活動(dòng)策劃清單列表（線上線下活動(dòng)統(tǒng)籌管理版）一、適用范圍本模板適用于企業(yè)年會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、行業(yè)峰會(huì)、客戶答謝會(huì)、線上直播沙龍、混合式主題活動(dòng)等各類需要統(tǒng)籌線上線下資源的場(chǎng)景。無(wú)論是中小型活動(dòng)的快速籌備，還是大型活動(dòng)的全流程管控，均可通過(guò)系統(tǒng)化清單管理提升效率、降低遺漏風(fēng)險(xiǎn)，保證活動(dòng)目標(biāo)達(dá)成。二、統(tǒng)籌全流程操作指南（一）前期策劃：明確方向，夯實(shí)基礎(chǔ)1.需求調(diào)研與目標(biāo)錨定與發(fā)起方（如總、經(jīng)理）溝通，明確活動(dòng)核心目的（品牌曝光/產(chǎn)品轉(zhuǎn)化/客戶維系/團(tuán)隊(duì)建設(shè)等）；通過(guò)問(wèn)卷、訪談等形式調(diào)研目標(biāo)受眾（客戶/員工/合作伙伴等）的需求與偏好（如時(shí)間偏好、內(nèi)容形式、互動(dòng)方式等）。輸出物：《活動(dòng)需求確認(rèn)書》（含活動(dòng)目的、目標(biāo)受眾、核心訴求、預(yù)期成果）。2.方案制定與資源匹配基于需求設(shè)計(jì)活動(dòng)主題、slogan、時(shí)間（線上需考慮用戶活躍時(shí)段，線下需避開節(jié)假日/競(jìng)品活動(dòng)）、形式（純線上/純線下/線上線下融合）；制定詳細(xì)議程（含開場(chǎng)、核心環(huán)節(jié)、互動(dòng)、收尾時(shí)間節(jié)點(diǎn)）；評(píng)估所需資源（場(chǎng)地/線上平臺(tái)、物料、人員、預(yù)算），形成《活動(dòng)策劃方案》。關(guān)鍵細(xì)節(jié)：線上活動(dòng)需提前測(cè)試直播平臺(tái)（如騰訊會(huì)議/視頻號(hào)/釘釘）的穩(wěn)定性、互動(dòng)功能（彈幕/投票/抽獎(jiǎng)）；線下活動(dòng)需考察場(chǎng)地容量、交通、設(shè)備（音響/投影/燈光）配套。3.預(yù)算編制與審批按“場(chǎng)地租賃/搭建、物料制作、技術(shù)支持（線上平臺(tái)/設(shè)備）、人員費(fèi)用（嘉賓/主持人/執(zhí)行）、宣傳推廣、餐飲/禮品、應(yīng)急備用金”等維度編制預(yù)算明細(xì)，提交*負(fù)責(zé)人審批。原則：預(yù)算需預(yù)留10%-15%的應(yīng)急備用金，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。4.團(tuán)隊(duì)組建與分工成立活動(dòng)專項(xiàng)小組，明確策劃組（方案設(shè)計(jì)）、執(zhí)行組（現(xiàn)場(chǎng)/線上落地）、宣傳組（預(yù)熱/推廣）、后勤組（物料/場(chǎng)地/人員協(xié)調(diào)）等職責(zé)，指定各組*負(fù)責(zé)人，制定《人員分工表》。（二）中期執(zhí)行：精細(xì)管控，保證落地1.宣傳推廣：精準(zhǔn)觸達(dá)，提升參與分階段制定宣傳計(jì)劃：預(yù)熱期（活動(dòng)前1-2周）：通過(guò)公眾號(hào)、社群、朋友圈、行業(yè)媒體發(fā)布活動(dòng)預(yù)告（含亮點(diǎn)嘉賓/福利/互動(dòng)環(huán)節(jié)），開放報(bào)名通道（線上報(bào)名需收集姓名、聯(lián)系方式、參與需求）；爆發(fā)期（活動(dòng)前3-5天）：發(fā)布倒計(jì)時(shí)海報(bào)、嘉賓專訪、議程詳解，通過(guò)短信/郵件提醒已報(bào)名者；收尾期（活動(dòng)前1天）：發(fā)送參與指南（線上/線下地址、流程、注意事項(xiàng)），提升到場(chǎng)/在線率。工具：使用企業(yè)問(wèn)卷星、秀米等工具輔助宣傳與報(bào)名。2.物料與場(chǎng)地準(zhǔn)備：萬(wàn)無(wú)一失線下物料：背景板、簽到墻、指引牌、禮品、資料袋、文具、攝影攝像設(shè)備等，提前1天送達(dá)場(chǎng)地并布置；線上物料：直播封面、海報(bào)、PPT、互動(dòng)問(wèn)題庫(kù)、抽獎(jiǎng)小程序、備用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；場(chǎng)地/技術(shù)測(cè)試：活動(dòng)前2小時(shí)完成線下場(chǎng)地設(shè)備調(diào)試（音響、投影、麥克風(fēng)），線上平臺(tái)進(jìn)行1-2次全流程彩排（測(cè)試直播推流、互動(dòng)功能、應(yīng)急切換）。