合同簽訂及執(zhí)行監(jiān)督表單使用指南一、適用范圍與核心價值本表單適用于各類企業(yè)內部合同管理及外部合作場景，包括但不限于采購合同、服務外包合同、項目合作合同、銷售合同等。通過標準化記錄合同簽訂全流程及執(zhí)行關鍵節(jié)點，可實現(xiàn)以下核心價值：規(guī)范流程：統(tǒng)一合同簽訂與執(zhí)行的操作標準，避免流程遺漏；風險控制：實時跟蹤合同履行進度，提前預警潛在風險（如延期、違約等）；責任明確：清晰界定各環(huán)節(jié)責任人，保證權責匹配；追溯管理：完整記錄合同生命周期信息，為后續(xù)審計、糾紛處理提供依據。二、全流程操作指引（一）合同簽訂前：需求與資質雙確認需求梳理業(yè)務部門根據項目或合作需求，明確合同標的、數量、質量標準、交付時間、預算金額等核心要素，填寫《合同需求申請表》（可作為附件）。法務部門或合規(guī)專員對需求條款的合法性、合規(guī)性進行初步審核，避免條款與公司制度或法律法規(guī)沖突。合作方資質審查核實合作方（乙方/供應商）的營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如行業(yè)許可證、ISO認證等），保證其具備履約能力；通過“信用中國”等公開渠道查詢合作方信用記錄，排除重大失信或涉訴風險；對于長期合作方，需更新其資質檔案，保證信息時效性。合同條款擬定依據需求及資質審查結果，由法務部門牽頭擬定合同文本，明確雙方權利義務、違約責任、爭議解決方式等關鍵條款；涉及金額較大或復雜條款時，需組織業(yè)務、財務、法務等部門聯(lián)合評審，保證條款無歧義、可執(zhí)行。（二）合同簽訂中：信息錄入與簽署留痕表單信息填寫將合同基本信息（如合同編號、名稱、簽訂日期、雙方主體信息等）準確錄入“合同簽訂及執(zhí)行監(jiān)督表單”（詳見第三部分表單模板）；重點標注合同關鍵條款（如付款節(jié)點、交付期限、驗收標準），作為后續(xù)執(zhí)行跟蹤的核心依據。內部審批簽署按公司審批流程逐級提交審批（如業(yè)務部門負責人→法務→財務→總經理），保證審批意見完整留痕；審批通過后，由授權代表簽字并加蓋公司公章，合同正式生效；同時與合作方完成合同文本交換，要求對方簽字蓋章并保留原件或掃描件。（三）合同執(zhí)行中：節(jié)點跟蹤與動態(tài)監(jiān)控關鍵節(jié)點拆解根據合同條款，將執(zhí)行過程拆解為可跟蹤的關鍵節(jié)點（如“預付款支付”“物料交付”“階段性驗收”“尾款結算”等），明確各節(jié)點的計劃時間、責任人及交付成果。進度實時更新責任人（如項目經理、采購專員）需在節(jié)點計劃時間前3個工作日啟動準備工作，提前確認完成條件；節(jié)點完成后，及時在表單中填寫“實際完成時間”“交付成果說明”，并相關證明材料（如驗收單、發(fā)票、物流單等）；若出現(xiàn)進度延遲，需在表單“異常情況”欄記錄原因（如供應商延期、需求變更等），并制定調整方案（如協(xié)商交付時間、簽訂補充協(xié)議等）。跨部門協(xié)同涉及多部門協(xié)作的節(jié)點（如驗收需技術+業(yè)務聯(lián)合確認），由牽頭部門組織協(xié)調，保證各部門意見在表單中同步記錄；財務部門根據表單中的付款節(jié)點信息，核對發(fā)票、驗收單等憑證后安排付款，避免超付或逾期支付。（四）合同執(zhí)行后：驗收歸檔與復盤總結最終驗收與結算合同全部履行完成后，由責任部門組織最終驗收，形成書面驗收報告并表單；財務部門依據驗收報告、合同條款完成尾款結算，關閉合同付款流程。資料歸檔將合同文本、審批記錄、溝通函件、驗收報告、付款憑證等資料整理歸檔，電子檔存入公司合同管理系統(tǒng)，紙質檔按檔案管理規(guī)定存放；在表單“歸檔狀態(tài)”欄標注“已歸檔”，并填寫歸檔編號及保管人。效果復盤合同履行結束后1周內，由牽頭組織部門組織復盤會議，評估合同履約效果（如是否滿足需求、成本控制情況、合作方評價等）；將復盤結論錄入表單“總結與改進建議”欄，為后續(xù)合同管理提供經驗參考。三、表單模板及填寫說明合同簽訂及執(zhí)行監(jiān)督表單基礎信息填寫內容合同編號按公司編號規(guī)則填寫（如“HT-2024-X”，X為部門簡稱+年份+序號）合同名稱與合同文本完全一致（如“辦公設備采購合同”“軟件開發(fā)服務合同”）簽訂日期合同雙方簽字蓋章的日期（格式：YYYY-MM-DD）合同類型□采購□服務□銷售□合作□其他（請注明）甲方信息名稱：____________________；聯(lián)系人：；部門：____________________；電話：乙方信息名稱：____________________；聯(lián)系人：；電話：；地址：____________________合同金額大寫：____________________；小寫：￥_____________（含/不含稅）合同期限自_年_月_日至_年__月__日核心條款摘要1.交付物：____________________2.驗收標準：____________________3.付款方式：____________________執(zhí)行節(jié)點跟蹤計劃時間實際時間責任人完成狀態(tài)（□未開始□進行中□已完成□異常）交付成果說明異常情況記錄（若有）節(jié)點1（如預付款支付）YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD*□已完成發(fā)票號X-節(jié)點2（如首批交付）YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD*□異常延期3天供應商生產排期調整節(jié)點3（如中期驗收）YYYY-MM-DD-*□未開始-待技術部門確認…監(jiān)督與管理內容業(yè)務部門責任人姓名：；聯(lián)系方式：法務監(jiān)督人姓名：；聯(lián)系方式：財務對接人姓名：；聯(lián)系方式：歸檔狀態(tài)□未歸檔□已歸檔（歸檔編號：_____________；保管人：*）總結與改進建議例：本次交付延期需加強供應商交期跟蹤，建議后續(xù)增加違約條款約束。填寫說明基礎信息：合同編號需唯一，避免重復；聯(lián)系人信息僅用于內部溝通，可使用“*”代替真實姓名/電話；核心條款摘要需簡明扼要，突出關鍵約束條件。執(zhí)行節(jié)點跟蹤：節(jié)點名稱需與合同條款一致，計劃時間按合同約定填寫；實際時間、完成狀態(tài)等信息需及時更新，保證動態(tài)反映執(zhí)行進度；異常情況需說明原因及處理措施。監(jiān)督與管理：業(yè)務部門責任人為合同履行的第一責任人，法務監(jiān)督人負責合規(guī)性把控，財務對接人負責資金支付；歸檔時需同步電子檔與紙質檔編號。四、使用過程中的關鍵提示信息準確性：表單內所有信息需與合同文本、實際執(zhí)行情況保持一致，避免因信息偏差導致監(jiān)督失效；如合同發(fā)生變更（如金額、期限調整），需及時更新表單并簽訂補充協(xié)議。節(jié)點時效性：責任人需提前跟蹤節(jié)點進度，避免逾期；若因客觀原因無法按時完成，需在計劃時間前24小時向上級匯報，并協(xié)同合作方書面確認調整方案。溝通留痕：與合作方的溝通（如催交函、變更確認等）建議通過書面形式（郵件