設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳、檔案管理制度(二)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案的管理，充分發(fā)揮設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案在設(shè)備管理、維修、改造及更新等工作中的作用，確保設(shè)備的安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案的建立、管理、使用和維護(hù)工作。（三）管理原則設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)、科學(xué)分類、便于查閱的原則，確保設(shè)備技術(shù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。二、管理職責(zé)（一）設(shè)備管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案的建立、整理、歸檔工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)各部門設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。4.負(fù)責(zé)設(shè)備技術(shù)檔案的集中保管和統(tǒng)一借閱管理。5.定期對(duì)設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案進(jìn)行清理和更新，確保資料的時(shí)效性。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳的建立和日常維護(hù)工作，及時(shí)記錄設(shè)備的運(yùn)行、維修、改造等信息。2.收集、整理本部門設(shè)備的原始資料和運(yùn)行過程中的相關(guān)資料，并及時(shí)移交設(shè)備管理部門歸檔。3.按照規(guī)定的程序借閱和使用設(shè)備技術(shù)檔案，確保檔案的安全和完整。4.配合設(shè)備管理部門做好設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案的檢查和考核工作。（三）檔案管理部門1.協(xié)助設(shè)備管理部門做好設(shè)備技術(shù)檔案的保管工作，提供必要的存儲(chǔ)條件和安全保障。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)設(shè)備技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、上架等管理工作。3.定期對(duì)設(shè)備技術(shù)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與記錄相符。三、設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳的建立與管理（一）臺(tái)帳內(nèi)容1.設(shè)備基本信息：包括設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、制造廠家、出廠日期、購置日期、安裝地點(diǎn)等。2.設(shè)備技術(shù)參數(shù)：如設(shè)備的性能指標(biāo)、技術(shù)要求、工作原理、結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)圖等。3.設(shè)備運(yùn)行記錄：記錄設(shè)備的開機(jī)時(shí)間、關(guān)機(jī)時(shí)間、運(yùn)行狀態(tài)、故障情況等。4.設(shè)備維修記錄：包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、更換的零部件、維修人員等信息。5.設(shè)備保養(yǎng)記錄：記錄設(shè)備的保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)項(xiàng)目、保養(yǎng)人員等。6.設(shè)備改造記錄：如改造時(shí)間、改造內(nèi)容、改造效果等。7.設(shè)備潤滑記錄：記錄設(shè)備的潤滑時(shí)間、潤滑油品種、加油量等。（二）臺(tái)帳建立1.新設(shè)備到貨后，設(shè)備管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員收集設(shè)備的原始資料，包括設(shè)備說明書、圖紙、合格證等，并建立設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳。2.設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行記錄，紙質(zhì)臺(tái)帳應(yīng)妥善保管，電子臺(tái)帳應(yīng)定期備份。3.設(shè)備使用部門應(yīng)在設(shè)備投入使用后，及時(shí)將設(shè)備的運(yùn)行、維修、保養(yǎng)等信息記錄到設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳中。（三）臺(tái)帳更新1.設(shè)備運(yùn)行過程中，如發(fā)生設(shè)備參數(shù)調(diào)整、維修改造、零部件更換等情況，設(shè)備使用部門應(yīng)及時(shí)更新設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳。2.設(shè)備管理部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳進(jìn)行檢查和審核，確保臺(tái)帳信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.當(dāng)設(shè)備報(bào)廢或調(diào)出公司時(shí)，設(shè)備管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳進(jìn)行注銷或轉(zhuǎn)移處理。（四）臺(tái)帳查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳時(shí)，應(yīng)填寫《設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到設(shè)備管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守查閱規(guī)定，不得損壞、涂改或帶走臺(tái)帳資料。如需復(fù)制臺(tái)帳資料，應(yīng)經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。四、設(shè)備技術(shù)檔案的建立與管理（一）檔案內(nèi)容1.設(shè)備前期文件：包括設(shè)備采購合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、設(shè)備選型論證報(bào)告等。2.設(shè)備隨機(jī)文件：如設(shè)備說明書、圖紙、合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、操作手冊(cè)等。3.設(shè)備安裝調(diào)試文件：包括設(shè)備安裝方案、安裝記錄、調(diào)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.設(shè)備運(yùn)行維護(hù)文件：如設(shè)備運(yùn)行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、故障分析報(bào)告等。5.設(shè)備改造更新文件：包括改造方案、改造圖紙、改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.設(shè)備報(bào)廢文件：如設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等。（二）檔案收集1.設(shè)備采購部門應(yīng)在設(shè)備采購過程中，及時(shí)收集設(shè)備的前期文件和隨機(jī)文件，并移交設(shè)備管理部門。2.設(shè)備安裝調(diào)試單位應(yīng)在設(shè)備安裝調(diào)試完成后，及時(shí)將安裝調(diào)試文件移交設(shè)備管理部門。3.設(shè)備使用部門應(yīng)在設(shè)備運(yùn)行過程中，及時(shí)收集設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)文件和改造更新文件，并定期移交設(shè)備管理部門。4.當(dāng)設(shè)備報(bào)廢時(shí)，設(shè)備使用部門應(yīng)及時(shí)收集設(shè)備的報(bào)廢文件，并移交設(shè)備管理部門。（三）檔案整理與歸檔1.設(shè)備管理部門收到設(shè)備相關(guān)資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和分類，按照檔案管理的要求進(jìn)行編號(hào)和裝訂。2.設(shè)備技術(shù)檔案應(yīng)按照設(shè)備的類別、型號(hào)、使用部門等進(jìn)行分類歸檔，建立檔案目錄和索引，便于查閱和管理。3.設(shè)備技術(shù)檔案應(yīng)在資料收集齊全后的一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。（四）檔案保管1.設(shè)備技術(shù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。3.設(shè)備技術(shù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)定期備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上。（五）檔案借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)備技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《設(shè)備技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得損壞、涂改或丟失檔案資料。如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（六）檔案銷毀1.對(duì)于超過保管期限且無保存價(jià)值的設(shè)備技術(shù)檔案，應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《設(shè)備技術(shù)檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)設(shè)備管理部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全和徹底。五、信息化管理（一）建立設(shè)備管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立設(shè)備管理信息系統(tǒng)，將設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案納入系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)設(shè)備信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和共享化。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.設(shè)備管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.設(shè)備使用部門應(yīng)及時(shí)將設(shè)備的運(yùn)行、維修、保養(yǎng)等信息錄入設(shè)備管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用設(shè)備管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成等功能，為設(shè)備管理決策提供支持。2.通過設(shè)備管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備維修、保養(yǎng)計(jì)劃的制定和執(zhí)行情況的跟蹤，提高設(shè)備管理的效率和水平。（四）系統(tǒng)安全與保密1.設(shè)備管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的設(shè)備信息。2.加強(qiáng)設(shè)備管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.設(shè)備管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳和檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括臺(tái)帳和檔案的建立、更新、保管、借閱等情況。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)將設(shè)備技術(shù)臺(tái)帳