設(shè)備材料采購(gòu)合同管理流程手冊(cè)1.前言為規(guī)范公司設(shè)備材料采購(gòu)合同管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《公司采購(gòu)管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司所有設(shè)備（含生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備等）、材料（含原材料、輔助材料等）采購(gòu)合同的全生命周期管理，是采購(gòu)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化操作指南。2.適用范圍本手冊(cè)適用于公司內(nèi)部各部門（包括但不限于生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、行政部門等）發(fā)起的設(shè)備材料采購(gòu)合同，涵蓋從需求提出到合同歸檔的全流程管理。不適用于以下情形：零星小額采購(gòu)（金額低于公司規(guī)定的小額采購(gòu)閾值）；應(yīng)急采購(gòu)（因不可抗力或突發(fā)事件需緊急采購(gòu)的，按《公司應(yīng)急采購(gòu)管理辦法》執(zhí)行）。3.術(shù)語(yǔ)與定義3.1采購(gòu)合同指公司與供應(yīng)商之間就設(shè)備材料采購(gòu)事宜達(dá)成的書面協(xié)議，包括主合同、補(bǔ)充協(xié)議、附件等。3.2供應(yīng)商指提供設(shè)備材料的法人、其他組織或自然人，需符合公司《供應(yīng)商管理辦法》的要求。3.3合同評(píng)審指對(duì)合同草案的合法性、合理性、可行性進(jìn)行審查的過(guò)程，涉及采購(gòu)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、使用部門等相關(guān)方。3.4合同履行指合同雙方按照合同約定完成義務(wù)的過(guò)程，包括發(fā)貨、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)。4.職責(zé)分工**部門****職責(zé)****使用部門**提出采購(gòu)需求，確認(rèn)需求的真實(shí)性、必要性；參與供應(yīng)商選擇；負(fù)責(zé)設(shè)備材料的驗(yàn)收。**采購(gòu)部門**審核采購(gòu)需求；組織供應(yīng)商選擇；編制合同草案；跟蹤合同履行；負(fù)責(zé)合同歸檔。**法務(wù)部門**審查合同條款的合法性、合規(guī)性；提供法律意見；處理合同糾紛。**財(cái)務(wù)部門**審核采購(gòu)預(yù)算；核對(duì)付款條件；辦理付款手續(xù)；監(jiān)督合同資金執(zhí)行情況。**分管領(lǐng)導(dǎo)**審批重大采購(gòu)合同（金額超過(guò)公司規(guī)定閾值）；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問(wèn)題。5.合同管理流程5.1合同準(zhǔn)備階段5.1.1需求確認(rèn)步驟：1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃，填寫《設(shè)備材料采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（模板見附件1），明確以下內(nèi)容：需求名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)；數(shù)量、預(yù)算金額、交付時(shí)間；用途及必要性說(shuō)明。2.使用部門負(fù)責(zé)人審核需求的合理性（是否符合業(yè)務(wù)需求、是否在預(yù)算內(nèi)），簽字確認(rèn)后提交采購(gòu)部門。3.采購(gòu)部門對(duì)需求進(jìn)行復(fù)核（如是否有替代方案、是否與現(xiàn)有資產(chǎn)重復(fù)），復(fù)核通過(guò)后進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；復(fù)核不通過(guò)的，返回使用部門修改。輸出：《設(shè)備材料采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（審批版）注意事項(xiàng)：需求應(yīng)避免模糊表述（如“大概”“盡量”），確保參數(shù)可量化（如“精度±0.1mm”）。5.1.2供應(yīng)商選擇步驟：1.采購(gòu)部門根據(jù)需求類型，選擇供應(yīng)商選擇方式（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、比價(jià)采購(gòu)等，具體按《公司供應(yīng)商管理辦法》執(zhí)行）。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，需提供以下資料：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（副本）、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（或三證合一）；相關(guān)資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、ISO認(rèn)證等，視設(shè)備材料類型而定）；近1-3年類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)證明（如合同復(fù)印件、客戶反饋）。