采購申請與供應(yīng)商選擇決策表使用指南一、工具概述采購申請與供應(yīng)商選擇決策表是企業(yè)采購管理中的核心工具，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購需求提報、供應(yīng)商篩選與評估、決策審批等環(huán)節(jié)，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和高效性。該工具整合了需求確認(rèn)、供應(yīng)商資質(zhì)審核、多維度評估及風(fēng)險控制等功能，適用于企業(yè)各類物資采購（如生產(chǎn)原料、辦公用品、設(shè)備采購等）及服務(wù)采購（如外包服務(wù)、咨詢服務(wù)等）場景，幫助采購部門實現(xiàn)“陽光采購”，降低采購成本，保障采購質(zhì)量。二、適用場景與核心價值（一）典型應(yīng)用場景常規(guī)采購需求：企業(yè)各部門因日常運營、生產(chǎn)需要提出的標(biāo)準(zhǔn)化物資采購（如原材料、零部件、辦公耗材等），需通過決策表明確需求細(xì)節(jié)并篩選合格供應(yīng)商。項目專項采購：如新產(chǎn)品研發(fā)、工程項目實施等涉及的專項設(shè)備或服務(wù)采購，需對供應(yīng)商的技術(shù)能力、項目經(jīng)驗進(jìn)行重點評估。緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)計劃調(diào)整）導(dǎo)致的緊急采購需求，決策表可簡化流程但需保留關(guān)鍵審批痕跡和評估依據(jù)。戰(zhàn)略供應(yīng)商合作：長期合作供應(yīng)商的續(xù)約或新增戰(zhàn)略供應(yīng)商時，需通過決策表綜合評估其價格穩(wěn)定性、供貨保障能力及合作潛力。（二）核心價值流程標(biāo)準(zhǔn)化：統(tǒng)一采購申請與供應(yīng)商選擇的標(biāo)準(zhǔn)流程，避免因個人經(jīng)驗差異導(dǎo)致的決策隨意性。風(fēng)險可控化：通過資質(zhì)審核、多維度評估等環(huán)節(jié)，降低供應(yīng)商履約風(fēng)險（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付延遲等）。決策透明化：量化評估指標(biāo)與分級審批流程，保證采購決策過程可追溯、可監(jiān)督。效益最大化：通過橫向?qū)Ρ裙?yīng)商報價與服務(wù)能力，選擇最優(yōu)采購方案，實現(xiàn)成本與質(zhì)量平衡。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）第一步：采購需求確認(rèn)與申請?zhí)釄蟛僮髂繕?biāo)：明確采購需求的合理性、必要性與具體標(biāo)準(zhǔn)，避免盲目采購。操作內(nèi)容：需求發(fā)起：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）填寫《采購申請單》，詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付時間、預(yù)算金額及技術(shù)要求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收條件等）。示例：生產(chǎn)部需采購“A型號軸承100件”，用于設(shè)備維護(hù)，要求符合ISO9001質(zhì)量認(rèn)證，預(yù)算金額5萬元，交付時間不超過15天。需求審核：部門負(fù)責(zé)人（如*主管）對需求的必要性進(jìn)行初審，重點核對采購內(nèi)容是否與部門工作計劃匹配、預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)?？绮块T確認(rèn)：對于涉及技術(shù)參數(shù)或安全標(biāo)準(zhǔn)的采購（如特種設(shè)備、原材料），需提請技術(shù)部（工程師）或質(zhì)量部（經(jīng)理）審核技術(shù)要求的可行性，避免因標(biāo)準(zhǔn)過高或過低導(dǎo)致采購無效。責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)/質(zhì)量部門審核人。輸出成果：《采購申請單》（經(jīng)需求部門及相關(guān)部門簽字確認(rèn)）。注意事項：需求描述需清晰、無歧義，避免使用“優(yōu)質(zhì)”“高效”等模糊表述；緊急采購需標(biāo)注“緊急”字樣，并說明緊急原因。（二）第二步：供應(yīng)商信息收集與初步篩選操作目標(biāo)：建立備選供應(yīng)商名單，剔除明顯不符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商。