供應商管理與采購操作模板一、適用范圍與應用場景本模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務型、貿(mào)易型企業(yè)）的采購部門，規(guī)范從采購需求發(fā)起到供應商全生命周期管理的標準化流程。具體場景包括：企業(yè)日常生產(chǎn)運營物資采購（如原材料、零部件、辦公用品等）；項目專項采購（如設備采購、工程服務等）；新供應商引入與現(xiàn)有供應商績效評估；采購成本控制與風險防范場景。通過使用本模板，可實現(xiàn)采購流程規(guī)范化、供應商管理透明化，降低采購成本，提升供應鏈穩(wěn)定性，規(guī)避合規(guī)風險。二、標準化操作流程詳解（一）采購需求確認與計劃制定操作目標：明確采購需求，制定合理采購計劃，避免盲目采購。操作步驟：需求發(fā)起：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）填寫《采購需求申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量標準、需求數(shù)量、用途、期望到貨日期、預算金額等信息，部門負責人*審批通過后提交至采購部。需求復核：采購部對接需求部門，確認需求的合理性（如數(shù)量是否匹配生產(chǎn)計劃、規(guī)格是否符合技術(shù)標準），并核查庫存情況，避免重復采購。計劃制定：復核通過后，采購部結(jié)合供應商交期、資金預算等，制定《采購計劃表》，明確采購批次、交付節(jié)點、付款方式等核心要素，報采購經(jīng)理*審批。輸出成果：《采購需求申請表》《采購計劃表》（二）供應商信息收集與初選操作目標：建立供應商儲備池，篩選出符合基本要求的候選供應商。操作步驟：信息收集：采購部通過行業(yè)展會、招標平臺、供應商自薦、同行推薦等渠道收集供應商信息，重點關(guān)注供應商主營業(yè)務、生產(chǎn)規(guī)模、供貨能力、行業(yè)口碑等。初選標準：根據(jù)采購物資特性（如技術(shù)復雜度、質(zhì)量要求、價格敏感度）制定初選標準，包括：具備合法經(jīng)營資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）；主營業(yè)務與采購需求匹配；近3年無重大商業(yè)違法記錄；能滿足基本交期及售后服務要求。建立初選名單：對收集的供應商進行初步篩選，形成《供應商初選名單》（含供應商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、主營業(yè)務、初步優(yōu)勢等），報采購主管*審核。輸出成果：《供應商初選名單》（三）供應商資質(zhì)審核與現(xiàn)場考察操作目標：驗證供應商資質(zhì)真實性及履約能力，排除潛在風險供應商。操作步驟：資質(zhì)文件審核：要求初選供應商提供以下資質(zhì)文件（加蓋公章），采購部進行真實性核查：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一復印件）；生產(chǎn)許可證、相關(guān)質(zhì)量體系認證（如ISO9001、ISO14001等，根據(jù)采購物資類型確定）；近1年內(nèi)的財務報表（或銀行資信證明）；主要業(yè)績證明（如同類供貨合同、客戶評價等）。審核通過后，將信息錄入《供應商資質(zhì)審核表》?，F(xiàn)場考察：對關(guān)鍵物資或高價值采購，組織跨部門小組（含采購、技術(shù)、質(zhì)量人員）對供應商進行現(xiàn)場考察，重點核查：生產(chǎn)設備先進性及產(chǎn)能匹配度；質(zhì)量管控流程（如原材料檢驗、過程控制、成品檢測）；倉儲物流能力；售后服務體系及響應速度?？疾旖Y(jié)束后，填寫《供應商現(xiàn)場考察報告》，明確考察結(jié)論（推薦/不推薦/需改進）。輸出成果：《供應商資質(zhì)審核表》《供應商現(xiàn)場考察報告》（四）詢價/招標與比價分析操作目標：獲取最優(yōu)采購價格，保證采購過程公平、公正、公開。操作步驟：啟動詢價/招標：單筆采購金額≤5萬元：采用“詢價”方式，向至少3家合格供應商發(fā)出《詢價單》（含采購物資明細、技術(shù)要求、交貨期、付款條款、報價截止時間等）。