3.組織使用部門、技術(shù)部門參與供應(yīng)商評(píng)估（如現(xiàn)場(chǎng)考察、樣品測(cè)試），形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。4.確定合格供應(yīng)商，報(bào)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批。輸出：《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》《合格供應(yīng)商名單》注意事項(xiàng)：嚴(yán)禁選擇失信被執(zhí)行人（通過(guò)“中國(guó)執(zhí)行信息公開網(wǎng)”查詢）或有重大質(zhì)量糾紛的供應(yīng)商。5.1.3合同草案編制步驟：1.采購(gòu)部門根據(jù)需求和供應(yīng)商協(xié)商結(jié)果，編制合同草案，應(yīng)包含以下核心條款：標(biāo)的（設(shè)備材料名稱、規(guī)格、數(shù)量）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)款及支付方式（如預(yù)付款比例、到貨款比例、質(zhì)保金比例）；交付時(shí)間、地點(diǎn)及運(yùn)輸方式；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及程序（如到貨驗(yàn)收、安裝調(diào)試驗(yàn)收、質(zhì)保期驗(yàn)收）；違約責(zé)任（如延遲交付的違約金、質(zhì)量不合格的賠償方式）；爭(zhēng)議解決方式（如仲裁、訴訟）；質(zhì)保期（一般為12-24個(gè)月，視設(shè)備材料類型而定）。2.合同草案應(yīng)使用公司統(tǒng)一模板（模板見附件2），如需修改模板條款，需說(shuō)明理由。輸出：《采購(gòu)合同草案》（含附件）注意事項(xiàng)：合同條款應(yīng)“權(quán)責(zé)對(duì)等”，避免“霸王條款”（如僅約定供應(yīng)商責(zé)任，未約定公司責(zé)任）。5.2合同評(píng)審與審批階段5.2.1合同評(píng)審步驟：1.采購(gòu)部門將《采購(gòu)合同草案》及相關(guān)資料（需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告）提交至評(píng)審小組，評(píng)審小組由以下人員組成：采購(gòu)部門：審核合同的商務(wù)條款（如價(jià)款、交付時(shí)間）；法務(wù)部門：審核合同的法律條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決）；財(cái)務(wù)部門：審核合同的資金條款（如預(yù)算、支付方式）；使用部門：審核合同的技術(shù)條款（如規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）。2.評(píng)審小組成員提出修改意見，采購(gòu)部門匯總后修改合同草案，再次提交評(píng)審，直至所有成員確認(rèn)通過(guò)。輸出：《合同評(píng)審表》（模板見附件3）注意事項(xiàng)：評(píng)審意見應(yīng)書面記錄，避免口頭溝通；重大條款修改需重新協(xié)商供應(yīng)商。5.2.2合同審批步驟：1.評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，采購(gòu)部門將《采購(gòu)合同草案》《合同評(píng)審表》提交至審批流程：小額合同（金額低于公司規(guī)定閾值）：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；中額合同（金額介于小額與大額之間）：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；大額合同（金額超過(guò)公司規(guī)定閾值）：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人對(duì)合同的合法性、合理性進(jìn)行最終確認(rèn)，簽字或蓋章后生效。輸出：《合同審批表》（模板見附件4）注意事項(xiàng)：審批權(quán)限需嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)禁越權(quán)審批；審批時(shí)間一般不超過(guò)3個(gè)工作日（特殊情況除外）。5.3合同簽訂階段5.3.1簽署流程步驟：1.采購(gòu)部門將審批通過(guò)的合同草案發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商簽字（或蓋章）后返回。2.公司法定代表人或授權(quán)代表簽署合同（授權(quán)代表需持有《授權(quán)委托書》，模板見附件5）。3.合同簽署后，采購(gòu)部門加蓋公司合同專用章（需符合《公司印章管理辦法》）。輸出：《采購(gòu)合同》（正本，雙方簽字/蓋章）注意事項(xiàng)：合同正本需雙方各持1份，副本按需提交財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門。5.3.2蓋章管理步驟：1.