行政文件歸檔管理清單和存放指引一、適用范圍與核心價值本指引適用于各類企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體等組織的行政管理部門，用于規(guī)范日常行政文件（如通知、報告、合同、會議紀(jì)要、制度文件、人事檔案等）的歸檔全流程。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)文件的有序存放、快速檢索、安全保管，避免文件丟失或混亂，同時滿足審計、追溯及日常辦公需求，提升行政工作效率與管理規(guī)范性。二、行政文件歸檔全流程操作指南（一）文件收集：明確范圍與責(zé)任收集范圍界定日常行政類：上級單位通知、本單位發(fā)文、部門請示批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)；人事管理類：員工入職離職材料、勞動合同、薪資檔案、培訓(xùn)記錄、獎懲文件；財務(wù)關(guān)聯(lián)類：行政費(fèi)用報銷憑證、采購合同、資產(chǎn)臺賬（非財務(wù)類資產(chǎn)）；合規(guī)類：審計報告、資質(zhì)證書、年檢文件、法律協(xié)議、合規(guī)性檢查材料。注：涉密文件需單獨(dú)標(biāo)注，按保密規(guī)定單獨(dú)收集管理。責(zé)任分工各部門指定專人（如部門助理）負(fù)責(zé)本部門文件的初步收集，每月25日前匯總至行政部；行政部設(shè)立文件管理員（如**），統(tǒng)一接收各部門提交文件，核對文件完整性（如簽字、蓋章是否齊全）。（二）文件分類：科學(xué)劃分層級按“一級分類+二級分類+三級分類”邏輯劃分，保證類別清晰、無交叉：一級分類：按部門/職能劃分（如“綜合管理部”“人力資源部”“財務(wù)部”“業(yè)務(wù)部”）；二級分類：按文件性質(zhì)劃分（如“發(fā)文”“收文”“制度”“檔案”“合同”）；三級分類：按具體事項劃分（如“發(fā)文”下分“年度通知”“專項批復(fù)”；“人事檔案”下分“在職員工”“離職員工”）。示例：一級分類“人力資源部”→二級分類“人事檔案”→三級分類“在職員工”→細(xì)分“入職材料”“合同變更”。（三）文件整理：標(biāo)準(zhǔn)化預(yù)處理檢查與核對剔除重復(fù)件、無效件（如草稿、修改痕跡過多的臨時文件，除非需留存版本記錄）；保證文件內(nèi)容完整（如會議紀(jì)要需有參會人員簽字、合同需有雙方蓋章頁）。技術(shù)處理拆除金屬釘（訂書釘、回形針），避免銹蝕文件；對破損、字跡模糊的文件進(jìn)行復(fù)印或修復(fù)，復(fù)印件需注明“復(fù)印件”并加蓋行政部公章；統(tǒng)一采用A4紙格式，非A4紙文件（如票據(jù)、證書）粘貼在A4紙上，保證平整。（四）文件編號：唯一標(biāo)識管理采用“部門代碼+年份+分類代碼+流水號”規(guī)則編制唯一編號，保證每份文件可追溯：部門代碼：綜合部（ZHB）、人力資源部（RLB）、財務(wù)部（CWY）、業(yè)務(wù)部（YWB）；分類代碼：發(fā)文（FB）、收文（SW）、制度（ZD）、檔案（DA）、合同（HT）；流水號：按年度從001開始連續(xù)編號，不重復(fù)。示例：ZHB-2024-FB-015（綜合部2024年第15號發(fā)文）、RLB-2024-DA-008（人力資源部2024年第8號檔案）。（五）登記造冊：信息精準(zhǔn)錄入使用《行政文件歸檔管理清單》（見第三部分模板）逐項登記，核心信息包括：文件編號、文件名稱、形成部門、形成日期（文件最終定稿日期）；文件密級（公開/內(nèi)部/秘密）、保管期限（永久/長期10年/短期5年）、存放位置（柜號-層號-盒號）；備注（如“原件”“復(fù)印件”“涉密”“關(guān)聯(lián)文件編號”）。要求：登記信息與文件實(shí)物一致，每月更新清單并電子備份（由文件管理員負(fù)責(zé)）。（六）存放管理：規(guī)范物理存儲存儲介質(zhì)選擇紙質(zhì)文件：使用無酸檔案盒存放，尺寸統(tǒng)一為31cm×22cm（A4紙豎放），檔案盒標(biāo)注“一級分類-二級分類-三級分類+年份”（如“綜合管理部-發(fā)文-2024”）；電子文件：存儲于單位內(nèi)部服務(wù)器專用文件夾，按分類結(jié)構(gòu)建立子文件夾，定期備份（每月1次），備份介質(zhì)（移動硬盤）與紙質(zhì)文件同步存放于檔案室。