合同管理審批流程及條款核對清單通用工具模板一、模板應(yīng)用場景與核心價值本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等）的全流程管理與風(fēng)險控制，覆蓋從合同發(fā)起、審批、審核到簽署、歸檔的全生命周期。通過標準化流程和清單化管理，可幫助企業(yè)實現(xiàn)：規(guī)范合同審批流程，避免跨部門協(xié)作混亂；強化條款風(fēng)險排查，減少法律糾紛與經(jīng)濟損失；提高合同管理效率，縮短審批周期；保證合同內(nèi)容符合公司制度與法律法規(guī)要求。二、合同審批全流程操作指引（一）合同發(fā)起與材料準備發(fā)起主體：由業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、人力資源部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起，填寫《合同審批申請表》（見模板表格1）。材料準備：發(fā)起人需同步提交以下材料，保證內(nèi)容完整、準確：合同草案（需為最終版本，標注修訂痕跡）；對方主體資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等，加蓋對方公章）；與合同相關(guān)的背景說明（如項目立項批復(fù)、招投標結(jié)果、會議紀要等）；特殊行業(yè)需提供許可證、資質(zhì)證書等（如食品經(jīng)營許可證、建筑工程資質(zhì)證）。系統(tǒng)提交：通過公司OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)材料，選擇審批流程（根據(jù)合同金額、類型自動匹配或手動選擇），明確各審批節(jié)點負責(zé)人。（二）部門初審（業(yè)務(wù)部門負責(zé)人）審核重點：合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求是否一致（如標的物、數(shù)量、服務(wù)標準是否匹配業(yè)務(wù)目標）；對方主體履約能力初步評估（如過往合作記錄、信用狀況）；商務(wù)條款合理性（如價格是否符合市場行情、付款方式是否利于公司資金流）。輸出結(jié)果：審核通過：在系統(tǒng)中“同意”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（法務(wù)/財務(wù)審核）；審核不通過：注明修改意見，退回發(fā)起人補充材料或重新起草合同，需明確修改完成時限。時限要求：常規(guī)合同需在1個工作日內(nèi)完成初審，緊急合同（如應(yīng)急采購）需在4小時內(nèi)反饋。（三）法務(wù)審核（法務(wù)部/合規(guī)部）審核重點：主體資格：對方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)，授權(quán)委托書是否載明授權(quán)范圍與期限；條款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”“顯失公平”內(nèi)容；權(quán)利義務(wù)對等：雙方責(zé)任、違約責(zé)任是否明確，是否存在單方面加重己方義務(wù)的條款；爭議解決：爭議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄法院/仲裁機構(gòu)是否明確且有利于公司；知識產(chǎn)權(quán)：涉及專利、商標、著作權(quán)等內(nèi)容的，權(quán)屬是否清晰，使用權(quán)限是否合規(guī)。輸出結(jié)果：出具《法務(wù)審核意見書》（見模板表格2），列明修改建議及法律風(fēng)險點；對重大風(fēng)險合同（如標的額超1000萬元、涉及核心知識產(chǎn)權(quán)），需組織業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門召開專項評審會。時限要求：常規(guī)合同2個工作日內(nèi)完成，復(fù)雜合同（如涉外合同、并購合同）需在3個工作日內(nèi)完成。