電競公司進出口合同辦法

一、總則本辦法適用于本電競公司全體涉及進出口業(yè)務(wù)的員工以及與公司有進出口合同往來的客戶。旨在規(guī)范公司進出口合同的管理，保障公司在進出口業(yè)務(wù)中的合法權(quán)益，促進公司經(jīng)濟效益與社會效益的共同提升，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的經(jīng)營理念與企業(yè)文化制定本辦法。公司秉持創(chuàng)新、協(xié)作、共贏的經(jīng)營理念，在進出口合同管理中貫徹扁平化管理原則，力求高效溝通與決策。同時注重人文關(guān)懷，保障員工在合同管理工作中的合理權(quán)益，激勵員工積極投入工作，共同推動公司進出口業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂前的準備1.信息收集與分析-業(yè)務(wù)部門需對潛在客戶進行全面的信息收集，包括但不限于客戶的經(jīng)營狀況、信譽記錄、市場口碑等。通過多種渠道，如市場調(diào)研機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、網(wǎng)絡(luò)信息等獲取準確信息，并進行詳細分析，評估客戶的合作風(fēng)險。-針對進出口業(yè)務(wù)涉及的產(chǎn)品或服務(wù)，了解目標市場的法律法規(guī)、技術(shù)標準、貿(mào)易政策等信息，確保公司的業(yè)務(wù)活動符合當(dāng)?shù)匾螅苊鉂撛诘姆娠L(fēng)險。2.內(nèi)部溝通與協(xié)作-業(yè)務(wù)部門在接觸進出口業(yè)務(wù)意向時，應(yīng)及時與法務(wù)部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門進行溝通。法務(wù)部門負責(zé)對合同條款的合法性進行審核，提供法律意見；財務(wù)部門對合同的財務(wù)條款進行評估，包括結(jié)算方式、稅務(wù)安排等；技術(shù)部門對涉及的技術(shù)內(nèi)容進行把關(guān)，確保產(chǎn)品或服務(wù)的技術(shù)可行性。-建立跨部門的項目小組，針對大型或復(fù)雜的進出口合同項目進行協(xié)同工作。小組成員共同參與項目的前期策劃、談判策略制定等工作，充分發(fā)揮各部門的專業(yè)優(yōu)勢，保障合同簽訂的科學(xué)性與合理性。（二）合同談判1.談判團隊組建-根據(jù)進出口業(yè)務(wù)的性質(zhì)和規(guī)模，組建專業(yè)的談判團隊。團隊成員包括業(yè)務(wù)代表、法務(wù)人員、財務(wù)人員等，必要時邀請技術(shù)專家或行業(yè)顧問參與。明確各成員的職責(zé)分工，確保談判過程中各方面的問題都能得到妥善處理。-談判團隊成員應(yīng)具備良好的溝通能力、商務(wù)談判技巧以及對電競行業(yè)的深入了解。定期組織談判技巧培訓(xùn)和行業(yè)知識學(xué)習(xí)，提升團隊整體素質(zhì)。2.談判策略制定-在談判前，談判團隊?wèi)?yīng)深入分析雙方的利益訴求和優(yōu)劣勢，制定詳細的談判策略。明確談判的目標、底線以及讓步的幅度和時機。對于關(guān)鍵條款，如價格、交貨期、質(zhì)量標準等，制定多種應(yīng)對方案。-注重談判過程中的溝通技巧和氛圍營造。以合作共贏為出發(fā)點，積極傾聽對方的意見和需求，尋求雙方利益的平衡點。避免強硬對抗，通過協(xié)商和妥協(xié)達成共識。（三）合同條款審核1.法務(wù)審核-合同草案形成后，首先提交給法務(wù)部門進行審核。法務(wù)人員對合同條款的合法性、完整性、邏輯性進行全面審查，重點關(guān)注合同的主體資格、權(quán)利義務(wù)條款、違約責(zé)任條款、爭議解決條款等。-法務(wù)部門應(yīng)出具詳細的審核意見，對存在法律風(fēng)險的條款提出修改建議。對于重大合同，組織專項法律研討會，邀請外部法律顧問參與，確保合同的法律風(fēng)險得到有效控制。2.財務(wù)審核-財務(wù)部門對合同的財務(wù)條款進行審核，包括價格條款、結(jié)算方式、付款期限、稅務(wù)安排等。確保合同的財務(wù)條款符合公司的財務(wù)政策和風(fēng)險管理要求，避免出現(xiàn)財務(wù)漏洞或風(fēng)險。-財務(wù)人員對合同的成本效益進行分析，評估合同對公司經(jīng)濟效益的影響。對于可能影響公司資金流的條款，提出合理的調(diào)整建議。（四）合同簽訂1.簽訂權(quán)限規(guī)定-根據(jù)合同的金額、性質(zhì)和重要程度，明確不同層級管理人員的合同簽訂權(quán)限。一般合同由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核后，報主管副總經(jīng)理審批簽訂；重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，由總經(jīng)理或其授權(quán)代表簽訂。-嚴格執(zhí)行簽訂權(quán)限規(guī)定，嚴禁越權(quán)簽訂合同。對于違反規(guī)定簽訂的合同，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.簽訂流程-合同經(jīng)審核通過后，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)與客戶進行合同簽訂。