存放位置標(biāo)識檔案室配備密集柜，每列柜體標(biāo)注“一級分類+編號”（如“ZHB-綜合管理部”“RLB-人力資源部”）；每層貨架標(biāo)注“二級分類+年份”（如“發(fā)文-2024”“檔案-2024”）；每個檔案盒正面貼“標(biāo)簽卡”，包含編號、名稱、年份、份數(shù)（如“ZHB-2024-FB-015年度工作總結(jié)2024年1份”）。（七）借閱與歸還：流程可追溯借閱審批內(nèi)部員工借閱文件：填寫《文件借閱申請表》（部門負(fù)責(zé)人簽字→行政部審批）；外部單位借閱文件：需加蓋單位公章，經(jīng)行政總監(jiān)（如**）審批，涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱登記與歸還《文件借閱登記表》記錄借閱人、文件編號、借閱日期、歸還日期、審批人；借閱期限：普通文件不超過3個工作日，涉密文件不超過1個工作日，到期未歸還需催收；歸還時檢查文件完整性，如有損壞或丟失，按《文件管理制度》追究責(zé)任。（八）定期檢查與銷毀：動態(tài)管理定期檢查每季度末由行政部牽頭組織檔案檢查小組（含行政部、各部門負(fù)責(zé)人），檢查文件存放環(huán)境（溫濕度控制在14℃-24℃，濕度45%-60%）、檔案盒標(biāo)簽清晰度、清單與實(shí)物一致性；對受潮、蟲蛀、破損文件及時修復(fù)或復(fù)制，更新清單。到期銷毀對超過保管期限的文件，由行政部編制《文件銷毀清單》（含編號、名稱、銷毀日期、保管期限），經(jīng)行政總監(jiān)審批后，由2人以上監(jiān)銷（如文件管理員、行政部主管）；銷毀過程全程記錄，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件徹底刪除（低級格式化），保證信息無法恢復(fù)。三、行政文件歸檔管理清單模板文件編號文件名稱形成部門形成日期密級保管期限存放位置（柜-層-盒）備注ZHB-2024-FB-0152024年度工作計劃綜合管理部2024-01-05內(nèi)部長期10年A01-02-003原件1份RLB-2024-DA-008張五勞動合同變更協(xié)議人力資源部2024-03-12內(nèi)部長期10年B02-03-015復(fù)印件（蓋章）CWY-2024-HT-003辦公設(shè)備采購合同財務(wù)部2024-02-20公開長期10年C03-01-008原件2份（雙方）YWB-2024-SW-005上級單位關(guān)于業(yè)務(wù)拓展的通知業(yè)務(wù)部2024-04-10內(nèi)部短期5年D01-01-002原件1份填寫說明：文件編號需嚴(yán)格按“部門代碼+年份+分類代碼+流水號”規(guī)則填寫，不得重復(fù)；密級分為“公開”（可對外公開）、“內(nèi)部”（單位內(nèi)部傳閱）、“秘密”（僅限特定人員查閱）；保管期限依據(jù)《文件歸檔管理辦法》及單位實(shí)際需求確定，涉密文件按保密規(guī)定執(zhí)行；存放位置需與檔案柜、貨架、檔案盒實(shí)際位置一一對應(yīng)，便于快速查找。四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避（一）文件完整性管理避免遺漏關(guān)鍵附件：如合同需附審批單、會議紀(jì)要需附參會名單，保證文件內(nèi)容與附件同步歸檔；版本控制：同一文件如有多個版本，僅保留最終定稿版（若需留存修訂過程，需在備注中說明“含修訂稿V1-V3”）。（二）保密與安全風(fēng)險涉密文件（如未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)合同）單獨(dú)存放于帶鎖保密柜，鑰匙由文件管理員和行政總監(jiān)分別保管；電子文件加密存儲：涉密電子文件夾需設(shè)置訪問密碼，權(quán)限僅開放給指定人員，禁止通過個人郵箱、等傳輸涉密文件。（三）動態(tài)更新與追溯人員變動交接：文件管理員離職或調(diào)崗時，需辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》（含文件數(shù)量、存放位置、清單編號），由接收人、監(jiān)交人簽字確認(rèn)；文件