物資采購與供應(yīng)商管理手冊模板前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)物資采購全流程及供應(yīng)商管理行為，明確各部門職責(zé)，降低采購成本，保障物資供應(yīng)質(zhì)量與效率，防范采購風(fēng)險，實現(xiàn)采購活動的標(biāo)準(zhǔn)化、透明化與合規(guī)化管理。手冊適用于企業(yè)各部門的物資采購活動及供應(yīng)商管理工作，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行。一、適用范圍與行業(yè)背景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)所有生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的采購活動，包括但不限于原材料、輔料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)類采購等；同時涵蓋供應(yīng)商的準(zhǔn)入、評估、分級、關(guān)系維護及淘汰等全生命周期管理。（二）行業(yè)背景在當(dāng)前市場競爭加劇、成本壓力增大的環(huán)境下，企業(yè)需通過規(guī)范化采購管理優(yōu)化資源配置，通過高效的供應(yīng)商管理構(gòu)建穩(wěn)定供應(yīng)鏈。本手冊結(jié)合制造業(yè)、服務(wù)業(yè)等多行業(yè)通用實踐，提供可落地的操作指引，助力企業(yè)提升采購效益與供應(yīng)鏈抗風(fēng)險能力。二、部門職責(zé)分工為保證采購與供應(yīng)商管理工作有序開展，明確各部門職責(zé)部門職責(zé)描述需求部門1.提交準(zhǔn)確、完整的物資需求申請，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求及交付時間；2.參與物資驗收，確認是否符合使用要求；3.配合開展供應(yīng)商使用后評價。采購部1.匯總需求，編制采購計劃；2.組織供應(yīng)商尋源、招標(biāo)、談判及選定；3.負責(zé)合同簽訂、訂單下達及履約跟蹤；4.建立供應(yīng)商檔案，定期組織評估。財務(wù)部1.審核采購預(yù)算，控制采購成本；2.負責(zé)采購款項支付與賬務(wù)處理；3.參與采購價格分析與成本審核。質(zhì)量部1.制定物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與供應(yīng)商資質(zhì)審核；2.負責(zé)物資質(zhì)量檢驗，出具檢驗報告；3.協(xié)助處理質(zhì)量投訴與供應(yīng)商改進。審計部1.監(jiān)督采購流程合規(guī)性，定期開展審計；2.檢查采購檔案完整性，防范廉潔風(fēng)險。三、采購全流程操作指南（一）需求提報與審批需求發(fā)起：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，填寫《物資需求申請表》（詳見模板1），注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期及預(yù)算金額，部門負責(zé)人*簽字確認后提交至采購部。需求審核：采購部核對需求的合理性（如數(shù)量、預(yù)算），需求部門主管審核需求的必要性，財務(wù)部審核預(yù)算合規(guī)性。對于超預(yù)算需求，需提交額外說明，由總經(jīng)理審批。需求確認：審核通過后，采購部向需求部門反饋確認結(jié)果，需求部門根據(jù)確認結(jié)果調(diào)整需求（如需）。（二）采購計劃編制計劃匯總：采購部匯總各部門已審批的需求，結(jié)合庫存情況（如倉庫提供現(xiàn)有庫存臺賬），編制《月度采購計劃表》（詳見模板2），明確采購物資、數(shù)量、時間及資金計劃。計劃審批：采購計劃經(jīng)采購經(jīng)理審核，財務(wù)部復(fù)核預(yù)算后，報分管副總審批。緊急采購需求（如生產(chǎn)突發(fā)故障急需物資）可簡化流程，但需在采購后3個工作日內(nèi)補錄審批手續(xù)。（三）供應(yīng)商尋源尋源方式：根據(jù)采購金額、物資類型選擇合適方式：-公開招標(biāo)：適用于金額≥10萬元或戰(zhàn)略物資，通過企業(yè)官網(wǎng)、招標(biāo)平臺發(fā)布招標(biāo)公告，邀請≥3家供應(yīng)商參與；-詢價采購：適用于金額1萬-10萬元，向≥3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，綜合價格、質(zhì)量、交期確定候選供應(yīng)商；-單一來源：適用于獨家物資或緊急采購，需經(jīng)采購部、審計部聯(lián)合審批，說明理由并留存記錄。供應(yīng)商資質(zhì)初審：供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)申請表》（詳見模板3），附營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、3C認證）、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證等，采購部聯(lián)合質(zhì)量部審核資質(zhì)真實性及有效性。（四）供應(yīng)商選擇與談判綜合評估：成立評標(biāo)小組（由采購部、需求部門、質(zhì)量部、財務(wù)部組成），從價格（30%）、質(zhì)量（25%）、交期（20%）、服務(wù)（15%）、資質(zhì)（10%）五個維度對候選供應(yīng)商打分，形成《供應(yīng)商評估打分表》（詳見模板4）。