企業(yè)采購(gòu)審批及流程標(biāo)準(zhǔn)化模板一、模板編制目的與核心價(jià)值為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，明確采購(gòu)各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高采購(gòu)效率與透明度，降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化模板。本模板通過(guò)統(tǒng)一流程、固化表單、明確標(biāo)準(zhǔn)，保證采購(gòu)活動(dòng)從需求提出到最終付款的全過(guò)程可控、可追溯，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理的規(guī)范化、精細(xì)化與合規(guī)化。二、模板適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本模板適用于企業(yè)各類采購(gòu)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，具體包括但不限于：日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：辦公用品、勞保用品、低值易耗品等常規(guī)物資采購(gòu)；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：研發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、市場(chǎng)活動(dòng)等所需設(shè)備、材料、服務(wù)采購(gòu)；固定資產(chǎn)采購(gòu)：生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、IT設(shè)備等單價(jià)較高、使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)采購(gòu)；服務(wù)類采購(gòu)：咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)、維修保養(yǎng)服務(wù)等非物資類采購(gòu)；緊急采購(gòu)：因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)急需、不可抗力等特殊情況導(dǎo)致的臨時(shí)性采購(gòu)（需啟用緊急采購(gòu)流程）。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購(gòu)申請(qǐng)階段操作主體：需求部門申請(qǐng)人操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公需要、項(xiàng)目要求等），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確以下信息：采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)及預(yù)算來(lái)源（如部門年度預(yù)算、專項(xiàng)項(xiàng)目預(yù)算等）；采購(gòu)原因、用途及期望交付時(shí)間；供應(yīng)商偏好（如有，需說(shuō)明理由，如長(zhǎng)期合作、唯一供應(yīng)商等）。申請(qǐng)人將《采購(gòu)申請(qǐng)單》提交至需求部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)需求的合理性與必要性。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（需求部門負(fù)責(zé)人簽字版）。（二）部門審核階段操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部（如需）操作內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人審核：重點(diǎn)審核采購(gòu)需求的真實(shí)性、合理性，以及是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部審核：審核采購(gòu)預(yù)算是否充足，是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；大額采購(gòu)（如超過(guò)萬(wàn)元，具體金額由企業(yè)根據(jù)自身規(guī)模設(shè)定）需評(píng)估資金支付計(jì)劃與現(xiàn)金流影響；對(duì)采購(gòu)物品/服務(wù)的成本構(gòu)成提出優(yōu)化建議（如批量采購(gòu)、替代方案等）。法務(wù)部審核（如需）：涉及合同簽訂、服務(wù)條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等法律風(fēng)險(xiǎn)的采購(gòu)，需由法務(wù)部審核合規(guī)性；對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）進(jìn)行初步合法性核查。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（各部門審核簽字版）。