公司文件存檔及歸檔管理制度一、總則（一）制度目的為規(guī)范公司各類文件的形成、收集、整理、歸檔與管理工作，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用效率，防范法律風險與信息泄露，依據《中華人民共和國檔案法》及公司內部管理要求，特制定本制度。（二）制度依據本制度依據國家《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）、《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）及公司《行政管理辦法》《保密管理制度》等相關規(guī)定制定。二、制度適用范圍與核心應用場景（一）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、各部門（含子公司、項目部）在經營管理活動中形成的各類紙質文件、電子文件及聲像檔案的管理。（二）核心應用場景日常業(yè)務文件管理：如合同、協(xié)議、招投標文件、客戶資料、財務憑證等，需在業(yè)務完成后及時歸檔，保證業(yè)務可追溯。項目全周期檔案管理：從項目立項、審批、實施到驗收、結算各階段文件，需按項目分類歸檔，保障項目資料完整性。行政與人事檔案管理：包括會議紀要、公司發(fā)文、員工檔案、培訓記錄等，需按年度與部門分類存儲，便于日常查詢與審計。電子檔案專項管理：OA系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)的電子文件，需按規(guī)范進行歸檔備份，防止數據丟失或損壞。審計與合規(guī)支持：應對內外部審計、司法檢查時，可快速調取對應檔案資料，保證合規(guī)性要求。三、職責分工與管理架構（一）檔案管理部門檔案管理部是公司檔案管理的歸口部門，職責包括：制定和完善檔案管理制度及操作流程；負責公司總部檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀及利用服務；指導各部門、分支機構的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓；監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，組織檔案安全檢查。（二）各業(yè)務部門各部門負責人為本部門檔案管理第一責任人，職責包括：指定專人（兼職檔案員*）負責本部門文件的形成、收集、初步整理及移交工作；保證歸檔文件的完整性、準確性及規(guī)范性，對文件質量負責；配合檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀及利用工作。（三）信息技術部提供電子檔案管理系統(tǒng)的技術支持，保證系統(tǒng)運行穩(wěn)定；負責電子檔案的存儲備份、數據遷移及信息安全防護；定期對電子檔案存儲介質進行檢測與維護。四、文件歸檔全流程操作規(guī)范（一）第一步：文件收集與整理操作主體：各部門兼職檔案員*操作說明：文件收集范圍：凡反映本部門工作活動、具有查考利用價值的各種形式文件材料，均需收集，包括但不限于：紙質文件：合同、請示、批復、會議紀要、報表、圖紙、照片等；電子文件：OA流程文件、郵件往來、電子發(fā)票、設計圖紙（CAD/PDF格式）、數據庫導出數據等；特殊載體文件：錄音帶、錄像帶、光盤等，需標注內容說明及形成日期。整理要求：紙質文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，對破損文件進行修補，按“一事一件”原則排序；電子文件：檢查文件完整性，保證可正常打開，刪除冗余版本（僅保留最終生效版本），按“部門-年份-文件類型”命名（示例：“市場部-2023-年度工作計劃.pdf”）。常見問題處理：若文件缺失，需由原經辦人*出具說明并部門負責人簽字確認后，隨歸檔文件一并提交；跨部門協(xié)作文件，由主辦部門負責收集，協(xié)辦部門提供復印件并注明“復印件與原件一致”及經辦人簽字。（二）第二步：文件分類與編號操作主體：檔案管理部專職檔案員*操作說明：分類標準：采用“年度-機構-問題”三級分類法，具體分類一級分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2023年”；二級分類（機構）：按部門或項目組劃分，如“市場部”“項目部”；三級分類（問題）：按文件內容性質劃分，如“綜合類”“業(yè)務類”“財務類”等（詳見表1《公司文件分類表》）。