企事業(yè)單位文檔檔案管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本單位文檔檔案管理工作，提高文檔檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，確保文檔檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本單位及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作中形成的，具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)文檔材料的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等管理工作。電子文檔與紙質(zhì)文檔具有同等效力，其管理適用本制度相關(guān)規(guī)定。第三條基本原則文檔檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程管理、規(guī)范有序、安全保密、便于利用的原則。各部門(mén)應(yīng)將文檔檔案管理納入日常工作流程，確保文檔檔案管理與業(yè)務(wù)工作同步開(kāi)展。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條管理機(jī)構(gòu)設(shè)置本單位檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的體制。單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位文檔檔案工作負(fù)總責(zé)，指定分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)。綜合管理部門(mén)（或指定專(zhuān)門(mén)檔案管理部門(mén)，下同）為文檔檔案工作的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督全單位的文檔檔案管理工作。第五條綜合管理部門(mén)職責(zé)綜合管理部門(mén)檔案管理崗位承擔(dān)以下主要職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家及上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于文檔檔案工作的法律法規(guī)和方針政策；（二）組織制定和完善本單位文檔檔案管理規(guī)章制度及工作細(xì)則；（三）負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文檔形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；（四）負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本單位各類(lèi)檔案，并對(duì)庫(kù)房進(jìn)行規(guī)范化管理；（五）負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按規(guī)定處理過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案；（六）編制檔案檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)；（七）組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)；（八）負(fù)責(zé)檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的規(guī)劃與實(shí)施；（九）監(jiān)督和指導(dǎo)電子文檔的形成、歸檔、保管和利用，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。第六條各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管本部門(mén)文檔檔案工作，并指定專(zhuān)人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔材料的收集、整理、預(yù)歸檔和向綜合管理部門(mén)移交工作。其主要職責(zé)包括：（一）學(xué)習(xí)并執(zhí)行本單位文檔檔案管理規(guī)章制度；（二）負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文檔材料的及時(shí)收集、系統(tǒng)整理和規(guī)范組卷；（三）按照規(guī)定期限和要求，向綜合管理部門(mén)移交完整、準(zhǔn)確的歸檔材料；（四）協(xié)助綜合管理部門(mén)做好本部門(mén)檔案的利用和編研工作；（五）監(jiān)督本部門(mén)人員遵守檔案管理和保密規(guī)定。第七條員工職責(zé)單位全體員工在文檔檔案管理中應(yīng)履行以下義務(wù)：（一）在工作中規(guī)范形成和積累各類(lèi)文檔材料，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；（二）按照規(guī)定將工作中形成的應(yīng)歸檔材料及時(shí)交本部門(mén)兼職檔案員或綜合管理部門(mén)；（三）嚴(yán)格遵守檔案利用和保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播、銷(xiāo)毀檔案材料；（四）愛(ài)護(hù)檔案，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失或泄密情況，立即報(bào)告。第三章文檔的形成與歸檔第八條文檔材料的形成各部門(mén)及員工在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)范和單位業(yè)務(wù)要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范地形成各類(lèi)文檔材料。文檔材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工作情況，要素齊全，手續(xù)完備。提倡使用電子文檔，但電子文檔的形成應(yīng)符合相關(guān)格式標(biāo)準(zhǔn)和元數(shù)據(jù)要求。第九條歸檔范圍凡是本單位在各項(xiàng)工作中形成的，反映單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)單位工作具有查考利用價(jià)值，以及依據(jù)法律法規(guī)應(yīng)當(dāng)保存的各類(lèi)文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，均屬歸檔范圍。主要包括：（一）行政管理類(lèi)：各類(lèi)決議、決定、命令、指示、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等；（二）業(yè)務(wù)管理類(lèi)：各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審批文件、業(yè)務(wù)憑證等；（三）人事管理類(lèi)：干部任免、人員錄用、獎(jiǎng)懲、考核、工資福利、職稱(chēng)評(píng)定、教育培訓(xùn)等方面的文件材料；（四）財(cái)務(wù)管理類(lèi)：各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、審計(jì)報(bào)告等（按財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）；（五）基建與設(shè)備類(lèi)：建筑物、構(gòu)筑物的設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收文件，以及重要設(shè)備的購(gòu)置、安裝、使用、維護(hù)文件等；（六）聲像與實(shí)物類(lèi)：重要會(huì)議、活動(dòng)、人物、事件的照片、錄音、錄像，以及具有紀(jì)念意義的實(shí)物等；（七）其他具有保存價(jià)值的文檔材料。第十條歸檔要求（一）歸檔的文檔材料應(yīng)齊全完整，手續(xù)完備，書(shū)寫(xiě)工整，字跡清晰，符合長(zhǎng)期保存要求。