采購合同審核及執(zhí)行跟蹤記錄表一、適用場景與核心價值本工具適用于各類企業(yè)采購場景，包括但不限于原材料采購、設備采購、服務外包、工程采購等合同的全生命周期管理。無論是大型集團還是中小型企業(yè)，采購部門、法務部門、財務部門及業(yè)務需求部門均可通過此表格實現(xiàn)協(xié)同管理，核心價值體現(xiàn)在：規(guī)范流程：明確合同審核各環(huán)節(jié)職責，避免因職責不清導致的審核遺漏或延誤；風險管控：通過法務條款審核、財務預算校驗等環(huán)節(jié)，降低合同法律風險及財務風險；進度可視：實時跟蹤合同從簽訂到執(zhí)行完畢的全流程進度，保證交付、驗收、付款等節(jié)點按時完成；責任追溯：完整記錄審核意見、執(zhí)行過程及變更情況，為后續(xù)糾紛處理或?qū)徲嬏峁┮罁?jù)。二、全流程操作指南（一）合同提報與信息初始化操作主體：采購專員/需求部門負責人操作步驟：合同信息錄入：根據(jù)初步擬定的采購合同，填寫“采購合同審核及執(zhí)行跟蹤記錄表”中“合同基本信息”模塊，包括合同編號（按公司規(guī)則統(tǒng)一編制，如“CG-2024-X”）、合同名稱（需體現(xiàn)采購標的，如“型號生產(chǎn)設備采購合同”）、供應商全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、合同金額（含大小寫）、簽訂日期、合同期限、主要采購內(nèi)容（可附清單作為附件）、采購部門、需求部門等關(guān)鍵信息。附件準備：同步收集供應商資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）、報價單、技術(shù)規(guī)格書、需求部門申購單等支撐材料，與表格一并提交審核。輸出結(jié)果：完整的《采購合同審核及執(zhí)行跟蹤記錄表》初版及全套附件材料。（二）多部門協(xié)同審核操作主體：業(yè)務部門、法務部門、財務部門（按順序依次審核，或根據(jù)公司流程并行審核）操作步驟：業(yè)務部門初審：審核重點：采購需求的合理性（是否與生產(chǎn)/運營計劃匹配）、供應商選擇合規(guī)性（是否符合公司供應商管理辦法，如是否通過招投標、比價流程）、技術(shù)參數(shù)/交付要求是否清晰明確。審核動作：在表格“審核流程記錄”模塊中填寫“業(yè)務審核意見”，明確“同意”“修改后重審”或“不同意”，簽字并注明日期。若需修改，需標注具體修改條款（如“交付周期由30天調(diào)整為45天”），反饋至采購專員。法務部門審核：審核重點：合同條款合法性（是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)）、權(quán)責對等性（如雙方違約責任是否明確）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式（是否約定管轄法院）、不可抗力條款等。審核動作：針對法律風險點提出修改意見（如“建議增加‘質(zhì)量保證金條款，金額為合同總額的5%’”），在表格中填寫“法務審核意見”，簽字確認。重大法律風險需上報管理層決策。財務部門審核：審核重點：合同金額是否符合采購預算（超預算需附審批說明）、付款方式與進度是否合理（如預付款比例不超過30%）、發(fā)票類型（如是否為增值稅專用發(fā)票）、成本核算合理性等。審核動作：在表格中填寫“財務審核意見”，明確資金安排建議，簽字確認。若涉及預算調(diào)整，需同步完成預算變更流程。輸出結(jié)果：各部門審核意見齊全，無重大爭議或爭議已解決的記錄表。（三）合同簽訂與備案操作主體：采購專員、行政部檔案管理員操作步驟：合同定稿與簽署：采購專員根據(jù)各部門審核意見修改合同文本，最終版本由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同章）。信息更新與備案：在表格“合同簽訂信息”模塊填寫“實際簽訂日期”“合同份數(shù)”“持有部門（如原件存檔處、供應商、財務部等）”信息。將簽訂后的合同原件及審核流程記錄表一并提交至行政部歸檔，同時掃描電子版同步至公司合同管理系統(tǒng)（若有）。