單筆采購金額＞5萬元：采用“招標”方式，通過企業(yè)招標平臺或第三方招標機構(gòu)發(fā)布招標公告，明確招標流程、評標標準（價格、質(zhì)量、服務、資質(zhì)等占比）。報價收集與整理：供應商在截止時間前提交報價文件，采購部整理《詢價/招標比價表》，記錄各供應商報價、交期、付款條件、質(zhì)量承諾等關(guān)鍵信息。比價分析：組織評標小組（含采購、財務、技術(shù)、使用部門代表），按評標標準進行綜合評分，形成《比價分析報告》，明確推薦供應商及理由，報采購總監(jiān)*審批。輸出成果：《詢價單》《詢價/招標比價表》《比價分析報告》（五）供應商選定與合同簽訂操作目標：鎖定合作供應商，明確雙方權(quán)利義務，規(guī)避合同風險。操作步驟：供應商確定：審批通過后，采購部向選定供應商發(fā)出《中標通知書》或《合作意向函》，確認合作細節(jié)。合同起草：根據(jù)采購需求及談判結(jié)果，起草《采購合同》，核心條款包括：標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額；質(zhì)量標準及驗收方法；交貨時間、地點、方式及運輸費用承擔；付款方式（如預付款、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點）；違約責任（如延期交貨、質(zhì)量不達標時的賠償標準）；保密條款、爭議解決方式等。合同審批與簽訂：合同經(jīng)法務部審核、總經(jīng)理審批后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，正式生效。輸出成果：《中標通知書》《采購合同》（正本一式兩份，雙方各執(zhí)一份）（六）采購訂單下達與執(zhí)行跟蹤操作目標：保證供應商按合同約定履約，保障物資及時交付。操作步驟：訂單下達：采購部根據(jù)合同內(nèi)容，向供應商出具《采購訂單》，注明訂單編號、物資明細、交付時間、收貨地址、聯(lián)系人等信息，并要求供應商確認回傳。履約跟蹤：采購專員定期跟蹤訂單執(zhí)行進度，重點監(jiān)控：生產(chǎn)進度（如供應商是否已排產(chǎn)、原材料是否到位）；物流安排（如發(fā)貨時間、物流單號）；異常處理（如延期風險、質(zhì)量問題預警）。每次跟蹤記錄《采購訂單執(zhí)行跟蹤表》，保證信息可追溯。輸出成果：《采購訂單》《采購訂單執(zhí)行跟蹤表》（七）到貨驗收與質(zhì)量確認操作目標：保證到貨物資符合合同約定質(zhì)量及數(shù)量要求，杜絕不合格物資入庫。操作步驟：到貨通知：供應商發(fā)貨后，及時通知采購部及倉庫，提供《發(fā)貨清單》（含物資名稱、數(shù)量、批次號、生產(chǎn)日期等）。初步驗收：倉庫根據(jù)《采購訂單》《發(fā)貨清單》核對物資數(shù)量、包裝完整性，如有短缺或破損，當場記錄并反饋采購部與供應商。質(zhì)量檢測：一般物資：由倉庫管理員會同需求部門人員共同進行外觀、規(guī)格等直觀驗收，填寫《到貨驗收記錄表》。關(guān)鍵物資/需專業(yè)檢測物資：由質(zhì)量部或第三方檢測機構(gòu)按合同約定的質(zhì)量標準進行檢測，出具《質(zhì)量檢測報告》。驗收結(jié)果處理：合格：辦理入庫手續(xù)，倉庫更新庫存臺賬，采購部通知供應商申請付款；不合格：出具《不合格品處理單》，由采購部與供應商協(xié)商退換貨或索賠，并記錄供應商違約情況。輸出成果：《發(fā)貨清單》《到貨驗收記錄表》《質(zhì)量檢測報告》《不合格品處理單》（八）付款結(jié)算與供應商評價操作目標：規(guī)范付款流程，建立供應商動態(tài)評價機制，優(yōu)化供應商結(jié)構(gòu)。操作步驟：付款申請：供應商憑《采購合同》《到貨驗收記錄表》《增值稅發(fā)票》（稅率需符合合同約定）向采購部申請付款，采購部核對單據(jù)一致性無誤后，填寫《付款申請單》，附相關(guān)證明文件。審批與支付：《付款申請單》按審批權(quán)限（如采購經(jīng)理→財務經(jīng)理→總經(jīng)理*）逐級審批通過后，由財務部安排付款（銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票等），付款后更新《供應商付款臺賬》。