會議室預定及使用記錄管理模板一、適用場景與核心價值本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、學校、科研機構等有會議室資源管理需求的組織，尤其適用于會議室數量較多（如10間以上）、使用頻率較高（日均預定超5次）、需規(guī)范預定流程的場景。核心價值：通過標準化預定流程和詳細使用記錄，解決會議室預定沖突、資源浪費、使用情況追溯困難等問題，提升會議室利用率（目標：單間會議室日均使用率≥80%），規(guī)范管理秩序，降低行政協(xié)調成本。二、全流程操作指南（一）預定前準備查詢會議室狀態(tài)預定人需通過以下方式查詢目標會議室的空閑時段：線上：登錄企業(yè)內部會議室管理系統(tǒng)（如釘釘/企業(yè)審批、OA系統(tǒng)），篩選“日期”“會議室類型”（如大型/小型/視頻會議室）、“容納人數”等條件；線下：查閱行政部張貼的“會議室預定公示欄”（提前更新至未來7天預定情況）；聯系：致電行政部預定專員（分機號X）咨詢實時空閑狀態(tài)。確認使用需求明確會議核心信息：時間：精確到開始/結束時間（如“14:00-16:00”，避免模糊表述“下午”）；人數：預估參會人數（需≤會議室最大容納量，如20人會議室最多容納20人）；設備：列出必需設備（如投影儀、視頻會議終端、白板、麥克風等），特殊需求（如“需茶水服務”“橫幅懸掛位置”）需提前備注。（二）提交預定申請?zhí)顚戭A定信息表在“會議室預定信息表”（見模板表格部分）中完整填寫以下字段（標注“*”為必填項）：會議室編號/名稱（如“A101-第一會議室”）；預定日期（格式：YYYY-MM-DD）；預定時間（開始-結束，精確到30分鐘，如“09:30-11:00”）；預定人（）、所屬部門（）、聯系方式（*，填寫內部短號/辦公電話）；參會人數（）、會議主題/事由（，需簡潔明了，如“Q3產品評審會”而非“開會”）；所需設備清單（*，勾選或填寫具體型號，如“投影儀-Epson5300”）；備注說明（如“允許外部人員進入（需提前報備姓名）”“需提前調試視頻會議系統(tǒng)”）。提交審核線上提交：通過管理系統(tǒng)預定信息表，選擇“審核人”（一般為部門負責人/行政主管），提交后系統(tǒng)自動發(fā)送待辦提醒；線下提交：將紙質版預定信息表（需預定人簽字）交至行政部辦公室，由專員錄入系統(tǒng)。（三）審核與確認審核內容審核人需重點核對：會議室空閑狀態(tài)（避免時間沖突）；使用需求合理性（如20人會議預定10人會議室是否合適）；是否符合會議室使用規(guī)定（如“大型發(fā)布會需提前3天報備”“涉及外部人員的會議需經部門總監(jiān)審批”）。反饋結果審核通過：審核人在系統(tǒng)“批準”或紙質表簽字，同步更新會議室狀態(tài)為“已預定”，并通過系統(tǒng)/短信通知預定人；審核不通過：注明原因（如“時間沖突”“設備不足”），退回預定人修改，修改后重新提交審核。（四）使用前準備領取鑰匙/門禁預定人需在會議開始前30分鐘，憑工牌/身份證到行政部領取會議室鑰匙（部分單位采用“掃碼開門”，需提前在系統(tǒng)中綁定工牌）；鑰匙領取后需簽字登記（記錄“領取時間、會議室編號、歸還時間”）。設備與環(huán)境檢查進入會議室后，優(yōu)先檢查設備狀態(tài)：投影儀是否能正常開機、麥克風是否有聲音、空調溫度是否適宜（建議夏季24-26℃、冬季18-20℃）；如設備故障，立即聯系IT支持（分機號X）或行政部（分機號X），同時通知參會人員調整會議地點；調整桌椅布局（如“U型”“課桌式”），開啟燈光/窗簾，保證環(huán)境整潔（如發(fā)覺衛(wèi)生問題，聯系保潔部處理）。（五）會議使用規(guī)范時間控制嚴格按照預定時間使用，不得提前占用（如13:00開始的會議，12:50不得進入布置）；如需延長使用，需在原結束時間前1小時向行政部門申請（如“16:00會議需延長至17:00，后續(xù)無預定則可批準”）；若預定后未使用且未提前取消，系統(tǒng)將記錄“違約1次”，累計3次違約暫停預定權限1個月。