采購合同審核清單標(biāo)準(zhǔn)化流程參考版一、適用場景說明本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)各類采購業(yè)務(wù)的合同審核環(huán)節(jié)，涵蓋原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包、工程采購等場景。無論是常規(guī)批量采購還是一次性項(xiàng)目采購，均可通過本流程規(guī)范審核要點(diǎn)，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提升跨部門協(xié)作效率。流程適用于采購部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及管理層等多角色協(xié)同審核場景。二、采購合同審核標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）前期準(zhǔn)備：明確審核基礎(chǔ)資料收集與核對(duì)采購專員需完整收集以下資料：采購申請(qǐng)單（含審批記錄）、供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、業(yè)績證明等）、招標(biāo)/比價(jià)/議價(jià)文件（若有）、技術(shù)規(guī)格書、報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商投標(biāo)文件（若有）及合同草案。核對(duì)資料完整性：保證采購需求與合同內(nèi)容一致，資質(zhì)文件在有效期內(nèi)，報(bào)價(jià)單與合同價(jià)格條款一致。明確審核重點(diǎn)根據(jù)采購類型（如貨物/服務(wù)/工程）及金額大小，確定審核優(yōu)先級(jí)：高風(fēng)險(xiǎn)采購（如金額超限、首次合作供應(yīng)商）需全面審核；常規(guī)采購可簡化部分流程，但核心條款不可遺漏。（二）主體資格審核：保證交易合法有效供應(yīng)商主體資格審核核對(duì)供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人信息是否與營業(yè)執(zhí)照一致；檢查供應(yīng)商經(jīng)營資質(zhì)是否涵蓋本次采購內(nèi)容（如食品采購需《食品經(jīng)營許可證》，特種設(shè)備采購需《特種設(shè)備生產(chǎn)許可證》）；關(guān)注供應(yīng)商是否存在經(jīng)營異常、失信被執(zhí)行人等風(fēng)險(xiǎn)（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)，需留存截圖備查）。采購方主體資格審核確認(rèn)采購方名稱、簽約主體是否與公司主體一致，避免因分公司/項(xiàng)目部簽約權(quán)限不足導(dǎo)致合同無效；核對(duì)簽約代表授權(quán)情況：需提供法定代表人授權(quán)委托書（若非法定代表人簽約），明確授權(quán)范圍及權(quán)限。（三）合同核心條款審核：逐項(xiàng)把控內(nèi)容完整性標(biāo)的物條款審核核對(duì)標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、品牌、產(chǎn)地、技術(shù)參數(shù)是否與采購需求、技術(shù)規(guī)格書一致，避免模糊描述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”“類似產(chǎn)品”）；若涉及定制化產(chǎn)品，需明確技術(shù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及圖紙附件。數(shù)量與質(zhì)量條款審核數(shù)量單位、計(jì)量方式需明確（如“噸”需注明“公噸”還是“英噸”），避免歧義；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需具體：國家標(biāo)準(zhǔn)（GB）、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（HB）、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q）或雙方約定的技術(shù)參數(shù)，明確驗(yàn)收期限、方法及不合格品處理方式（如退貨、換貨、折價(jià)）。價(jià)格與支付條款審核價(jià)格構(gòu)成需清晰：含稅價(jià)/不含稅價(jià)、單價(jià)、總價(jià)、是否包含運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)等；支付方式與節(jié)點(diǎn)需合理：如“預(yù)付款30%（合同簽訂后X日內(nèi)）到貨款60%（驗(yàn)收合格后X日內(nèi)）質(zhì)保金10%（質(zhì)保期滿后X日內(nèi)）”，明確賬戶信息（戶名、賬號(hào)、開戶行），避免個(gè)人賬戶收付款。交付與驗(yàn)收條款審核交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式需明確：如“202X年X月X日前送達(dá)倉庫，運(yùn)費(fèi)由供方承擔(dān)”；驗(yàn)收流程需細(xì)化：如“到貨后X日內(nèi)外觀驗(yàn)收，X日內(nèi)完成功能測(cè)試，驗(yàn)收合格簽署驗(yàn)收單”。違約責(zé)任條款審核雙方違約責(zé)任需對(duì)等：明確逾期交貨/付款、質(zhì)量不合格、數(shù)量不符等情形的違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日萬分之五支付違約金”）及賠償范圍；約定違約金上限（如不超過合同總額的20%），避免顯失公平。爭議解決條款審核優(yōu)先約定協(xié)商解決；協(xié)商不成時(shí)，明確爭議解決方式（訴訟或仲裁），訴訟/仲裁地點(diǎn)需為公司所在地或雙方約定的有利地點(diǎn)，避免約定為供應(yīng)商所在地。其他條款審核保密條款：明保證密范圍、期限及違約責(zé)任；知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款：若涉及專利、技術(shù)等，需明確歸屬及侵權(quán)責(zé)任；合同生效條件：如“雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章后生效”；合同份數(shù)及附件：明確合同一式X份，雙方各執(zhí)X份，附件（如技術(shù)圖紙、補(bǔ)充協(xié)議）與具有同等法律效力。（四）風(fēng)險(xiǎn)專項(xiàng)審核：聚焦?jié)撛陲L(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)合規(guī)性審核法務(wù)專員審核合同條款是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》《產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款（如“爭議只能由供應(yīng)商所在地法院管轄”）；檢查是否涉及壟斷、不正當(dāng)競爭等法律風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審核財(cái)務(wù)部門審核支付條款是否符合公司資金管理制度，預(yù)付款比例是否合理，質(zhì)保金比例是否覆蓋潛在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；核對(duì)價(jià)格是否超出預(yù)算，若超預(yù)算需提供審批文件。