公司采購部門內(nèi)控與操作指引標(biāo)準(zhǔn)書一、總則（一）編制目的為規(guī)范公司采購業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制，防范采購風(fēng)險，提高采購效率與資金使用效益，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動有序開展，特制定本指引。（二）編制依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司《采購管理制度》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司采購管理實(shí)際編制。二、適用范圍與業(yè)務(wù)場景（一）適用范圍本指引適用于公司采購部及各業(yè)務(wù)部門的采購活動，涵蓋所有物資、服務(wù)、工程類采購（除法律法規(guī)及公司特殊規(guī)定外）。（二）主要業(yè)務(wù)場景日常運(yùn)營采購：辦公用品、勞保用品、低值易耗品等常規(guī)物資采購。生產(chǎn)物料采購：原材料、零部件、生產(chǎn)輔料等直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)的物資采購。項(xiàng)目采購：固定資產(chǎn)購置、設(shè)備維修、市場推廣活動等專項(xiàng)項(xiàng)目所需物資或服務(wù)采購。緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）導(dǎo)致的臨時性、緊急性采購。供應(yīng)商管理：供應(yīng)商準(zhǔn)入、評估、淘汰及合作關(guān)系維護(hù)。三、職責(zé)分工（一）采購部負(fù)責(zé)采購需求的匯總、審核與提報；組織供應(yīng)商尋源、考察、談判及招標(biāo)工作；負(fù)責(zé)采購合同的擬定、簽訂與執(zhí)行跟蹤；協(xié)調(diào)物資交付、驗(yàn)收及異常問題處理；建立供應(yīng)商檔案，定期開展供應(yīng)商評估。（二）需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求提出采購申請，明確規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交付時間；參與采購需求的技術(shù)參數(shù)評審及物資驗(yàn)收；配合采購部處理采購過程中的技術(shù)問題。（三）財務(wù)部審核采購預(yù)算的合規(guī)性與合理性；參與采購價格談判，審核付款條件；負(fù)責(zé)采購發(fā)票審核、結(jié)算及付款審批；監(jiān)控采購成本，定期分析采購支出結(jié)構(gòu)。（四）審計(jì)監(jiān)察部對采購流程的合規(guī)性、內(nèi)控執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；受理采購?fù)对V，調(diào)查采購過程中的違規(guī)行為。（五）管理層審批重大采購項(xiàng)目（如金額超過萬元或戰(zhàn)略物資采購）；審定采購政策、供應(yīng)商名錄及采購方式。四、采購全流程操作指引（一）采購需求申請與審批需求發(fā)起需求部門填寫《采購需求申請表》（詳見模板1），注明采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、交付時間及附件（如圖紙、技術(shù)參數(shù)等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*主管簽字確認(rèn)后提交采購部。需求審核采購部收到需求后，1個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查：（1）需求是否與預(yù)算匹配；（2）規(guī)格型號是否明確，技術(shù)參數(shù)是否合理；（3）是否存在重復(fù)采購或可替代方案。審核通過后，按采購金額分級審批（審批權(quán)限詳見下表）：采購金額（元）審批人＜5,000采購經(jīng)理*經(jīng)理5,000-50,000采購總監(jiān)*總監(jiān)＞50,000分管副總*副總審批不通過的，采購部需反饋需求部門修改，重新提報。（二）供應(yīng)商尋源與評估供應(yīng)商尋源公開尋源：采購金額≥10,000元的采購項(xiàng)目，需通過公司供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)平臺、行業(yè)展會等渠道尋找3家及以上潛在供應(yīng)商。定向?qū)ぴ矗簩τ讵?dú)家代理、專利技術(shù)或緊急采購項(xiàng)目，經(jīng)采購總監(jiān)*總監(jiān)審批后，可定向聯(lián)系1-2家合格供應(yīng)商。供應(yīng)商推薦：需求部門可推薦供應(yīng)商，但需提供供應(yīng)商資質(zhì)證明及合作優(yōu)勢說明，由采購部審核備案。供應(yīng)商資質(zhì)審核采購部對供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證（如ISO9001、3C認(rèn)證等）、財務(wù)狀況、供貨能力、質(zhì)量保證體系等進(jìn)行審核，形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（詳見模板2）。供應(yīng)商考察與評估對金額≥50,000元的采購項(xiàng)目，采購部需組織需求部門、財務(wù)部成立考察小組，對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場考察，重點(diǎn)核實(shí)生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)實(shí)力、質(zhì)量控制流程、售后服務(wù)能力等。綜合資質(zhì)審核、考察結(jié)果及歷史合作數(shù)據(jù)（如有），采用評分法（價格、質(zhì)量、服務(wù)、交期等維度）對供應(yīng)商進(jìn)行評估，形成《供應(yīng)商評估報告》（詳見模板3），確定合格供應(yīng)商并錄入《合格供應(yīng)商名錄》。