采購(gòu)部門填寫《印章使用申請(qǐng)表》（模板見附件6），說(shuō)明合同名稱、供應(yīng)商名稱、金額等信息。2.印章管理員核對(duì)《合同審批表》《印章使用申請(qǐng)表》，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋合同專用章。3.印章管理員記錄印章使用情況（如時(shí)間、用印人、合同編號(hào)），存入《印章使用臺(tái)賬》。注意事項(xiàng)：嚴(yán)禁在空白合同上蓋章；印章使用臺(tái)賬需長(zhǎng)期保存。5.4合同履行階段5.4.1發(fā)貨跟蹤步驟：1.供應(yīng)商按合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)發(fā)貨，需提前通知采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門跟蹤發(fā)貨進(jìn)度（如通過(guò)物流單號(hào)查詢），及時(shí)向使用部門反饋到貨時(shí)間。3.若供應(yīng)商延遲發(fā)貨，采購(gòu)部門應(yīng)發(fā)出《催貨函》（模板見附件7），要求供應(yīng)商說(shuō)明原因并制定補(bǔ)救措施；延遲超過(guò)合同約定時(shí)間的，按違約責(zé)任處理。輸出：《催貨函》（如有）注意事項(xiàng)：發(fā)貨跟蹤需留存記錄（如物流截圖、催貨函回執(zhí)）。5.4.2驗(yàn)收管理步驟：1.設(shè)備材料到貨后，使用部門組織驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括：外觀檢查（如是否有損壞、變形）；數(shù)量核對(duì)（如是否與合同約定一致）；質(zhì)量檢驗(yàn)（如是否符合技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，需提供檢驗(yàn)報(bào)告的，由供應(yīng)商提供）；資料核對(duì)（如說(shuō)明書、合格證、保修卡等）。2.驗(yàn)收合格的，使用部門填寫《設(shè)備材料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（模板見附件8），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交采購(gòu)部門。3.驗(yàn)收不合格的，使用部門應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決（如退換貨、維修）；協(xié)商不成的，按違約責(zé)任處理。輸出：《設(shè)備材料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（合格/不合格）注意事項(xiàng)：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告需附檢驗(yàn)記錄（如照片、測(cè)試數(shù)據(jù)），作為付款的依據(jù)。5.4.3付款管理步驟：1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款條件，核對(duì)以下資料：《采購(gòu)合同》（正本）；《設(shè)備材料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（合格）；供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票（抬頭、金額、稅率符合合同約定）。2.資料核對(duì)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)（如銀行轉(zhuǎn)賬、電子支付）。3.付款后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證（如銀行回單）提交采購(gòu)部門，采購(gòu)部門更新合同履行臺(tái)賬。輸出：《付款憑證》《合同履行臺(tái)賬》（模板見附件9）注意事項(xiàng)：嚴(yán)禁提前付款（如未驗(yàn)收即支付到貨款）；質(zhì)保金需在質(zhì)保期滿且無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后支付。5.5合同變更與解除階段5.5.1合同變更情形：因需求變化、供應(yīng)商原因等導(dǎo)致合同條款需修改的（如數(shù)量調(diào)整、交付時(shí)間延遲）。步驟：1.提出變更方（使用部門或供應(yīng)商）填寫《合同變更申請(qǐng)表》（模板見附件10），說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容。2.采購(gòu)部門審核變更的必要性，會(huì)同法務(wù)、財(cái)務(wù)部門評(píng)估變更的影響（如成本增加、風(fēng)險(xiǎn)變化）。3.變更申請(qǐng)經(jīng)原合同審批流程審批后，雙方簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》（模板見附件11），補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力。輸出：《合同變更申請(qǐng)表》《補(bǔ)充協(xié)議》注意事項(xiàng)：變更內(nèi)容需明確，避免“模糊變更”（如“調(diào)整數(shù)量”應(yīng)改為“增加10臺(tái)”）；變更后需更新合同履行臺(tái)賬。