業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審核業(yè)務(wù)部門審核合同內(nèi)容是否滿足實(shí)際需求，交付時(shí)間是否影響項(xiàng)目進(jìn)度，供應(yīng)商履約能力是否有保障（如產(chǎn)能、技術(shù)團(tuán)隊(duì)）。（五）審批流程執(zhí)行：按層級(jí)完成簽批初審（采購部門）采購經(jīng)理審核合同內(nèi)容是否符合采購需求、流程是否合規(guī)，簽署審核意見。復(fù)審（法務(wù)/財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)部門）法務(wù)專員重點(diǎn)審核法律條款，簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”意見；財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)條款，簽署意見；業(yè)務(wù)部門審核技術(shù)條款與需求匹配度，簽署意見。終審（管理層）根據(jù)合同金額及重要性，由分管副總/總經(jīng)理/董事會(huì)終審，重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議。簽署與用印審批通過后，由授權(quán)代表簽字，加蓋公司合同專用章（或公章），避免使用財(cái)務(wù)章、發(fā)票章等；合同簽署后，采購專員及時(shí)將原件分送財(cái)務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門及供應(yīng)商，留存復(fù)印件或掃描件歸檔。（六）歸檔管理：保證可追溯性資料整理將合同草案、審批記錄、簽署版合同、供應(yīng)商資質(zhì)、驗(yàn)收單等資料按“一合同一檔”原則整理，編號(hào)歸檔。存檔與借閱紙質(zhì)檔案存于公司檔案室，電子檔案備份至服務(wù)器，保存期限不少于合同履行完畢后5年；借閱檔案需履行登記手續(xù)，明確借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，涉密合同需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。三、采購合同審核清單模板審核項(xiàng)目審核內(nèi)容審核標(biāo)準(zhǔn)審核結(jié)果（通過/不通過/需修改）審核人審核日期備注（修改意見）主體信息供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人是否與營業(yè)執(zhí)照一致完全一致，無錯(cuò)別字*法務(wù)專員202X–采購方簽約主體是否與公司主體一致，簽約代表授權(quán)是否有效簽約主體為公司全稱，授權(quán)委托書在有效期內(nèi)*采購經(jīng)理202X–標(biāo)的物條款標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、品牌、技術(shù)參數(shù)是否與采購需求一致與采購申請(qǐng)單、技術(shù)規(guī)格書完全一致，無模糊描述*業(yè)務(wù)專員202X–數(shù)量質(zhì)量數(shù)量單位、計(jì)量方式是否明確單位標(biāo)準(zhǔn)（如“kg”“m”），計(jì)量方式具體（如“按凈重”）*財(cái)務(wù)專員202X–質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、不合格品處理方式是否明確引用具體標(biāo)準(zhǔn)（如“GB/T19001-2016”），驗(yàn)收流程清晰*法務(wù)專員202X–價(jià)格支付單價(jià)、總價(jià)是否含稅，是否包含運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等價(jià)格構(gòu)成清晰，無隱藏費(fèi)用*財(cái)務(wù)專員202X–支付方式、節(jié)點(diǎn)、賬戶信息是否合理節(jié)點(diǎn)與履約進(jìn)度匹配，賬戶為公司對(duì)公賬戶*采購經(jīng)理202X–交付驗(yàn)收交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式是否明確時(shí)間具體到日，地點(diǎn)具體到倉庫，運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方明確*業(yè)務(wù)專員202X–驗(yàn)收期限、流程、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否細(xì)化驗(yàn)收周期合理（如到貨后5個(gè)工作日），需簽署驗(yàn)收單*質(zhì)量專員202X–違約責(zé)任雙方違約責(zé)任是否對(duì)等，違約金計(jì)算方式是否明確違約金比例合理（如不超過合同總額20%），賠償范圍清晰*法務(wù)專員202X–爭議解決爭議解決方式（訴訟/仲裁）、地點(diǎn)是否明確優(yōu)先約定公司所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)*法務(wù)專員202X–其他條款保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、合同生效條件、附件是否完整保密期限明確，知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬清晰，生效條件具體，附件齊全*法務(wù)專員202X–合規(guī)性是否存在無效條款，是否符合法律法規(guī)無“霸王條款”，符合《民法典》等規(guī)定*法務(wù)專員202X–附件清單合同附件（如技術(shù)圖紙、補(bǔ)充協(xié)議）是否齊全且與一致附件數(shù)量與合同約定一致，內(nèi)容無沖突*采購經(jīng)理202X–四、審核過程關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）條款完整性：避免“漏審”“缺項(xiàng)”合同必須包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款，任何一項(xiàng)缺失均可能導(dǎo)致合同無法履行或產(chǎn)生糾紛。例如未約定質(zhì)保期視為無質(zhì)保，未約定爭議解決方式可能增加訴訟成本。（二）法律合規(guī)性：規(guī)避“無效條款”避免約定“造成人身傷害的免責(zé)條款”“因故意或重大過失造成財(cái)產(chǎn)損失的免責(zé)條款”等無效情形；違約金約定過高（超過實(shí)際損失的30%）可能被法院調(diào)減，過低則無法起到約束作用，建議參考行業(yè)慣例。（三）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：杜絕“筆誤”“歧義”金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵數(shù)據(jù)需大寫+小寫雙重確認(rèn)（如“人民幣壹萬元整（￥10,000.00）”）；避免使用“大約”“左右”“盡快”等模糊詞匯，明確具體數(shù)值或時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“7個(gè)工作日內(nèi)”“±5%誤差范圍”）。（四）溝通協(xié)調(diào)：保證“內(nèi)外一致”審核過程中若發(fā)覺條款問題，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通修改，避免“先簽后改”導(dǎo)致爭議；內(nèi)部各部門需保持意見統(tǒng)一，法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門存在