企業(yè)行政文書(shū)檔案分類及歸檔手冊(cè)前言行政文書(shū)檔案是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的歷史記錄，更是決策支持、風(fēng)險(xiǎn)防控和合規(guī)管理的重要依據(jù)。為規(guī)范企業(yè)行政文書(shū)檔案的分類、整理與歸檔工作，提高檔案管理效率，保證檔案的完整性、安全性和可用性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為企業(yè)行政部門及相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。一、手冊(cè)適用范圍與核心價(jià)值（一）適用范圍本手冊(cè)適用于各類企業(yè)（包括但不限于有限責(zé)任公司、股份有限公司、合伙企業(yè)等）的行政文書(shū)檔案管理工作，涵蓋企業(yè)行政管理部門在綜合管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障、資質(zhì)證照、合同協(xié)議等職能領(lǐng)域形成的各類文書(shū)檔案。（二）核心價(jià)值規(guī)范管理：統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔流程，避免檔案管理混亂；提高效率：通過(guò)科學(xué)分類和標(biāo)準(zhǔn)化操作，快速檢索和利用檔案；保障安全：明確檔案保管責(zé)任和防護(hù)措施，防止檔案丟失、損壞或泄密；支持決策：系統(tǒng)化留存企業(yè)運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)，為戰(zhàn)略規(guī)劃、問(wèn)題追溯提供依據(jù)。二、行政文書(shū)檔案分類體系（一）分類原則科學(xué)性：以文書(shū)形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系為依據(jù)，保證分類邏輯清晰；實(shí)用性：結(jié)合企業(yè)組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，便于操作和檢索；擴(kuò)展性：預(yù)留分類層級(jí)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中新增文書(shū)類型。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)采用“一級(jí)分類（職能領(lǐng)域）+二級(jí)分類（文件類型）+三級(jí)分類（具體事項(xiàng)）”的三級(jí)分類法，具體一級(jí)分類二級(jí)分類三級(jí)分類（示例）保管期限綜合管理類會(huì)議管理董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期公文管理上級(jí)單位發(fā)文、本企業(yè)發(fā)文、外來(lái)函件長(zhǎng)期/10年/5年工作計(jì)劃與總結(jié)年度工作計(jì)劃、季度工作總結(jié)、專項(xiàng)工作總結(jié)10年人力資源管理類招聘與錄用招聘啟事、應(yīng)聘登記表、錄用通知書(shū)、勞動(dòng)合同員工離職后2年培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、員工技能考核表5年績(jī)效考核考核制度、考核表、考核結(jié)果分析報(bào)告5年財(cái)務(wù)管理類預(yù)算管理年度預(yù)算方案、預(yù)算調(diào)整審批表、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告10年費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用報(bào)銷制度、報(bào)銷單據(jù)、費(fèi)用審批記錄5年稅務(wù)管理納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠批復(fù)文件10年后勤保障類資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)臺(tái)賬、資產(chǎn)采購(gòu)合同、資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)長(zhǎng)期辦公用品管理辦公用品采購(gòu)清單、領(lǐng)用登記表3年安全管理安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案演練報(bào)告、安全處理報(bào)告長(zhǎng)期資質(zhì)證照類企業(yè)資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（三證合一后為營(yíng)業(yè)執(zhí)照）長(zhǎng)期（注銷后10年）經(jīng)營(yíng)許可特種行業(yè)許可證、資質(zhì)等級(jí)證書(shū)長(zhǎng)期（有效期屆滿后5年）合同協(xié)議類業(yè)務(wù)合同銷售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同合同終止后10年勞動(dòng)合同員工勞動(dòng)合同、勞動(dòng)合同變更協(xié)議員工離職后2年三、文書(shū)檔案全流程操作規(guī)范（一）文書(shū)收集責(zé)任部門：各職能部門為文書(shū)收集責(zé)任主體，行政管理部門統(tǒng)籌監(jiān)督。收集范圍：企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子文件；上級(jí)單位來(lái)文、平行單位往來(lái)函件、下級(jí)單位上報(bào)材料；會(huì)議記錄、合同、證照、報(bào)表、憑證等各類原始資料。