辦公室文秘工作流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)一、手冊(cè)目的與適用范圍本手冊(cè)旨在規(guī)范辦公室文秘崗位的工作流程，明確各項(xiàng)事務(wù)的操作標(biāo)準(zhǔn)與要求，提升工作效率、保障工作質(zhì)量，為文秘人員開展日常工作提供清晰指引。適用于單位辦公室專職文秘崗位人員，兼職文秘可參照?qǐng)?zhí)行。二、日常事務(wù)處理流程（一）日程管理1.信息收集與整合每日通過面對(duì)面溝通、工作群、協(xié)同辦公軟件（如飛書、釘釘）等渠道，收集領(lǐng)導(dǎo)及各部門的日程安排（含會(huì)議、接待、出差、調(diào)研等）。按“重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急”四象限法標(biāo)注優(yōu)先級(jí)，同步至共享日歷，確保團(tuán)隊(duì)成員可實(shí)時(shí)查看。2.提醒與動(dòng)態(tài)調(diào)整提前1個(gè)工作日以短信、工作群@或當(dāng)面告知的方式，提醒次日重要事項(xiàng)的時(shí)間、地點(diǎn)及注意事項(xiàng)。遇突發(fā)情況（如會(huì)議臨時(shí)取消、領(lǐng)導(dǎo)行程變更），需第一時(shí)間與相關(guān)人員溝通確認(rèn)，更新日程并同步至相關(guān)方。3.記錄與總結(jié)每日下班前，整理當(dāng)日已完成事項(xiàng)，標(biāo)注未辦結(jié)任務(wù)的進(jìn)展與待辦節(jié)點(diǎn)，形成《工作日志》或《工作簡(jiǎn)報(bào)》素材，為次日工作安排提供參考。（二）文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)1.收文處理登記與初審：收到紙質(zhì)/電子文件后，立即在《收文登記簿》（或OA系統(tǒng)）登記編號(hào)，注明來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、收文時(shí)間。初審文件內(nèi)容，判斷是否需呈批、轉(zhuǎn)辦或存檔。簽批與流轉(zhuǎn)：附《文件處理簽》（注明擬辦意見，如“請(qǐng)XX部門辦理”“請(qǐng)XX領(lǐng)導(dǎo)閱示”），經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽批后，轉(zhuǎn)交承辦部門/人員。跟蹤與催辦：定期（每3個(gè)工作日）跟蹤文件辦理進(jìn)度，對(duì)超期未辦事項(xiàng)，以電話、工作群提醒等方式催辦，直至辦結(jié)。辦結(jié)后，將文件及處理單歸檔。2.發(fā)文處理擬稿與審核：接收業(yè)務(wù)部門擬稿后，檢查格式（字體、排版、文號(hào)規(guī)范）、內(nèi)容準(zhǔn)確性（政策依據(jù)、數(shù)據(jù)邏輯），必要時(shí)請(qǐng)法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門會(huì)簽。簽發(fā)與印發(fā)：報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，按簽發(fā)意見修改定稿后，編號(hào)、印制（或上傳OA系統(tǒng)），分發(fā)至相關(guān)單位。留存發(fā)文稿紙、定稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)件。（三）辦公用品管理1.需求收集與采購(gòu)每月末通過線上問卷、部門對(duì)接等方式收集辦公用品需求，與庫(kù)存臺(tái)賬（注明名稱、數(shù)量、存放位置）核對(duì)后，形成采購(gòu)清單（遵循預(yù)算，優(yōu)先選擇長(zhǎng)期合作、性價(jià)比高的供應(yīng)商）。2.驗(yàn)收與發(fā)放采購(gòu)物品到貨后，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收（核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量），登記入庫(kù)并更新臺(tái)賬。按部門需求發(fā)放，要求領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)，定期（每季度）盤點(diǎn)庫(kù)存，閑置物品可內(nèi)部調(diào)劑或按規(guī)定報(bào)廢。三、文書處理流程（一）公文起草1.調(diào)研與框架搭建明確行文目的（如請(qǐng)示撥款、報(bào)告工作進(jìn)展），收集政策文件、歷史資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，與業(yè)務(wù)部門溝通核心訴求，形成寫作框架（含背景、目的、措施、要求等模塊）。2.撰寫與修改按公文格式（如請(qǐng)示“一文一事”、報(bào)告“述而不請(qǐng)”）撰寫，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確、邏輯清晰。初稿完成后，自查錯(cuò)別字、語(yǔ)病及政策準(zhǔn)確性，再請(qǐng)同事或業(yè)務(wù)骨干提意見，修改完善后提交審核。（二）審核與簽發(fā)1.部門初審：擬稿部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容的業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性，簽字確認(rèn)。2.綜合審核：文秘崗審核格式規(guī)范（文種使用、排版、文號(hào)）、語(yǔ)法邏輯，必要時(shí)請(qǐng)跨部門會(huì)簽（如涉及合同、經(jīng)費(fèi)）。3.領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，注明簽發(fā)意見與日期。文秘崗按意見修改后定稿。（三）印發(fā)與歸檔1.