（三）采購方式確定與執(zhí)行根據(jù)采購金額、物資特性及市場情況，選擇合適的采購方式，具體標(biāo)準(zhǔn)采購方式適用條件操作要點(diǎn)公開招標(biāo)單次采購金額≥100,000元，或達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目發(fā)布招標(biāo)公告→編制招標(biāo)文件→開標(biāo)→評標(biāo)→定標(biāo)→公示結(jié)果邀請招標(biāo)符合招標(biāo)條件，但供應(yīng)商數(shù)量有限（3-8家），或公開招標(biāo)后無有效投標(biāo)向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出邀請→按招標(biāo)流程執(zhí)行競爭性談判急需采購、技術(shù)復(fù)雜或無法精確確定需求，金額≥30,000元邀請3家及以上供應(yīng)商談判→明確談判需求→綜合比較報價→確定成交供應(yīng)商詢價采購標(biāo)準(zhǔn)化物資、市場價格透明，金額＜30,000元向3家及以上供應(yīng)商詢價→比價后選擇最低價且符合要求的供應(yīng)商單一來源采購只能從唯一供應(yīng)商處采購，或發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況需從特定供應(yīng)商采購提供《單一來源采購申請表》，說明理由，經(jīng)分管副總*副總審批后執(zhí)行執(zhí)行要求：采購方式需在采購計(jì)劃中明確，重大采購方式需報管理層審批；談判、詢價過程需形成書面記錄，參與人員簽字確認(rèn)。（四）采購合同簽訂與管理合同擬定采購部根據(jù)談判結(jié)果及公司《合同管理辦法》，擬定采購合同，明確以下條款：（1）雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式等）；（2）采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；（3）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法及違約責(zé)任；（4）交付時間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；（5）付款方式、條件及期限；（6）保密條款、爭議解決方式等。合同評審采購部將合同提交需求部門（技術(shù)條款）、財務(wù)部（價格、付款條款）、法務(wù)部（法律條款）評審，形成《合同評審表》（詳見模板4）。金額≥100,000元的合同，需經(jīng)分管副總*副總審批；重大合同（≥500,000元）需提交總經(jīng)理審批。合同簽訂與歸檔合同經(jīng)審批無誤后，由采購部授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章，供應(yīng)商簽字蓋章后生效；合原件一式三份（采購部、財務(wù)部、供應(yīng)商），采購部負(fù)責(zé)掃描存檔并建立《合同管理臺賬》（詳見模板5）。（五）訂單下達(dá)與交付跟蹤訂單下達(dá)采購部根據(jù)簽訂的合同，填寫《采購訂單》（詳見模板6），明確訂單編號、供應(yīng)商信息、物品明細(xì)、交付時間等，經(jīng)采購經(jīng)理*經(jīng)理審批后發(fā)送供應(yīng)商。訂單需與合同條款一致，若有變更，需書面確認(rèn)并履行審批手續(xù)。交付跟蹤供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部及時跟蹤物流信息，保證按期交付；若延遲交付，采購部需立即與供應(yīng)商溝通，明確原因及新的交付時間，并通知需求部門；若出現(xiàn)交付異常（如數(shù)量短缺、外觀損壞），需在24小時內(nèi)書面反饋供應(yīng)商，要求其48小時內(nèi)處理。（六）驗(yàn)收與入庫驗(yàn)收組織物資到貨后，采購部通知需求部門、倉庫管理員共同驗(yàn)收，金額≥50,000元或技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目需邀請質(zhì)量部參與。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程數(shù)量驗(yàn)收：核對送貨單與采購訂單數(shù)量是否一致，點(diǎn)收實(shí)物；質(zhì)量驗(yàn)收：（1）常規(guī)物資：檢查外包裝、規(guī)格型號、生產(chǎn)日期等是否合格；（2）技術(shù)物資：按合同約定的技術(shù)參數(shù)、檢測標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試（如提供第三方檢測報告）；（3）服務(wù)類項(xiàng)目：驗(yàn)收服務(wù)成果是否符合合同約定（如活動方案完成效果、維修質(zhì)量等）。驗(yàn)收合格后，填寫《物資驗(yàn)收單》（詳見模板7），需求部門、倉庫、采購部簽字確認(rèn)；不合格的，填寫《不合格品處理單》（詳見模板8），由采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠。入庫管理驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理員及時辦理入庫手續(xù)，登記《庫存臺賬》，做到賬實(shí)相符；采購部將驗(yàn)收單、發(fā)票等單據(jù)提交財務(wù)部入賬。（七）付款結(jié)算發(fā)票審核供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額等）與合同、訂單、驗(yàn)收單是否一致，無誤后提交財務(wù)部。付款審批財務(wù)部審核發(fā)票、單據(jù)的合規(guī)性，按公司《資金支付管理辦法》分級審批：金額≤50,000元：財務(wù)經(jīng)理*經(jīng)理審批；50,000-200,000元：財務(wù)總監(jiān)*總監(jiān)審批；＞200,000元：總經(jīng)理審批。付款執(zhí)行審批通過后，財務(wù)部按合同約定方式（電匯、承兌匯票等）付款，并同步更新《供應(yīng)商付款臺賬》（詳見模板9）。預(yù)付款、進(jìn)度款需嚴(yán)格按合同約定支付，并提供相應(yīng)擔(dān)保（如履約保證金）。（八）采購檔案歸檔采購?fù)瓿珊?