操作內(nèi)容：信息收集渠道：內(nèi)部渠道：從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中篩選符合采購需求的供應(yīng)商；外部渠道：通過行業(yè)展會、招投標(biāo)平臺（如中國招投標(biāo)公共服務(wù)平臺）、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商自薦等方式收集潛在供應(yīng)商信息。初步篩選標(biāo)準(zhǔn)：基本資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品需《食品生產(chǎn)許可證》）、稅務(wù)登記證等證照是否在有效期內(nèi)；經(jīng)營范圍：是否包含采購物品/服務(wù)的生產(chǎn)或經(jīng)營資質(zhì)；歷史合作：過往合作中是否存在重大違約記錄（如延遲交付、質(zhì)量問題）。篩選操作：采購專員（*專員）將收集到的供應(yīng)商信息錄入《供應(yīng)商信息收集表》，對照初步篩選標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)記“通過”或“不通過”，剔除不滿足基本資質(zhì)的供應(yīng)商。責(zé)任人：采購專員、采購部經(jīng)理（*經(jīng)理）。輸出成果：《供應(yīng)商信息收集表》（含初步篩選結(jié)果）。注意事項：對于新供應(yīng)商，需要求其提供近一年的財務(wù)報表（如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表），評估其經(jīng)營穩(wěn)定性；涉及進(jìn)口物資的供應(yīng)商，需核查其進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)。（三）第三步：供應(yīng)商資質(zhì)深度審核與現(xiàn)場考察操作目標(biāo)：驗證供應(yīng)商的綜合履約能力，保證其具備滿足采購需求的專業(yè)實力。操作內(nèi)容：資質(zhì)文件審核：要求通過初步篩選的供應(yīng)商提供以下資料（加蓋公章）：生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、ISO質(zhì)量體系認(rèn)證、環(huán)境體系認(rèn)證（如適用）；近三年同類項目的供貨合同或案例（至少3份，需提供合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）；產(chǎn)品檢測報告（如第三方機(jī)構(gòu)出具的質(zhì)量合格證書）；企業(yè)法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如委托代理人辦理）。采購專員（*專員）核對資料的真實性與完整性，重點檢查認(rèn)證證書是否在有效期內(nèi)、案例是否與本次采購需求匹配?，F(xiàn)場考察（必要時）：對于關(guān)鍵設(shè)備、大批量原材料或高價值服務(wù)采購，需組織跨部門小組（采購部、技術(shù)部、質(zhì)量部）對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場考察，內(nèi)容包括：生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)性與產(chǎn)能（如設(shè)備是否為行業(yè)主流型號、日產(chǎn)能是否滿足需求）；質(zhì)量管控流程（如是否設(shè)立質(zhì)檢環(huán)節(jié)、檢測設(shè)備是否校準(zhǔn)）；倉儲與物流能力（如庫存管理是否規(guī)范、合作物流公司資質(zhì)）；售后服務(wù)體系（如是否設(shè)立24小時響應(yīng)機(jī)制、服務(wù)網(wǎng)點分布）。責(zé)任人：采購專員、采購部經(jīng)理、技術(shù)/質(zhì)量部門代表。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報告》（含考察結(jié)論：推薦/不推薦）。注意事項：現(xiàn)場考察需提前3個工作日通知供應(yīng)商，考察過程中需拍照或錄像留存證據(jù)；考察結(jié)論需由所有參與人員簽字確認(rèn)。（四）第四步：多維度評估與量化打分操作目標(biāo)：通過量化指標(biāo)綜合評估供應(yīng)商的優(yōu)劣勢，為決策提供客觀依據(jù)。