收集要求：文書(shū)需為正式版本，內(nèi)容完整、字跡清晰（電子文件需為PDF或不可編輯格式）；涉及敏感信息的文書(shū)需標(biāo)注“保密”字樣；各部門指定專人（建議為*文秘崗）于每月最后一個(gè)工作日將本月文書(shū)整理后移交行政管理部門。（二）文書(shū)分類操作依據(jù)：依據(jù)本手冊(cè)“二、行政文書(shū)檔案分類體系”執(zhí)行。操作步驟：（1）確定一級(jí)分類：根據(jù)文書(shū)形成部門職能，判斷所屬一級(jí)分類（如人力資源部形成的文書(shū)歸入“人力資源管理類”）；（2）細(xì)化二級(jí)分類：根據(jù)文書(shū)類型確定二級(jí)分類（如勞動(dòng)合同歸入“招聘與錄用”）；（3）明確三級(jí)分類：根據(jù)文書(shū)具體事項(xiàng)確定三級(jí)分類（如“2023年度銷售合同”）。注意事項(xiàng)：跨部門形成的文書(shū)，由主辦部門負(fù)責(zé)分類；難以界定的文書(shū)，由行政管理部門協(xié)調(diào)確定。（三）文書(shū)整理檢查完整性：核對(duì)文書(shū)是否缺頁(yè)、漏項(xiàng)，重要文書(shū)（如合同、決議）需簽字蓋章齊全。排序與編頁(yè)：紙質(zhì)文書(shū)：按時(shí)間順序或邏輯順序排序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字編頁(yè)（單面書(shū)寫(xiě)的文件在右上角編頁(yè)，雙面書(shū)寫(xiě)的在左上角編頁(yè)）；電子文書(shū)：按“部門-分類-日期”規(guī)則命名文件名（如“行政部-綜合管理類-2023年工作計(jì)劃-20231201.pdf”）。裝訂與歸檔：紙質(zhì)文書(shū)：使用不銹鋼釘裝訂，厚度超過(guò)1cm的需采用線裝或活頁(yè)夾裝訂，避免使用金屬裝訂件（防止銹蝕）；電子文書(shū)：刻錄光盤或存儲(chǔ)至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，一式兩份（一份本地存儲(chǔ)，一份異地備份）。（四）檔案歸檔填寫(xiě)歸檔登記表：使用本手冊(cè)“四、標(biāo)準(zhǔn)化表格工具包”中的《文書(shū)歸檔登記表》，詳細(xì)記錄檔案信息。移交接收：移交部門與行政管理部門共同核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后在登記表上簽字；行政管理部門對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：一級(jí)分類代碼+二級(jí)分類代碼+年份+流水號(hào)，如“ZG-HR-2023-001”），并粘貼檔案標(biāo)簽（標(biāo)簽包含編號(hào)、名稱、形成日期、保管期限）。入庫(kù)上架：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，按分類編號(hào)順序排列，預(yù)留10%的空位便于新增檔案；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅授權(quán)人員可查閱）。（五）檔案保管存放條件：檔案庫(kù)房需保持清潔、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)備；紙質(zhì)檔案與電子檔案分庫(kù)存放，電子檔案需定期（每季度）檢查存儲(chǔ)介質(zhì)完好性。定期檢查：行政管理部門每半年對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查是否有霉變、蟲(chóng)蛀等情況；每年對(duì)電子檔案進(jìn)行一次數(shù)據(jù)備份，保證數(shù)據(jù)可讀性。（六）檔案利用借閱流程：借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）簽字后報(bào)行政管理部門審批；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（*總監(jiān)）審批，借閱時(shí)由行政管理部門專人陪同。查閱要求：檔案原則上不得帶出檔案庫(kù)房，確需借出的，借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日；查閱檔案時(shí)需佩戴手套，嚴(yán)禁涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換檔案原件；復(fù)制檔案需經(jīng)行政管理部門批準(zhǔn)，復(fù)制件上需加蓋“檔案證明章”并注明“與原件一致”。（七）檔案銷毀鑒定與審批：對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，由行政管理部門每年組織一次鑒定，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值后，填寫(xiě)《檔案銷毀審批表》；審批流程：行政管理部門負(fù)責(zé)人（主任）審核→分管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)）審批→總經(jīng)理批準(zhǔn)。銷毀與記錄：銷毀檔案時(shí)需由兩人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無(wú)法恢復(fù)；銷毀完成后，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀審批表》上簽字，并將記錄存檔10年。