質(zhì)量管理過程審核及記錄工具一、適用場景與核心價(jià)值本工具適用于各類組織在質(zhì)量管理中的過程審核場景，包括但不限于：內(nèi)部質(zhì)量體系審核：驗(yàn)證質(zhì)量管理體系（如ISO9001）的符合性與有效性，識(shí)別流程漏洞；供應(yīng)商過程審核：評(píng)估供應(yīng)商生產(chǎn)/服務(wù)流程的穩(wěn)定性，保證其交付質(zhì)量滿足要求；專項(xiàng)過程審核：針對(duì)新產(chǎn)品導(dǎo)入、關(guān)鍵工序變更、客戶投訴整改等特定環(huán)節(jié)的合規(guī)性檢查；第三方審核準(zhǔn)備：協(xié)助組織模擬外部審核（如認(rèn)證審核、客戶審核），提前發(fā)覺問題并整改。通過系統(tǒng)化記錄審核過程、問題描述及整改要求，本工具可實(shí)現(xiàn)“問題可追溯、責(zé)任可明確、改進(jìn)可落地”，為質(zhì)量管理持續(xù)優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。二、工具使用全流程操作指南（一）審核準(zhǔn)備階段：明確目標(biāo)與框架確定審核范圍與目的明確本次審核的具體對(duì)象（如“生產(chǎn)車間A的焊接工序”“供應(yīng)商B的來料檢驗(yàn)流程”）、審核依據(jù)（如質(zhì)量手冊(cè)、作業(yè)指導(dǎo)書、客戶標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)）及核心目標(biāo)（如“評(píng)估工序穩(wěn)定性”“驗(yàn)證整改措施有效性”）。示例：若為“新產(chǎn)品試生產(chǎn)過程審核”，目的需聚焦“是否按試生產(chǎn)方案執(zhí)行、關(guān)鍵參數(shù)是否受控、潛在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是否識(shí)別”。組建審核團(tuán)隊(duì)審核組長需具備3年以上質(zhì)量管理經(jīng)驗(yàn)，熟悉審核流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；組員需包含技術(shù)專家（如工藝工程師、質(zhì)量工程師）及實(shí)際操作人員（如班組長、操作工），保證審核視角全面。明確分工：組長負(fù)責(zé)整體協(xié)調(diào)，組員按模塊（如“人機(jī)料法環(huán)”）分項(xiàng)檢查，避免遺漏。收集資料與制定審核計(jì)劃收集與審核對(duì)象相關(guān)的文件：流程文件、作業(yè)指導(dǎo)書、歷史審核報(bào)告、質(zhì)量記錄（如巡檢表、不合格品處理單）、客戶反饋等。制定審核計(jì)劃，內(nèi)容包括：審核時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、審核項(xiàng)目及檢查要點(diǎn)、抽樣規(guī)則（如“隨機(jī)抽取3個(gè)月的生產(chǎn)記錄”“檢查20%的操作工操作合規(guī)性”）。提前3個(gè)工作日將審核計(jì)劃通知被審核部門/單位，保證其準(zhǔn)備相關(guān)資料及人員配合。（二）現(xiàn)場審核階段：客觀檢查與記錄首次會(huì)議召集審核團(tuán)隊(duì)及被審核部門負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵崗位人員，說明審核目的、范圍、流程及時(shí)間安排，明確溝通機(jī)制（如每日審核結(jié)束后召開簡短溝通會(huì)）。確認(rèn)被審核方對(duì)審核計(jì)劃的疑問，保證雙方理解一致?，F(xiàn)場檢查與信息收集文件審查：核對(duì)質(zhì)量記錄的完整性、準(zhǔn)確性（如“檢驗(yàn)記錄是否填寫規(guī)范”“參數(shù)設(shè)置是否符合作業(yè)指導(dǎo)書”），追溯歷史問題整改情況。現(xiàn)場觀察：按“人（操作技能、資質(zhì)）、機(jī)（設(shè)備狀態(tài)、維護(hù)記錄）、料（物料標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)條件）、法（文件執(zhí)行、工藝紀(jì)律）、環(huán)（環(huán)境溫濕度、5S管理）”五要素逐項(xiàng)檢查，記錄符合項(xiàng)與不符合項(xiàng)。人員訪談：隨機(jī)與操作工、班組長、質(zhì)檢員等交流，知曉其對(duì)流程的熟悉程度、異常處理能力，訪談需客觀中立，避免引導(dǎo)性提問。