操作內(nèi)容：制定評估指標(biāo)體系：根據(jù)采購類型（如物資采購、服務(wù)采購）設(shè)置差異化指標(biāo)及權(quán)重，常見指標(biāo)包括：價格（權(quán)重20%-30%）：對比各供應(yīng)商報價，計算均價與最低報價的偏差率，偏差率超過10%需說明原因；質(zhì)量（權(quán)重25%-35%）：參考供應(yīng)商過往供貨合格率、質(zhì)量認(rèn)證等級、產(chǎn)品檢測報告（如ISO9001認(rèn)證得3分，無認(rèn)證得0分）；交期（權(quán)重15%-25%）：評估供應(yīng)商承諾的交付時間是否滿足需求、過往訂單準(zhǔn)時交付率（如準(zhǔn)時交付率≥95%得5分，90%-95%得3分，＜90%得0分）；服務(wù)（權(quán)重15%-20%）：包括售后響應(yīng)速度（如2小時內(nèi)響應(yīng)得5分，24小時內(nèi)響應(yīng)得3分）、技術(shù)支持能力（如提供免費培訓(xùn)得3分）、投訴處理效率（如投訴24小時內(nèi)解決得5分）；資質(zhì)與信譽（權(quán)重10%-15%）：企業(yè)規(guī)模（如注冊資本≥1000萬元得3分，500-1000萬元得2分，＜500萬元得1分）、行業(yè)口碑（如獲得“AAA級信用企業(yè)”得3分）。組織評估打分：由采購部、技術(shù)部、質(zhì)量部、使用部門（如生產(chǎn)部）組成評估小組，各成員根據(jù)《供應(yīng)商評估打分表》獨立打分，取平均分作為供應(yīng)商最終得分。示例：供應(yīng)商A得分為88分（價格25分、質(zhì)量30分、交期20分、服務(wù)18分、資質(zhì)15分），供應(yīng)商B得分為82分，則供應(yīng)商A優(yōu)先級更高。責(zé)任人：評估小組各成員（采購部、技術(shù)部、質(zhì)量部、使用部門）。輸出成果：《供應(yīng)商評估打分表》（含各成員打分及最終得分排序）。注意事項：指標(biāo)權(quán)重需根據(jù)采購重點調(diào)整（如質(zhì)量優(yōu)先類采購可提高質(zhì)量權(quán)重至40%，價格優(yōu)先類采購可提高價格權(quán)重至30%）；打分需客觀公正，避免主觀臆斷，打分理由需在備注欄簡要說明。（五）第五步：決策審批與結(jié)果公示操作目標(biāo)：明確采購決策權(quán)限，保證審批流程合規(guī)，結(jié)果公開透明。操作內(nèi)容：擬定采購方案：采購專員（*專員）根據(jù)供應(yīng)商評估得分排序，擬定《采購決策方案》，內(nèi)容包括：推薦供應(yīng)商名稱、報價、主要評估優(yōu)勢、備選供應(yīng)商方案（如第一名供應(yīng)商報價超預(yù)算，可提供第二名供應(yīng)商方案）。分級審批：根據(jù)采購金額與風(fēng)險級別，提交不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批：小額采購（≤5萬元）：采購部經(jīng)理（*經(jīng)理）審批；中額采購（5萬-20萬元）：采購總監(jiān)（*總監(jiān)）審批；大額采購（≥20萬元）或戰(zhàn)略采購：提交總經(jīng)理辦公會集體決策，需附《供應(yīng)商評估報告》《現(xiàn)場考察報告》等支撐材料。結(jié)果公示：審批通過后，在企業(yè)內(nèi)部采購管理系統(tǒng)或公告欄公示結(jié)果（公示期不少于3個工作日），公示內(nèi)容包括：采購項目名稱、中標(biāo)供應(yīng)商名稱、成交金額、主要評估依據(jù)。公示期內(nèi)無異議的，簽訂采購合同；有異議的，由采購部牽頭復(fù)核，3個工作日內(nèi)反饋處理結(jié)果。責(zé)任人：采購專員、采購部經(jīng)理、采購總監(jiān)、總經(jīng)理辦公會。輸出成果：《采購決策審批表》《采購合同》。注意事項：審批流程需在《采購申請單》提交后10個工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短至3個工作日，但需注明“緊急審批”）；公示期需保留截圖或書面公示記錄。（六）第六步：合同簽訂與供應(yīng)商歸檔操作目標(biāo)：固化采購結(jié)果，建立供應(yīng)商動態(tài)管理檔案。操作內(nèi)容：合同簽訂：法務(wù)部（*法務(wù)）審核采購合同條款，重點核對價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，保證合同符合《中華人民共和國民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)。審核通過后，由雙方法定代表人或授權(quán)代理人簽字并加蓋公章。供應(yīng)商歸檔：采購專員（*專員）將供應(yīng)商資料分類歸檔，包括：基礎(chǔ)資質(zhì)類：營業(yè)執(zhí)照、許可證、認(rèn)證證書等；評估記錄類：《供應(yīng)商信息收集表》《資質(zhì)審核表》《評估打分表》《現(xiàn)場考察報告》；合作記錄類：采購合同、供貨憑證、驗收報告、售后服務(wù)記錄、付款憑證。歸檔資料需掃描存入電子檔案系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)），紙質(zhì)資料按“供應(yīng)商名稱+采購年份”分類存放，保存期限不少于5年。責(zé)任人：采購專員、法務(wù)部、財務(wù)部。輸出成果：《采購合同》（正本至少2份，雙方各執(zhí)1份）、《供應(yīng)商檔案》（電子+紙質(zhì)）。