范2026-03-01實施2026-03-01實施江西省市場監(jiān)督管理局發(fā)布I 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14基本要求 35基礎(chǔ)設(shè)施與系統(tǒng)建設(shè) 46電子文件收集與整理 57電子文件歸檔 58電子檔案移交 69電子檔案管理 710電子檔案長期保存 7附錄A(資料性)電子文件歸檔登記表 9附錄B(資料性)電子檔案移交清單 附錄C(資料性)電子檔案移交接收登記表 附錄D(資料性)電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表 附錄E(資料性)電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表 本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別這些專利的責(zé)任。本文件由江西省檔案局提出并歸口。本文件起草單位：江西省交通投資集團有限責(zé)任公司、江西省檔案館、江西省交通投資集團有限責(zé)任公司項目建設(shè)管理公司、江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院、江西錦路科技開發(fā)有限公司。本文件主要起草人：文旭卿、黃喜榮、胡志斌、鐘昆志、周鵬、李鵬達、甘志堅、姚學(xué)濤、涂九根、翟勇、萬佳新、伍超揚、陳釗正、曾武、陳勇、萬佳豪、邱興飛、羅賢明、鄧亮、席全琛、郭瑞、張正輝、黃平運、朱光偉、尹華杰、錢宇峰、劉偉達、陳震、傅清丁、王星、朱思瑤。1僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本GB/T18894電子文件歸檔GB/T26162信息與文獻文件(檔案)管理概念與原則GB/T26163.1信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則DA/T47版式電子文件長期保存格式需求DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DB36/T1324公路建設(shè)項目檔將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢的電子文件及其元[來源：DA/T70,3.10,有修改]34.1.1公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)納入建設(shè)單位信息化建設(shè)規(guī)劃，遵循工程建設(shè)和信息4.1.2公路工程電子檔案的管理應(yīng)當遵循其來源可靠、程序規(guī)范4.1.3應(yīng)建設(shè)、配備必要的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)，為公4.1.4應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和存儲設(shè)備實施電子文件歸檔和電子檔案管理，保障公路工程建設(shè)數(shù)據(jù)b)公路工程電子文件的形成時間應(yīng)與工程建設(shè)同步，文件辦理完畢后及時收集；4.2.2程序規(guī)范4.3.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置元數(shù)據(jù)方案，并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的傳輸、解析、交換、利用。公路工程施工質(zhì)量管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)方案宜設(shè)置為一個業(yè)務(wù)流程配4.3.2元數(shù)據(jù)的捕獲方式和捕獲節(jié)點應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和4.3.3元數(shù)據(jù)的捕獲方式包括直接提取、計算寫入、4.3.5公路工程電子文件歸檔時，應(yīng)同時歸檔對應(yīng)的元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)與所描述的電4.3.6公路工程電子文件與電子檔案元數(shù)據(jù)按照文件實體、業(yè)務(wù)實體、機構(gòu)人員實體、5.1.1檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施應(yīng)能夠保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的正常55.2.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件管理功能應(yīng)符合GB/T18894要求，業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當具備電子文件管理及歸檔功能，可對電子文件形成和流轉(zhuǎn)實施有效控制。5.2.2公路工程電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)符合GB/T18894要求開發(fā)、配置電子檔案管理基本功能和擴展功能。6電子文件收集與整理6.1電子文件的收集6.1.1在電子文件收集的前端環(huán)節(jié)，應(yīng)保證電子文件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中合規(guī)形成。工程文件(記錄)齊全完整性方面應(yīng)滿足公路工程質(zhì)量檢驗評定要求、工程建設(shè)管理需求；真實可靠性方面應(yīng)滿足施工檢查、監(jiān)理抽檢、測量試驗規(guī)程、電子簽名、審批流程等要求。6.1.2業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的原生電子文件，按歸檔范圍自動收集。