簽訂過程中，確保雙方簽字蓋章的真實性和有效性。合同一式多份，雙方各執(zhí)若干份，同時留存公司相關(guān)部門備案。-建立合同簽訂登記制度，對合同的簽訂日期、合同編號、簽訂雙方、合同主要內(nèi)容等信息進行詳細記錄，便于后續(xù)的查詢和管理。三、合同執(zhí)行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.項目分解與責(zé)任落實-合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)部門對合同進行項目分解，將合同的各項任務(wù)細化為具體的工作步驟，并明確每個步驟的責(zé)任部門和責(zé)任人。制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作目標、時間節(jié)點和質(zhì)量要求。-通過內(nèi)部溝通會議等形式，向各責(zé)任部門和責(zé)任人傳達合同執(zhí)行計劃，確保各方對合同要求和自身職責(zé)有清晰的認識。2.進度跟蹤與監(jiān)控-建立合同執(zhí)行進度跟蹤機制，責(zé)任部門定期向業(yè)務(wù)部門匯報工作進展情況。業(yè)務(wù)部門對合同執(zhí)行的整體進度進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對于可能影響合同進度的風(fēng)險因素，提前制定應(yīng)對措施。-利用信息化管理系統(tǒng)，對合同執(zhí)行進度進行實時跟蹤和動態(tài)更新。相關(guān)部門和人員可以通過系統(tǒng)隨時查詢合同執(zhí)行情況，提高工作效率和信息透明度。（二）貨物進出口管理1.報關(guān)與清關(guān)手續(xù)辦理-物流部門負責(zé)貨物進出口的報關(guān)與清關(guān)手續(xù)辦理。在辦理手續(xù)前，確保提供準確、完整的報關(guān)資料，包括合同、發(fā)票、裝箱單、提單等。嚴格按照海關(guān)規(guī)定的流程和要求進行操作，確保報關(guān)工作的順利進行。-加強與海關(guān)等相關(guān)部門的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解政策法規(guī)的變化，積極應(yīng)對可能出現(xiàn)的海關(guān)查驗、征稅等問題。對于因報關(guān)清關(guān)問題導(dǎo)致的貨物延誤或損失，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.貨物運輸與倉儲管理-根據(jù)貨物的性質(zhì)、數(shù)量和交貨期要求，選擇合適的運輸方式和物流供應(yīng)商。與物流供應(yīng)商簽訂詳細的運輸合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任劃分。在貨物運輸過程中，加強對貨物的跟蹤和監(jiān)控，確保貨物安全、按時送達目的地。-合理規(guī)劃貨物的倉儲管理，確保貨物在存儲過程中的質(zhì)量和安全。建立貨物出入庫管理制度，嚴格執(zhí)行貨物的驗收、入庫、保管、出庫等流程，做到賬物相符。定期對貨物進行盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理貨物的損耗、變質(zhì)等問題。（三）服務(wù)進出口管理1.服務(wù)提供與驗收-對于服務(wù)進出口合同，相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容、標準和時間要求提供服務(wù)。在服務(wù)過程中，加強與客戶的溝通與反饋，及時調(diào)整服務(wù)方案，確保服務(wù)質(zhì)量滿足客戶需求。-服務(wù)完成后，按照合同規(guī)定的驗收標準和流程進行驗收。由客戶出具驗收報告，對服務(wù)的質(zhì)量、效果等進行評價。對于驗收不合格的服務(wù)項目，及時與客戶協(xié)商解決方案，采取整改措施，直至達到驗收標準。2.知識產(chǎn)權(quán)保護-在服務(wù)進出口過程中，涉及到知識產(chǎn)權(quán)的，嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和合同約定。明確知識產(chǎn)權(quán)的歸屬和使用范圍，加強對公司知識產(chǎn)權(quán)的保護，防止知識產(chǎn)權(quán)的泄露和侵權(quán)行為的發(fā)生。-對于客戶提供的知識產(chǎn)權(quán)信息，做好保密工作。與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任，確?？蛻舻闹R產(chǎn)權(quán)得到有效保護。（四）合同變更與解除1.變更管理-合同執(zhí)行過程中，如因客觀原因需要變更合同條款，由提出變更的部門填寫合同變更申請單，說明變更的原因、內(nèi)容和對合同執(zhí)行的影響。申請單經(jīng)相關(guān)部門審核后，報原合同審批部門審批。-變更申請獲得批準后，與客戶協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)調(diào)整以及對原合同其他條款的影響等。變更協(xié)議簽訂后，及時更新合同執(zhí)行計劃和相關(guān)記錄。2.