婚慶公司策劃師方案修改記錄制度

一、總則本制度適用于婚慶公司全體策劃師，旨在規(guī)范策劃師方案記錄工作，確?；閼c方案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，同時(shí)貫徹公司“用心服務(wù)，打造夢幻婚禮；創(chuàng)新創(chuàng)意，成就永恒美好”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，通過規(guī)范化管理提升公司的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在扁平化管理模式下，鼓勵(lì)策劃師積極記錄，為公司發(fā)展提供有力支持。二、記錄范圍與內(nèi)容1.客戶溝通記錄-初次溝通時(shí)，需詳細(xì)記錄客戶的基本信息，包括姓名、聯(lián)系方式、婚禮預(yù)算、期望婚期、婚禮風(fēng)格偏好等。-后續(xù)溝通中，對(duì)客戶提出的特殊要求、意見反饋以及對(duì)婚禮細(xì)節(jié)的討論都要如實(shí)記錄，例如客戶希望在婚禮中融入的特殊元素、對(duì)場地布置顏色的特定要求等。2.方案設(shè)計(jì)過程記錄-策劃師在接到項(xiàng)目后，要記錄初步構(gòu)思的過程，包括靈感來源、參考案例等。-記錄方案初稿的設(shè)計(jì)思路，各板塊的創(chuàng)意亮點(diǎn)，如儀式流程的獨(dú)特設(shè)計(jì)、婚宴菜品搭配的考量等。-在方案修改過程中，詳細(xì)記錄每一次修改的原因、修改內(nèi)容以及修改時(shí)間。3.資源對(duì)接記錄-與場地供應(yīng)商溝通時(shí)，記錄場地的基本信息、租賃價(jià)格、可用時(shí)間、場地限制等，以及雙方就場地布置、設(shè)備使用等方面達(dá)成的共識(shí)。-對(duì)于婚慶道具、鮮花等供應(yīng)商，記錄所采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等信息。-記錄與演藝團(tuán)隊(duì)（如樂隊(duì)、舞蹈演員等）的溝通情況，包括表演節(jié)目、演出費(fèi)用、排練安排等。三、記錄方式與頻率1.記錄方式-采用電子文檔與紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式。電子文檔使用公司統(tǒng)一的辦公軟件進(jìn)行記錄，便于存儲(chǔ)、檢索和共享；紙質(zhì)文檔作為備份，在重要會(huì)議、現(xiàn)場溝通等情況下進(jìn)行即時(shí)記錄。-電子文檔應(yīng)按照項(xiàng)目名稱建立文件夾，文件夾內(nèi)再細(xì)分客戶溝通、方案設(shè)計(jì)、資源對(duì)接等子文件夾，每個(gè)子文件夾下以日期命名具體的記錄文件。紙質(zhì)文檔應(yīng)整理成冊，標(biāo)注項(xiàng)目名稱、記錄時(shí)間段等信息。2.記錄頻率-客戶溝通記錄：每次與客戶溝通后24小時(shí)內(nèi)完成記錄并上傳至公司內(nèi)部共享平臺(tái)。-方案設(shè)計(jì)過程記錄：在方案初稿完成后、每次修改后即時(shí)記錄，并更新共享平臺(tái)文件。-資源對(duì)接記錄：每次與供應(yīng)商溝通或達(dá)成合作意向后，當(dāng)天完成記錄并提交給相關(guān)部門備案。四、記錄審核與存檔1.審核流程-策劃師完成記錄后，先由項(xiàng)目小組組長進(jìn)行初步審核，檢查記錄內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，邏輯是否清晰。-項(xiàng)目小組組長審核通過后，提交給部門主管進(jìn)行終審。部門主管重點(diǎn)審核記錄是否符合公司的經(jīng)營理念和管理要求，是否對(duì)項(xiàng)目推進(jìn)有積極作用。-對(duì)于審核不通過的記錄，審核人應(yīng)明確指出問題所在，并反饋給策劃師進(jìn)行修改，修改后重新提交審核。2.存檔要求-審核通過的記錄應(yīng)按照項(xiàng)目分類進(jìn)行存檔，電子文檔存儲(chǔ)在公司專門的服務(wù)器上，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在公司檔案室，按照項(xiàng)目編號(hào)、時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查找。-存檔記錄應(yīng)長期保存，以便在項(xiàng)目出現(xiàn)問題或客戶有后續(xù)需求時(shí)進(jìn)行查閱參考。