商務(wù)談判：根據(jù)評估結(jié)果選定1-2家候選供應(yīng)商，采購部就價格、付款方式、交付條款、違約責(zé)任等進行談判，達成一致后形成《談判記錄》（詳見模板5），雙方簽字確認。（五）合同簽訂與訂單下達合同起草：采購部根據(jù)談判結(jié)果，使用《采購合同模板》（詳見模板6）起草合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交付時間、地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）審核合同合規(guī)性。合同審批與簽訂：合同經(jīng)采購經(jīng)理、財務(wù)部、分管副總*審批后，雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同正本交采購部、財務(wù)部、需求部門存檔。訂單下達：合同簽訂后，采購部向供應(yīng)商下達《采購訂單》（詳見模板7），明確交貨細節(jié)，同時抄送倉庫、需求部門。（六）物資驗收與入庫到貨通知：供應(yīng)商按訂單交付物資前，需提前24小時通知采購部及倉庫，倉庫安排驗收人員。驗收實施：數(shù)量驗收：倉庫核對送貨單與訂單數(shù)量是否一致，點收實物；質(zhì)量驗收：質(zhì)量部根據(jù)《質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)》（附件1）進行檢驗，出具《物資驗收單》（詳見模板8），合格物資簽字入庫，不合格物資填寫《不合格品處理單》（詳見模板9），由采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠。入庫登記：倉庫驗收合格后，更新庫存臺賬，及時辦理入庫手續(xù)，將《驗收單》復(fù)印件反饋至采購部及財務(wù)部。（七）付款結(jié)算發(fā)票審核：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、物資名稱）與合同、訂單、驗收單是否一致，無誤后提交財務(wù)部。付款審批：財務(wù)部審核發(fā)票及付款資料，編制《付款申請表》（詳見模板10），經(jīng)采購經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、分管副總*審批后，通過銀行轉(zhuǎn)賬支付款項。賬務(wù)處理：財務(wù)部根據(jù)付款憑證登記應(yīng)付賬款明細，定期與采購部、供應(yīng)商對賬，保證賬實一致。（八）采購檔案管理采購部負責(zé)歸檔保存以下資料，保存期限≥5年：-需求申請表、審批文件；-采購計劃、招標(biāo)/詢價文件、談判記錄；-采購合同、訂單、驗收單、發(fā)票；-供應(yīng)商評估報告、資質(zhì)文件等。四、供應(yīng)商管理操作指南（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入申請?zhí)峤唬汗?yīng)商通過官網(wǎng)或線下提交《供應(yīng)商資質(zhì)申請表》及相關(guān)證明材料（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品檢測報告、企業(yè)簡介等）?，F(xiàn)場審核：對關(guān)鍵物資供應(yīng)商，采購部聯(lián)合質(zhì)量部進行現(xiàn)場審核，核實生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、供貨穩(wěn)定性等，形成《現(xiàn)場審核報告》。準(zhǔn)入審批：審核通過后，由采購部錄入《合格供應(yīng)商名錄》（詳見模板11），明確供應(yīng)商等級（A/B/C類）、合作范圍及有效期，報采購經(jīng)理*審批后生效。（二）供應(yīng)商評估與分級定期評估：每季度/半年對合作供應(yīng)商進行評估，評估指標(biāo)包括：-質(zhì)量：批次合格率、退貨率、投訴處理及時率；-交付：準(zhǔn)時交貨率、訂單完成率；-價格：價格競爭力、成本降低貢獻；-服務(wù)：響應(yīng)速度、配合度、售后支持。分級標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)綜合得分將供應(yīng)商分為三級：-A級（≥90分）：優(yōu)秀供應(yīng)商，優(yōu)先加大訂單量，提供長期合作優(yōu)惠；-B級（70-89分）：合格供應(yīng)商，維持正常合作，督促改進不足；-C級（＜70分）：不合格供應(yīng)商，限期整改，連續(xù)兩次評估為C級則淘汰。評估結(jié)果應(yīng)用：評估結(jié)果經(jīng)采購部、質(zhì)量部、需求部門確認后，更新《供應(yīng)商名錄》，反饋至供應(yīng)商并制定改進計劃（如需）。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護日常溝通：采購部定期與供應(yīng)商對接，知曉生產(chǎn)經(jīng)營情況，協(xié)調(diào)解決合作問題，每半年召開供應(yīng)商座談會，收集反饋意見。激勵機制：對A級供應(yīng)商給予“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”表彰，在訂單分配、付款周期上給予傾斜；對積極配合改進的B級供應(yīng)商，提供技術(shù)培訓(xùn)或管理支持。風(fēng)險預(yù)警：供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交期延誤、經(jīng)營異常等情況時，采購部啟動預(yù)警機制，評估影響并制定應(yīng)對方案（如尋找備選供應(yīng)商）。