編號規(guī)則：檔案編號由“年度-機構代碼-問題代碼-流水號”組成，示例：“2023-MKT-001-001”（2023年、市場部、綜合類、第1件）。機構代碼及問題代碼由檔案管理部統(tǒng)一編制（詳見表1）。工具使用：檔案管理系統(tǒng)支持自動分類編號，人工復核后確認入庫。（三）第三步：文件編目與著錄操作主體：檔案管理部專職檔案員*操作說明：著錄項目：依據《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999），需著錄以下核心信息：檔案題名（文件標題，原文無標題需自擬并加“[]”）；文號（發(fā)文機關字號，如“公司辦發(fā)〔2023〕5號”）；責任者（文件形成部門或個人，個人需注明職務）；形成日期（文件生效日期，格式：YYYY-MM-DD）；頁數（紙質文件總頁數，電子文件標注“共頁”）；保管期限（依據表2《檔案保管期限表》確定）；備注（如原件存放位置、復印件說明等）。著錄工具：使用檔案管理系統(tǒng)錄入數據，保證信息準確無誤，紙質文件需同時填寫《檔案歸檔清單》（見表3），電子文件需至系統(tǒng)對應分類目錄。示例：檔案題名文號責任者形成日期頁數保管期限備注2023年度市場營銷計劃公司市發(fā)〔2023〕8號市場部*2023-01-151210年含附件3份（四）第四步：文件裝訂與封裝操作主體：檔案管理部專職檔案員*操作說明：紙質文件裝訂：采用左側裝訂，對齊文件邊緣，使用無酸紙檔案盒封裝，每盒厚度不超過3cm；盒面標注“檔案編號”“檔案題名”“年度”“部門”“起止頁碼”“保管期限”等信息（詳見表4《檔案盒封面標簽模板》）；盒內放置《檔案備考表》，注明盒內文件數量、整理人、檢查人及日期。電子文件封裝：按分類編號建立文件夾，將電子文件與著錄數據一并存放；使用專用存儲介質（如企業(yè)級硬盤、光盤），每份介質粘貼標簽，標注“檔案編號-內容摘要-形成日期-密級”；電子檔案需進行加密存儲，密鑰由檔案管理部專人保管。（五）第五步：檔案移交與入庫操作主體：部門兼職檔案員與檔案管理部專職檔案員操作說明：移交時間：各部門次月10日前完成上個月文件的歸檔移交；年度重要檔案（如年度總結、審計報告）需在次年1月31日前完成移交。移交流程：移交方填寫《檔案移交清單》（見表5），一式兩份，注明檔案數量、編號、題名等信息；雙方共同清點核對，確認無誤后在清單上簽字，各執(zhí)一份；檔案管理部接收后，在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)，并移交入庫。注意事項：檔案交接需全程有記錄，紙質清單需存檔備查；未按規(guī)定移交檔案的，部門負責人需向分管領導*說明情況，并限期整改。五、檔案保管與利用規(guī)范（一）檔案保管要求庫房管理：檔案庫房需配備溫濕度調控設備（溫度14-24℃，濕度45%-60%），每日記錄溫濕度數據；庫房內嚴禁吸煙、存放易燃易爆物品，配備消防器材（如二氧化碳滅火器），定期檢查電路安全；紙質檔案與電子檔案分庫存放，特殊載體檔案（如照片、膠片）需使用防酸柜保存。定期檢查：檔案管理部每季度對庫存檔案進行一次清點，核對賬物是否一致；對破損、字跡褪色的檔案及時修復或復制，保證檔案安全。（二）檔案利用流程利用申請：公司內部員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》（見表6），經部門負責人簽字后提交檔案管理部；查閱涉密檔案（如未公開合同、財務數據），需經分管領導*審批。查閱要求：檔案原則上不得帶出檔案庫房，確需借出的，需填寫《檔案借閱登記表》（見表7），借閱期限不超過3個工作日；查閱人需愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，查閱后由檔案管理人員檢查無誤方可歸還；復制檔案需經檔案管理部同意，復印件加蓋“檔案證明章”方為有效。六、檔案鑒定與銷毀管理（一）檔案鑒定鑒定組織：檔案管理部每3年組織一次檔案鑒定工作，成立鑒定小組，由分管領導*任組長，檔案管理部、法務部、相關業(yè)務部門負責人為成員。鑒定標準：依據表2《檔案保管期限表》，對到期檔案進行價值鑒定，仍有保存價值的期限延長，無保存價值的列入銷毀范圍。