印發(fā)與分發(fā)：按簽發(fā)要求排版印制，加蓋公章（電子公文上傳OA系統(tǒng)），分發(fā)至相關(guān)單位，留存發(fā)文稿紙、定稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)件。2.歸檔與檢索：將公文及調(diào)研資料、修改稿等附件整理，按年度、類別、保管期限編號(hào)裝盒，移交檔案室。建立電子索引（如文件名含“年份-文種-關(guān)鍵詞”），便于快速檢索。四、會(huì)議組織流程（一）會(huì)前籌備1.申請(qǐng)與審批：收到會(huì)議申請(qǐng)（書面/口頭）后，確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、材料需求，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.材料與會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備：收集議題材料（如匯報(bào)稿、方案），排版印刷后提前1天送達(dá)參會(huì)人員（電子材料同步至?xí)h群）。檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備（音響、投影、麥克風(fēng)），擺放桌簽、資料、茶水，視頻會(huì)議需提前測(cè)試網(wǎng)絡(luò)與軟件。（二）會(huì)中服務(wù)1.簽到與記錄：組織參會(huì)人員簽到，發(fā)放會(huì)議資料。全程記錄會(huì)議內(nèi)容（重點(diǎn)：決議、任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)），必要時(shí)用錄音或速記工具輔助。2.協(xié)調(diào)與保障：關(guān)注會(huì)議進(jìn)度，提醒超時(shí)議題；處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障、人員遲到），及時(shí)傳遞茶水、調(diào)整室溫。（三）會(huì)后跟進(jìn)1.紀(jì)要撰寫：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容含時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、議題、決議、任務(wù)分工，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后印發(fā)。2.任務(wù)督辦：將會(huì)議決議分解為任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，納入督辦系統(tǒng)，定期跟蹤進(jìn)度并反饋結(jié)果。3.資料歸檔：收集會(huì)議材料（簽到表、紀(jì)要、匯報(bào)稿），按檔案要求歸檔，電子材料備份。五、檔案管理流程（一）檔案收集1.日常收集：按文書、項(xiàng)目、人事等類別，每月整理文件，確保材料齊全（如公文的正稿、附件、簽批單）。2.專項(xiàng)收集：針對(duì)審計(jì)、檢查等專項(xiàng)工作，提前通知相關(guān)部門提交材料，檢查完整性、準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.分類與編號(hào)：按年度、類別、保管期限分類，編制檔號(hào)（如“2024-文-001”），填寫卷內(nèi)文件目錄。2.裝訂與裝盒：去除金屬物，用線裝訂或膠裝，裝入檔案盒，填寫盒脊標(biāo)簽（年度、類別、起止號(hào)）。（三）檔案借閱1.申請(qǐng)與審批：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明用途、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理員審批。2.借閱與歸還：登記借閱信息（檔號(hào)、借閱人、時(shí)間），歸還時(shí)檢查檔案完整性，逾期提醒，損壞或丟失按規(guī)定處理。六、溝通協(xié)調(diào)流程（一）內(nèi)部溝通1.部門對(duì)接：定期（每周）與各部門溝通，了解工作進(jìn)展、需求，反饋領(lǐng)導(dǎo)指示，協(xié)調(diào)會(huì)議室、人員支持等資源。2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：參與部門例會(huì)，分享文秘工作動(dòng)態(tài)，聽取意見優(yōu)化流程，與同事分工協(xié)作完成任務(wù)（如大型會(huì)議的分工籌備）。（二）外部溝通1.接待安排：收到接待通知后，確認(rèn)來賓信息（人數(shù)、職務(wù)、行程），安排食宿、車輛、參觀路線，提前與相關(guān)單位對(duì)接，準(zhǔn)備宣傳冊(cè)、匯報(bào)稿等材料。2.公文往來：與外單位溝通公文事宜（如征求意見、商洽工作），注意語(yǔ)氣禮貌、措辭準(zhǔn)確，跟蹤回復(fù)進(jìn)度并反饋領(lǐng)導(dǎo)。七、應(yīng)急處理與流程優(yōu)化（一）應(yīng)急處理1.突發(fā)情況應(yīng)對(duì)：如領(lǐng)導(dǎo)日程沖突、文件傳遞延誤、會(huì)議設(shè)備故障，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案（備用會(huì)議室、加急快遞、設(shè)備維修備選方案），第一時(shí)間匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決。2.輿情與信訪：收到輿情或信訪件，立即登記、報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示，轉(zhuǎn)相關(guān)部門處理，跟蹤進(jìn)展、反饋結(jié)果，做好記錄。（二）流程優(yōu)化1.定期復(fù)盤：每月總結(jié)工作，梳理流程痛點(diǎn)（如文件流轉(zhuǎn)慢、會(huì)議效率低），收集同事建議，分析原因。2.優(yōu)化改進(jìn)：提出優(yōu)化方案（如引入電子簽批系統(tǒng)、簡(jiǎn)化會(huì)議