，采購部?fù)責(zé)整理以下資料，按“一采購一檔”原則歸檔，保存期限不少于5年：《采購需求申請表》及審批文件；供應(yīng)商資質(zhì)文件、評估報告、談判/詢價記錄；采購合同及評審文件；《采購訂單》、物流單據(jù)；《物資驗(yàn)收單》《不合格品處理單》；發(fā)票、付款憑證；其他與采購相關(guān)的補(bǔ)充材料。五、常用表單模板模板1：采購需求申請表需求部門申請日期申請編號采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）預(yù)算科目需求說明（用途、技術(shù)參數(shù)等）附件清單（圖紙、參數(shù)表等）部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部審核意見：審核人：日期：最終審批意見：審批人：日期：模板2：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話主營業(yè)務(wù)經(jīng)營期限注冊資本注冊地址提交資質(zhì)清單□營業(yè)執(zhí)照□生產(chǎn)許可證□3C認(rèn)證□ISO認(rèn)證□其他：資質(zhì)審核情況□符合要求□不符合要求（具體問題：）審核結(jié)論□通過，納入供應(yīng)商庫□不通過，退回整改審核人：日期：部門負(fù)責(zé)人：日期：模板3：供應(yīng)商評估報告供應(yīng)商名稱評估日期評估類型（□年度/□新增/□專項(xiàng)）評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（100分制）得分價格合理性報價低于市場均價5%以上10分，持平5分，高于5%扣10分質(zhì)量保障能力資質(zhì)齊全10分，樣品測試合格15分，歷史質(zhì)量合格率≥95%15分交付及時性按時交付15分，延遲1次扣5分，延遲3次及以上0分售后服務(wù)響應(yīng)及時10分，問題解決率≥90%10分總分——評估結(jié)論□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）評估小組簽字采購部：需求部：質(zhì)量部：日期：模板4：合同評審表合同名稱合同編號評審日期供應(yīng)商名稱合同金額合同期限評審部門評審意見評審人采購部（價格、交期、條款完整性等）需求部門（技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）財務(wù)部（付款方式、稅務(wù)合規(guī)性等）法務(wù)部（法律條款、風(fēng)險規(guī)避等）最終審批意見□同意簽訂□修改后重審□不同意簽訂審批人：日期：模板5：合同管理臺賬合同編號簽訂日期供應(yīng)商名稱合同金額履行狀態(tài)（□待履行/□履行中/□已完成/□終止）交付時間付款情況經(jīng)辦人模板6：采購訂單訂單編號下達(dá)日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）交付時間要求交付地點(diǎn)運(yùn)輸方式費(fèi)用承擔(dān)付款方式訂單備注采購部簽字：日期：需求部門確認(rèn)：日期：供應(yīng)商確認(rèn)：模板7：物資驗(yàn)收單驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)供應(yīng)商名稱訂單編號物資名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果□合格□不合格（不合格描述：）驗(yàn)收結(jié)論□通過入庫□拒收□讓步接收需求部門簽字：倉庫簽字：采購部簽字：日期：模板8：不合格品處理單處理日期不合格品名稱數(shù)量不合格原因（□質(zhì)量問題□數(shù)量不符□規(guī)格錯誤□其他）處理方式□退貨□換貨□折價接收□報廢供應(yīng)商確認(rèn)：采購部處理意見：需求部門確認(rèn)：審批人：日期：模板9：供應(yīng)商付款臺賬付款日期供應(yīng)商名稱合同編號付款金額付款方式付款事由經(jīng)辦人六、關(guān)鍵風(fēng)險控制與注意事項(xiàng)（一）需求管理風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：需求描述不明確、超預(yù)算采購、虛假需求?？刂拼胧盒枨蟛块T需提供詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)及用途說明，采購部會同需求部門審核需求的合理性；嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，無預(yù)算或超預(yù)算采購需提交特殊申請，經(jīng)分管副總*副總審批；定期核查采購需求與實(shí)際業(yè)務(wù)匹配度，杜絕為完成采購任務(wù)而提報虛假需求。（二）供應(yīng)商選擇風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假、圍標(biāo)串標(biāo)、供應(yīng)商評估流于形式?？刂拼胧簢?yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等渠道核實(shí)企業(yè)信息；大額采購項(xiàng)目采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)，避免單一供應(yīng)商來源；評估小組需由多部門人員組成，評分過程留存書面記錄，保證公平公正。（三）合同管理風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)（如付款條件、違約責(zé)任模糊）、合同未審批即簽訂?？刂拼胧褐卮蠛贤杞?jīng)法務(wù)部審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)及違約責(zé)任；合同簽訂前需完成所有審批流程，嚴(yán)禁“先簽后批”；合同履行過程中若需變更，需簽訂補(bǔ)充協(xié)議并履行審批手續(xù)。（四）驗(yàn)收與付款風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：驗(yàn)收不嚴(yán)格（不合格品入庫）、重復(fù)付款、提前付款?？刂拼胧候?yàn)收需由多部門共同參與，技術(shù)復(fù)雜項(xiàng)目需第三方檢測機(jī)構(gòu)參與；付款前需核對合同、訂單、驗(yàn)收