合同管理功能說明與使用場景指南一、功能概述合同管理模塊旨在為企業(yè)提供合同全生命周期管理支持，覆蓋合同起草、審批、簽署、歸檔、履約跟蹤等核心環(huán)節(jié)，幫助規(guī)范合同管理流程、降低合規(guī)風險、提升協(xié)作效率。系統(tǒng)支持多類型合同模板配置、審批流程自定義、電子簽署集成及數據統(tǒng)計分析，適用于各類業(yè)務場景的合同管理需求。二、適用業(yè)務場景（一）采購合同管理企業(yè)在原材料采購、設備采購、服務外包等業(yè)務中，需與供應商簽訂采購合同。通過合同管理功能，可統(tǒng)一記錄供應商信息、采購標的、交付期限、付款方式等關鍵條款，實時跟蹤合同履行進度（如發(fā)貨、驗收、付款），保證采購流程合規(guī)、成本可控。例如某制造企業(yè)通過系統(tǒng)管理鋼材采購合同，設置“到貨提醒”“逾期預警”功能，有效降低了延遲交付導致的停工風險。（二）銷售合同管理企業(yè)對外銷售產品或服務時，需與客戶簽訂銷售合同，明確銷售價格、交付標準、質保條款等。合同管理功能支持快速調用銷售模板，自動關聯(lián)客戶檔案與產品信息，實時更新合同狀態(tài)（如待簽署、履行中、已完成），輔助銷售團隊跟進回款。例如某軟件公司通過系統(tǒng)管理軟件許可銷售合同，設置“回款節(jié)點提醒”，縮短了應收賬款周轉天數。（三）勞動合同管理企業(yè)需與員工簽訂及管理勞動合同，涵蓋合同簽訂、續(xù)簽、變更、解除等全流程。系統(tǒng)支持勞動合同模板標準化，自動記錄員工崗位、薪資、合同期限等信息，到期前自動提醒續(xù)簽，避免勞動糾紛。例如某零售企業(yè)通過系統(tǒng)管理全國門店員工的勞動合同，實現(xiàn)了異地合同到期集中提醒，續(xù)簽效率提升60%。（四）服務外包合同管理企業(yè)將部分業(yè)務（如IT運維、營銷推廣）外包時，需與服務商明確服務范圍、質量標準、考核方式等。合同管理功能支持服務成果交付記錄、驗收流程管理，可關聯(lián)服務工單與合同條款，保證服務質量達標。例如某互聯(lián)網公司通過系統(tǒng)管理內容外包合同，設置“稿件驗收節(jié)點”，減少了因內容不符導致的反復修改成本。三、功能操作流程詳解（一）合同創(chuàng)建與起草登錄系統(tǒng)：以“合同管理員*”身份登錄企業(yè)合同管理系統(tǒng)，進入“合同管理”模塊。選擇合同類型：根據業(yè)務場景選擇合同類型（如采購合同、銷售合同、勞動合同等），系統(tǒng)自動加載對應模板。填寫合同信息：基礎信息：輸入合同編號（系統(tǒng)自動或自定義）、合同名稱（如“2024年度鋼材采購合同”）、簽訂日期、合同主體（甲方/乙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）。核心條款：按模板填寫標的物/服務描述、數量、金額（含含稅價、不含稅價）、履行期限（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）、付款方式（如“驗收后30日內支付全款”）、違約責任等。附件：支持技術協(xié)議、報價單、資質證明等附件，附件名稱需清晰可識別（如“鋼材技術參數_V1.0.pdf”）。保存草稿：填寫完成后“保存草稿”，系統(tǒng)自動保存至“合同草稿箱”，可繼續(xù)編輯或提交審批。（二）合同審批流程提交審批：確認合同信息無誤后，“提交審批”，選擇審批流程（如“部門經理→法務→總經理”）。審批人處理：部門經理*：審核合同業(yè)務條款合理性（如采購數量是否符合需求計劃、銷售價格是否在授權范圍內），審批通過后流轉至下一節(jié)點；若駁回，需填寫駁回理由（如“采購數量超出預算，請重新核定”），合同返回至起草人修改。法務專員*：審核合同法律風險（如條款是否合規(guī)、違約責任是否明確），重點檢查“不可抗力”“爭議解決方式”等關鍵條款，提出修改意見并標記需調整內容。總經理*：對重大金額合同（如金額超過50萬元）進行最終審批，確認合同整體符合企業(yè)戰(zhàn)略及利益。