輸出結(jié)果：合同正式生效，備案信息完整可查。（四）執(zhí)行過程跟蹤操作主體：采購專員、需求部門接口人、財務付款專員操作步驟：交付跟蹤：供應商按合同約定交付標的物時，需求部門接口人需核對交付數(shù)量、質(zhì)量（如抽樣檢測）、交付時間是否與合同一致，在表格“執(zhí)行跟蹤記錄-交付環(huán)節(jié)”中填寫“交付日期”“實際數(shù)量”“質(zhì)量驗收結(jié)果（合格/不合格，不合格需注明問題描述）”及“驗收人簽字”。若延遲交付，需記錄供應商原因及溝通協(xié)調(diào)結(jié)果（如“延遲3天，因供應商生產(chǎn)故障，已約定違約金計算方式”）。驗收確認：需求部門完成初步驗收后，組織技術(shù)、質(zhì)量部門（必要時）進行最終驗收，出具書面驗收報告（作為附件）。采購專員在表格“驗收環(huán)節(jié)”填寫“驗收日期”“驗收結(jié)論”“是否簽署驗收合格證明”，并同步更新合同執(zhí)行狀態(tài)（如“待付款”“已完成”）。付款跟進：財務付款專員根據(jù)驗收合格證明及合同約定的付款節(jié)點（如預付款、到貨款、質(zhì)保金），在表格“付款環(huán)節(jié)”填寫“計劃付款日期”“實際付款日期”“付款金額”“付款方式（轉(zhuǎn)賬/承兌等）”及“發(fā)票號碼（若已收到）”。若涉及質(zhì)保金，需記錄質(zhì)保期起止時間及到期后付款情況。輸出結(jié)果：交付、驗收、付款各環(huán)節(jié)進度及結(jié)果實時記錄，異常情況可追溯。（五）變更與異常處理操作主體：采購專員、需求部門、法務部門、財務部門操作步驟變更申請：因市場變化、需求調(diào)整等原因需變更合同時由需求部門或采購專員提交《合同變更申請單》，說明變更事項（如數(shù)量增減、交付時間調(diào)整、價格修訂）、變更原因及對合同執(zhí)行的影響。變更審核與簽訂：變更申請需經(jīng)原審核部門（業(yè)務、法務、財務）重新審核通過后，簽訂《合同補充協(xié)議》或《變更函》，明確變更條款及生效時間。信息更新：采購專員在表格“變更記錄”模塊填寫“變更日期”“變更事項”“原條款”“新條款”“審批人”“補充協(xié)議編號”等信息，同步更新合同執(zhí)行計劃（如調(diào)整后的交付時間、付款金額）。異常處理：若供應商出現(xiàn)違約（如延遲交付、質(zhì)量不達標），需求部門需書面通知采購專員，采購專員根據(jù)合同約定啟動索賠流程（如扣除違約金、更換供應商），并在表格“異常記錄”中詳細描述異常情況、處理措施及結(jié)果。輸出結(jié)果：變更流程合規(guī)，異常情況得到及時處理，合同執(zhí)行狀態(tài)同步更新。（六）歸檔與總結(jié)操作主體：采購專員、行政部檔案管理員操作步驟：資料歸檔：合同執(zhí)行完畢（質(zhì)保金付清/所有權(quán)利義務終結(jié)）后，采購專員收集合同原件、審核記錄、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、異常處理文件等全套資料，提交行政部統(tǒng)一歸檔，保證資料完整、有序存放。執(zhí)行總結(jié)：對于重大采購項目（如金額超50萬元或戰(zhàn)略級采購），采購專員需填寫《合同執(zhí)行總結(jié)報告》，分析本次合同審核及執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓（如審核風險點、供應商履約能力、流程優(yōu)化建議），作為后續(xù)采購管理的參考依據(jù)。輸出結(jié)果：合同檔案完整，執(zhí)行經(jīng)驗沉淀。