3.現(xiàn)場(chǎng)/線上執(zhí)行：流程順暢，體驗(yàn)優(yōu)先線下活動(dòng)：安排簽到組（引導(dǎo)簽到、發(fā)放資料）、場(chǎng)控組（設(shè)備管理、流程把控）、互動(dòng)組（引導(dǎo)參與、收集反饋）、應(yīng)急組（處理突發(fā)情況，如人員疏散、設(shè)備故障）；線上活動(dòng)：安排主播（控場(chǎng)、互動(dòng)）、技術(shù)支持（監(jiān)控直播狀態(tài)、處理網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題）、運(yùn)營(yíng)（實(shí)時(shí)回復(fù)彈幕、管理評(píng)論區(qū)）；關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：開場(chǎng)前30分鐘引導(dǎo)觀眾入場(chǎng)/上線，活動(dòng)開始后嚴(yán)格按照議程執(zhí)行，預(yù)留10-15分鐘緩沖時(shí)間應(yīng)對(duì)環(huán)節(jié)延誤。4.風(fēng)險(xiǎn)控制：預(yù)案先行，快速響應(yīng)制定《風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案》，明確常見風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施：設(shè)備故障：準(zhǔn)備備用投影儀、麥克風(fēng)、移動(dòng)WiFi；人員缺席：提前與嘉賓確認(rèn)行程，準(zhǔn)備備用嘉賓；流量激增（線上）：提前與平臺(tái)溝通擴(kuò)容，設(shè)置排隊(duì)等候機(jī)制；突發(fā)輿情：安排專人監(jiān)控社交媒體，及時(shí)回應(yīng)負(fù)面信息，避免擴(kuò)散。（三）后期復(fù)盤：總結(jié)沉淀，迭代優(yōu)化1.效果評(píng)估：數(shù)據(jù)復(fù)盤，目標(biāo)對(duì)比收集活動(dòng)數(shù)據(jù)（線上：觀看人數(shù)、互動(dòng)率、轉(zhuǎn)化率；線下：參與人數(shù)、簽到率、滿意度問(wèn)卷結(jié)果），對(duì)比預(yù)期目標(biāo)（如“新增客戶100人”實(shí)際達(dá)成120人），分析達(dá)成/未達(dá)成原因。2.總結(jié)歸檔：資料留存，經(jīng)驗(yàn)沉淀整理活動(dòng)資料（含策劃方案、預(yù)算表、簽到表、照片/視頻、反饋問(wèn)卷、數(shù)據(jù)報(bào)告），歸檔至企業(yè)知識(shí)庫(kù)；召開復(fù)盤會(huì)，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)（如“線上互動(dòng)環(huán)節(jié)參與度高”）與待改進(jìn)點(diǎn)（如“物料準(zhǔn)備延遲”），形成《活動(dòng)復(fù)盤報(bào)告》。3.客戶/嘉賓維護(hù)：深化關(guān)系，延續(xù)價(jià)值向參與客戶發(fā)送感謝信（含活動(dòng)回顧、后續(xù)福利）；向嘉賓贈(zèng)送紀(jì)念禮品，表達(dá)感謝；收集潛在客戶信息，轉(zhuǎn)交銷售團(tuán)隊(duì)跟進(jìn)。三、核心工具模板清單（一）活動(dòng)基本信息表活動(dòng)名稱活動(dòng)類型（□峰會(huì)/□發(fā)布會(huì)/□培訓(xùn)/□其他）活動(dòng)主題活動(dòng)時(shí)間線上：____線下：____活動(dòng)地點(diǎn)/平臺(tái)線下：____線上：____（如視頻號(hào)/騰訊會(huì)議）目標(biāo)受眾□客戶□員工□合作伙伴□其他：____核心目標(biāo)□品牌曝光□產(chǎn)品轉(zhuǎn)化□客戶維系□團(tuán)隊(duì)建設(shè)*負(fù)責(zé)人□總□經(jīng)理□*主管聯(lián)系方式（*號(hào)）_______備注（二）籌備進(jìn)度跟蹤表階段任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人起止時(shí)間完成狀態(tài)（□未開始/□進(jìn)行中/□已完成/□延期）備注前期策劃需求調(diào)研*A2024–□已完成方案制定*B2024–□進(jìn)行中待審批中期執(zhí)行宣傳物料設(shè)計(jì)*C2024–□未開始場(chǎng)地確認(rèn)*D2