行業(yè)協(xié)會(huì)文件格式規(guī)范前言為進(jìn)一步提升本行業(yè)協(xié)會(huì)（以下簡稱“協(xié)會(huì)”）文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保文件的嚴(yán)肅性、權(quán)威性與可讀性，促進(jìn)協(xié)會(huì)內(nèi)部及與外部單位間的有效溝通與信息傳遞，特制定本規(guī)范。本規(guī)范依據(jù)國家相關(guān)公文處理規(guī)定，并結(jié)合協(xié)會(huì)工作實(shí)際情況編制，適用于協(xié)會(huì)各類正式文件的起草、審核、印制與存檔。全體會(huì)員單位及協(xié)會(huì)工作人員在處理協(xié)會(huì)文件時(shí)，均應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)范。一、文件構(gòu)成要素協(xié)會(huì)文件通常由版頭、份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等要素構(gòu)成。根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，部分要素可酌情增減。二、頁面布局與設(shè)置（一）紙張規(guī)格文件用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）。（二）頁邊距上頁邊距為37mm±1mm，下頁邊距為35mm±1mm；左頁邊距為28mm±1mm，右頁邊距為26mm±1mm。（三）頁眉頁腳頁眉應(yīng)標(biāo)明協(xié)會(huì)名稱或文件標(biāo)題相關(guān)信息，字號(hào)為小五號(hào)宋體，居中排布。頁腳應(yīng)包含頁碼，頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于頁面底端居中位置，字號(hào)為小五號(hào)宋體。三、正文編排規(guī)范（一）標(biāo)題1.字體字號(hào)：文件標(biāo)題一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，居中排布。2.構(gòu)成：標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。例如：“關(guān)于舉辦行業(yè)發(fā)展研討會(huì)的通知”。3.轉(zhuǎn)行規(guī)則：標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形，不應(yīng)使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。（二）主送機(jī)關(guān)1.位置：置于標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格編排。2.字體字號(hào)：用三號(hào)仿宋體字。3.標(biāo)點(diǎn)：回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。（三）正文1.位置：主送機(jī)關(guān)下一行，每自然段左空二字，回行頂格。2.字體字號(hào)：一般用三號(hào)仿宋體字。3.段落：文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.行間距：一般采用固定值28磅。（四）附件說明1.位置：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。2.字體字號(hào)：用三號(hào)仿宋體字。3.多個(gè)附件：如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。（五）發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章1.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。2.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。3.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。（六）附注1.位置：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。2.字體字號(hào)：用三號(hào)仿宋體字。3.內(nèi)容：附注是對(duì)公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)加以注明，如“此件公開發(fā)布”“此件僅限內(nèi)部傳達(dá)”等。（七）附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用三號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。四、版記（一）構(gòu)成版記包括分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。（二）分隔線版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。（三）抄送機(jī)關(guān)1.位置：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用四號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。2.標(biāo)注：“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。（四）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期1.位置：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用四號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。2.排布：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期占一行，不得分行排列。五、特定格式文件（一）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“XX會(huì)議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置、字體字號(hào)參照文件標(biāo)題。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。其他格式參照本規(guī)范執(zhí)行。（二）函件函的格式相對(duì)靈活，但仍應(yīng)遵循本規(guī)范關(guān)于頁面設(shè)置、字體字號(hào)等基本要求。函的標(biāo)題一般為“關(guān)于XX事項(xiàng)的函”，主送機(jī)關(guān)明確，正文簡潔明了。六、文件審核與管理1.審核重點(diǎn)：文件起草完成后，應(yīng)重點(diǎn)審核格式是否符合本規(guī)范要求，包括頁面設(shè)置、字體字號(hào)、段落編排、要素完整性等。2.校對(duì)：正式印發(fā)前，必須經(jīng)過嚴(yán)格校對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。3.存檔：正式文件應(yīng)按照協(xié)會(huì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，電子版文件建議采用PDF格式