5.5.2合同解除情形：因不可抗力、供應(yīng)商違約（如無(wú)法交付、質(zhì)量嚴(yán)重不合格）等導(dǎo)致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。步驟：1.采購(gòu)部門填寫《合同解除申請(qǐng)表》（模板見附件12），說(shuō)明解除原因、依據(jù)（如合同條款、法律規(guī)定）。2.法務(wù)部門審核解除的合法性（如是否符合《民法典》第五百六十三條規(guī)定）。3.解除申請(qǐng)經(jīng)原合同審批流程審批后，采購(gòu)部門向供應(yīng)商發(fā)出《合同解除通知書》（模板見附件13），說(shuō)明解除時(shí)間、后續(xù)處理方式（如退還貨款、返還設(shè)備材料）。4.供應(yīng)商收到通知書后，雙方辦理交接手續(xù)（如退貨、退款），并簽署《合同解除確認(rèn)書》（模板見附件14）。輸出：《合同解除申請(qǐng)表》《合同解除通知書》《合同解除確認(rèn)書》注意事項(xiàng)：合同解除需書面通知，避免口頭解除；解除后需清理合同遺留問(wèn)題（如未支付的貨款、未交付的設(shè)備材料）。5.6合同歸檔與總結(jié)階段5.6.1合同歸檔步驟：1.合同履行完畢（或解除）后，采購(gòu)部門收集以下資料，整理歸檔：合同正本及補(bǔ)充協(xié)議；合同評(píng)審表、審批表；需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告；驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證；變更/解除相關(guān)資料（如變更申請(qǐng)表、解除通知書）。2.歸檔資料分為電子檔案和紙質(zhì)檔案：電子檔案：掃描所有資料，存入公司電子檔案系統(tǒng)（按“年度-部門-合同類型”分類）；紙質(zhì)檔案：裝訂成冊(cè)，存入采購(gòu)部門檔案柜（需標(biāo)注合同編號(hào)、歸檔日期）。3.采購(gòu)部門填寫《合同歸檔記錄表》（模板見附件15），記錄歸檔信息。輸出：《合同歸檔記錄表》注意事項(xiàng)：歸檔資料需完整、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁遺漏；電子檔案需備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.6.2總結(jié)分析步驟：1.采購(gòu)部門每季度對(duì)合同管理情況進(jìn)行總結(jié)，內(nèi)容包括：合同簽訂數(shù)量、金額；供應(yīng)商履約情況（如延遲交付率、質(zhì)量不合格率）；合同糾紛情況（如數(shù)量、原因、解決結(jié)果）；流程優(yōu)化建議（如縮短審批時(shí)間、完善合同模板）。2.總結(jié)報(bào)告提交至分管領(lǐng)導(dǎo)，作為公司采購(gòu)策略調(diào)整的依據(jù)。輸出：《合同管理季度總結(jié)報(bào)告》注意事項(xiàng)：總結(jié)分析需數(shù)據(jù)支撐，避免主觀判斷；流程優(yōu)化建議需具體、可行。6.風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)**環(huán)節(jié)****風(fēng)險(xiǎn)****控制措施**需求確認(rèn)需求不合理（如重復(fù)采購(gòu)）采購(gòu)部門審核需求的必要性，對(duì)比現(xiàn)有資產(chǎn)清單供應(yīng)商選擇供應(yīng)商資質(zhì)不足審查供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明，查詢失信被執(zhí)行人信息合同條款條款模糊（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不明確）法務(wù)部門審核條款的明確性，使用公司統(tǒng)一模板合同履行供應(yīng)商延遲交付跟蹤發(fā)貨進(jìn)度，發(fā)出催貨函，按違約責(zé)任處理驗(yàn)收質(zhì)量不合格嚴(yán)格按驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)檢查，留存檢驗(yàn)記錄，及時(shí)通知供應(yīng)商解決付款提前付款或付錯(cuò)款財(cái)務(wù)部門核對(duì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票，嚴(yán)格按合同約定付款變更與解除隨意變更或解除按原流程審批，簽訂補(bǔ)充協(xié)議或解除確認(rèn)書歸檔資料丟失電子檔案?jìng)浞?，紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，記錄歸檔信息7.附則7.1手冊(cè)修訂本手冊(cè)由采購(gòu)部門牽頭修訂，會(huì)同法務(wù)、財(cái)務(wù)、使用部門等相關(guān)方討論后，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批生效。修訂周期一般為1年（或根據(jù)公司業(yè)務(wù)變化及時(shí)調(diào)整）。7.2解釋權(quán)本手冊(cè)的解釋權(quán)歸公司采購(gòu)部門所有。7.3生效日期本手冊(cè)自發(fā)布之日起生效，原《設(shè)備材料采購(gòu)合同管理流程》同時(shí)