蓋本次采購內(nèi)容）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等，根據(jù)采購物品特性確定）；法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（如委托他人辦理）；近3年類似項(xiàng)目合作業(yè)績(jī)（提供合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）。資質(zhì)審核與分級(jí)：采購部聯(lián)合質(zhì)量部、法務(wù)部對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，按“A級(jí)（優(yōu)先合作）”“B級(jí)（可合作）”“C級(jí)（限制合作）”分級(jí)：A級(jí)：資質(zhì)齊全、業(yè)績(jī)良好、無不良記錄；B級(jí)：資質(zhì)齊全但業(yè)績(jī)一般，或存在輕微不良記錄（如偶爾延遲交貨）；C級(jí)：資質(zhì)不全、業(yè)績(jī)差、有重大不良記錄（如質(zhì)量、法律糾紛），直接淘汰。審核結(jié)果記錄在《供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審表》（見表2）中，預(yù)審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商進(jìn)入詢價(jià)環(huán)節(jié)。（三）詢價(jià)比價(jià)與綜合評(píng)估操作目標(biāo)：通過多渠道詢價(jià)、綜合評(píng)估，選擇“性價(jià)比最優(yōu)”供應(yīng)商，保證成本可控。操作步驟：詢價(jià)準(zhǔn)備：采購部根據(jù)采購需求，制定《詢價(jià)通知書》，明確：采購物品/服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；報(bào)價(jià)截止時(shí)間（原則上不少于3個(gè)工作日，保證供應(yīng)商充分準(zhǔn)備）；報(bào)價(jià)要求（需包含單價(jià)、總價(jià)、費(fèi)用構(gòu)成如運(yùn)輸費(fèi)、稅費(fèi)等，注明報(bào)價(jià)有效期）。實(shí)施詢價(jià)：公開招標(biāo)：?jiǎn)未尾少徑痤~超50萬元，需通過公開招標(biāo)方式進(jìn)行，邀請(qǐng)不少于3家A級(jí)供應(yīng)商參與；邀請(qǐng)?jiān)儍r(jià)：?jiǎn)未尾少徑痤~10萬-50萬元，邀請(qǐng)不少于3家A級(jí)或B級(jí)供應(yīng)商參與；競(jìng)價(jià)談判：?jiǎn)未尾少徑痤~低于10萬元，可進(jìn)行電話或郵件詢價(jià)，選擇2-3家供應(yīng)商對(duì)比價(jià)格。供應(yīng)商需在截止時(shí)間前提交《報(bào)價(jià)單》（見表3），逾期視為無效報(bào)價(jià)。價(jià)格分析與綜合評(píng)估：價(jià)格對(duì)比：采購部整理各供應(yīng)商報(bào)價(jià)，計(jì)算“基準(zhǔn)價(jià)”（最低價(jià)或平均價(jià)），分析價(jià)格差異原因（如品牌、配置、服務(wù)不同等），填寫《價(jià)格對(duì)比分析表》（見表4）。綜合評(píng)分：成立評(píng)估小組（由采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部、質(zhì)量部人員組成），從“價(jià)格（40%）、質(zhì)量（30%）、交期（15%）、服務(wù)（10%）、信譽(yù)（5%）”五個(gè)維度評(píng)分（詳見表5《供應(yīng)商綜合評(píng)估表》），總分最高者為候選供應(yīng)商。特殊處理：若唯一供應(yīng)商或獨(dú)家報(bào)價(jià)（如專利產(chǎn)品），需進(jìn)行價(jià)格合理性論證（參考?xì)v史價(jià)格、市場(chǎng)行情），并提交《獨(dú)家報(bào)價(jià)審批表》（見表6）報(bào)分管副總審批。（四）成本控制與預(yù)算核對(duì)操作目標(biāo)：保證采購成本不超預(yù)算，通過成本分析實(shí)現(xiàn)降本增效。操作步驟：預(yù)算核對(duì)：采購部將候選供應(yīng)商報(bào)價(jià)與采購申請(qǐng)預(yù)算對(duì)比，若差異超過±5%，需反饋需求部門說明原因，或重新啟動(dòng)詢價(jià)流程。成本構(gòu)成分析：對(duì)大額采購（如超20萬元），要求供應(yīng)商提供成本構(gòu)成明細(xì)（原材料成本、加工成本、管理費(fèi)用、利潤等），聯(lián)合財(cái)務(wù)部分析價(jià)格合理性，剔除不合理加價(jià)。