（四）財務(wù)審核（財務(wù)部）審核重點：金額與付款方式：合同總價、分期付款節(jié)點、支付比例是否符合公司財務(wù)制度，是否存在大額預(yù)付款風(fēng)險；稅務(wù)合規(guī)性：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅率、開票時間是否明確，是否存在稅務(wù)違規(guī)風(fēng)險；財務(wù)影響：合同履行對公司現(xiàn)金流、成本費用、資產(chǎn)負債的影響是否在可控范圍內(nèi)；擔(dān)保條款：涉及抵押、質(zhì)押、保證的，擔(dān)保物是否足值、擔(dān)保手續(xù)是否完備。輸出結(jié)果：在《合同審批申請表》“財務(wù)審核意見”欄簽署意見，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”；對涉及大額資金支付的合同，需同步提交《資金支付風(fēng)險評估報告》。時限要求：1個工作日內(nèi)完成，特殊情況需與發(fā)起部門溝通延長時限。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批（按權(quán)限分級）根據(jù)合同金額、類型及重要性，確定最終審批權(quán)限：一般合同（如金額≤50萬元）：由分管副總審批；重大合同（如50萬元＜金額≤500萬元）：由總經(jīng)理審批；特別重大合同（如金額＞500萬元或涉及核心戰(zhàn)略）：提交董事會或股東會審議。審批重點：合同是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃與年度經(jīng)營目標；整體風(fēng)險收益比是否合理，是否與公司風(fēng)險偏好一致；跨部門協(xié)調(diào)事項是否已落實（如需多部門配合的資源支持）。輸出結(jié)果：審批通過：在系統(tǒng)中簽署“同意”意見，流轉(zhuǎn)至用印環(huán)節(jié)；審批不通過：注明駁回理由，終止流程（如需重新發(fā)起，需經(jīng)原審批人同意）。時限要求：分管副總1個工作日內(nèi)，總經(jīng)理2個工作日內(nèi)，董事會3個工作日內(nèi)（需提前3天發(fā)放會議材料）。（六）用印與歸檔用印申請：審批通過后，由行政部（或指定用印管理部門）核對《合同審批申請表》、法務(wù)審核意見、最終版合同文本，確認無誤后安排用印。用印規(guī)范：合同文本需為打印版（手寫無效），關(guān)鍵條款（如金額、日期、簽字蓋章處）不得涂改；用印需與合同名稱、主體信息一致，嚴禁“空白合同”用印；每份合同用印需登記《用印登記表》（記錄用印日期、合同編號、用印人、保管人等信息）。歸檔管理：正本合同：由行政部加蓋“騎縫章”后，1份交對方主體，1份由公司檔案室留存（掃描件同步至合同管理系統(tǒng)）；副本及附件：《法務(wù)審核意見書》《資金支付風(fēng)險評估表》等材料整理成冊，隨合同正本一并歸檔；歸檔時限：合同簽署后3個工作日內(nèi)完成，電子檔案需保存不少于10年，紙質(zhì)檔案保存不少于15年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。三、合同條款標準化核對清單（一）合同基本信息核對表核對項核對內(nèi)容核對結(jié)果（通過/不通過/備注）合同編號是否符合公司編號規(guī)則（如“年份-部門-序號”）合同名稱是否準確反映合同性質(zhì)與核心內(nèi)容（如“采購合同”而非“協(xié)議”）簽約主體雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼是否與營業(yè)執(zhí)照一致簽約日期是否為實際簽署日期（非空白日期）合同金額大小寫是否一致，是否含稅合同期限起止時間是否明確，是否有自動續(xù)約條款（二）主體資格條款核對表核對項核對內(nèi)容核對結(jié)果（通過/不通過/備注）對方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)法定代表人信息姓名、職務(wù)是否與營業(yè)執(zhí)照一致授權(quán)委托書是否由法定代表人簽字蓋章，授權(quán)范圍是否包含簽署本合同特殊行業(yè)資質(zhì)如需許可證，是否在有效期內(nèi)（如食品經(jīng)營許可證、建筑施工資質(zhì)）履約能力證明過往合作業(yè)績、銀行資信證明、財務(wù)報表（如對方為大型企業(yè)）（三）商務(wù)條款核對表核對項核對內(nèi)容核對結(jié)果（通過/不通過/備注）標的物/服務(wù)描述是否明確（如產(chǎn)品型號、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)；服務(wù)內(nèi