解除管理-合同解除需符合法律規(guī)定和合同約定的條件。由業(yè)務(wù)部門提出合同解除申請，說明解除的原因和依據(jù)。申請經(jīng)法務(wù)部門審核后，報原合同審批部門審批。-與客戶協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議，明確解除的時間、方式、雙方的權(quán)利義務(wù)清理等事項。對合同解除后的后續(xù)工作進行妥善安排，如貨物的處理、款項的結(jié)算等，確保公司的合法權(quán)益不受損害。四、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算方式與期限1.結(jié)算方式選擇-根據(jù)進出口業(yè)務(wù)的特點和客戶的信用狀況，合理選擇結(jié)算方式。常見的結(jié)算方式包括信用證、托收、匯款等。在選擇結(jié)算方式時，充分考慮風(fēng)險因素，確保公司的資金安全。-對于信用狀況良好的長期合作客戶，可以適當(dāng)采用較為靈活的結(jié)算方式；對于新客戶或信用狀況不明的客戶，優(yōu)先選擇風(fēng)險較低的結(jié)算方式，如信用證結(jié)算。2.結(jié)算期限約定-在合同中明確結(jié)算期限，根據(jù)不同的結(jié)算方式和業(yè)務(wù)實際情況，合理確定付款期限。結(jié)算期限應(yīng)明確、具體，避免產(chǎn)生歧義。同時，在合同中約定逾期付款的違約責(zé)任，以保障公司的合法權(quán)益。（二）結(jié)算流程1.收款流程-業(yè)務(wù)部門在合同約定的收款時間前，向客戶發(fā)送付款通知，提醒客戶按時付款。付款通知應(yīng)包含合同編號、付款金額、付款方式、收款賬戶等詳細信息。-財務(wù)部門負責(zé)接收客戶的付款，并進行核對和入賬處理。對于收到的款項，及時通知業(yè)務(wù)部門確認。如發(fā)現(xiàn)款項未按時到賬或金額不符等問題，及時與客戶溝通核實，采取相應(yīng)的催款措施。2.付款流程-對于公司應(yīng)支付的款項，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定和實際業(yè)務(wù)進展情況，填寫付款申請單，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報財務(wù)部門審批。-財務(wù)部門對付款申請進行審核，確保付款金額、付款對象、付款方式等符合合同規(guī)定和公司財務(wù)制度。審核通過后，按照公司的資金審批流程進行付款操作。（三）應(yīng)收賬款管理1.賬齡分析與風(fēng)險預(yù)警-財務(wù)部門定期對應(yīng)收賬款進行賬齡分析，按照賬齡長短對客戶的欠款情況進行分類統(tǒng)計。對逾期未收回的應(yīng)收賬款，及時發(fā)出風(fēng)險預(yù)警，通知業(yè)務(wù)部門采取催款措施。-建立應(yīng)收賬款風(fēng)險評估機制，根據(jù)客戶的信用狀況、經(jīng)營狀況、欠款金額和賬齡等因素，對客戶的應(yīng)收賬款風(fēng)險進行評估。對于高風(fēng)險客戶，加大催款力度，必要時采取法律手段追討欠款。2.催款措施-業(yè)務(wù)部門在接到應(yīng)收賬款風(fēng)險預(yù)警后，及時與客戶溝通，了解客戶的付款計劃和困難。通過電話、郵件、函件等方式進行催款，督促客戶盡快付款。對于多次催款仍未還款的客戶，可以采取上門催款、停止供貨等措施。-對于長期拖欠款項且經(jīng)多種催款方式仍無效果的客戶，公司將通過法律途徑維護自身權(quán)益。法務(wù)部門負責(zé)收集相關(guān)證據(jù)，提起訴訟或仲裁，確保公司的債權(quán)得到法律保護。五、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別方法-建立合同風(fēng)險識別機制，通過定期的市場調(diào)研、行業(yè)分析、內(nèi)部審計等方式，全面收集與進出口合同相關(guān)的風(fēng)險信息。同時，鼓勵員工在日常工作中及時發(fā)現(xiàn)和反饋潛在的風(fēng)險因素。-采用頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法等定性分析方法，以及風(fēng)險矩陣法、層次分析法等定量分析方法，對識別出的風(fēng)險因素進行分析和評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。2.風(fēng)險評估指標體系-構(gòu)建合同風(fēng)險評估指標體系，涵蓋市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、法律風(fēng)險、操作風(fēng)險等多個方面。每個方面設(shè)定具體的評估指標，如市場需求變化、客戶信用評級、合同條款合法性、操作流程合規(guī)性等。-根據(jù)風(fēng)險評估指標體系，定期對進出口合同進行風(fēng)險評估，形成風(fēng)險評估報告。報告內(nèi)容包括風(fēng)險識別情況、風(fēng)險評估結(jié)果、風(fēng)險應(yīng)對建議等，為公司的風(fēng)險管理決策提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避-對于高風(fēng)險的進出口合同項目，如市場前景不明朗、客戶信用狀況極差等情況，公司應(yīng)果斷采取風(fēng)險規(guī)避措施，放棄合作。