銷售業(yè)務(wù)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化工具一、工具應(yīng)用的核心場景本工具適用于企業(yè)銷售團隊、法務(wù)部門、財務(wù)部門及相關(guān)協(xié)作人員對銷售業(yè)務(wù)合同的全生命周期管理，具體場景包括但不限于：新客戶合作：與首次合作客戶簽訂產(chǎn)品銷售或服務(wù)合同時需標(biāo)準(zhǔn)化合同條款，降低法律風(fēng)險；老客戶續(xù)約：針對合作到期客戶的續(xù)簽合同，快速調(diào)取歷史合同模板，優(yōu)化條款修訂效率；訂單履約跟進：在合同執(zhí)行過程中，跟蹤貨款支付、交付進度、售后維護等關(guān)鍵節(jié)點，保證雙方權(quán)責(zé)對等；合同歸檔查詢：對已完結(jié)或終止的合同進行分類歸檔，支持按客戶、合同類型、簽訂時間等維度快速檢索，滿足審計或復(fù)盤需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與草擬責(zé)任人：銷售代表（或客戶經(jīng)理）操作步驟：明確合作需求：與客戶溝通確認(rèn)產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、交付時間、付款方式、質(zhì)保期等核心要素，填寫《銷售合同需求清單》（見附件1）。選擇合同模板：根據(jù)客戶類型（新客戶/老客戶）、合作模式（直銷/分銷）、產(chǎn)品特性等，從公司標(biāo)準(zhǔn)合同庫中匹配對應(yīng)模板（如《產(chǎn)品銷售合同模板》《服務(wù)框架協(xié)議模板》），避免直接使用空白文檔起草。填寫合同基礎(chǔ)信息：在模板中準(zhǔn)確錄入雙方主體信息（甲方為公司全稱，乙方為客戶全稱及統(tǒng)一社會信用代碼）、合同簽訂地、簽訂日期等，保證與營業(yè)執(zhí)照信息一致。細(xì)化商務(wù)條款：根據(jù)《銷售合同需求清單》填寫標(biāo)的物詳情（含技術(shù)參數(shù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)）、價格條款（含是否含稅、價格有效期）、交付條款（含地點、方式、風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點）、付款條款（含比例、時間、賬戶信息）、違約責(zé)任（含逾期付款、交付不符的違約金計算方式）等，避免使用“詳見附件”“雙方協(xié)商”等模糊表述。（二）合同內(nèi)部審批責(zé)任人：銷售代表→銷售經(jīng)理→法務(wù)專員→財務(wù)專員→總經(jīng)理（或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)）操作步驟：銷售部門初審：銷售代表提交合同后，銷售經(jīng)理重點審核合作條款是否符合公司銷售政策（如價格權(quán)限、信用額度）、客戶需求是否與合同內(nèi)容一致，確認(rèn)無誤后通過審批系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門。法務(wù)部門合規(guī)審核：法務(wù)專員審核合同條款的合法性、完整性，重點核查：主體資格（客戶是否為合法存續(xù)企業(yè)，是否超越經(jīng)營范圍）；權(quán)責(zé)對等性（雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否對等）；關(guān)鍵條款缺失（如爭議解決方式、保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）。對需修改條款，標(biāo)注修改意見并退回銷售代表溝通調(diào)整，審核通過后流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門風(fēng)控審核：財務(wù)專員審核合同中的付款條款、開票信息、涉稅處理是否符合公司財務(wù)制度，重點關(guān)注：預(yù)付款比例是否控制在信用政策范圍內(nèi)；質(zhì)保金比例及支付條件是否合理；收入確認(rèn)時點與會計準(zhǔn)則是否一致。