注意事項：合同簽訂需在審批通過后5個工作日內(nèi)完成；供應(yīng)商信息發(fā)生變更（如地址、法定代表人）時，需及時更新檔案并重新審核資質(zhì)。四、模板表格（一）采購申請基本信息表采購申請編號申請部門申請日期申請人聯(lián)系電話采購類別□物資采購□服務(wù)采購□工程采購預(yù)算金額（元）緊急程度采購物品/服務(wù)詳情名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：技術(shù)/質(zhì)量部門審核意見簽字：日期：采購部初審意見簽字：日期：最終審批意見簽字：日期：說明：本表由需求部門填寫，一式兩份，一份留存需求部門，一份交采購部。（二）供應(yīng)商信息收集表采購項目名稱采購申請編號序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話123收集渠道□合格供應(yīng)商名錄□招投標(biāo)平臺□行業(yè)展會□供應(yīng)商自薦□其他收集人說明：初步篩選標(biāo)準(zhǔn)為基本資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、許可證等）、經(jīng)營范圍匹配度、歷史合作記錄。（三）供應(yīng)商評估打分表采購項目名稱供應(yīng)商名稱評估日期評估指標(biāo)權(quán)重評分標(biāo)準(zhǔn)得分（0-100分）備注價格競爭力25%最低報價得25分，每高于最低報價1%扣1分，扣完為止質(zhì)量保障能力30%ISO9001認(rèn)證得10分，產(chǎn)品檢測報告得10分，過往合格率≥98%得10分交期履約能力20%承諾交付時間≤需求時間得10分，過往準(zhǔn)時交付率≥95%得10分服務(wù)水平15%24小時響應(yīng)得5分，免費技術(shù)支持得5分，投訴處理及時得5分資質(zhì)與信譽10%注冊資本≥1000萬元得3分，AAA級信用企業(yè)得3分，行業(yè)口碑良好得4分最終得分評估小組簽字采購部：技術(shù)部：質(zhì)量部：使用部門：說明：評估指標(biāo)權(quán)重可根據(jù)采購類型調(diào)整，得分保留兩位小數(shù)。（四）采購決策審批表采購項目名稱采購申請編號推薦供應(yīng)商信息名稱：報價（元）：主要優(yōu)勢：備選供應(yīng)商信息名稱：報價（元）：備選理由：評估結(jié)論□推薦供應(yīng)商□建議重新招標(biāo)□其他說明采購部經(jīng)理意見簽字：日期：采購總監(jiān)意見簽字：日期：總經(jīng)理辦公會意見簽字：日期：最終決策結(jié)果□同意推薦□同意備選□重新招標(biāo)說明：大額采購（≥20萬元）需附《供應(yīng)商評估報告》《現(xiàn)場考察報告》。五、關(guān)鍵風(fēng)險控制點（一）資質(zhì)審核風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：供應(yīng)商偽造資質(zhì)文件（如過期認(rèn)證、虛假業(yè)績），導(dǎo)致履約能力不足。規(guī)避措施：核對資質(zhì)原件，要求供應(yīng)商提供“營業(yè)執(zhí)照副本原件”“認(rèn)證證書原件”等；通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道核實企業(yè)信用狀況；對關(guān)鍵資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）委托第三方機(jī)構(gòu)驗證真?zhèn)巍＃ǘ┰u估指標(biāo)權(quán)重設(shè)置風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：指標(biāo)權(quán)重與采購重點不匹配（如質(zhì)量優(yōu)先類采購過度側(cè)重價格），導(dǎo)致決策偏差。規(guī)避措施：采購前組織需求部門、技術(shù)部門、采購部門召開“評估指標(biāo)研討會”，共同確定權(quán)重；對于特殊采購（如醫(yī)療設(shè)備、軍工產(chǎn)品），邀請外部專家參與權(quán)重設(shè)計。（三）決策流程透明度風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：審批環(huán)節(jié)簡化或“一言堂”，導(dǎo)致供應(yīng)商質(zhì)疑結(jié)果公正性。規(guī)避措施：嚴(yán)格執(zhí)行分級審批制度，大額采購必須集體決策；公示采購結(jié)果，保留異議反饋渠道（如設(shè)置舉報電話、郵箱）；評估打分表需由小組成員獨立簽字，避免代簽。（四）供應(yīng)商動態(tài)管理風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：供應(yīng)商資質(zhì)過期或履約能力下降未及時發(fā)覺，影響后續(xù)采購。規(guī)避措施：建立《供