手寫(xiě)材料應(yīng)使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水或規(guī)定的電子簽章；（二）歸檔的文檔材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的，可歸檔具有憑證作用的復(fù)制件，并注明原件缺失原因及存放處；（三）電子文檔歸檔應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文檔或元數(shù)據(jù)一并歸檔。電子文檔應(yīng)使用通用格式，避免使用易過(guò)時(shí)的專(zhuān)用格式；（四）外文材料若需歸檔，應(yīng)附有中文譯本；（五）聲像材料應(yīng)注明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等要素。第十一條歸檔時(shí)間（一）文書(shū)檔案：一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文書(shū)材料的歸檔工作；（二）項(xiàng)目檔案：應(yīng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔；（三）會(huì)計(jì)檔案：按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的期限歸檔；（四）其他專(zhuān)門(mén)檔案：根據(jù)其特點(diǎn)和相關(guān)規(guī)定，在辦理完畢后及時(shí)歸檔或定期歸檔；（五）電子文檔可根據(jù)實(shí)際情況實(shí)行實(shí)時(shí)歸檔或定期批量歸檔。第十二條歸檔程序（一）各部門(mén)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)收集整理的文檔材料進(jìn)行預(yù)審核，符合要求后填寫(xiě)《檔案移交清單》；（二）綜合管理部門(mén)檔案管理人員對(duì)移交的文檔材料進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)無(wú)誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字，各執(zhí)一份備查。第四章檔案的整理與保管第十三條檔案整理綜合管理部門(mén)檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)接收的歸檔材料進(jìn)行系統(tǒng)化整理，包括分類(lèi)、編號(hào)、排列、編目等工作。（一）分類(lèi)：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容性質(zhì)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，采用統(tǒng)一的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)；（二）編號(hào)：依據(jù)分類(lèi)方案和檔號(hào)編制規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)編號(hào)，確保唯一性和可追溯性；（三）排列：在同一類(lèi)目?jī)?nèi)，按照檔案形成的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列；（四）編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，同時(shí)建立檔案管理臺(tái)賬和機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檢索效率。第十四條檔案保管檔案保管應(yīng)符合“安全第一、預(yù)防為主”的要求，配備必要的檔案庫(kù)房和設(shè)施設(shè)備。（一）檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。保持適宜的溫濕度（溫度一般控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%）；（二）檔案應(yīng)存放在符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具內(nèi)，如檔案柜、檔案盒等。不同載體的檔案應(yīng)分別存放和保管；（三）嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)履行登記手續(xù)；（四）定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并報(bào)告；（五）對(duì)破損、褪色、霉變的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案壽命。第十五條電子檔案保管電子檔案的保管除遵守上述保管要求外，還應(yīng)特別注意：（一）建立健全電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失；（二）采用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)環(huán)境，定期檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的有效性；（三）對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)軟硬件進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀；（四）嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，采用身份認(rèn)證、權(quán)限控制、日志審計(jì)等安全保密措施，防止信息泄露和篡改。第五章檔案的利用與保密第十六條檔案利用原則檔案利用應(yīng)遵循“為單位發(fā)展服務(wù)、嚴(yán)格保密、規(guī)范有序”的原則。積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)。第十七條利用范圍與權(quán)限（一）本單位工作人員因工作需要，可以查閱本部門(mén)形成的檔案。查閱非本部門(mén)形成的檔案，須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（二）查閱本單位重要檔案、涉密檔案，須經(jīng)單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；（三）外單位人員查閱本單位檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)本單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)或綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（四）法律、法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第十八條利用程序（一）查閱檔案須填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案內(nèi)容、查閱人信息等，經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；（二）檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)意見(jiàn)，提供相應(yīng)檔案。查閱者應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，一般不得帶出閱檔室；（三）查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝；（四）確因工作需要復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章；（五）查閱完畢，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，辦理歸還手續(xù)。第十九條保密管理檔案屬于黨和國(guó)家的核心信息資源，檔案保密工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治任務(wù)。