拍照/錄像留證：對(duì)關(guān)鍵過程、不符合項(xiàng)進(jìn)行影像記錄（注意保護(hù)企業(yè)商業(yè)機(jī)密，僅拍攝必要場景）。記錄審核發(fā)覺使用本工具的“標(biāo)準(zhǔn)化審核記錄模板”（詳見第三部分）實(shí)時(shí)填寫，保證問題描述具體、客觀（如“焊接工序參數(shù)電流設(shè)置超出作業(yè)指導(dǎo)書±5A范圍，記錄編號(hào)：WELD-20231001-03”），避免模糊表述（如“參數(shù)不合適”）。區(qū)分“不符合項(xiàng)”（嚴(yán)重違反標(biāo)準(zhǔn)，可能導(dǎo)致質(zhì)量）與“觀察項(xiàng)”（潛在風(fēng)險(xiǎn)或可改進(jìn)點(diǎn)），不符合項(xiàng)需明確違反的具體條款（如“違反ISO9001:20158.5.6條款‘生產(chǎn)過程的控制和放行’要求”）。末次會(huì)議向被審核方反饋審核初步結(jié)果，宣讀不符合項(xiàng)及觀察項(xiàng)，確認(rèn)問題描述的準(zhǔn)確性（避免爭議）。聽取被審核方的說明與補(bǔ)充，明確整改要求（包括整改責(zé)任人、完成時(shí)限、驗(yàn)證方式）。（三）報(bào)告編制與分發(fā)階段：輸出結(jié)果并推動(dòng)整改整理審核資料審核結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，匯總審核記錄、影像資料、訪談?dòng)涗?，保證信息完整。編制審核報(bào)告審核報(bào)告需包含以下內(nèi)容：審核基本信息（名稱、日期、范圍、依據(jù)、團(tuán)隊(duì)）；審核過程概述；審核發(fā)覺（符合項(xiàng)、不符合項(xiàng)、觀察項(xiàng)，附具體證據(jù)）；質(zhì)量管理體系有效性評(píng)價(jià)；整改要求及責(zé)任分工（明確“問題描述、責(zé)任部門/人、整改措施、完成期限、驗(yàn)證人”）。示例：不符合項(xiàng)描述為“供應(yīng)商B的來料檢驗(yàn)記錄未按《進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)范》要求留存樣品，批次號(hào)：20231015-002”，整改要求為“質(zhì)量部*主管負(fù)責(zé)3日內(nèi)完成樣品補(bǔ)留，修訂《進(jìn)料檢驗(yàn)記錄表》增加樣品留存欄位，10月20日前驗(yàn)證整改效果”。報(bào)告審核與分發(fā)審核報(bào)告經(jīng)審核組長及質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核無誤后，分發(fā)至被審核部門、管理層及相關(guān)責(zé)任方，保證信息傳遞及時(shí)。（四）整改跟蹤與驗(yàn)證階段：閉環(huán)管理整改實(shí)施責(zé)任部門/人按整改要求制定整改措施（如“修訂文件”“加強(qiáng)培訓(xùn)”“設(shè)備維護(hù)”），并在規(guī)定期限內(nèi)完成，提交《整改完成報(bào)告》（附整改證據(jù)，如修訂后的文件、培訓(xùn)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄）。效果驗(yàn)證審核團(tuán)隊(duì)或指定驗(yàn)證人在整改期限后3個(gè)工作日內(nèi)，通過現(xiàn)場檢查、記錄復(fù)核等方式驗(yàn)證整改效果：若整改有效，關(guān)閉不符合項(xiàng)；若整改未達(dá)標(biāo)，要求重新制定整改措施，明確新期限，并升級(jí)跟蹤（如上報(bào)管理層）。記錄歸檔將審核計(jì)劃、審核記錄、審核報(bào)告、整改報(bào)告、驗(yàn)證記錄等整理歸檔，保存期限不少于3年，便于追溯與復(fù)盤。三、標(biāo)準(zhǔn)化審核記錄模板表1：質(zhì)量管理過程審核記錄表基本信息審核名稱例：2023年第四季度生產(chǎn)車間A焊接工序內(nèi)部審核審核日期YYYY年MM月DD日審核地點(diǎn)例：生產(chǎn)車間A焊接區(qū)、質(zhì)檢室審核依據(jù)例：《質(zhì)量手冊(cè)》第5章、《焊接工序作業(yè)指導(dǎo)書》WELD-001、ISO9001:2015審核組長*審核組員（質(zhì)量工程師）、（工藝工程師）被審核部門/單位生產(chǎn)車間A被審核接口人*（車間主任）審核項(xiàng)目檢查內(nèi)容/標(biāo)準(zhǔn)要求審核方式實(shí)際情況描述（含證據(jù)）符合性判定問題描述/整改建議責(zé)任部門/人整改期限驗(yàn)證人驗(yàn)證結(jié)果人操作工需持《焊接操作證》上崗