三、采購合同審核及執(zhí)行跟蹤記錄表模板合同基本信息合同編號CG-2024-X合同名稱原材料采購合同供應商全稱有限公司供應商聯(lián)系人*（）聯(lián)系電話（僅用于內(nèi)部溝通，不對外公開）合同簽訂日期2024–合同總金額（大寫）人民幣壹佰萬元整合同總金額（小寫）￥1,000,000.00采購內(nèi)容A型材料1000噸（詳見附件清單）合同期限2024–至2025–采購部門采購一部需求部門生產(chǎn)車間付款方式預付30%，到貨60%，質(zhì)保10%發(fā)票類型增值稅專用發(fā)票審核流程記錄審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見審核日期處理結(jié)果業(yè)務初審生產(chǎn)車間*（）需求匹配，同意簽訂2024–通過法務審核法務部*（）增加“質(zhì)量保證金條款，質(zhì)保期6個月”2024–修改后通過財務審核財務部*（趙六）預付款金額符合預算，同意2024–通過執(zhí)行跟蹤記錄跟蹤環(huán)節(jié)項目內(nèi)容/結(jié)果負責人日期附件交付跟蹤實際交付日期2024–*（周七）2024–出入庫單實際交付數(shù)量1000噸---質(zhì)量驗收結(jié)果合格（附檢測報告）*（吳八）2024–驗收報告驗收確認驗收結(jié)論符合合同要求*（）2024–驗收合格單付款跟進計劃付款節(jié)點到貨款：60萬*（趙六）2024–-實際付款日期2024–*（鄭九）2024–銀行回單付款金額￥600,000.00---變更記錄變更日期2024–變更事項交付時間調(diào)整（因供應商生產(chǎn)排期）原條款2024–前交付新條款2024–前交付審批人（）、（）、*（趙六）補充協(xié)議編號BG-2024-X異常記錄異常日期2024–異常情況延遲交付3天原因供應商設備故障處理措施按合同約定扣除違約金￥5,000，延遲至2024–交付結(jié)果已交付，違約金已扣除負責人*（周七）歸檔信息歸檔日期2025–檔案編號DA-2024-X存放位置公司檔案室-采購合同-2024年全套資料清單合同原件、審核記錄、驗收報告、付款憑證、補充協(xié)議、異常處理文件四、關(guān)鍵注意事項與風險提示（一）審核階段：嚴控條款合規(guī)性與風險點供應商資質(zhì)核驗：審核合同前需確認供應商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可證等資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)，避免與無資質(zhì)主體簽約。關(guān)鍵條款完整性：合同必須明確標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間與地點、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等核心條款，避免模糊表述（如“盡快交付”“質(zhì)量良好”等需量化）。法律風險規(guī)避：法務審核需重點關(guān)注格式條款是否公平（如“供應商違約需承擔責任，買方違約無責任”等條款需修改）、管轄法院是否明確（建議約定買方所在地法院）、不可抗力范圍是否合理等。（二）執(zhí)行階段：強化溝通與異常響應跨部門協(xié)同機制：采購專員需定期（如每周）與需求部門、財務部門溝通合同執(zhí)行進度，保證信息同步；若出現(xiàn)延遲交付、質(zhì)量問題等異常，需在24小時內(nèi)上報采購部門負責人，并啟動應急處理流程。驗收環(huán)節(jié)規(guī)范性：驗收必須依據(jù)合同約定的技術(shù)參數(shù)和標準進行，需由需求部門、技術(shù)部門（必要時）共同簽字確認，嚴禁“先付款后驗收”或“口頭驗收通過”。付款節(jié)點控制：財務部門需嚴格按照合同約定的付款節(jié)點和金額付款，超付或提前付款需經(jīng)總經(jīng)理審批；收到發(fā)票后需在30天內(nèi)完成認證抵扣，避免稅務風險。（三）變更管理：保證流程可追溯書面變更原則：合同變更必須采用書面形式（補充協(xié)議或變更函），任何口頭承諾或臨時調(diào)整均視為無效，避免后續(xù)糾紛。變更影響評估：重大變更（如金額增減超10%、交付時間延遲超30天）需重新進行法律和財務審核，評估對預算、工期及采購目標的影響，必要時重新啟動供應商選擇流程。（四）歸檔要求：資料完整與安全檔案完整性：歸檔資料需包含合同從提報至執(zhí)行完畢的全過程文件