質(zhì)量管理、計量支付等業(yè)務(wù)流程均應(yīng)形成電子記錄表單，保存于業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件服務(wù)器。每一份電子記錄表應(yīng)配套生成描述其元數(shù)據(jù)項的XML文件。電子記錄表單與描述其元數(shù)據(jù)項的XML文件應(yīng)通過鍵值對建立映射。6.1.3描述電子文件的元數(shù)據(jù)XML文件應(yīng)與電子文件同步收集。6.1.4外部來源如外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)、0A系統(tǒng)、數(shù)碼照片及音像等電子文件，應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)XML文件一并收集。6.1.5電子文件收集質(zhì)量要求：a)電子文件的內(nèi)容必須真實、完整、準確、系統(tǒng)，必須與工程實際相符合，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程，符合國家現(xiàn)行有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等技術(shù)規(guī)范、標準要求。6.2電子文件整理6.2.1公路工程施工、監(jiān)理質(zhì)量管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)、計量支付系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)產(chǎn)生的文本類電子表單，遵循傳統(tǒng)的組件、組卷辦法進行整理。業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模塊應(yīng)配置能夠生成件、卷實體信息的表單。6.2.2施工、監(jiān)理記錄組件一般以一個子分項或一道工序的所有記錄歸集為一件，歸集操作宜通過記錄的表單編號、表單在工序記錄中的排序等字段設(shè)置，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模塊自動執(zhí)行、自動生成件的題名及責(zé)任者、頁數(shù)等信息項，減少人工工作量與人為干預(yù)出錯概率。其他非業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的管理性電子文件、技術(shù)性電子文件、未劃入分項工程收集范圍的電子文件組件，可參照DB36/T1324組件建議，在檔案管理系統(tǒng)實施組件。6.2.3分項工程開工報告單、施工與監(jiān)理記錄、中間交工證書、分項工程對應(yīng)的測量與試驗記錄(報告單)等原生電子文件，宜以一個分項工程歸集為一卷，歸集操作宜通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模塊通過識別歸屬文件的排序規(guī)則自動執(zhí)行，且自動生成案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等卷實體信息表單。其他非業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的施工日志、監(jiān)理日志、安全生產(chǎn)日志、變更文件、竣工圖等電子記錄(文件),建議在檔案管理系統(tǒng)組卷，組卷規(guī)則可參照DB36/T1324執(zhí)行。6.2.4照片及音像等電子文件，宜在檔案管理系統(tǒng)按件進行整理。7電子文件歸檔件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記等主要歸檔程序，填寫《電子文件歸檔登記表》7.2.1應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)?.2.2采用離線歸檔時，將帶有歸檔標識的文件信息包拷貝至耐久性7.3.1施工、監(jiān)理原生電子文件應(yīng)按照單位、分部、分項工程劃分，在各分項工程完工評定合格后1個月內(nèi)完成預(yù)歸檔，在合同段交工驗收后1個月內(nèi)完成歸檔，并填寫《電子文件歸檔登記表》,《電子文件歸檔登記表》見附錄A。。7.4.2電子文件應(yīng)以版式文件歸檔。版式文件格式應(yīng)按照DA/T47執(zhí)行，可采用0FD、PDF/A等格式。7.4.3照片類項目電子文件以JPG7.4.4錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔。7.4.5錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格接口或歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)歸檔接口時，可以XML方式歸檔。8.1檔案移交單位應(yīng)對電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行格后方可提交。檢測方案應(yīng)參照DA/T70執(zhí)行。78.2項目建設(shè)單位應(yīng)在項目通過竣工驗收3個月內(nèi)，按照有關(guān)規(guī)定向有關(guān)單位辦理項目檔案移交手續(xù)，并填寫《電子檔案移交清單》,《電子檔案移交清單》見附錄B。8.3接收單位要進行電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性檢測以符合移交接收規(guī)范要求，檢測合格方可接收，填寫《電子檔案移交接收登記表》,《電子檔案移交接收登記表》見附錄C。8.4移交的項目電子檔案數(shù)據(jù)包括電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。8.5電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、光盤、磁盤等載體的，應(yīng)當著錄相關(guān)對應(yīng)信息。8.6電子檔案的歸檔移交可采用離線或在線方式進行。