（三）審批決策階段操作主體：采購(gòu)審批負(fù)責(zé)人（根據(jù)采購(gòu)金額/類型確定審批層級(jí)）操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)金額與類型，按以下權(quán)限分級(jí)審批（企業(yè)可根據(jù)自身組織架構(gòu)調(diào)整審批層級(jí)）：采購(gòu)類型金額范圍審批負(fù)責(zé)人日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)≤5000元需求部門負(fù)責(zé)人日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)5000-20000元采購(gòu)部經(jīng)理日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)＞20000元分管副總/總經(jīng)理項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)≤項(xiàng)目預(yù)算10%項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)＞項(xiàng)目預(yù)算10%分管副總/總經(jīng)理固定資產(chǎn)采購(gòu)任意金額總經(jīng)理緊急采購(gòu)任意金額分管副總+總經(jīng)理雙簽審批負(fù)責(zé)人需重點(diǎn)審核采購(gòu)的必要性、預(yù)算匹配性、審批流程完整性，審批通過(guò)后在《采購(gòu)申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)；對(duì)不符合要求的采購(gòu)，注明退回理由并反饋至需求部門。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（最終審批版）。（四）采購(gòu)執(zhí)行階段操作主體：采購(gòu)部、需求部門操作內(nèi)容：供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，通過(guò)公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢比價(jià)等方式選擇供應(yīng)商；優(yōu)先選擇與企業(yè)有長(zhǎng)期合作記錄、資質(zhì)齊全、信譽(yù)良好的合格供應(yīng)商；單一來(lái)源采購(gòu)（如專利產(chǎn)品、定制化服務(wù)等）需提供書面說(shuō)明，經(jīng)審批負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。合同簽訂：采購(gòu)部與供應(yīng)商擬定采購(gòu)合同，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款；金額較大或復(fù)雜的采購(gòu)合同，需經(jīng)法務(wù)部審核后，由授權(quán)代表（如總經(jīng)理、分管副總）簽字蓋章。訂單下達(dá)：采購(gòu)部根據(jù)合同《采購(gòu)訂單》，發(fā)送至供應(yīng)商，并抄送需求部門與財(cái)務(wù)部；《采購(gòu)訂單》需與合同內(nèi)容保持一致，作為后續(xù)驗(yàn)收、付款的依據(jù)。輸出成果：《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》（雙方簽字/蓋章版）。（五）驗(yàn)收入庫(kù)階段操作主體：需求部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、質(zhì)檢部門（如需）操作內(nèi)容：貨物驗(yàn)收：需求部門與倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)《采購(gòu)訂單》與合同約定，對(duì)到貨物資的數(shù)量、規(guī)格、外觀、包裝等進(jìn)行核對(duì)；涉及質(zhì)量檢測(cè)的物資（如生產(chǎn)設(shè)備、原材料等），需由質(zhì)檢部門出具《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》，確認(rèn)是否符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。入庫(kù)處理：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理部門填寫《入庫(kù)單》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商信息等，并由驗(yàn)收人（需求部門、倉(cāng)庫(kù)管理員）、送貨人簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因，及時(shí)通知采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商處理（如退換貨、索賠等）。信息同步：倉(cāng)庫(kù)管理部門將《入庫(kù)單》同步至財(cái)務(wù)部與采購(gòu)部，作為財(cái)務(wù)入賬與采購(gòu)履約的依據(jù)。輸出成果：《入庫(kù)單》《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》（如需）、《不合格品處理單》（如需）。（六）財(cái)務(wù)付款階段操作主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部操作內(nèi)容：發(fā)票審核：供應(yīng)商根據(jù)合同約定開具合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），采購(gòu)部收到發(fā)票后核對(duì)以下信息：發(fā)票抬頭、稅號(hào)、開戶行等企業(yè)信息是否準(zhǔn)確；發(fā)票內(nèi)容與《采購(gòu)訂單》《入庫(kù)單》是否一致（物資名稱、數(shù)量、金額等）；發(fā)票類型是否符合企業(yè)稅務(wù)要求。付款申請(qǐng)：采購(gòu)部核對(duì)無(wú)誤后，填寫《付款申請(qǐng)單》，附《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《入庫(kù)單》《發(fā)票》等資料，提交至財(cái)務(wù)部。