（四）供應(yīng)商淘汰淘汰條件：出現(xiàn)以下情況之一，啟動淘汰流程：-連續(xù)兩次評估為C級；-提供虛假資質(zhì)或質(zhì)量造假；-嚴(yán)重違約（如延遲交貨≥15天、質(zhì)量問題導(dǎo)致生產(chǎn)停工）；-破產(chǎn)、停業(yè)或喪失履約能力。淘汰流程：采購部發(fā)出《供應(yīng)商淘汰通知書》（詳見模板12），說明淘汰原因及期限，要求供應(yīng)商完成在途訂單、退貨結(jié)算等后續(xù)工作；清理完成后，從《合格供應(yīng)商名錄》中刪除，并歸檔淘汰資料。五、模板表格示例模板1：物資需求申請表需求部門申請日期物資名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途說明期望交付日期預(yù)算金額（元）部門負責(zé)人簽字模板2：月度采購計劃表序號物資名稱規(guī)格型號需求數(shù)量采購時間供應(yīng)商候選預(yù)算金額（元）審批狀態(tài)備注1模板3：供應(yīng)商資質(zhì)申請表申請單位名稱統(tǒng)一社會信用代碼成立時間注冊資本主營業(yè)務(wù)聯(lián)系人聯(lián)系電話傳真郵箱附件清單（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）模板4：供應(yīng)商評估打分表供應(yīng)商名稱評估日期評估指標(biāo)（權(quán)重）得分（100分制）備注價格（30%）質(zhì)量（25%）交期（20%）服務(wù)（15%）資質(zhì)（10%）綜合得分模板5：談判記錄談判時間談判地點供應(yīng)商名稱我方參與人員談判主要內(nèi)容（價格、付款、交付等）達成一致條款未達成一致條款雙方簽字模板6：采購合同模板（節(jié)選）合同編號：_________甲方（采購方）：_________乙方（供應(yīng)商）：_________采購物資：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額交付條款：時間、地點、運輸方式、風(fēng)險轉(zhuǎn)移驗收標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)_________標(biāo)準(zhǔn)，驗收期限為到貨后______日內(nèi)付款方式：______（如：預(yù)付30%，驗收合格后付65%，質(zhì)保期5%付清）違約責(zé)任：逾期交貨/驗收不合格的違約金計算方式等模板7：采購訂單訂單編號下單日期供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總金額（元）交付日期交付地點模板8：物資驗收單驗收日期驗收地點物資名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收結(jié)果（合格/不合格）檢驗員簽字倉管員簽字需求部門簽字模板9：不合格品處理單處理日期物資名稱規(guī)格型號數(shù)量不合格原因處理方式（退貨/換貨/折價）責(zé)任部門采購員簽字供應(yīng)商確認模板10：付款申請表申請日期供應(yīng)商名稱合同編號物資名稱金額（元）付款階段（預(yù)付/到貨款/質(zhì)保金）附件清單（發(fā)票、驗收單等）采購經(jīng)理簽字財務(wù)經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字模板11：合格供應(yīng)商名錄序號供應(yīng)商名稱統(tǒng)一信用代碼主營產(chǎn)品準(zhǔn)入日期有效期等級負責(zé)人聯(lián)系方式備注1模板12：供應(yīng)商淘汰通知書通知書編號發(fā)出日期供應(yīng)商名稱淘汰原因淘汰生效日期后續(xù)工作要求（訂單結(jié)算、退貨等）我方聯(lián)系人聯(lián)系方式六、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險防范（一）合規(guī)性風(fēng)險控制措施：嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)、詢價等采購方式，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)；合同條款需經(jīng)法務(wù)審核，保證符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法規(guī)；保留完整采購檔案，以備審計查驗。（二）成本控制風(fēng)險控制措施：推行比價采購，建立價格信息庫（定期收集市場價格數(shù)據(jù)）；對大宗物資實行年度協(xié)議采購，鎖定價格優(yōu)勢；需求部門需嚴(yán)格按預(yù)算申報需求，超預(yù)算采購需履行額外審批。（三）質(zhì)量風(fēng)險控制措施：供應(yīng)商準(zhǔn)入時審核質(zhì)量體系認證（如ISO9001）；關(guān)鍵物資需提供第三方檢測報告；到貨驗收嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不合格品堅決拒收；建立供應(yīng)商質(zhì)量追溯機制，明確質(zhì)量責(zé)任。（四）廉潔風(fēng)險控制措施：采購人員簽訂《廉潔承諾書》，禁止收受供應(yīng)商回扣或禮品；審計部定期開展采購流程專項審計，重點核查價格合理性、供應(yīng)商選定合規(guī)性；設(shè)立舉報渠道（如匿名舉報郵箱），對違規(guī)行為嚴(yán)肅處理。（五）履約風(fēng)險控制措施