籍信息化管理暫行辦法總則目的為加強(qiáng)公司/組織籍信息化管理，規(guī)范籍信息的收集、存儲、使用、共享、維護(hù)和安全管理，提高籍管理工作的效率和質(zhì)量，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及籍信息管理的部門、崗位及相關(guān)人員，包括但不限于人力資源部門、行政部門、財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等，以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部機(jī)構(gòu)和個(gè)人。基本原則1.合法性原則：籍信息化管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保信息的收集、使用、共享等行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證籍信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或錯(cuò)誤信息對公司/組織決策和管理造成不良影響。3.安全性原則：采取有效措施保障籍信息的安全，防止信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密和個(gè)人隱私的籍信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。5.便捷性原則：在確保信息安全和合規(guī)的前提下，利用信息化手段提高籍管理工作的效率和便捷性，為公司/組織和相關(guān)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。籍信息管理職責(zé)分工管理部門職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織籍信息化建設(shè)，制定相關(guān)管理制度和流程。組織開展籍信息的收集、整理、錄入、審核等工作，確保籍信息的準(zhǔn)確性和完整性。負(fù)責(zé)員工入職、離職、調(diào)動等籍變動信息的及時(shí)更新和維護(hù)。協(xié)同其他部門進(jìn)行籍信息的查詢、使用和共享，提供必要的支持和服務(wù)。定期對籍信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持。2.行政部門負(fù)責(zé)公司/組織辦公場地、設(shè)施等相關(guān)籍信息的管理，包括辦公區(qū)域劃分、資產(chǎn)登記等。協(xié)助人力資源部門進(jìn)行員工工作證件、門禁權(quán)限等與籍相關(guān)的行政事務(wù)管理。參與制定和執(zhí)行與籍管理相關(guān)的行政規(guī)章制度，確保行政工作與籍管理的協(xié)同性。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核與籍管理相關(guān)的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用使用的合理性和合規(guī)性。協(xié)助人力資源部門進(jìn)行薪資核算、福利發(fā)放等工作，確保籍信息與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性。對籍信息化建設(shè)項(xiàng)目的預(yù)算進(jìn)行審核和控制，保障項(xiàng)目資金的合理使用。4.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)搭建和維護(hù)籍信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。根據(jù)公司/組織籍管理需求，對系統(tǒng)進(jìn)行功能開發(fā)、優(yōu)化和升級，提高系統(tǒng)的易用性和效率。制定并實(shí)施系統(tǒng)安全策略，包括數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、訪問控制等，防止籍信息泄露和系統(tǒng)故障。為其他部門提供信息技術(shù)支持和培訓(xùn)，幫助其熟練使用籍信息化管理系統(tǒng)。崗位人員職責(zé)1.籍信息管理員負(fù)責(zé)具體的籍信息收集、錄入、維護(hù)等工作，確保所負(fù)責(zé)的籍信息準(zhǔn)確無誤。及時(shí)處理籍信息的變更申請，按照規(guī)定流程進(jìn)行信息更新和審核。協(xié)助其他部門查詢和使用籍信息，解答相關(guān)疑問，提供必要的技術(shù)支持。定期對所管理的籍信息進(jìn)行核對和清理，保證信息的時(shí)效性和有效性。2.系統(tǒng)操作員按照授權(quán)操作籍信息化管理系統(tǒng)，嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)程和安全規(guī)定。負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的日常備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，配合信息技術(shù)部門進(jìn)行故障排除和系統(tǒng)維護(hù)。協(xié)助籍信息管理員進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和信息查詢等工作，提高工作效率。3.審批人員根據(jù)職責(zé)權(quán)限，對籍信息變更、使用申請、共享請求等進(jìn)行審批，確保各項(xiàng)操作符合規(guī)定和流程。認(rèn)真審核申請材料，提出合理的審批意見，對審批結(jié)果負(fù)責(zé)。及時(shí)反饋審批情況，督促相關(guān)人員落實(shí)審批意見，跟蹤處理結(jié)果。籍信息收集與錄入信息收集范圍1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、入職時(shí)間、勞動合同期限等。2.崗位信息：所在部門、崗位名稱、崗位職責(zé)、崗位職級、薪資待遇等。3.工作經(jīng)歷：過往工作單位、職位、工作時(shí)間等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。5.證書信息：專業(yè)資格證書、技能證書、榮譽(yù)證書等。6.聯(lián)系方式：手機(jī)號碼、電子郵箱、家庭住址等。7.其他信息：根據(jù)公司/組織實(shí)際管理需要收集的其他籍相關(guān)信息，如健康狀況、緊急聯(lián)系人等。信息收集渠道1.入職登記表：員工入職時(shí)填寫的詳細(xì)信息表格，作為籍信息收集的基礎(chǔ)資料。2.勞動合同：明確員工與公司/組織的勞動關(guān)系及相關(guān)權(quán)利義務(wù)，其中包含的信息作為籍信息的重要組成部分。3.培訓(xùn)記錄：由培訓(xùn)部門提供員工參加培訓(xùn)的相關(guān)記錄。4.證書原件及復(fù)印件：員工提交的各類專業(yè)資格證書、技能證書、榮譽(yù)證書等原件及復(fù)印件。5.內(nèi)部系統(tǒng)錄入：員工通過公司/組織內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)自行補(bǔ)充或更新部分籍信息。6.其他相關(guān)部門提供：如人力資源部門與其他部門之間的信息共享與協(xié)作，獲取員工在其他方面的籍信息。信息錄入要求1.準(zhǔn)確性：錄入的籍信息應(yīng)與原始資料一致，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.及時(shí)性：在信息收集完成后，應(yīng)及時(shí)錄入系統(tǒng)，避免信息積壓和延誤。3.規(guī)范性：按照系統(tǒng)設(shè)定的字段格式和要求進(jìn)行錄入，保證信息的規(guī)范性和一致性。4.完整性：對于必填字段，應(yīng)確保全部錄入，不得遺漏重要信息。籍信息存儲與維護(hù)存儲方式1.數(shù)據(jù)庫存儲：利用公司/組織的信息化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，集中存儲籍信息，便于管理和查詢。