供應商績效評價：每年度或每季度，采購部組織對合作供應商從以下維度進行評價，形成《供應商績效評價表》：質(zhì)量指標（來料批次合格率、質(zhì)量問題響應速度）；交付指標（準時交貨率、訂單滿足率）；價格指標（價格競爭力、成本降低貢獻）；服務指標（溝通效率、售后配合度、投訴處理及時性）。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、待改進、不合格四個等級，作為后續(xù)合作（如訂單分配、淘汰優(yōu)化）的重要依據(jù)。輸出成果：《付款申請單》《供應商付款臺賬》《供應商績效評價表》三、核心流程配套表單（一）《采購需求申請表》需求部門需求日期物資名稱規(guī)格型號質(zhì)量標準需求數(shù)量單位用途說明期望到貨日期預算金額（元）部門負責人審批（二）《供應商基本信息登記表》供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼成立時間注冊資本主營業(yè)務聯(lián)系人職務聯(lián)系電話電子郵箱供貨歷史（合作項目/金額）備注（三）《供應商資質(zhì)審核表》審核項目資質(zhì)文件名稱文件編號有效期審核結(jié)果（通過/不通過）備注營業(yè)執(zhí)照質(zhì)量體系認證生產(chǎn)許可證業(yè)績證明審核結(jié)論：□通過□不通過□需補充材料審核人：*日期：（四）《詢價/招標比價表》序號供應商名稱報價（元）交貨期（天）付款條件質(zhì)量承諾備注綜合評分排名12（五）《采購合同關(guān)鍵條款清單》合同編號簽訂日期甲方（采購方）乙方（供應商）標的物名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總金額（元）交貨時間交貨地點付款方式質(zhì)量標準違約責任爭議解決方式（六）《到貨驗收記錄表》訂單編號物資名稱規(guī)格型號數(shù)量批次號驗收日期驗收項目（外觀/數(shù)量/質(zhì)量）驗收結(jié)果（合格/不合格）驗收人備注（七）《供應商績效評價表》供應商名稱評價周期評價維度權(quán)重得分（100分制）加權(quán)得分評價等級（優(yōu)秀≥90分，合格70-89分，待改進60-69分，不合格＜60分）改進建議質(zhì)量40%交付30%價格20%服務10%綜合評價結(jié)論：□優(yōu)秀□合格□待改進□不合格評價人：*日期：四、關(guān)鍵風險控制點與執(zhí)行建議（一）資質(zhì)審核風險風險表現(xiàn)：供應商偽造資質(zhì)文件，導致履約能力不足或產(chǎn)品質(zhì)量問題?？刂平ㄗh：對供應商資質(zhì)文件進行“三查”（查原件、查官網(wǎng)、查征信），關(guān)鍵資質(zhì)（如生產(chǎn)許可證）需到監(jiān)管部門官網(wǎng)核實；對高風險供應商（如特種設備供應商）要求提供第三方檢測報告。（二）比價過程風險風險表現(xiàn)：供應商圍標、串標，或比價標準不統(tǒng)一導致價格虛高。控制建議：詢價供應商數(shù)量不少于3家，招標過程需全程留痕（如會議紀要、監(jiān)控錄像）；評標小組需獨立打分，避免主觀傾向；價格分析時需結(jié)合市場行情，警惕異常低價（可能存在質(zhì)量或履約風險）。（三）合同條款風險風險表現(xiàn)：合同條款模糊（如“質(zhì)量合格”“盡快交付”），導致爭議時無據(jù)可依?？刂平ㄗh：合同中需明確量化指標（如“交貨時間：2024年X月X日前”“質(zhì)量標準：符合GB/T19001-2016”）；違約責任需具體（如“延期交貨按日收取合同總額0.5%的違約金”）；法務部必須參與合同審核，避免法律漏洞。（四）驗收環(huán)節(jié)風險風險表現(xiàn)：驗收標準不統(tǒng)一，或“人情驗收”導致不合格物資入庫?？刂平ㄗh：制定《物資驗收標準手冊》，明確各類物資的驗收方法和判定依據(jù)；驗收需多方參與（倉庫、需求部門、質(zhì)量部），簽字確認；對隱蔽性質(zhì)量問題，可委托第三方機構(gòu)復檢。（五）供應商管理風險風險表現(xiàn)：供應商績效評價流于形式，未及時淘汰劣質(zhì)供應商。控制建議：績效評價結(jié)果