成本優(yōu)化措施：若采購數(shù)量較大，可嘗試“批量采購折扣”與供應(yīng)商談判；若非必需品牌，可選擇“國產(chǎn)品牌替代”降低成本；若交付周期允許，可“錯(cuò)峰采購”抓住價(jià)格低位。成本優(yōu)化過程記錄在《成本控制分析表》（見表7）中，作為審批附件。（五）審批與合同簽訂操作目標(biāo)：規(guī)范審批權(quán)限，保證采購決策合規(guī)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：分級(jí)審批：根據(jù)采購金額和類型，按以下權(quán)限審批（示例）：金額≤1萬元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購部經(jīng)理；1萬元＜金額≤10萬元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購部經(jīng)理+財(cái)務(wù)部；10萬元＜金額≤50萬元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購部經(jīng)理+財(cái)務(wù)部+分管副總；金額＞50萬元：需總經(jīng)理審批，必要時(shí)提交董事會(huì)審議。審批人在《采購申請(qǐng)審批表》中簽署意見，明確“同意”“不同意”或“修改后同意”。合同簽訂：審批通過后，采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，合同需明確：標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法；交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式；付款方式（如“貨到驗(yàn)收合格后30天付款”）、違約責(zé)任；保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款等。合同文本需經(jīng)法務(wù)部審核，避免法律漏洞。（六）交付驗(yàn)收與付款結(jié)算操作目標(biāo)：保證采購物品/服務(wù)符合約定要求，規(guī)范付款流程，防止超付或錯(cuò)付。操作步驟：交付與驗(yàn)收：供應(yīng)商按合同約定交付物品/服務(wù)，需求部門聯(lián)合質(zhì)量部進(jìn)行驗(yàn)收：貨物驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、外觀，必要時(shí)送檢或試用；服務(wù)驗(yàn)收：檢查服務(wù)成果是否符合合同要求（如培訓(xùn)服務(wù)需簽到表、滿意度調(diào)查表）；驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收合格單》（見表8），各方簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需出具《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商限期整改或退貨。付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部收到《驗(yàn)收合格單》《發(fā)票》《采購合同》后，核對(duì)信息無誤，按合同約定付款；若需預(yù)付款，需提供銀行保函或保證金收據(jù)，并經(jīng)總經(jīng)理審批。三、核心工具表格與使用指南表1：采購申請(qǐng)審批表申請(qǐng)單號(hào)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量期望交付日期預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)預(yù)算來源（如：年度預(yù)算/專項(xiàng)預(yù)算）需求描述（詳細(xì)說明用途、技術(shù)參數(shù)等）附件清單（技術(shù)規(guī)格書、圖紙等）審批流程部門主管意見：簽字：日期：采購部意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部意見：簽字：日期：分管副總意見：簽字：日期：總經(jīng)理意見（如需）：簽字：日期：使用說明：申請(qǐng)單號(hào)按“年份-月份-部門代碼-序號(hào)”規(guī)則填寫（如2024-05-CG-001）；預(yù)算來源需明確對(duì)應(yīng)公司預(yù)算科目；需求描述需具體，避免模糊表述。