企業(yè)ERP系統(tǒng)使用規(guī)范手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)ERP系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）的日常使用與管理，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運行，保障企業(yè)數(shù)據(jù)的準確性、完整性與保密性，提升整體運營效率。所有被授權(quán)使用系統(tǒng)的員工（以下簡稱“用戶”）均須認真學(xué)習(xí)并嚴格遵守本手冊中的各項規(guī)定。一、基本原則1.合規(guī)性原則：用戶在使用系統(tǒng)時，必須嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度以及本手冊的各項規(guī)定。2.準確性原則：確保錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實、準確、完整和及時，這是系統(tǒng)有效運行的基礎(chǔ)。3.安全性原則：高度重視信息安全，妥善保管個人賬號信息，嚴防數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。4.高效性原則：熟練掌握系統(tǒng)操作技能，合理利用系統(tǒng)功能，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。5.責任性原則：用戶對其賬號下的所有操作行為負責，不得利用系統(tǒng)從事與工作無關(guān)的活動。二、用戶行為規(guī)范2.1賬號與密碼管理1.用戶賬號由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一創(chuàng)建、分配與回收。用戶應(yīng)妥善保管個人賬號，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露給他人使用。2.首次登錄系統(tǒng)后，必須立即修改初始密碼。密碼設(shè)置應(yīng)具備足夠復(fù)雜度，建議包含字母和數(shù)字的組合，并定期進行更換（建議周期不超過規(guī)定時限）。3.嚴禁使用過于簡單或易被猜測的密碼，如生日、連續(xù)數(shù)字等。4.如懷疑賬號密碼泄露或遺忘密碼，應(yīng)立即向系統(tǒng)管理員報告并申請密碼重置。5.用戶離職或崗位變動時，須主動向系統(tǒng)管理員申請賬號權(quán)限變更或注銷，并清理個人工作環(huán)境中與系統(tǒng)相關(guān)的敏感信息。2.2數(shù)據(jù)錄入與維護1.用戶在錄入數(shù)據(jù)前，應(yīng)仔細核對數(shù)據(jù)來源的真實性與準確性，確保錄入信息與原始憑證一致。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)遵循系統(tǒng)預(yù)設(shè)的字段格式、編碼規(guī)則和業(yè)務(wù)邏輯，做到規(guī)范、統(tǒng)一。3.對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)或批量數(shù)據(jù)的錄入，建議進行二次復(fù)核，確保無誤。4.發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤時，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)規(guī)定的流程及時進行更正，并記錄修改原因。涉及歷史數(shù)據(jù)重大變更的，需報請相關(guān)負責人審批。5.不得隨意刪除系統(tǒng)中的有效數(shù)據(jù)。確需刪除的，應(yīng)履行審批手續(xù)，并確保數(shù)據(jù)刪除不會對其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)造成負面影響。2.3系統(tǒng)操作規(guī)范1.用戶應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)操作系統(tǒng)，嚴格按照業(yè)務(wù)流程和操作指引執(zhí)行相關(guān)操作。2.進行重要操作（如訂單確認、款項支付、庫存調(diào)整等）前，務(wù)必仔細核對相關(guān)信息，確認無誤后方可提交。3.避免在系統(tǒng)中進行與工作無關(guān)的操作，禁止利用系統(tǒng)資源處理私人事務(wù)或進行任何形式的違規(guī)活動。4.操作過程中如遇系統(tǒng)提示錯誤或異常情況，應(yīng)立即停止操作，記錄錯誤信息，并及時向系統(tǒng)管理員或相關(guān)技術(shù)支持人員報告，不得擅自進行非常規(guī)處理。5.工作結(jié)束或離開工位時，應(yīng)及時退出系統(tǒng)或鎖定計算機，防止賬號被他人冒用。6.不得擅自修改系統(tǒng)配置、程序代碼、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)或業(yè)務(wù)流程設(shè)置。如確有優(yōu)化需求，應(yīng)通過正規(guī)渠道提出申請。2.4信息安全與保密1.用戶應(yīng)對系統(tǒng)中接觸到的企業(yè)商業(yè)秘密、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息嚴格保密，不得向未經(jīng)授權(quán)的第三方泄露。3.不得利用系統(tǒng)制作、復(fù)制、查閱和傳播違反國家法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)定的信息。4.妥善保管系統(tǒng)相關(guān)的紙質(zhì)文檔和電子介質(zhì)，廢棄時應(yīng)按保密規(guī)定進行處理。5.接入系統(tǒng)的計算機應(yīng)安裝必要的安全防護軟件，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保終端環(huán)境安全。7.如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全漏洞或疑似信息泄露情況，應(yīng)立即向系統(tǒng)管理員和信息安全部門報告。三、業(yè)務(wù)流程規(guī)范1.用戶應(yīng)熟悉并嚴格遵守與系統(tǒng)操作相關(guān)的各項業(yè)務(wù)流程，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)符合企業(yè)管理要求。2.各部門、各崗位之間應(yīng)加強協(xié)作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳遞及時、準確。上游環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)錄入不完整或不準確時，下游環(huán)節(jié)有權(quán)要求其更正。3.涉及跨部門協(xié)作的業(yè)務(wù)流程，應(yīng)明確各參與方的職責與權(quán)限，避免出現(xiàn)職責不清或推諉扯皮現(xiàn)象。4.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要對現(xiàn)有流程進行調(diào)整或優(yōu)化，應(yīng)通過正規(guī)的流程變更審批程序，并在系統(tǒng)中同步更新相關(guān)配置后，方可執(zhí)行新流程。四、系統(tǒng)異常處理與支持1.系統(tǒng)管理員負責日常的系統(tǒng)維護、故障排查和技術(shù)支持工作。用戶在使用過程中遇到任何問題，可通過指定的支持渠道（如服務(wù)熱線、在線工單等）尋求幫助。2.提交問題時，應(yīng)詳細描述問題現(xiàn)象、發(fā)生時間、操作步驟及錯誤提示等信息，以便技術(shù)人員快速定位并解決問題。3.系統(tǒng)進行計劃性維護、升級或數(shù)據(jù)備份時，用戶應(yīng)積極配合，按照通知要求暫停相關(guān)操作或在指定時間段內(nèi)完成必要的數(shù)據(jù)處理。4.鼓勵用戶在使用過程中提出合理化建議，以促進系統(tǒng)功能的持續(xù)優(yōu)化和業(yè)務(wù)流程的不斷改進。五、責任與監(jiān)督1.各部門負責人為本部門ERP系統(tǒng)使用規(guī)范的第一責任人，負責組織本部門員工學(xué)習(xí)本手冊，并監(jiān)督規(guī)范的執(zhí)行情況。2.企業(yè)將定期或不定期對系統(tǒng)使用情況進行檢查與審計。對于嚴格遵守規(guī)范、有效利用系統(tǒng)提升工作效率的用戶或部門，將予以表揚或獎勵。3.對于違反本手冊規(guī)定，造成系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)錯誤、信息泄露或其他不良后果的，企業(yè)將根據(jù)情節(jié)輕重及造成損失的大小，對相關(guān)責任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至紀律處分；涉嫌違法的，將移交司法機關(guān)處理。六、附則1.本手冊由企業(yè)ERP項目組（或指定的系統(tǒng)管理部門）負責