2.數(shù)據(jù)備份：定期對籍信息進(jìn)行備份，采用磁帶備份、磁盤陣列備份、云存儲備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，并定期進(jìn)行檢查和測試。3.存儲安全：設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作籍信息數(shù)據(jù)庫。對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，防止外部非法入侵。信息維護(hù)1.定期更新：根據(jù)員工的實(shí)際情況變化，如崗位調(diào)動、薪資調(diào)整、學(xué)歷晉升等，及時(shí)更新籍信息。一般每月進(jìn)行一次集中信息核對和更新，確保信息的時(shí)效性。2.數(shù)據(jù)清理：定期對籍信息進(jìn)行清理，刪除已離職員工超過規(guī)定保存期限的信息，以及重復(fù)、無效或過期的信息，釋放存儲空間，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。3.數(shù)據(jù)審核：對更新后的籍信息進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核人員應(yīng)嚴(yán)格按照審核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行修改。籍信息使用與共享內(nèi)部使用1.人力資源管理：用于員工招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利核算、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等人力資源管理工作。2.行政管理：作為辦公場地分配、設(shè)施使用、工作證件辦理、門禁權(quán)限設(shè)置等行政管理工作的依據(jù)。3.財(cái)務(wù)管理：協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行薪資發(fā)放、費(fèi)用報(bào)銷、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)管理工作，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與籍信息的一致性。4.其他部門需求：其他部門根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查詢和使用相關(guān)籍信息，如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建時(shí)查詢成員技能信息、法務(wù)部門處理勞動糾紛時(shí)查閱員工籍檔案等。共享原則1.合法合規(guī)原則：籍信息共享應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，不得違反信息主體的意愿和權(quán)益。2.必要性原則：共享的籍信息應(yīng)是為了滿足特定的業(yè)務(wù)需求，且共享范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在必要的部門和人員之間。3.授權(quán)審批原則：未經(jīng)信息主體授權(quán)和審批，不得擅自將籍信息共享給其他機(jī)構(gòu)或個(gè)人。共享申請應(yīng)明確共享目的、共享內(nèi)容、共享對象等信息，并按照規(guī)定流程進(jìn)行審批。共享流程1.共享申請：需求部門填寫籍信息共享申請表，詳細(xì)說明共享目的、共享內(nèi)容、共享對象等信息，并提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對共享申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申請的必要性和合規(guī)性，簽署審核意見后提交至人力資源部門。3.人力資源審核：人力資源部門對共享申請進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核信息主體的授權(quán)情況和共享范圍的合理性。審核通過后，提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，審批通過后簽署審批意見。5.信息共享：信息技術(shù)部門根據(jù)審批意見，在籍信息化管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置和數(shù)據(jù)共享操作。共享完成后，應(yīng)及時(shí)通知需求部門和信息主體。籍信息安全管理安全制度建設(shè)1.制定完善的籍信息安全管理制度，明確安全管理職責(zé)、安全操作規(guī)程、安全檢查與評估等內(nèi)容。2.定期對安全制度進(jìn)行修訂和完善，確保其符合國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況的變化。安全技術(shù)措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：在公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻，阻止非法網(wǎng)絡(luò)訪問。對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲和傳輸過程中的籍信息進(jìn)行加密處理，采用對稱加密和非對稱加密相結(jié)合的方式，確保信息在傳輸和存儲過程中的保密性和完整性。3.訪問控制：建立嚴(yán)格的用戶認(rèn)證和授權(quán)機(jī)制，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限級別，分配不同的系統(tǒng)訪問權(quán)限。對敏感信息設(shè)置更高的訪問級別，實(shí)行多級審批制度。4.安全審計(jì)：在籍信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置安全審計(jì)功能，記錄和監(jiān)控用戶對系統(tǒng)的操作行為，包括登錄時(shí)間、操作內(nèi)容、數(shù)據(jù)訪問等。定期對審計(jì)記錄進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。安全培訓(xùn)與教育1.定期組織籍信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、數(shù)據(jù)保護(hù)意識、信息系統(tǒng)操作規(guī)范等。2.對新入職員工進(jìn)行安全入職培訓(xùn)，使其了解公司/組織籍信息安全管理制度和要求，掌握基本的安全操作技能。3.針對不同崗位的員工，開展有針對性的安全培訓(xùn)，如系統(tǒng)管理員培訓(xùn)重點(diǎn)在于系統(tǒng)安全維護(hù)和管理，普通員工培訓(xùn)重點(diǎn)在于信息保護(hù)意識和操作規(guī)范。安全事件應(yīng)急處理1.制定籍信息安全事件應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程、責(zé)任分工、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處理能力。一旦發(fā)生安全事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急措施，如隔離故障系統(tǒng)、恢復(fù)數(shù)據(jù)備份、調(diào)查事件原因等，最大限度地減少損失，并及時(shí)向上級報(bào)告。3.對安全事件進(jìn)行總結(jié)分析，查找原因，采取改進(jìn)措施，防止類似事件再次發(fā)生。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)籍信息化管理的監(jiān)督檢查工作。2.定期對籍信息管理工作進(jìn)行檢查，包括信息收集的準(zhǔn)確性、錄入的及時(shí)性、存儲的安全性、使用與共享的合規(guī)性