審核通過后流轉(zhuǎn)至總經(jīng)理（或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)）審批。最終審批：總經(jīng)理（或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)）根據(jù)合同金額、合作重要性等簽署審批意見，重大合同（如金額超100萬元）需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。（三）合同與客戶確認(rèn)責(zé)任人：銷售代表、銷售經(jīng)理操作步驟：發(fā)送合同草案：審批通過后的合同草案，通過郵件或公司協(xié)作系統(tǒng)發(fā)送至客戶聯(lián)系人，郵件標(biāo)題注明“【合同待確認(rèn)】公司-產(chǎn)品銷售合同（合同編號：）”，并附上《合同條款說明》（對關(guān)鍵條款進行簡要解釋）?？蛻舴答仠贤ǎ菏盏娇蛻粜薷囊庖姾?，銷售代表需逐條確認(rèn)：對合理修改意見（如交付時間調(diào)整、補充驗收標(biāo)準(zhǔn)），與法務(wù)、財務(wù)部門溝通后修訂合同，重新履行內(nèi)部審批；對不合理修改意見（如降低違約金、免除核心責(zé)任），需向客戶說明公司政策，爭取達(dá)成一致，必要時提請銷售經(jīng)理介入?yún)f(xié)商。確認(rèn)無誤定稿：雙方就合同條款達(dá)成一致后，由銷售代表制作最終版合同（加蓋騎縫章或標(biāo)注“最終版本”），并通過郵件或系統(tǒng)發(fā)送給客戶聯(lián)系人，要求其確認(rèn)簽字（蓋章）。（四）合同簽署與歸檔責(zé)任人：銷售代表、行政專員操作步驟：合同簽署：紙質(zhì)合同：客戶簽字（或蓋章）后，銷售代表在3個工作日內(nèi)收回原件，保證簽字頁清晰、印章完整，同步掃描電子版存檔；電子合同：通過公司指定的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）發(fā)起簽署，客戶完成身份認(rèn)證后在線簽字，系統(tǒng)自動帶電子簽章的合同文件。合同編號與登記：行政專員根據(jù)合同簽訂日期、客戶名稱、合同類型等信息，編制唯一合同編號（規(guī)則：（年份）-（部門代碼）-X（流水號），如“2024-SL-001”），并在《合同管理臺賬》（見附件2）中登記基礎(chǔ)信息（合同編號、雙方主體、簽訂日期、金額、履行期限等）。分類歸檔：電子歸檔：將最終版合同、審批流程記錄、客戶確認(rèn)函等掃描件至公司服務(wù)器指定文件夾（按“客戶名稱-合同年份-合同類型”分類），保證權(quán)限可查、不可篡改；紙質(zhì)歸檔：紙質(zhì)合同原件按編號順序存放至專用檔案柜，標(biāo)注“合同編號+客戶名稱+簽訂日期”，由行政專員定期（每月）清點并更新《合同檔案清單》。（五）合同履行與跟蹤責(zé)任人：銷售代表、履約專員操作步驟：制定履約計劃：合同生效后，銷售代表聯(lián)合生產(chǎn)、物流、售后等部門制定《合同履約計劃表》（見附件3），明確各環(huán)節(jié)關(guān)鍵節(jié)點（如預(yù)付款到賬時間、生產(chǎn)完成時間、交付時間、驗收時間、質(zhì)保到期時間）及責(zé)任人。進度跟蹤與反饋：銷售代表每周跟蹤履約進度，對延遲節(jié)點（如客戶未按時支付預(yù)付款、生產(chǎn)延期）及時分析原因，與客戶溝通調(diào)整計劃，并同步至法務(wù)部門備案；客戶驗收環(huán)節(jié)，需留存書面驗收報告（或電子確認(rèn)函），明確驗收結(jié)果及日期，作為合同履行完成的依據(jù)。異常處理：若出現(xiàn)客戶違約（如逾期付款、拒收貨物）或公司履約困難（如原材料短缺導(dǎo)致交付延遲），銷售代表需第一時間上報銷售經(jīng)理，聯(lián)合法務(wù)、財務(wù)部門制定應(yīng)對方案（如發(fā)送催款函、解除合同等），并留存溝通記錄。