房地產(chǎn)公司合同管理操作規(guī)范引言合同管理是房地產(chǎn)企業(yè)運營的核心環(huán)節(jié)，貫穿項目開發(fā)、建設(shè)、銷售全生命周期，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營風險與經(jīng)濟效益。為規(guī)范合同行為，明確管理職責，提升履約質(zhì)量，特制定本操作規(guī)范。本規(guī)范基于《中華人民共和國民法典》及行業(yè)實踐，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)業(yè)務特性，旨在構(gòu)建“事前防范、事中控制、事后追溯”的全流程管理體系，確保合同從發(fā)起至歸檔的每一個環(huán)節(jié)均有章可循、權(quán)責清晰。一、總則（一）適用范圍本規(guī)范適用于公司及下屬各項目公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于土地出讓合同、工程施工合同、材料采購合同、商品房買賣合同、租賃合同、咨詢服務合同等。內(nèi)部管理類文件及金額微小、風險極低的零星合同，可簡化執(zhí)行，但需另行制定標準。（二）基本原則1.合法合規(guī)原則：合同內(nèi)容及簽訂流程須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度，嚴禁簽訂違反強制性規(guī)定的“陰陽合同”“抽屜協(xié)議”。2.風險控制原則：以風險預判為核心，在合同談判、起草、評審等環(huán)節(jié)充分識別法律風險、財務風險、履約風險，必要時引入外部專業(yè)機構(gòu)參與評估。3.權(quán)責對等原則：明確合同發(fā)起部門、評審部門、審批人及履約責任人的職責，確保“誰發(fā)起、誰跟蹤、誰負責”，避免責任真空。4.效益優(yōu)先原則：在風險可控前提下，通過優(yōu)化合同條款（如付款節(jié)奏、違約責任對等性）降低成本、提升資金使用效率，實現(xiàn)商業(yè)利益最大化。二、合同管理組織架構(gòu)與職責（一）組織架構(gòu)公司合同管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責”機制：決策層：公司總經(jīng)理辦公會或董事會負責審批重大合同（如土地合同、總包合同等），對合同中的戰(zhàn)略風險及重大商業(yè)條款進行決策。歸口管理部門：法務部為合同管理的牽頭部門，負責制定管理制度、合同范本修訂、法律評審、糾紛處理及合同歸檔；財務部、成本部、工程管理部等業(yè)務部門按職責參與合同評審。執(zhí)行層：各業(yè)務部門為合同發(fā)起及履約的第一責任單位，負責合同前期調(diào)研、談判、履約跟蹤及信息反饋。（二）核心職責分工業(yè)務部門：負責發(fā)起合同需求，核實合作方資質(zhì)（如開發(fā)商資質(zhì)、施工企業(yè)資質(zhì)、供應商信用記錄等），組織商務談判，提供技術(shù)標準、工程量清單等基礎(chǔ)資料，并全程跟蹤合同履行。法務部：審查合同條款的合法性、完整性及風險點，提供法律意見；管理合同專用章；建立合同臺賬；處理合同糾紛。財務部：審核合同付款方式、稅務條款、資金計劃的匹配性，評估財務風險及融資需求。成本部：針對工程類、采購類合同，審核造價構(gòu)成、計價依據(jù)、結(jié)算方式，確保符合成本控制目標。三、合同全生命周期管理流程（一）合同發(fā)起與準備1.需求立項：業(yè)務部門根據(jù)項目進度或經(jīng)營計劃提出合同需求，填寫《合同立項申請表》，明確合同目的、合作方初步意向、預算金額及履行周期。涉及重大投資的，需附可行性研究報告。2.合作方篩選：優(yōu)先選擇經(jīng)公司招標采購流程確定的合作方，或納入合格供應商庫的單位。對新合作方，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“裁判文書網(wǎng)”等渠道核查其信用狀況、涉訴記錄及履約能力。3.談判與資料準備：業(yè)務部門牽頭與合作方進行商務談判，明確核心條款（如標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任等），并收集對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等文件復印件（需加蓋公章）。（二）合同起草與評審1.范本優(yōu)先：合同起草應優(yōu)先使用公司發(fā)布的標準合同范本。非范本合同或?qū)Ψ侗緱l款有重大修改的，需由法務部審核其必要性。2.條款明確性：合同內(nèi)容需語言嚴謹、無歧義，關(guān)鍵條款（如工程節(jié)點付款比例、商品房交付標準、逾期交房違約金計算方式等）需量化或明確判斷標準，避免使用“力爭”“盡可能”等模糊表述。