行政文書檔案管理規(guī)范與模板引言：行政文書檔案管理的基石作用在現(xiàn)代組織的運營體系中，行政文書檔案作為各項管理活動的原始記錄與重要憑證，其規(guī)范化管理對于保障組織決策科學(xué)、運營高效、權(quán)益維護及歷史傳承具有不可替代的作用。本文旨在系統(tǒng)闡述行政文書檔案管理的核心規(guī)范，并提供實用模板，以期為相關(guān)從業(yè)人員提供操作性強的指導(dǎo)，促進檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與精細化。一、行政文書檔案管理的基本原則與總體要求行政文書檔案管理工作應(yīng)遵循以下基本原則，以確保其嚴(yán)肅性、系統(tǒng)性和有效性：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理原則：組織內(nèi)應(yīng)建立健全檔案管理體系，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任與各部門職責(zé)，形成自上而下、協(xié)調(diào)聯(lián)動的管理網(wǎng)絡(luò)。2.全程管理，前端控制原則：檔案管理應(yīng)貫穿于文書形成、辦理、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、利用直至銷毀的整個生命周期，特別注重在文書形成之初就規(guī)范其格式、內(nèi)容與流轉(zhuǎn)程序。3.真實準(zhǔn)確，完整規(guī)范原則：歸檔的文書材料必須真實反映組織各項活動的客觀情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，要素齊全，格式規(guī)范，手續(xù)完備。4.安全保密，依法利用原則：嚴(yán)格執(zhí)行國家及組織的保密法律法規(guī)，確保檔案實體與信息安全。在符合規(guī)定的前提下，積極提供檔案利用服務(wù)，發(fā)揮檔案的憑證與參考價值。5.科學(xué)管理，便于利用原則：運用科學(xué)的方法對檔案進行分類、整理、編目和保管，采用先進的技術(shù)手段提升管理效率，確保檔案信息便于快速檢索與有效利用?？傮w要求是：建立健全各項檔案管理制度，配備必要的檔案管理人員與設(shè)施設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。二、文件材料的收集與歸檔文件材料的收集與歸檔是檔案管理的起點，其質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的開展。（一）歸檔范圍的確定應(yīng)明確界定本組織行政文書的歸檔范圍，通常包括：*上級機關(guān)頒發(fā)的需本組織貫徹執(zhí)行的文件材料；*本組織發(fā)布的各類正式文件（命令、決定、決議、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等）；*本組織在各項管理工作中形成的計劃、總結(jié)、報告、調(diào)研、統(tǒng)計報表等；*本組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等具有法律效用的文件；*本組織召開會議的會議方案、議程、記錄、紀(jì)要、講話材料等；*本組織干部任免、獎懲、考核、工資等人事管理文件（按規(guī)定歸入人事檔案的除外）；*其他對本組織具有查考價值的文件材料。（二）歸檔時間要求*對于日常辦公文件，一般應(yīng)在辦理完畢后的規(guī)定時限內(nèi)（如次月度或次季度初）完成收集歸檔工作。*對于年度性、總結(jié)性文件，應(yīng)在年度結(jié)束后規(guī)定時間內(nèi)（如次年第一季度）完成歸檔。*對于專項工作或會議形成的文件，應(yīng)在工作結(jié)束或會議閉幕後及時歸檔。（三）歸檔文件的質(zhì)量要求*原件優(yōu)先：歸檔文件應(yīng)以原件為主，確無原件的，可歸檔具有憑證作用的復(fù)制件，并注明原件保管處。*手續(xù)完備：文件的制發(fā)、流轉(zhuǎn)、簽署等手續(xù)應(yīng)齊全、規(guī)范。*內(nèi)容完整：每份文件的正件、附件、處理單等應(yīng)齊全完整。*格式規(guī)范：文件格式應(yīng)符合國家及本組織公文處理規(guī)定，字跡清晰，易于辨識和長期保存。手寫文件應(yīng)使用炭素墨水或藍黑墨水，禁用易褪色的書寫工具。*清潔整齊：文件應(yīng)保持整潔，無涂改（確需修改應(yīng)符合規(guī)定）、污染、破損。（四）歸檔流程1.形成與積累：各部門指定專人負責(zé)本部門文件材料的日常收集、積累和初步整理。2.定期移交：按照規(guī)定時間，將符合歸檔要求的文件材料向組織檔案管理部門（或檔案員）移交。3.交接驗收：檔案管理部門（或檔案員）對移交的文件材料進行清點、核對和質(zhì)量檢查，雙方履行簽字手續(xù)，填寫《檔案移交清單》。三、行政文書檔案的整理檔案整理是將零散的文件材料系統(tǒng)化、條理化，以便于管理和利用的過程，是檔案管理的核心環(huán)節(jié)。（一）整理工作的基本要求整理工作應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法根據(jù)組織規(guī)模和檔案數(shù)量，可選擇適宜的分類方法。常用的分類方法有：1.年度分類法：將文件材料按其形成或處理的年度進行分類。這是最基本、最常用的分類方法，通常作為第一層次分類。2.組織機構(gòu)分類法：將文件材料按其形成或承辦的部門進行分類。適用于內(nèi)部機構(gòu)分工明確、職責(zé)清晰的組織。3.問題分類法：將文件材料按其內(nèi)容所反映的問題進行分類。