三、關(guān)鍵管理表格模板與填寫指引附件1：銷售合同需求清單序號需求項目填寫內(nèi)容示例備注（填寫要求）1客戶名稱科技有限公司與營業(yè)執(zhí)照一致，全稱2合作產(chǎn)品/服務(wù)A型號服務(wù)器（配置：處理器/內(nèi)存/硬盤）需注明規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)3數(shù)量10臺大寫：壹拾臺4單價（含稅）50,000元/臺明確幣種（人民幣）5合同總金額500,000元=單價×數(shù)量，大寫：伍拾萬元整6交付時間2024年6月30日前具體到日期，避免“X月內(nèi)”等模糊表述7交付地點乙方指定倉庫（市區(qū)路號）需明確詳細(xì)地址8付款方式簽訂合同后3個工作日內(nèi)支付30%預(yù)付款，交付后支付65%，驗收合格后支付5%質(zhì)保金分階段注明比例、時間節(jié)點9質(zhì)保期12個月（自交付驗收合格之日起計算）明確起算時間10特殊要求需提供原廠3年保修服務(wù)，免費上門安裝調(diào)試非標(biāo)準(zhǔn)條款需單獨注明附件2：合同管理臺賬（簡化版）合同編號合同名稱甲方（公司）乙方（客戶）簽訂日期合同金額（元）履行期限履行狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/終止）責(zé)任人（銷售代表）歸檔日期2024-SL-001A服務(wù)器銷售合同有限公司科技有限公司2024-05-01500,0002024-05-01至2025-05-01履行中*銷售代表2024-05-032024-SL-002B軟件服務(wù)框架協(xié)議有限公司YY貿(mào)易集團2024-04-151,200,0002024-04-15至2026-04-14已完成（一期）*銷售代表2024-04-18附件3：合同履約計劃表（示例）合同編號關(guān)鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責(zé)任部門/責(zé)任人完成情況（是/否/延遲）備注（延遲原因）2024-SL-001預(yù)付款到賬2024-05-052024-05-06財務(wù)部/*財務(wù)專員是客戶銀行轉(zhuǎn)賬延遲1天2024-SL-001生產(chǎn)完成2024-06-202024-06-20生產(chǎn)部/*生產(chǎn)經(jīng)理是—2024-SL-001交付客戶2024-06-302024-06-30物流部/*物流專員是—2024-SL-001驗收合格2024-07-15待完成銷售部/*銷售代表—需客戶安排技術(shù)人員驗收四、使用過程中的關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作建議（一）信息準(zhǔn)確性風(fēng)險風(fēng)險點：合同主體信息（客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）與營業(yè)執(zhí)照不一致，可能導(dǎo)致合同無效或無法履行；建議：簽訂前要求客戶提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實企業(yè)狀態(tài)（是否存續(xù)、經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信）。（二）審批流程合規(guī)性風(fēng)險風(fēng)險點：為追求效率跳過審批環(huán)節(jié)（如法務(wù)審核），或由非授權(quán)人員代簽，導(dǎo)致合同存在重大漏洞；建議：嚴(yán)格執(zhí)行“誰審批、誰負(fù)責(zé)”原則，禁止線下審批代替線上流程，重大合同需留存審批會議紀(jì)要。（三）合同條款完整性風(fēng)險風(fēng)險點：遺漏關(guān)鍵條款（如爭議解決方式、保密義務(wù)、不可抗力約定），發(fā)生糾紛時缺乏依據(jù)；建議：使用公司標(biāo)準(zhǔn)化模板時，不得隨意刪除必備條款，特殊條款需經(jīng)法務(wù)部門書面確認(rèn)。（四）履約跟蹤及時性風(fēng)險風(fēng)險點：未定期跟蹤合同履行進度，導(dǎo)致客戶逾期付款、交付延遲等問題未及時處