（二）檔案銷毀銷毀流程：鑒定小組編制《檔案銷毀清冊》（見表8），列明銷毀檔案的編號、題名、形成日期、保管期限、數量等信息，經分管領導審批后，報總經理核準；銷毀時需由兩人以上監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質檔案需碎紙?zhí)幚?，電子檔案需低級格式化并物理銷毀存儲介質）；監(jiān)銷人在《檔案銷毀清冊》上簽字，銷毀記錄永久保存。注意事項：待銷毀檔案在銷毀前需單獨存放，嚴禁提前銷毀或隨意丟棄；涉及未結事項、法律糾紛的檔案，需待事項處理完畢后方可銷毀。七、電子檔案專項管理（一）電子文件歸檔要求歸檔范圍：包括但不限于OA系統(tǒng)審批文件、業(yè)務系統(tǒng)數據、電子發(fā)票、設計圖紙、郵件往來等具有憑證價值的電子文件。歸檔格式：文本文件：PDF/A格式（長期保存）；圖像文件：TIFF或JPEG格式（分辨率不低于300DPI）；視頻文件：MP4或AVI格式（編碼為H.264）；數據庫文件：需導出為CSV或XML格式，并附帶說明文件。（二）電子檔案備份機制本地備份：每日17:00自動將電子檔案備份至公司服務器，保留最近30天的增量備份；異地備份：每月將電子檔案完整備份至異地災備中心，保留最近12個月的備份；備份驗證：每季度對備份數據進行恢復測試，保證備份數據完整可用。（三）電子檔案安全防護訪問控制：電子檔案管理系統(tǒng)實行分級權限管理，用戶需通過賬號密碼登錄，關鍵操作（如刪除、修改）需經二次授權；病毒防護：服務器安裝殺毒軟件，實時更新病毒庫，定期對電子檔案進行病毒查殺；操作審計：系統(tǒng)自動記錄用戶登錄、文件訪問、修改等操作日志，日志保存期限不少于5年。八、附則（一）責任追究對違反本制度規(guī)定，造成檔案丟失、損壞、泄密等問題的，公司將視情節(jié)輕重對相關責任人進行處罰，包括但不限于通報批評、扣減績效、解除勞動合同；構成犯罪的，依法追究法律責任。（二）制度解釋與修訂本制度由檔案管理部負責解釋，每年根據實際運行情況組織修訂，修訂后報總經理辦公會審批發(fā)布。（三）生效日期本制度自2023年月日起施行，原《公司檔案管理辦法》（辦發(fā)〔2020〕號）同時廢止。九、工具表格清單及模板（一）表1：公司文件分類表一級分類（年度）二級分類（機構代碼）機構名稱三級分類（問題代碼）問題類別說明2023年ADM行政部ZH綜合類（請示、批復）MKT市場部YW業(yè)務類（合同、方案）FIN財務部CW財務類（憑證、報表）HR人力資源部RS人事類（檔案、培訓）（二）表2：檔案保管期限表檔案類別具體內容保管期限文書檔案公司章程、股東會決議、年度工作計劃、總結永久請示、批復、會議紀要、內部管理制度10年一般性通知、函件、工作簡報5年業(yè)務檔案采購合同、銷售合同、服務協(xié)議合同終止后10年招投標文件、項目立項資料、驗收報告項目結束后15年財務檔案會計憑證、會計賬簿、財務報告10年（其中原始憑證30年）人事檔案員工錄用、勞動合同、離職證明、獎懲記錄員工離職后5年技術檔案產品圖紙、技術說明書、研發(fā)報告、專利文件產品淘汰后10年（三）表3：檔案歸檔清單（年度：2023年部門：市場部）序號檔案編號檔案題名文號責任者形成日期頁數保管期限備注12023-MKT度市場營銷計劃市發(fā)〔2023〕8號市場部*2023-01-151210年22023-MKT-002-001項目合作協(xié)議合〔2023〕15號市場部、客戶方2023-03-202510年含附件………（四）表4：檔案盒封面標簽模板檔案編號：2023-MKT-001-001檔案題名：2023年度市場營銷計劃年度：2023年部門：市場部起止頁碼：1-12保管期限：10年整理人：檔案管理員*檢查人：檔案管理部負責人*日期：2023-02-01（五）表5：檔案移交清單移交部門移交人移交日期檔案年度檔案數量（卷/件）移交清單份數備注市場部*2023-02-052023年15一式兩份含電子檔案5件接收部門接收人接收日期監(jiān)交人檔案管理部*2023-02-05*（六）表6：檔案查閱申請表申請人部門查閱日期查閱目的趙六*項目部2023-05-10項目結算審計檔案編號檔案題名查閱方式（□查閱□復制）復制份數2023-PRJ-003-001項目驗收報告□復制2部門負責人意見檔案管理部意見分管領導意見同意：錢七*同意：*同意：*（七）表7：檔案借閱登記表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案編號檔案題名借閱原因孫八*法務部2023-05-122023-05-152023-FIN-005-