)容、范圍）數(shù)量與質(zhì)量數(shù)量單位是否規(guī)范，質(zhì)量標準（國標/行標/企標）是否明確價格與支付單價、總價是否合理，付款方式（電匯/承兌匯票）、節(jié)點（預(yù)付款/進度款/尾款比例）是否明確履行期限與地點交貨/服務(wù)開始與結(jié)束時間，履行地點（如“甲方所在地”）是否明確驗收標準與方式驗收流程、標準、異議處理期限是否明確稅費承擔(dān)是否明確發(fā)票類型、稅率及稅費承擔(dān)方（四）法律條款核對表核對項核對內(nèi)容核對結(jié)果（通過/不通過/備注）違約責(zé)任是否明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格）及違約金計算方式，是否設(shè)置違約金上限不可抗力定義是否清晰（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭等），通知與證明義務(wù)是否明確，部分/全部免責(zé)情形是否約定爭議解決是否約定訴訟/仲裁，管轄法院/仲裁機構(gòu)是否明確（如“由甲方所在地人民法院管轄”）知識產(chǎn)權(quán)涉及專利、商標、著作權(quán)的，權(quán)屬歸屬、使用權(quán)限、侵權(quán)責(zé)任是否明確保密條款保密范圍、期限、違約責(zé)任是否明確，是否約定保密信息返還或銷毀義務(wù)合同變更與解除變更/解除條件、程序（如書面通知）、賠償范圍是否明確生效條件是否約定簽字蓋章后生效，或附條件生效（如“本合同自甲方收到乙方履約保證金之日起生效”）（五）其他條款核對表核對項核對內(nèi)容核對結(jié)果（通過/不通過/備注）合同附件是否列明所有附件名稱（如技術(shù)協(xié)議、報價單），附件內(nèi)容是否與沖突通知與送達雙方確認的聯(lián)系方式（地址、電話、郵箱）是否有效，送達方式（郵寄/郵件）是否明確剔除無效條款是否存在“本合同與口頭約定一致”“爭議管轄地由雙方協(xié)商”等無效或模糊條款正副本份數(shù)是否明確合同正本、副本份數(shù)及持有方四、關(guān)鍵風(fēng)險點與操作提示（一）主體資格風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：對方為無民事行為能力人或限制民事行為能力人（如未年滿18周歲且無監(jiān)護人同意），或超越經(jīng)營范圍簽訂合同，可能導(dǎo)致合同無效。操作提示：簽約前務(wù)必核實對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，涉及特殊業(yè)務(wù)的需查驗許可證；通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)經(jīng)營異常、嚴重違法失信記錄。（二）條款完整性風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：遺漏關(guān)鍵條款（如違約責(zé)任、爭議解決），或條款約定模糊（如“合理期限”“盡快履行”），導(dǎo)致履行過程中產(chǎn)生爭議。操作提示：嚴格使用《合同條款標準化核對清單》，保證“基本信息-主體資格-商務(wù)條款-法律條款”全覆蓋，避免使用模糊表述，所有條款需明確具體（如“逾期交貨，每逾期1日，按合同總金額的0.05%支付違約金”）。（三）審批流程風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：跳過審批環(huán)節(jié)或逆向?qū)徟ㄈ缦群炇鸷髮徟瑢?dǎo)致合同缺乏內(nèi)部監(jiān)督，存在合規(guī)隱患。操作提示：嚴格執(zhí)行“發(fā)起-初審-法務(wù)-財務(wù)-領(lǐng)導(dǎo)”審批流程，通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)流程留痕，嚴禁“體外循環(huán)”；緊急合同需經(jīng)分管副總特批，事后3個工作日內(nèi)補齊審批手續(xù)。（四）用印管理風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：用印前未核對合同文本與審批材料一致，或違規(guī)在空白合同、擔(dān)保文件上用印，導(dǎo)致公司承擔(dān)不必要的法律責(zé)任。操作提示：用印前由行政部雙人核對《合同審批申請表》、法務(wù)審核意見與最終版合同，保證“審批材料