同時(shí)，定期對(duì)存檔記錄進(jìn)行整理和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、記錄的利用與共享1.內(nèi)部共享-公司內(nèi)部建立信息共享平臺(tái)，策劃師的方案記錄在審核通過后可在一定范圍內(nèi)進(jìn)行共享。項(xiàng)目小組成員可以隨時(shí)查閱相關(guān)記錄，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，便于更好地協(xié)作。-通過共享記錄，新入職的策劃師可以學(xué)習(xí)優(yōu)秀案例的記錄方法和項(xiàng)目操作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平的提升。2.對(duì)客戶公開-在客戶有需求時(shí)，策劃師可以向客戶展示部分方案記錄，如方案設(shè)計(jì)思路、修改過程等，增強(qiáng)客戶對(duì)公司服務(wù)的信任度和透明度。-展示記錄前需經(jīng)過公司相關(guān)部門和客戶的同意，確保不泄露公司商業(yè)機(jī)密和其他客戶隱私信息。六、績效考核與激勵(lì)1.績效考核指標(biāo)-將方案記錄工作納入策劃師的績效考核體系，設(shè)定記錄完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等考核指標(biāo)。記錄完整、符合要求的給予相應(yīng)的績效加分，反之則進(jìn)行扣分。-根據(jù)記錄對(duì)項(xiàng)目推進(jìn)的實(shí)際作用進(jìn)行評(píng)估，若記錄為解決項(xiàng)目中的問題提供了重要依據(jù)，或?qū)μ嵘蛻魸M意度有顯著貢獻(xiàn)，給予額外的績效獎(jiǎng)勵(lì)。2.激勵(lì)措施-對(duì)于方案記錄工作表現(xiàn)優(yōu)秀的策劃師，公司將給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等，同時(shí)在晉升、培訓(xùn)機(jī)會(huì)等方面予以優(yōu)先考慮。-定期評(píng)選優(yōu)秀記錄案例，在公司內(nèi)部進(jìn)行展示和學(xué)習(xí)，對(duì)案例作者進(jìn)行表彰，激發(fā)策劃師做好記錄工作的積極性。七、人力資源管理與人文關(guān)懷1.培訓(xùn)與支持-公司定期組織關(guān)于方案記錄的培訓(xùn)課程，邀請(qǐng)資深策劃師或?qū)I(yè)講師進(jìn)行授課，提升策劃師的記錄技能和水平。-為策劃師提供記錄工具和資源支持，如專業(yè)的記錄軟件、參考資料等，幫助策劃師更好地完成記錄工作。2.人文關(guān)懷-考慮到策劃師工作的特殊性，在記錄要求上充分體現(xiàn)人文關(guān)懷。對(duì)于因特殊情況（如緊急客戶需求、現(xiàn)場突發(fā)狀況等）未能及時(shí)完成記錄的策劃師，給予一定的緩沖時(shí)間，并提供協(xié)助。-鼓勵(lì)策劃師在記錄中分享自己的工作心得和感受，公司通過內(nèi)部交流平臺(tái)進(jìn)行互動(dòng)，營造良好的工作氛圍。八、安全生產(chǎn)與風(fēng)險(xiǎn)防范1.數(shù)據(jù)安全-加強(qiáng)對(duì)方案記錄電子文檔的安全管理，設(shè)置防火墻、加密技術(shù)等安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、被篡改等安全事故發(fā)生。-定期對(duì)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案，以應(yīng)對(duì)突發(fā)的數(shù)據(jù)丟失情況。2.信息保密-策劃師在記錄和處理客戶信息、項(xiàng)目信息時(shí)，要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將敏感信息泄露給外部人員。-對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密的記錄要進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)和管理，限制訪問權(quán)限，防止信息泄露給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)損害。九、附則1.本制度自發(fā)布之日起生