避免因盲目追求業(yè)務(wù)而忽視潛在的風(fēng)險，導(dǎo)致公司遭受重大損失。2.風(fēng)險降低-針對可以降低的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。如對于市場風(fēng)險，可以通過多元化市場布局、加強市場調(diào)研等方式降低市場波動對合同執(zhí)行的影響；對于信用風(fēng)險，可以通過加強客戶信用管理、要求客戶提供擔(dān)保等方式降低客戶違約的可能性。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移-對于一些無法通過自身措施降低的風(fēng)險，可以考慮采用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方式。如購買出口信用保險，將部分信用風(fēng)險轉(zhuǎn)移給保險公司；在合同中約定免責(zé)條款或爭議解決方式，將部分法律風(fēng)險轉(zhuǎn)移給對方。4.風(fēng)險接受-對于風(fēng)險發(fā)生可能性較小且影響程度較低的風(fēng)險因素，公司可以選擇風(fēng)險接受。在接受風(fēng)險的同時，密切關(guān)注風(fēng)險的變化情況，一旦風(fēng)險因素發(fā)生不利變化，及時采取應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險監(jiān)控與改進1.風(fēng)險監(jiān)控機制-建立合同風(fēng)險監(jiān)控機制，對合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險狀況進行實時監(jiān)控。通過定期的風(fēng)險評估、內(nèi)部審計、業(yè)務(wù)檢查等方式，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險的變化情況和新出現(xiàn)的風(fēng)險因素。-明確風(fēng)險監(jiān)控的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險監(jiān)控工作的有效落實。對于監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給相關(guān)部門進行處理，并跟蹤處理結(jié)果。2.風(fēng)險改進措施-根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控的結(jié)果，對公司的合同管理制度和風(fēng)險應(yīng)對策略進行持續(xù)改進?？偨Y(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，針對存在的問題制定相應(yīng)的改進措施，完善風(fēng)險管理流程和方法，提高公司的風(fēng)險管理水平。六、合同文檔管理（一）文檔分類與編號1.分類原則-對進出口合同文檔進行科學(xué)分類，按照合同的性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型、簽訂時間等因素進行劃分。如分為采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等大類，每個大類下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)細分小類。-確保文檔分類的合理性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。同時，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，適時對文檔分類進行調(diào)整和優(yōu)化。2.編號規(guī)則-制定合同文檔編號規(guī)則，為每份合同文檔賦予唯一的編號。編號應(yīng)包含合同類型、簽訂年份、順序號等信息，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。通過編號可以快速定位和查詢合同文檔。（二）文檔收集與整理1.收集范圍-明確合同文檔的收集范圍，包括合同原件、合同審批文件、談判記錄、往來函件、驗收報告、結(jié)算憑證等與合同相關(guān)的所有文件資料。確保文檔收集的完整性，避免重要文件的遺漏。2.整理要求-對收集到的合同文檔進行整理，按照分類和編號規(guī)則進行排序和歸檔。對文檔進行必要的整理和編輯，如去除無關(guān)的附件、調(diào)整文檔格式等，確保文檔的規(guī)范性和可讀性。（三）文檔存儲與保管1.存儲方式-采用紙質(zhì)和電子兩種方式存儲合同文檔。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找。電子文檔應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器或?qū)ｉT的文檔管理系統(tǒng)中，進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限-根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確定合同文檔的保管期限。一般情況下，重要合同文檔的保管期限為合同履行完畢后[X]