適用于某些專題性檔案或小單位。4.保管期限分類法：將文件材料按其劃定的保管期限（永久、長期、短期）進行分類。實際工作中，往往采用復(fù)合分類法，如“年度-組織機構(gòu)-保管期限”或“年度-問題-保管期限”等。組織應(yīng)根據(jù)自身實際情況，確定統(tǒng)一的分類方案，并保持相對穩(wěn)定。（三）組卷（件）與排列1.組卷（件）：*卷：對于以往按“卷”整理的檔案，可將密切聯(lián)系的若干文件組合成一個案卷。*件：當(dāng)前推行的“文件級”整理方法，以“件”為基本單位進行整理。一般以每份文件為一件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。2.排列：卷內(nèi)文件或同一年度、同一機構(gòu)（或問題）、同一保管期限內(nèi)的文件，應(yīng)根據(jù)其形成時間、重要程度、或相互聯(lián)系進行系統(tǒng)排列。通常按時間順序排列，或按問題的內(nèi)在邏輯排列。（四）編號與編目1.編號：對整理好的案卷或單份文件賦予唯一的標(biāo)識符，如檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性和可擴展性原則。2.編目：*卷內(nèi)文件目錄：以案卷為單位，登錄卷內(nèi)每份文件的順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等信息。*案卷目錄：以全宗為單位，登錄案卷的檔號、案卷題名、起止日期、保管期限、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、歸檔單位等信息。*歸檔文件目錄：以“件”為單位整理時，登錄文件的檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等信息。（五）填寫備考表與裝訂1.備考表：置于案卷（或盒）末，注明卷內(nèi)文件的缺損、補充、修改、移出、銷毀等情況，以及整理人、檢查人、日期等。2.裝訂：應(yīng)對歸檔文件進行裝訂，以固定文件順序，保護文件不受損壞。裝訂應(yīng)結(jié)實、整齊、美觀，便于翻閱。裝訂方式可采用線裝、膠裝等。四、行政文書檔案的保管檔案保管是檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，旨在延長檔案壽命，確保檔案安全。（一）庫房要求檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，做到：*專用、堅固，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防有害氣體等“九防”措施。*保持適宜的溫濕度（溫度一般控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%）。*配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消毒殺蟲設(shè)備和監(jiān)控報警系統(tǒng)。（二）裝具管理檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜（架）等裝具。檔案盒應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、不易老化，便于堆疊和檢索。檔案柜（架）應(yīng)牢固耐用，排列有序，并有明顯標(biāo)識。（三）庫房日常管理1.建立庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行入庫登記、出庫檢查制度。2.定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測與調(diào)控，做好記錄。3.定期進行庫房清潔和安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。5.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。（四）檔案的日常維護1.定期對檔案進行清點核對，確保賬實相符。2.對破損、褪色、霉變的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。3.重要檔案應(yīng)進行異地備份或數(shù)字化備份，防止意外損毀。五、行政文書檔案的利用與保密檔案利用是檔案工作的最終目的，保密是檔案利用的前提和保障。（一）利用制度與手續(xù)1.建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、方式、審批權(quán)限和借閱期限。2.本單位人員查閱一般檔案，需履行登記手續(xù)；查閱重要或涉密檔案，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案一般不得帶出閱檔室。確因工作需要借出，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，限期歸還。5.利用者應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)者除外）、公布檔案信息。（二）利用方式檔案利用方式包括：查閱、復(fù)制、摘錄、出具證明等。檔案管理部門應(yīng)積極提供咨詢服務(wù)，協(xié)助利用者準(zhǔn)確找到所需檔案。（三）保密管理1.嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)和組織內(nèi)部保密規(guī)定，劃定檔案密級（絕密、機密、秘密），并在檔案載體上作出明顯標(biāo)識。2.