四、標(biāo)準(zhǔn)化表格工具包（一）行政文書(shū)檔案分類目錄表一級(jí)分類代碼一級(jí)分類二級(jí)分類代碼二級(jí)分類三級(jí)分類（示例）保管期限備注ZG綜合管理類HY會(huì)議管理董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期含附件GW公文管理本企業(yè)發(fā)文（2023年度）10年文號(hào)+標(biāo)題RL人力資源管理類ZP招聘與錄用勞動(dòng)合同（員工姓名）2年離職后計(jì)算（二）文書(shū)歸檔登記表檔案編號(hào)文件標(biāo)題形成部門形成日期分類號(hào)頁(yè)數(shù)保管期限歸檔人歸檔日期接收人接收日期備注ZG-HY-2023-0012023年度第一次董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要董事會(huì)辦公室2023-01-15ZG-HY-0015長(zhǎng)期*文秘2023-01-20*檔案員2023-01-20含簽到表RL-ZP-2023-005勞動(dòng)合同人力資源部2023-03-10RL-ZP-00532年*文秘2023-03-15*檔案員2023-03-15-（三）檔案借閱申請(qǐng)表借閱部門借閱人借閱日期檔案編號(hào)文件標(biāo)題借閱事由歸還日期審批人備注市場(chǎng)部2023-06-01ZG-GW-2023-012關(guān)于開(kāi)展2023年夏季促銷活動(dòng)的通知制定促銷方案2023-06-05*經(jīng)理復(fù)印件財(cái)務(wù)部2023-06-10CW-YS-2023-0082023年第二季度預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)2023-06-15*總監(jiān)原件（四）檔案銷毀審批表檔案編號(hào)文件標(biāo)題分類號(hào)保管期限頁(yè)數(shù)銷毀原因鑒定人部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)銷毀日期監(jiān)銷人備注RL-KP-2018-0032018年度績(jī)效考核表RL-KP-0035年10保管期限已滿*檔案員同意銷毀同意銷毀2023-12-01主任、科員已備份電子數(shù)據(jù)五、常見(jiàn)問(wèn)題與規(guī)避指南（一）收集環(huán)節(jié)問(wèn)題問(wèn)題描述：部分部門文書(shū)收集不及時(shí)，導(dǎo)致檔案缺失；或收集的文書(shū)為草稿、復(fù)印件，非正式版本。規(guī)避措施：制定《文書(shū)收集責(zé)任清單》，明確各部門需提交的文書(shū)類型、時(shí)間節(jié)點(diǎn)；行政管理部門每月下發(fā)《文書(shū)收集提醒函》，未按時(shí)提交的部門需在部門例會(huì)上說(shuō)明原因；嚴(yán)格審核文書(shū)版本，僅接收正式簽批的紙質(zhì)文件或加蓋電子簽章的電子文件。（二）分類環(huán)節(jié)問(wèn)題問(wèn)題描述：分類標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不一致，如同一類型文書(shū)在不同部門歸類不同；或分類層級(jí)混亂，三級(jí)分類過(guò)于籠統(tǒng)或過(guò)細(xì)。規(guī)避措施：定期組織檔案分類培訓(xùn)，結(jié)合案例講解分類標(biāo)準(zhǔn)；編制《分類細(xì)則說(shuō)明》，對(duì)易混淆文書(shū)（如“請(qǐng)示”與“函”）的歸屬進(jìn)行明確；行政管理部門對(duì)各部門分類結(jié)果進(jìn)行抽查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)糾正。（三）整理環(huán)節(jié)問(wèn)題問(wèn)題描述：紙質(zhì)檔案未編頁(yè)或編頁(yè)錯(cuò)誤；電子檔案命名不規(guī)范，導(dǎo)致檢索困難。規(guī)避措施：制作《檔案整理操作指引圖》，張貼在辦公區(qū)域，直觀展示排序、編頁(yè)、裝訂流程；電子檔案命名采用“部門-分類-關(guān)鍵詞-日期”格式，如“行政部-綜合管理類-2023年工作總結(jié)-20231201.pdf”；設(shè)立檔案整理復(fù)核崗，由專人檢查整理質(zhì)量，不合格檔案退回重新整理。（四）保管環(huán)節(jié)問(wèn)題問(wèn)題描述：檔案庫(kù)房溫濕度不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案霉變；電子檔案未定期備份，數(shù)據(jù)丟失。規(guī)避措施：檔案庫(kù)房配備溫濕度記錄儀，每日記錄數(shù)據(jù)，超限時(shí)自動(dòng)啟動(dòng)空調(diào)、除濕機(jī)；電子檔案采用“本地+異地+云端”三備份機(jī)制，每年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試；嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)存放易燃、易爆物品，定期檢查消防設(shè)備有效期。（五）利用環(huán)節(jié)問(wèn)題問(wèn)題描述：借閱檔案未履行審批手續(xù)，導(dǎo)致檔案外流；或查閱檔案時(shí)擅自涂改、抽取文件。規(guī)避措施：實(shí)行“借閱權(quán)限分級(jí)管理”，普通員工僅可查閱權(quán)限范圍內(nèi)的檔案；檔案庫(kù)房安裝監(jiān)控設(shè)備，查閱過(guò)程全程錄像；對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，歸還時(shí)檢查檔案完整性，如有損壞需追究借閱人責(zé)任。（六）銷毀環(huán)節(jié)問(wèn)題問(wèn)題描述：超期檔案未及時(shí)銷毀，占用存儲(chǔ)空間；或銷毀手續(xù)不全，導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)避措施：建立檔案到期提醒機(jī)制，提前3個(gè)月通知相關(guān)部門確認(rèn)檔案價(jià)值；