資金支付：財(cái)務(wù)部審核付款資料的完整性、合規(guī)性，確認(rèn)付款金額與審批權(quán)限無(wú)誤后，按企業(yè)財(cái)務(wù)制度安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等）；付款完成后，財(cái)務(wù)部將付款憑證同步至采購(gòu)部與供應(yīng)商。輸出成果：《付款申請(qǐng)單》、付款憑證、發(fā)票。四、核心表單模板及填寫指引（一）采購(gòu)申請(qǐng)單表單編號(hào)：CGSQ-YYYYMMDD-X采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人采購(gòu)類型□日常□項(xiàng)目□資產(chǎn)□服務(wù)□緊急預(yù)算來(lái)源采購(gòu)物品/服務(wù)信息序號(hào)名稱12采購(gòu)原因及用途說(shuō)明期望交付時(shí)間供應(yīng)商偏好（如有）審批流程部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)及簽字填寫說(shuō)明：表單編號(hào)規(guī)則：CGSQ（采購(gòu)申請(qǐng)）-年月日-當(dāng)日流水號(hào)；“規(guī)格型號(hào)”需明確技術(shù)參數(shù)，避免模糊描述（如“辦公電腦”需注明CPU、內(nèi)存、硬盤等配置）；“預(yù)估總價(jià)”=數(shù)量×預(yù)估單價(jià)，需與預(yù)算來(lái)源匹配；審批流程需按權(quán)限逐級(jí)簽字，缺一不可。（二）驗(yàn)收入庫(kù)單表單編號(hào)：RK-YYYYMMDD-X驗(yàn)收入庫(kù)單采購(gòu)訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收部門倉(cāng)庫(kù)管理員物資驗(yàn)收信息序號(hào)名稱12質(zhì)量檢測(cè)情況（如需）不合格處理情況（如需）處理方式驗(yàn)收結(jié)論□合格，準(zhǔn)予入庫(kù)□不合格，作退換貨處理□不合格，聯(lián)系采購(gòu)部協(xié)商填寫說(shuō)明：“應(yīng)收數(shù)量”為《采購(gòu)訂單》約定的數(shù)量，“實(shí)收數(shù)量”為實(shí)際清點(diǎn)數(shù)量；“驗(yàn)收結(jié)果”需勾選“合格”或“不合格”，不合格需注明具體原因（如外觀破損、功能不達(dá)標(biāo)等）；質(zhì)檢部門需在“質(zhì)量檢測(cè)情況”欄加蓋公章或簽字確認(rèn)。（三）付款申請(qǐng)單表單編號(hào)：FKSQ-YYYYMMDD-X付款申請(qǐng)單采購(gòu)合同編號(hào)供應(yīng)商名稱申請(qǐng)部門（采購(gòu)部）付款金額（大寫）付款事由附件清單份數(shù)《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《入庫(kù)單》《發(fā)票》審批流程采購(gòu)部經(jīng)理意見(jiàn)及簽字填寫說(shuō)明：付款金額需與《采購(gòu)合同》《發(fā)票》一致，大小寫必須相同；附件需齊全且清晰，附件名稱與實(shí)際資料一致；付款方式需符合合同約定，如無(wú)約定默認(rèn)銀行轉(zhuǎn)賬。五、使用過(guò)程中需重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)（一）預(yù)算控制與成本管理采購(gòu)需求必須納入年度或?qū)ｍ?xiàng)預(yù)算，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)分管副總與總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；采購(gòu)部應(yīng)定期開展市場(chǎng)價(jià)格調(diào)研，建立供應(yīng)商價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本；大額或長(zhǎng)期采購(gòu)可簽訂框架協(xié)議，明確價(jià)格折扣、供貨周期等條款，簡(jiǎn)化后續(xù)采購(gòu)流程。（二）審批時(shí)效與流程規(guī)范各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成（如部門負(fù)責(zé)人審核1個(gè)工作日，財(cái)務(wù)部審核2個(gè)工作日，避免因?qū)徟舆t影響采購(gòu)進(jìn)度）；緊急采購(gòu)需填寫《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明緊急原因，經(jīng)分管副總與總經(jīng)理雙簽后啟動(dòng)流程，事后需補(bǔ)辦正常審批手續(xù)；審批人不得越權(quán)審批，需對(duì)審批意見(jiàn)的真實(shí)性與合規(guī)性負(fù)責(zé)。（三）資料歸檔與風(fēng)險(xiǎn)防范采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)單、合同、訂單、入庫(kù)單、發(fā)票、付款憑證等）需按“一采購(gòu)一檔案”原則整理歸檔，保存期限不少于5年；定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查審批合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公平性、成本控制的合理性等，及時(shí)發(fā)覺(jué)并整改問(wèn)題；建立供應(yīng)商準(zhǔn)入與評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、履約能力、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，淘汰不合格供應(yīng)商。（四）跨部門協(xié)作與溝通需求部門需提前