加強對檔案管理人員的保密教育，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。3.涉密檔案的管理、利用、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取特殊的安全保密措施。4.定期進行保密檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除泄密隱患。六、行政文書檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定是科學(xué)判定檔案價值，確定其保管期限和是否銷毀的工作。（一）保管期限的劃定根據(jù)國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合組織實際，將檔案保管期限劃分為：1.永久保管：反映本組織主要職能活動和基本歷史面貌，具有長遠利用價值的檔案。2.定期保管：*長期：保管期限為三十年。*短期：保管期限為十年。組織應(yīng)制定《文件材料保管期限表》，作為劃定檔案保管期限的依據(jù)。（二）鑒定工作的組織與實施1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及單位領(lǐng)導(dǎo)組成。2.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。3.鑒定工作應(yīng)堅持歷史唯物主義觀點，全面分析檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用，準(zhǔn)確劃定保管期限或提出銷毀意見。（三）檔案的銷毀1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的到期檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀檔案前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細登記銷毀檔案的檔號、題名、數(shù)量、鑒定意見、批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人等。3.銷毀檔案時，必須有兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字。嚴(yán)禁個人私自銷毀檔案材料。4.涉密檔案的銷毀，應(yīng)按照保密規(guī)定執(zhí)行，確保信息無法恢復(fù)。七、行政文書檔案管理的人員與設(shè)施保障（一）人員要求1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)守紀(jì)律。2.具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案業(yè)務(wù)法規(guī)和操作規(guī)范，掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。3.保持相對穩(wěn)定，以保證檔案工作的連續(xù)性。檔案人員調(diào)動時，必須辦理嚴(yán)格的檔案交接手續(xù)。（二）設(shè)施設(shè)備1.配備符合要求的檔案庫房、閱檔室、檔案柜（架）、防蟲防鼠藥劑、溫濕度計、滅火器等基本設(shè)施。2.根據(jù)需要配備計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、光盤刻錄機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，逐步推進檔案數(shù)字化管理。3.有條件的組織可引入檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案著錄、檢索、統(tǒng)計、利用等工作的自動化。八、行政文書檔案管理實用模板以下提供幾個常用的行政文書檔案管理模板，組織可根據(jù)自身實際情況進行調(diào)整和使用。模板一：檔案移交清單序號案卷（件）號題名起止日期頁數(shù)/份數(shù)保管期限移交部門移交人接收人移交日期備注:---:-----------:---------------:-------:--------:-------:-------:-----:-----:-------:-------12.................................**總計****共卷/件**移交部門負責(zé)人：______________檔案部門負責(zé)人：______________日期：____年__月__日模板二：檔案借閱登記簿序號借閱日期借閱人單位/部門證件號檔案號/題名借閱目的批準(zhǔn)人借出日期歸還日期歸還情況備注:---:-------:-------:--------:-------:----------------------:-------:-----:-------:-------:-------:-------12....................................管理員：______________模板三：卷內(nèi)文件目錄（以案卷為單位）案卷題名：____________________案卷號：____________________保管期限：____________________年度：____________________順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注:-----:---------:---------:-----------------:---------:---:-------12.....................**本卷共****____件****____頁**立