024–□已完成已簽合同后期復(fù)盤數(shù)據(jù)收集*E2024–□未開始（三）預(yù)算明細(xì)表類別項(xiàng)目名稱單位數(shù)量單價(jià)（元）小計(jì)（元）備注場(chǎng)地/技術(shù)線下場(chǎng)地租賃天150005000含基礎(chǔ)設(shè)備線上直播平臺(tái)服務(wù)場(chǎng)130003000物料制作背景板塊115001500禮品份100505000定制U盤人員費(fèi)用主持人人120002000攝影師人115001500宣傳推廣公眾號(hào)推文篇38002400含設(shè)計(jì)費(fèi)社群推廣次52001000應(yīng)急備用金5000預(yù)算總額10%總計(jì)26400（四）人員分工表組別成員職責(zé)描述*負(fù)責(zé)人策劃組*A方案設(shè)計(jì)、議程制定、需求對(duì)接*總執(zhí)行組*B現(xiàn)場(chǎng)流程把控、設(shè)備管理、應(yīng)急處理*經(jīng)理宣傳組*C宣傳物料制作、渠道推廣、報(bào)名管理*主管后勤組*D物料采購(gòu)、場(chǎng)地對(duì)接、人員餐飲協(xié)調(diào)*專員（五）風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案表風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)應(yīng)對(duì)措施負(fù)責(zé)人線上直播卡頓提前測(cè)試網(wǎng)絡(luò)，準(zhǔn)備備用4G熱點(diǎn)；聯(lián)系平臺(tái)技術(shù)支持實(shí)時(shí)監(jiān)控*技術(shù)員線下嘉賓遲到提前1天提醒嘉賓，準(zhǔn)備備用嘉賓（如*經(jīng)理）*B物料缺失制作物料清單，提前1天核對(duì)，準(zhǔn)備備用物料（如簽到表打印2份）*D參與人數(shù)不足增加宣傳頻次，設(shè)置“轉(zhuǎn)發(fā)有禮”福利，定向邀請(qǐng)核心客戶*C（六）活動(dòng)效果評(píng)估表評(píng)估維度核心指標(biāo)目標(biāo)值實(shí)際值差異分析改進(jìn)方向參與度線上觀看人數(shù)/線下簽到人數(shù)500人580人超目標(biāo)16%（宣傳引流效果好）加強(qiáng)社群運(yùn)營(yíng)互動(dòng)性彈幕數(shù)量/提問(wèn)數(shù)量/抽獎(jiǎng)參與率200條150條未達(dá)標(biāo)（互動(dòng)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)不夠吸引）增加趣味性互動(dòng)滿意度受眾評(píng)分（1-5分）4.5分4.2分流程銜接稍顯拖沓嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時(shí)間轉(zhuǎn)化效果潛在客戶留資數(shù)/產(chǎn)品下單數(shù)50人45人接近目標(biāo)（產(chǎn)品介紹不夠突出）優(yōu)化產(chǎn)品話術(shù)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)目標(biāo)對(duì)齊：活動(dòng)籌備前務(wù)必與發(fā)起方確認(rèn)核心目標(biāo)，避免“為辦活動(dòng)而辦活動(dòng)”，保證所有環(huán)節(jié)服務(wù)于目標(biāo)達(dá)成。資源協(xié)調(diào)：提前鎖定關(guān)鍵資源（場(chǎng)地、嘉賓、核心設(shè)備），避免因資源沖突導(dǎo)致延誤；線上活動(dòng)需與技術(shù)團(tuán)隊(duì)充分溝通，測(cè)試平臺(tái)承載能力。細(xì)節(jié)把控：從簽到指引話術(shù)到PPT字體大小，從線上互動(dòng)頻率到禮品實(shí)用性，細(xì)節(jié)決定活動(dòng)體驗(yàn)，需逐項(xiàng)核對(duì)。線上線下融合：若為混合式活動(dòng)，需保證線上線下內(nèi)容同步（如線下議程同步直播至線上）、互動(dòng)互通（如線上提問(wèn)線下嘉賓解答），避免“兩張皮”。溝通機(jī)制：建立每日例會(huì)制度（前期策劃階段）和實(shí)時(shí)溝通群（執(zhí)行階段），保證信息同步，問(wèn)題及時(shí)解決。數(shù)據(jù)留存：活動(dòng)全程需留存圖片、視頻、聊天記錄等資料，便于復(fù)盤與二次傳播；受眾反饋需分類整理（如好評(píng)、差評(píng)、建議），為后續(xù)活動(dòng)提供參考。合規(guī)性：線上活動(dòng)