Procedure程序記錄管理要求PagePAGE2ofNUMPAGES3Process程序Business&IndustryServicesPrintedcopiesareuncontrolled.標(biāo)題Title:記錄管理要求編號Number:IDC-P.164.HQ發(fā)啟者Sponsor:設(shè)施管理區(qū)域運作經(jīng)理FMSeniorManager\RegionalOpe.Manager生效日期EffectiveDate:2015年5月1日作者Owner:數(shù)據(jù)中心運作團隊Datacenteroperationsteam版本Revision:00SummaryofChanges變更信息初始編制PURPOSE目的此程序旨在概要描述如何識別、收集、檢索、歸檔、儲存、保護、取回、保留和處置記錄，以保證總體質(zhì)量體系要求的符合性以及有效性。范圍Scope此程序適用于為了以上目的的所有必要的記錄。記錄的內(nèi)容也可能在流程、程序或者作業(yè)指導(dǎo)書中有規(guī)定。

測量MeasurementsEHS記錄和報告的準(zhǔn)確性

保證倉儲室管理的干凈和準(zhǔn)確輸入InputISO9001-2008輸出Output無

NIL流程圖ProcessFlowchart描述Description/Checklist第一部分-記錄收集

BOX1–recordcollection作為支持文檔，每個項目需要準(zhǔn)備自己的質(zhì)量記錄控制清單，并說明保管的場所，質(zhì)量記錄名稱，記錄訪問控制的負責(zé)人員，相關(guān)的文檔，保存期限，以及每個記錄的歸檔方式。

每個質(zhì)量記錄的保存期限由相關(guān)的負責(zé)人員根據(jù)適當(dāng)和必要的原則來考慮保存的長短。下面列出的常見記錄的保存期限可以作為參考。

此外，對于記錄的保管還得參考客戶方的程序文件以及合同中的說明。如果客戶方要求保存更長的時間，我們必須遵守客戶方的要求。

其它記錄，除了在下表中有特殊說明的，一般需要保存12個月以上。表格或記錄名稱表格使用表格來源保存期限準(zhǔn)備工作檢查表員工入職時新員工入職安全培訓(xùn)1年首日工作檢查表員工入職時新員工入職安全培訓(xùn)1年新員工60天安全培訓(xùn)計劃員工入職時新員工入職安全培訓(xùn)永久非正式會談檢查表員工入職時新員工入職安全培訓(xùn)1年主管正式評估表員工入職時新員工入職安全培訓(xùn)永久安全專題海報（電子版）每月月度安全專題直至更新每日安全提示（電子版）每月月度安全專題直至更新月度安全專題（電子版）每月月度安全專題直至更新培訓(xùn)指導(dǎo)（電子版）每月月度安全專題直至更新員工年度安全培訓(xùn)計劃初始/每年員工年度安全培訓(xùn)2年危險/事故報告單發(fā)現(xiàn)危險時安全檢查與審核2年工作安全分析初始/需要時安全檢查與審核直至更新常見工作場所危險/安全檢查與審核直至更新現(xiàn)場評估表每月安全檢查與審核1年年度安全審核每年安全檢查與審核2年事故調(diào)查報告發(fā)生事故時事故調(diào)查與報告6年事故趨勢分析（電子版）每月事故趨勢分析6年員工安全會議紀要每次會議員工安全會議2年安全委員會會議紀要每次會議安全委員會2年關(guān)鍵行為指標(biāo)每年安全優(yōu)異計劃1年理賠單據(jù)-公共責(zé)任每次理賠時理賠管理6年理賠單據(jù)-工傷每次理賠時理賠管理6年理賠單據(jù)-意外傷害每次理賠時理賠管理6年培訓(xùn)記錄表初始/需要時業(yè)務(wù)不間斷計劃永久安全標(biāo)準(zhǔn)初始/需要時預(yù)防跌倒、滑倒、絆倒直至更新現(xiàn)場評估表按照計劃預(yù)防跌倒、滑倒、絆倒1年日常觀察表按照計劃預(yù)防跌倒、滑倒、絆倒1年步驟2-記錄識別根據(jù)記錄的標(biāo)簽或清單，識別出記錄的如下信息：質(zhì)量記錄名稱項目名稱

每個質(zhì)量記錄的保存場所根據(jù)每個記錄的保存期限，文檔銷毀的日期標(biāo)志（如果有）步驟3–記錄保存和保管質(zhì)量記錄應(yīng)該保管于不致力毀壞、丟失或者是可能會導(dǎo)致破損的場所，并且由指定的訪問控制負責(zé)人保管。記錄保管的方式可能有很多，但應(yīng)該都能夠確保在需要使用到的時候都能夠很容易取得。

質(zhì)量記錄的保存方式可以有多種，例如紙質(zhì)保存或者是電子文檔的方式：文件柜（盒）

電子媒介

所有的責(zé)任部門的主管都應(yīng)當(dāng)符合此流程，維護其指定負責(zé)的記錄，以確保達成質(zhì)量管理體系所要求的質(zhì)量，以及有效的運營。

步驟4-記錄處置項目上指定的人員負責(zé)處置記錄，處理時間根據(jù)每個質(zhì)量記錄的保存期限來定。定義Definitions質(zhì)量記錄：形成文檔的證明來證明系統(tǒng)的操作以及產(chǎn)品或服務(wù)符