審批完成：所有審批節(jié)點通過后，合同狀態(tài)變更為“待簽署”，系統(tǒng)自動通知簽署人。（三）合同簽署與生效簽署方式選擇：支持電子簽署（對接第三方電子簽章平臺，需提前完成企業(yè)認證）或紙質簽署。電子簽署：系統(tǒng)電子合同文本，發(fā)送至甲方/乙方指定簽署人郵箱或短信，簽署人通過實名認證后完成簽署，簽署結果實時同步至系統(tǒng)。紙質簽署：審批完成后打印合同文本，由雙方簽字蓋章并掃描至系統(tǒng)，附件命名格式為“合同編號_簽字蓋章頁.pdf”。合同生效：簽署完成后，系統(tǒng)自動更新合同狀態(tài)為“生效”，合同唯一編號，并將合同文本歸檔至“合同檔案庫”。（四）合同履行與歸檔履約跟蹤：對于采購合同，可在系統(tǒng)中設置“交付提醒”（如提前3天提醒供應商發(fā)貨）、“驗收節(jié)點”（驗收報告并確認）。對于銷售合同，可關聯(lián)“回款計劃”，設置“逾期提醒”（如超過付款期限未回款，自動發(fā)送催款通知至銷售負責人）。變更管理：若合同需變更（如履行期限調整、金額增減），需通過“合同變更”流程重新提交審批，審批通過后《合同變更協(xié)議》，與原合同關聯(lián)存儲。歸檔管理：合同履行完成后（如采購合同完成付款、銷售合同完成回款），系統(tǒng)自動將合同狀態(tài)更新為“已歸檔”，支持按合同類型、簽訂時間、合同主體等條件檢索歷史合同。四、合同信息模板示例表1：采購合同信息模板（簡化版）字段分類字段名稱填寫要求示例基礎信息合同編號系統(tǒng)自動或按規(guī)則自定義（如CG-2024-001）CG-2024-001合同名稱明確業(yè)務類型及主體（如“2024年度鋼材采購合同”）2024年度鋼材采購合同簽訂日期格式：YYYY-MM-DD2024-01-15甲方（采購方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人科技有限公司；91110108；北京市海淀區(qū)路1號；*乙方（供應商）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人鋼鐵有限公司；91110208；上海市浦東新區(qū)路2號；*核心條款標的物名稱及規(guī)格詳細描述產品名稱、型號、技術參數鋼材；HRB400E；Φ20mm采購數量及單位數字+單位1000噸合同金額大寫+小寫，含稅價/不含稅價人民幣伍佰萬元整（￥5,000,000.00，含13%增值稅）履行期限明確起止時間或交付節(jié)點2024年1月20日前完成全部交付付款方式分期/一次性，賬戶信息驗收合格后30日內支付全款；賬戶：6228480X違約責任明確違約金比例或賠償方式逾期交付每日按合同總額0.05%支付違約金審批信息審批人按流程填寫審批人姓名（用*號代替）部門經理、法務專員、總經理*審批狀態(tài)待審批/審批中/已通過/已駁回已通過附件清單附件名稱支持多附件，注明文件類型鋼材報價單_V1.0.pdf；技術協(xié)議_2024.pdf五、使用關鍵提示（一）信息填寫準確性合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免因信息錯誤導致合同無效；金額、數量、履行期限等關鍵數字需仔細核對，建議使用系統(tǒng)“校驗功能”（如金額大小寫自動校驗）減少失誤。（二）審批流程合規(guī)性嚴格按照企業(yè)內控制度設置審批流程，重大合同（如涉及金額超過100萬元、核心業(yè)務合作）需增加“總經理”或“分管副總”審批節(jié)點；審批人需在3個工作日內完成審批，避免因流程延誤影響合同生效。（三）合同保密管理合同文本及附件涉及商業(yè)秘密的，需在系統(tǒng)中設置“保密”權限，僅限授權人員查看；電子簽署需使用企業(yè)認證的數字證書，保證簽署身份真實及文件防篡改。（四）履約風險預警定期檢查合同履行狀態(tài)，重點關注“逾期交付”“逾期回款”等風險節(jié)點，系統(tǒng)支持自定義預警規(guī)則（如提前7天提醒）；合同變更需重新履行審批流程，禁止未經審批的口頭或書面變更。（五）檔案管理規(guī)范合同歸檔后，系