3.多級評審：業(yè)務部門初審：對合同的真實性、必要性及商務條款的合理性進行審核；專業(yè)部門評審：財務部、成本部等按職責出具書面評審意見，對付款條件、造價等提出修改建議；法務部終審：重點審查合同的合法性、權(quán)利義務對等性及風險防范措施，對潛在糾紛點（如解除合同的條件、爭議解決方式）提出修改意見。評審過程中，若部門間存在分歧，由合同發(fā)起部門組織協(xié)調(diào)，必要時提交分管領(lǐng)導裁定。（三）合同審批與簽署1.審批權(quán)限：根據(jù)合同類型及金額大小，執(zhí)行分級審批。例如，單筆金額超過一定標準的合同需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批；常規(guī)采購合同可由部門負責人審批。審批流程需通過公司OA系統(tǒng)線上留痕。2.簽署規(guī)范：合同文本需經(jīng)最終審批人簽字確認后，由法務部加蓋合同專用章。嚴禁在空白合同或關(guān)鍵條款未明確的合同上蓋章。對外簽署時，需核實對方簽約人的授權(quán)范圍，留存授權(quán)委托書原件。3.份數(shù)管理：合同簽署份數(shù)應根據(jù)履約需要確定，至少留存正本兩份（公司存檔一份，業(yè)務部門執(zhí)行一份），涉及備案的（如商品房買賣合同）需按政府部門要求準備。（四）合同履行與跟蹤1.履約交底：合同簽署后，業(yè)務部門需向執(zhí)行團隊進行履約交底，明確各環(huán)節(jié)責任人及時間節(jié)點（如工程合同中的開工日期、付款節(jié)點，銷售合同中的網(wǎng)簽時間、交房日期等）。2.動態(tài)跟蹤：建立合同履行臺賬，記錄進度、付款、變更等情況。對工程類合同，需定期比對實際施工進度與合同約定是否一致；對銷售合同，需跟蹤回款、網(wǎng)簽及備案進度。3.風險預警：發(fā)現(xiàn)合作方履約異常（如工程停工、逾期付款、質(zhì)量不達標等）時，業(yè)務部門應立即向法務部及分管領(lǐng)導報告，共同制定應對措施（如發(fā)函催告、暫停付款、啟動索賠程序等）。（五）合同變更、解除與糾紛處理1.變更與解除：因政策調(diào)整、市場變化或不可抗力導致合同無法繼續(xù)履行的，需簽訂書面變更協(xié)議或解除協(xié)議，重新履行評審審批流程。變更條款需明確原合同與變更協(xié)議的關(guān)系，避免沖突。2.糾紛處理：發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務部門應在24小時內(nèi)將情況書面報送法務部，共同收集證據(jù)（如合同文本、溝通記錄、履約憑證等）。糾紛處理優(yōu)先采用協(xié)商、調(diào)解方式，協(xié)商不成的，按合同約定通過仲裁或訴訟解決。（六）合同歸檔與復盤1.歸檔要求：合同履行完畢或終止后30日內(nèi)，業(yè)務部門需將合同正本、附件、變更協(xié)議、履行過程中的簽證單、結(jié)算報告、付款憑證等資料整理成冊，移交法務部歸檔。電子檔案需同步上傳至公司檔案管理系統(tǒng)，確?？勺匪?。2.定期復盤：每年末，法務部聯(lián)合業(yè)務部門對合同管理情況進行復盤，分析常見風險點（如合同糾紛類型、高風險條款），優(yōu)化范本合同及管理流程。四、風險控制要點1.合同主體風險：警惕與“空殼公司”“關(guān)聯(lián)關(guān)系異常”企業(yè)合作，核實對方注冊資本、實繳資本及主營業(yè)務是否與合同標的匹配。2.付款風險：避免“預付款比例過高”“一次性付清全款”等條款，工程類合同付款進度應與形象進度掛鉤，并預留質(zhì)保金；商品房銷售合同需明確回款賬戶為公司對公賬戶，防范資金挪用。3.違約責任風險：違約金條款需雙向?qū)Φ?，避免僅約定我方違約責任而對方無約束；對關(guān)鍵節(jié)點（如工期延誤、質(zhì)量不合格）的違約金計算方式需明確，具有可執(zhí)行性。4.爭議解決方式：優(yōu)先選擇公司所在地有管轄權(quán)的法院訴訟，或約定對我方有利的仲裁機構(gòu)（需明確仲裁地點及規(guī)則）。五、監(jiān)督與責任追究1.日常監(jiān)督：法務部每季度對各部門合同管理情況進行抽查，重點檢查合同評審的完整性、履約跟蹤記錄及歸檔及時性，檢查結(jié)果納入部門績效考核。2.責任追究：對因合同管理不當導致公司損失的（如未履行評審流程簽署合同、泄露商業(yè)秘密、擅自變更合同條款等），按公司《員工獎懲制度》追究相關(guān)責任人責任；涉嫌違法的，移交司法機關(guān)處理。六、附則1.本規(guī)范由公司法務部負責解釋，未盡事宜可制定補充細則。2.各項目公司可根據(jù)本規(guī)范，結(jié)合當?shù)卣呒绊椖刻攸c制定實施細