（一）嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)和本單位保密制度，建立健全檔案保密責(zé)任制；（二）涉密檔案的管理、利用，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生；（三）檔案管理人員和查閱利用檔案人員必須嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容；（四）發(fā)生檔案失泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，并按有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。第二十條檔案利用的限制對(duì)涉及黨和國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密、個(gè)人隱私以及其他不宜公開(kāi)的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍和方式。未經(jīng)授權(quán)，任何組織和個(gè)人不得擅自公布檔案內(nèi)容。第六章檔案的鑒定與銷(xiāo)毀第二十一條檔案鑒定小組單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案專(zhuān)業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保存價(jià)值、保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀鑒定。第二十二條保管期限劃分根據(jù)檔案的價(jià)值，檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為長(zhǎng)期和短期。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)參照國(guó)家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》及相關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。第二十三條到期檔案鑒定檔案保管期限已滿(mǎn)的，由綜合管理部門(mén)提出鑒定申請(qǐng)，檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定仍有保存價(jià)值的，應(yīng)重新劃定保管期限；確無(wú)保存價(jià)值的，予以銷(xiāo)毀。第二十四條檔案銷(xiāo)毀程序（一）對(duì)已鑒定為銷(xiāo)毀的檔案，由綜合管理部門(mén)編造《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明銷(xiāo)毀檔案的文號(hào)、題名、形成時(shí)間、數(shù)量、保管期限等；（二）《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》須經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（三）檔案銷(xiāo)毀應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀前應(yīng)對(duì)照《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷(xiāo)毀時(shí)間和方式；（四）電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)確保徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)，并做好銷(xiāo)毀記錄。（五）《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。第七章電子文檔與電子檔案管理第二十五條電子文檔的形成與積累各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)積極推廣使用電子文檔，確保電子文檔的形成過(guò)程規(guī)范、信息真實(shí)。電子文檔形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、命名和存儲(chǔ)，并定期備份。第二十六條電子文檔的歸檔電子文檔的歸檔應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。歸檔時(shí)應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并移交。綜合管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案接收、檢測(cè)、著錄、存儲(chǔ)的工作流程。第二十七條電子檔案的存儲(chǔ)與備份電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全標(biāo)準(zhǔn)的專(zhuān)用服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中。實(shí)行異地備份和異質(zhì)備份相結(jié)合的備份策略，定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性檢查。第二十八條電子檔案的長(zhǎng)期保存針對(duì)電子檔案易受技術(shù)變革影響的特點(diǎn)，應(yīng)制定電子檔案長(zhǎng)期保存策略，包括定期遷移、格式轉(zhuǎn)換、軟硬件環(huán)境維護(hù)等措施，確保電子檔案在規(guī)定的保管期限內(nèi)可被準(zhǔn)確讀取和利用。第二十九條電子檔案的利用與安全電子檔案的利用應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。采用身份認(rèn)證、權(quán)限管理、日志審計(jì)、病毒防護(hù)等技術(shù)手段，保障電子檔案的信息安全和利用安全。第八章設(shè)施設(shè)備與人員保障第三十條設(shè)施設(shè)備單位應(yīng)為檔案管理工作提供必要的設(shè)施設(shè)備支持，包括：（一）符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防盜裝置、防蟲(chóng)防鼠藥劑等；（二）檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、文件夾等；（三）檔案整理、利用、復(fù)制設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等；（四）電子檔案管理所需的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)；（五）檔案數(shù)字化及保護(hù)修復(fù)所需的專(zhuān)業(yè)設(shè)備（根據(jù)需要）。第三十一條人員保障（一）配備與本單位檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)守紀(jì)律；（二）檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)動(dòng)時(shí)，須辦理嚴(yán)格的檔案交接手續(xù)；（三）建立檔案管理人員培訓(xùn)制度，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。第九章責(zé)任追究第三十二條獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在文檔檔案管理工作中做出顯著成績(jī)，或在檔案收集、保護(hù)、利用、保密等方面表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，單位應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第三十三條責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）不按規(guī)定形成、收集、整理、歸檔文檔材料，造成檔案材料殘缺不全或丟失的；（二）擅自涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪、偽造、損毀檔案材料的；（三）違反檔案利用規(guī)定，擅自提供、復(fù)制、摘抄、公布檔案內(nèi)容的；（四）違反保密規(guī)定，泄露檔案秘密的；（五）玩忽職守，造成檔案損毀、丟失或發(fā)生失泄密事件的；（六）擅自銷(xiāo)毀檔案的；（七）其他違反檔案管理規(guī)定的行為。第十章附則第三十四條術(shù)語(yǔ)解釋本制度所稱(chēng)文檔，是指單位在工作中形成的各種形式的信息記錄，包括公文、函件、報(bào)告、合同、圖紙