試驗(yàn)設(shè)施采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司試驗(yàn)設(shè)施采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購的試驗(yàn)設(shè)施符合公司科研、生產(chǎn)等工作需求，提高采購效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有試驗(yàn)設(shè)施的采購活動，包括但不限于各類實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備、測試裝置、模擬試驗(yàn)設(shè)施等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則以公司實(shí)際科研、生產(chǎn)需求為出發(fā)點(diǎn)，精準(zhǔn)采購適用的試驗(yàn)設(shè)施。3.質(zhì)量優(yōu)先原則優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、技術(shù)先進(jìn)的試驗(yàn)設(shè)施，保障試驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。4.效益兼顧原則在保證質(zhì)量的前提下，綜合考慮采購成本、使用成本、維護(hù)成本等，實(shí)現(xiàn)效益最大化。5.公平公正原則采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。二、采購需求確定（一）需求提出1.各部門根據(jù)科研項(xiàng)目、生產(chǎn)任務(wù)、質(zhì)量控制等工作需要，提前向采購部門提交試驗(yàn)設(shè)施采購需求申請。2.需求申請應(yīng)明確設(shè)施的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、功能要求、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等詳細(xì)信息。（二）需求評估1.采購部門收到需求申請后，組織相關(guān)技術(shù)專家、使用部門代表等對需求進(jìn)行評估。2.評估內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、技術(shù)可行性、預(yù)算合理性等。3.對于復(fù)雜或重大的采購需求，可邀請外部專家進(jìn)行論證。（三）需求調(diào)整根據(jù)評估結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)需求存在不合理或需要調(diào)整的情況，采購部門及時(shí)與需求部門溝通，進(jìn)行需求調(diào)整。調(diào)整后的需求應(yīng)重新進(jìn)行評估和確認(rèn)。三、采購計(jì)劃制定（一）計(jì)劃編制采購部門根據(jù)需求評估確定的結(jié)果，結(jié)合公司資金狀況、采購周期等因素，編制試驗(yàn)設(shè)施采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間安排等內(nèi)容。（二）計(jì)劃審批采購計(jì)劃編制完成后，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購活動的依據(jù)。（三）計(jì)劃執(zhí)行與調(diào)整采購部門嚴(yán)格按照采購計(jì)劃組織實(shí)施采購活動。如因特殊原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)提前向?qū)徟块T提出申請，說明調(diào)整原因及調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)審批同意后方可調(diào)整。四、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。2.對供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等。3.對于重要的試驗(yàn)設(shè)施采購項(xiàng)目，可要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行測試和評估。（二）供應(yīng)商評價(jià)1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等。2.評價(jià)方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等多種形式。3.根據(jù)評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商合作1.優(yōu)先選擇優(yōu)秀供應(yīng)商進(jìn)行合作，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.在合作過程中，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合作中出現(xiàn)的問題。3.對于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取措施，如暫停合作、整改要求等，直至取消合作資格。五、采購流程（一）采購方式選擇根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。1.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。2.邀請招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目。向預(yù)先選擇的若干供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。3.競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目等。與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目等。與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商采購。5.詢價(jià)采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目。向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。（二）采購文件編制1.根據(jù)采購方式和采購項(xiàng)目需求，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告（招標(biāo)邀請書）、采購需求、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。2.采購文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。（三）采購活動實(shí)施1.按照選定的采購方式組織采購活動。公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)程序進(jìn)行開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)。2.競爭性談判、詢價(jià)采購等項(xiàng)目應(yīng)按照規(guī)定的程序與供應(yīng)商進(jìn)行談判、詢價(jià)、報(bào)價(jià)比較等。3.在采購活動過程中，做好記錄工作，包括采購文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報(bào)告、談判記錄、詢價(jià)記錄等。（四）合同簽訂1.確定成交供應(yīng)商后，采購部門及時(shí)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確合同雙方的基本信息、采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。3.合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行合同審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。六、采購驗(yàn)收（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購部門在試驗(yàn)設(shè)施到貨前，通知使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購合同要求、試驗(yàn)設(shè)施技術(shù)文件等，制定驗(yàn)收方案。（二）到貨驗(yàn)收1.試驗(yàn)設(shè)施到貨后，采購部門組織使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員按照驗(yàn)收方案進(jìn)行到貨驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量清點(diǎn)、外觀檢查、規(guī)格型號核對、技術(shù)文件資料審查等。3.對于需要進(jìn)行安裝調(diào)試的試驗(yàn)設(shè)施，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)安裝調(diào)試，驗(yàn)收人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督和檢查。（三）安裝調(diào)試驗(yàn)收1.安裝調(diào)試完成后，由使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員對試驗(yàn)設(shè)施的性能、功能等進(jìn)行測試和驗(yàn)證。2.測試驗(yàn)證應(yīng)按照采購合同要求和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保試驗(yàn)設(shè)施達(dá)到規(guī)定的技術(shù)指標(biāo)和使用要求。3.安裝調(diào)試驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員出具驗(yàn)收報(bào)告。（四）驗(yàn)收問題處理1.如驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)試驗(yàn)設(shè)施存在質(zhì)量問題、數(shù)量不符、技術(shù)參數(shù)不滿足要求等問題，采購部門及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。2.供應(yīng)商整改或退換貨完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格。七、采購付款（一）付款申請1.供應(yīng)商按照采購合同約定完成交貨、安裝調(diào)試、驗(yàn)收合格等工作后，向采購部門提交付款申請。2.付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款理由等信息，并附上相關(guān)證明材料，如發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。（二）付款審核1.采購部門收到付款申請后，對申請內(nèi)容和證明材料進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括采購合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票真實(shí)性等。3.審核通過后，將付款申請?zhí)峤回?cái)務(wù)部門進(jìn)行付款審批。（三）付款審批與支付1.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度對付款申請進(jìn)行審批。2.審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行款項(xiàng)支付。八、采購檔案管理（一）檔案收集采購活動過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括采購需求申請、采購計(jì)劃、采購文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報(bào)告、合同文本、驗(yàn)收報(bào)告、付款申請等，由采購部門負(fù)責(zé)收集整理。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門對收集到的文件資料進(jìn)行分類整理，按照檔案管理要求進(jìn)行編號、裝訂等。2.將整理好的文件資料移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。（三）檔案查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、涂改、抽取、撤換檔案材料。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對試驗(yàn)設(shè)施采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)配合