表2：供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話地址資質(zhì)文件清單□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)證書□法定代表人身份證明□授權(quán)委托書□業(yè)績(jī)合同□其他：審核意見資質(zhì)齊全性：□合格□不合格（缺失：_________）經(jīng)營范圍匹配度：□符合□不符合業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)：□優(yōu)秀（3個(gè)以上同類項(xiàng)目）□良好（1-2個(gè)同類項(xiàng)目）□無不良記錄：□無□有（說明：_________）審核結(jié)果□A級(jí)（優(yōu)先合作）□B級(jí)（可合作）□C級(jí)（淘汰）審核人采購部：_________質(zhì)量部：_________法務(wù)部：_________日期：_________使用說明：資質(zhì)文件需核對(duì)原件與復(fù)印件一致性；不良記錄可通過“信用中國”等平臺(tái)查詢（注意隱私合規(guī)）。表3：報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)單號(hào)供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)日期報(bào)價(jià)有效期（天）采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量費(fèi)用構(gòu)成□運(yùn)輸費(fèi)：_________□安裝費(fèi)：_________□稅費(fèi)：_________□其他：_________交付周期合同簽訂后______天內(nèi)交付質(zhì)量承諾符合國家標(biāo)準(zhǔn)及采購方技術(shù)規(guī)格要求，質(zhì)保期______個(gè)月供應(yīng)商蓋章法定代表人或授權(quán)代表簽字：日期：_________使用說明：報(bào)價(jià)單需注明“此報(bào)價(jià)不含稅”或“此報(bào)價(jià)為含稅價(jià)（稅率X%）”；單價(jià)與總價(jià)需大小寫一致。表4：價(jià)格對(duì)比分析表物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位采購數(shù)量供應(yīng)商A報(bào)價(jià)（元）供應(yīng)商B報(bào)價(jià)（元）供應(yīng)商C報(bào)價(jià)（元）最低價(jià)平均價(jià)價(jià)差率（最高-最低）/最低價(jià)價(jià)格差異原因分析建議選擇供應(yīng)商□供應(yīng)商A□供應(yīng)商B□供應(yīng)商C（理由：_________）使用說明：價(jià)差率超過5%時(shí)，需在“差異原因分析”中說明（如品牌差異、配置不同、運(yùn)輸方式不同等）。表5：供應(yīng)商綜合評(píng)估表供應(yīng)商名稱評(píng)估日期評(píng)估小組評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分值價(jià)格（40%）最低價(jià)得40分，每高于最低價(jià)1%扣1分，最低得0分40質(zhì)量（30%）歷史合格率≥99%得30分，95%-98%得20分，90%-94%得10分，＜90%得0分30交期（15%）100%按期交付得15分，延遲1-3天得10分，延遲4-7天得5分，延遲＞7天得0分15服務(wù)（10%）售后響應(yīng)≤24小時(shí)得10分，≤48小時(shí)得6分，＞48小時(shí)得0分10信譽(yù)（5%）無投訴得5分，有1次投訴得2分，投訴≥2次得0分5總分100綜合評(píng)價(jià)排名□第1名□第2名□第3名使用說明：評(píng)分需客觀公正，可要求供應(yīng)商提供歷史合格率、售后記錄等證明材料；若某供應(yīng)商某項(xiàng)無法評(píng)分（如無合作歷史），可調(diào)整該維度權(quán)重（如將質(zhì)量權(quán)重調(diào)至35%，總分仍為100）。表6：獨(dú)家報(bào)價(jià)審批表采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)供應(yīng)商名稱獨(dú)家報(bào)價(jià)原因□專利產(chǎn)品□獨(dú)家代理□定制化產(chǎn)品□其他：_________報(bào)價(jià)明細(xì)單價(jià)：_________元總價(jià)：_________元價(jià)格有效期：至_________年_月_日價(jià)格合理性論證□歷史采購價(jià)格對(duì)比：_________□市場(chǎng)行情調(diào)研（附報(bào)告）：_________□成本構(gòu)成分析：_________審批意見采購部：簽字：日期：財(cái)務(wù)部：簽字：日期：分管副總：簽字：日期：總經(jīng)理：簽字：日期：使用說明：獨(dú)家報(bào)價(jià)需提供權(quán)威證明（如專利證書、獨(dú)家代理協(xié)議）；價(jià)格合理性論證需至少2種以上依據(jù)。