9電子檔案管理9.1電子檔案的存儲9.1.1應(yīng)為公路工程電子檔案管理系統(tǒng)提供相適應(yīng)的在線存儲設(shè)備，根據(jù)實際情況選擇適用的在線存儲設(shè)備。9.1.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號等標識符構(gòu)成要素在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。9.1.3在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處置。9.2電子檔案的備份9.2.1應(yīng)結(jié)合公路工程電子檔案管理和信息化建設(shè)實際，在確保電子檔案的真實、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定公路工程電子檔案備份方案和策略，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。9.2.2電子檔案備份分為：近線備份、災(zāi)難備份、離線備份三種，均應(yīng)符合DA/T18894的要求。采用離線備份時，應(yīng)對離線存儲介質(zhì)管理活動進行登記，填寫《電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表》,《電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表》見附錄D。9.3電子檔案的利用9.3.1公路工程電子檔案的提供利用應(yīng)嚴格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。9.3.2應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。9.3.3利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)9.3.4對公路工程電子檔案采用在線方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴格的管理措施。9.4電子檔案的統(tǒng)計9.4.1應(yīng)按照檔案統(tǒng)計年報要求及交通部門實際需要對公路工程電子檔案情況進行統(tǒng)計。9.4.2可按檔案門類、年度、保管期限、密級、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時長、銷毀、移交等要素，對公路工程電子檔案數(shù)量等情況進行統(tǒng)計。9.4.3可按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對公路工程電子檔案利用情況進行統(tǒng)計。10電子檔案長期保存利用脫機光盤工具，選擇XML封裝格式，將需要封裝的電子檔案內(nèi)容與其必要的來源、簽署、時間等元數(shù)據(jù)通過一定的結(jié)構(gòu)組合在一起，確保長期保存的公路工程電子檔案可以被有效利用，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及形成、管理過程信息，可被隨時調(diào)取查用。10.2檢驗對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進行遷移。10.3轉(zhuǎn)換在相關(guān)軟硬件系統(tǒng)發(fā)生更新或文件格式變化時，應(yīng)對公路工程電子檔案進行格式轉(zhuǎn)換，填寫《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》,《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》見附錄E。10.4遷移在公路工程電子檔案的存儲設(shè)備更新、系統(tǒng)擴充、應(yīng)用軟件升級、存儲載體、文件格式淘汰等情況發(fā)生時，應(yīng)對電子檔案進行遷移，填寫《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》,《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》見附錄E。9(資料性)歸檔時間歸檔電子文件門類歸檔電子文件數(shù)量卷件張(照片)分鐘(聲像)字節(jié)歸檔方式□在線歸檔口離線歸檔檢驗項目技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明電子文件形成或辦理部門(簽章)檔案部門(簽章)(資料性)電子檔案移交清單表B.1規(guī)定了電子檔案移交清單的填寫項。表B.1電子檔案移交清單移交單位：移交時間：11(資料性)電子檔案移交接收登記表表C.1規(guī)定了電子檔案移交接收登記表的填寫項。內(nèi)容描述載體起止順序號(或起止檔號)量真實性檢測完整性檢測可用性檢測安全性檢測填表人(簽名)審核人(簽名)單位(印章)注1:移交接收事項按移交單位或全宗號移交檔案的年度批次等內(nèi)容描述本次交接工作。注2:內(nèi)容描述交接檔案內(nèi)容檔案門類數(shù)據(jù)類型格式交接方式過程等說明事項。注5:載體起止順序號在線移交時按載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù)注7:真實性檢測對電子檔案來源內(nèi)容及移交信息包的真實性元數(shù)測。注9:可用性檢測對電子檔案內(nèi)容移交信息包的內(nèi)容可讀性和格注10:安全性檢測對移交信息包計算機病毒移交載體和移交(資料性)電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表表D.1規(guī)定了電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表的填寫項。責(zé)任部門管理類型□復(fù)制□更新□轉(zhuǎn)換源介質(zhì)描述(類型、品牌、參數(shù)、數(shù)量等)目標介質(zhì)描述(類型、品牌、參數(shù)、數(shù)量等)