，且近3個(gè)月無違規(guī)操作記錄查證書、訪談操作工*證書在有效期內(nèi)，訪談顯示其2個(gè)月前因參數(shù)設(shè)置偏差被提醒符合-----機(jī)焊接設(shè)備每日點(diǎn)檢記錄完整，參數(shù)誤差≤±5A查記錄、現(xiàn)場測量設(shè)備點(diǎn)檢記錄10月10日未填寫，實(shí)測電流偏差+8A（記錄編號(hào)：EQP-20231010-02）不符合10月15日前完成10月10日-12日的點(diǎn)補(bǔ)記錄，每日班前增加參數(shù)自檢，由班組長*每日復(fù)核生產(chǎn)車間/*班長2023-10-15*（質(zhì)量工程師）待驗(yàn)證料焊絲規(guī)格標(biāo)識(shí)清晰，存儲(chǔ)環(huán)境溫濕度符合要求（濕度≤60%）現(xiàn)場檢查、查記錄焊絲卷無規(guī)格標(biāo)識(shí)，存儲(chǔ)區(qū)濕度儀顯示65%（記錄編號(hào)：MAT-20231012-01）不符合10月14日前完成所有焊絲規(guī)格標(biāo)識(shí)更換，調(diào)整除濕設(shè)備參數(shù)，每日記錄溫濕度，由質(zhì)檢員*每日抽查倉儲(chǔ)部/*主管2023-10-14*（質(zhì)量工程師）待驗(yàn)證法焊接參數(shù)嚴(yán)格按照作業(yè)指導(dǎo)書執(zhí)行（電流200A±5%）查記錄、現(xiàn)場觀察10月12日焊接記錄顯示電流205A（允許范圍195-205A），但未記錄參數(shù)調(diào)整原因觀察項(xiàng)增加參數(shù)異常調(diào)整原因記錄欄位，培訓(xùn)操作工規(guī)范填寫，11月前完成《焊接工序記錄表》修訂質(zhì)量部/*工程師2023-11-30--環(huán)焊接區(qū)地面無焊渣堆積，5S檢查合格現(xiàn)場檢查地面有2處焊渣堆積（照片編號(hào)：ENV-20231012-01）不符合立即清理地面焊渣，每日班后15分鐘進(jìn)行5S自查，由車間主任*每周檢查生產(chǎn)車間/*主任2023-10-13*（質(zhì)量工程師）已驗(yàn)證（清理完畢）審核結(jié)論本次審核共發(fā)覺不符合項(xiàng)3項(xiàng)，觀察項(xiàng)1項(xiàng)。焊接工序基本按流程執(zhí)行，但設(shè)備點(diǎn)檢、物料標(biāo)識(shí)、現(xiàn)場5S管理存在漏洞，需按整改要求限期整改，質(zhì)量部將跟蹤驗(yàn)證。附件清單1.審核計(jì)劃；2.現(xiàn)場檢查照片（ENV-20231012-01等）；3.焊接設(shè)備點(diǎn)檢記錄（EQP-20231010-02）；4.濕度記錄（MAT-20231012-01）編制人：*（審核組長）審核人：*（質(zhì)量負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)人：*（質(zhì)量總監(jiān)）日期：YYYY年MM月DD日四、高效使用關(guān)鍵提示（一）審核客觀性原則避免“先入為主”，以事實(shí)為依據(jù)（記錄、影像、現(xiàn)場觀察），而非個(gè)人經(jīng)驗(yàn)判斷；不符合項(xiàng)需明確“違反的具體條款/標(biāo)準(zhǔn)”，避免模糊表述（如“管理混亂”）；被審核方對(duì)問題描述有異議時(shí)，需充分溝通，必要時(shí)補(bǔ)充證據(jù)，保證雙方達(dá)成共識(shí)。（二）溝通技巧與沖突處理首次/末次會(huì)議需以“協(xié)助改進(jìn)”為出發(fā)點(diǎn)，避免指責(zé)性語言，減少被審核方抵觸情緒；現(xiàn)場訪談時(shí)，可采用“開放式提問”（如“您認(rèn)為當(dāng)前操作流程中哪些地方可以優(yōu)化？”），鼓勵(lì)被審核方主動(dòng)發(fā)覺問題；對(duì)嚴(yán)重不符合項(xiàng)（如可能導(dǎo)致安全/重大質(zhì)量問題的），需立即上報(bào)管理層，并要求被審核方暫停相關(guān)工序，優(yōu)先整改。（三）問題記錄的準(zhǔn)確性要求問題描述需包含“5W1H”（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果），例：“2023年10月12日9:30，焊接車間A區(qū)，操作工*在使用設(shè)備EQP-005時(shí)，因未按點(diǎn)檢表檢查冷卻水系統(tǒng)，導(dǎo)致設(shè)備停機(jī)2小時(shí)，影響生產(chǎn)進(jìn)度”；整改建議需具體可落地，避免“加強(qiáng)管理”“提高意識(shí)”等空泛表述，應(yīng)明確“做什么、誰來做、怎