設備與秩序維護規(guī)范使用設備：使用后關閉投影儀（需等待風扇完全停止再斷電）、麥克風、空調等電源；保持安靜：會議期間調低音量，避免在走廊大聲喧嘩；禁止違規(guī)行為：吸煙（除非會議室明確設置“吸煙區(qū)”）、飲食（除非提供茶水服務）、私自移動會議室家具。（六）使用后記錄與反饋填寫使用記錄表會議結束后30分鐘內，預定人需在“會議室使用記錄表”中補充以下信息：實際使用時長（如“原定14:00-16:00，實際14:10-15:40，使用時長1小時30分鐘”）；設備使用情況（勾選“正?！被颉肮收稀?，故障需說明具體問題，如“投影儀無法連接電腦”）；使用反饋（可選填，如“桌椅數量不足”“建議增加白板筆”）；清潔情況（勾選“已整理”或“未整理”，未整理需說明原因，如“緊急離開未清理”）。歸還鑰匙與確認將鑰匙/門禁交還行政部，專員核對后簽字確認；若采用掃碼開門，系統(tǒng)自動記錄歸還時間，無需手動操作。異常情況上報如發(fā)生設備損壞、物品丟失（如麥克風遺失）、突發(fā)狀況（如漏水、停電），需在24小時內提交《異常情況說明》至行政部，注明時間、地點、問題描述及處理建議。（七）記錄歸檔行政部門每月5日前完成上月記錄整理：電子檔：將預定信息表、使用記錄表分類匯總（按“會議室編號-月份”命名），存儲至企業(yè)服務器指定文件夾（路徑：行政部-會議室管理-2023年10月）；紙質檔：打印后按月份裝訂成冊，標注“2023年10月會議室使用記錄”，存放至行政部檔案柜；統(tǒng)計分析：每月《會議室使用率報告》，分析各會議室使用頻率、設備故障率、用戶反饋建議，為資源優(yōu)化（如“增加視頻會議室數量”）提供數據支持。三、模板表格設計（一）會議室預定信息表序號會議室編號會議室名稱位置（樓層）預定日期預定時間（開始-結束）預定人(*)所屬部門聯系方式參會人數會議主題/事由所需設備審核人(*)審核狀態(tài)（未審核/已批準/已駁回）備注1A101第一會議室1號樓10層2023-10-2009:00-11:00張*市場部888815第三季度營銷總結投影儀、麥克風李*已批準需提前調試視頻會議系統(tǒng)2B205小型會議室2號樓5層2023-10-2114:30-16:00王*研發(fā)部66668項目技術評審會白板、投影儀趙*未審核無（二）會議室使用記錄表序號使用日期會議室編號使用人(*)實際使用時長設備使用情況（正常/故障及說明）使用反饋（建議/問題）清潔情況（已整理/未整理）異常記錄（如有）記錄人(*)12023-10-20A101張*2小時投影儀正常，麥克風聲音略小建議更換新麥克風已整理桌椅，清理垃圾無張*22023-10-21B205王*1.5小時白板筆無墨水，投影儀無法連接電腦設備需提前檢查未整理桌椅，有紙屑遺留無行政助理*四、使用注意事項與規(guī)范預定優(yōu)先級規(guī)則預定順序：“先提交先審核通過”，緊急會議（如客戶突發(fā)拜訪）可申請“綠色通道”，由行政部總監(jiān)直接審批；跨部門預定：需提前3天協(xié)調，避免同一時段多部門預定同一會議室；重復預定：同一部門連續(xù)預定同一會議室不超過3天（如需長期使用，需提交《會議室長期使用申請》，說明理由并經總經理審批）。設備管理責任設備使用前檢查：預定人需確認設備完好，使用后簽字確認（如“投影儀正常使用”）；故障處理：因個人操作不當導致設備損壞（如強行關閉投影儀、用尖銳物品劃屏幕），需承擔維修費用的50%-100%；設備借用：嚴禁外借會議室設備（如麥克風、白板筆），如需臨時借用，需經行政部批準并填寫《設備借用登記表》（歸還時檢查完好性）。清潔與安全責任使用后清潔：預定人需帶走個人物品及垃圾，將桌椅恢復原位（如“會議前為U型，會議后恢復為課桌式”）；安全檢查：離開前關閉所有電源（包括燈光、空調、設備），確認門窗鎖好（行政部每日18:00核查各會議室安全狀態(tài)）；消防要求：禁止在會議室內存放易燃易爆物品，熟悉滅火器位置（每間會議室門口貼有消防示意圖）