表7：成本控制分析表物品/服務(wù)名稱預(yù)算金額（元）實(shí)際采購金額（元）節(jié)省金額（元）節(jié)省率成本優(yōu)化措施□批量采購折扣：_________□國產(chǎn)品牌替代：_________□錯(cuò)峰采購：_________□其他：_________優(yōu)化效果描述使用說明：節(jié)省率=（預(yù)算金額-實(shí)際采購金額）/預(yù)算金額×100%；成本優(yōu)化措施需具體說明（如“通過批量采購獲得5%折扣”）。表8：驗(yàn)收合格單驗(yàn)收單號(hào)采購申請(qǐng)單號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量合同約定標(biāo)準(zhǔn)□質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：_________□交付時(shí)間：_________□其他：_________驗(yàn)收結(jié)果□數(shù)量：_________（合格/不合格，不合格原因：_________）□質(zhì)量：_________（合格/不合格，不合格原因：_________）□交付時(shí)間：_________（按時(shí)/延遲，延遲天數(shù)：_________）□服務(wù)成果：_________（符合/不符合，不符合說明：_________）驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（需整改，整改期限：_________）參驗(yàn)人員簽字需求部門：_________質(zhì)量部：_________采購部：_________日期：_________使用說明：驗(yàn)收單需一式三份，需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份；不合格需明確整改要求和復(fù)驗(yàn)流程。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）需求管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：需求描述模糊（如“采購一批電腦”未明確配置）、數(shù)量超出實(shí)際消耗，導(dǎo)致采購偏差或庫存積壓。防范措施：需求部門必須提供詳細(xì)規(guī)格參數(shù)（如CPU型號(hào)、內(nèi)存容量、硬盤容量等），必要時(shí)附品牌型號(hào)清單；采購部需參考?xì)v史消耗數(shù)據(jù)，審核數(shù)量的合理性，避免“為采購而采購”。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假（如偽造認(rèn)證證書）、履約能力不足（如延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）。防范措施：嚴(yán)格審核資質(zhì)文件，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)企業(yè)信息；對(duì)A級(jí)供應(yīng)商每年進(jìn)行一次復(fù)評(píng)，B級(jí)供應(yīng)商每半年復(fù)評(píng)一次，動(dòng)態(tài)調(diào)整供應(yīng)商等級(jí)。（三）成本控制風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：價(jià)格虛高（如供應(yīng)商串通報(bào)價(jià)）、預(yù)算外支出（如未預(yù)估運(yùn)輸費(fèi)、安裝費(fèi)）。防范措施：詢價(jià)時(shí)保證至少3家供應(yīng)商參與，且供應(yīng)商之間無關(guān)聯(lián)關(guān)系；成本預(yù)算需包含所有可能發(fā)生的費(fèi)用（如運(yùn)輸、保險(xiǎn)、稅費(fèi)等），避免“漏項(xiàng)”。（四）審批流程風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：越級(jí)審批（如小額采購未經(jīng)部門主管直接報(bào)總經(jīng)理）、審批意見模糊（如“同意”未明確同意內(nèi)容）。防范措施：嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批權(quán)限，不得越級(jí)或簡(jiǎn)化流程；審批人需明確簽署“同意采購規(guī)格物品，預(yù)算元”等具體意見，避免歧義。（五）合同法律風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：合同條款不完善（如未約定違約責(zé)任、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)模糊），導(dǎo)致糾紛時(shí)無法維權(quán)。防范措施：合同文本使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，非標(biāo)合同需經(jīng)法務(wù)部審核；關(guān)鍵條款（質(zhì)量、交付、付款、違約）必