辦公室行政文件歸檔與管理制度表一、適用范圍與核心場景本制度表適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織的辦公室行政文件管理工作，覆蓋文件從形成到歸檔、借閱、銷毀的全生命周期管理。核心場景包括：日常行政收發(fā)文（如通知、報(bào)告、請示）、會議文件（如會議紀(jì)要、議程表）、合同協(xié)議類文件、人事檔案（如員工入職材料、考核記錄）、財(cái)務(wù)輔助文件（如報(bào)銷單據(jù)、預(yù)算表）等。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證文件完整、安全、可追溯，提升行政工作效率，滿足合規(guī)審計(jì)需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）文件收集：全面覆蓋，責(zé)任到人操作步驟：明確收集范圍：行政專員*需根據(jù)文件分類標(biāo)準(zhǔn)（見下文“文件分類目錄表”），每月25日前向各部門發(fā)起“文件收集通知”，明確需提交的文件類型（如當(dāng)月收文、會議紀(jì)要、部門工作總結(jié)）及截止日期（每月30日前）。部門初步整理：各部門指定專人（如部門助理*）負(fù)責(zé)本部門文件整理，核對文件完整性（如、附件、簽批手續(xù)是否齊全），剔除重復(fù)、無效文件，填寫《文件移交清單》（見模板表3）。行政專員接收：行政專員*核對《文件移交清單》與實(shí)際文件數(shù)量、類型，確認(rèn)無誤后在清單上簽字接收，并出具“文件接收回執(zhí)”給移交部門；對缺失或不符合要求的文件，當(dāng)場反饋移交人補(bǔ)充完善。（二）文件分類：科學(xué)劃分，層級清晰操作步驟：一級分類：按文件性質(zhì)分為“行政管理類”“人事管理類”“財(cái)務(wù)管理類”“會議管理類”“合同協(xié)議類”“檔案管理類”六大類（具體分類標(biāo)準(zhǔn)見模板表1）。二級分類：在一級分類下按文件功能細(xì)分，如“行政管理類”下分“收文”“發(fā)文”“制度文件”“資產(chǎn)文件”等；“人事管理類”下分“入職檔案”“異動檔案”“離職檔案”“培訓(xùn)檔案”等。三級分類：對二級分類文件進(jìn)一步細(xì)化，如“收文”按文號或年份細(xì)分，“入職檔案”按員工崗位細(xì)分。分類完成后，在文件右上角用鉛筆標(biāo)注分類編號（如“XZ-01-2023”，代表“行政管理類-收文-2023年”）。（三）文件整理：規(guī)范裝訂，信息完整操作步驟：排序與編頁：按文件形成時(shí)間先后順序排序，對多頁文件用訂書機(jī)在左側(cè)裝訂（厚度超過5頁需用夾條裝訂），并在每頁右下角編寫頁碼（如“1-5”表示共5頁第1頁）。填寫文件信息卡：每份文件首頁附《文件信息卡》（模板表2），注明文件名稱、文號、形成部門、形成日期、頁數(shù)、分類號、密級（如“內(nèi)部公開”“秘密”）、保管期限（如“1年”“10年”“永久”）。檢查與修正：行政專員*整理完成后，再次檢查文件是否破損、信息是否完整，對破損文件進(jìn)行復(fù)印修補(bǔ)，復(fù)印件標(biāo)注“復(fù)印件”字樣并附原件說明。（四）文件歸檔：有序存放，登記造冊操作步驟：選擇存儲介質(zhì)：紙質(zhì)文件存入專用檔案盒（尺寸建議為長31cm×寬22cm×厚5cm），檔案盒表面標(biāo)注“一級分類-二級分類-年份”（如“行政管理類-收文-2023”）；電子文件同步存儲至服務(wù)器指定文件夾（路徑：服務(wù)器/行政部/檔案/一級分類/二級分類/年份），文件名格式為“文件名-文號-日期”（如“關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知-行辦發(fā)〔2023〕15號-20231201”）。上架與登記：紙質(zhì)檔案盒按分類編號順序裝入檔案柜（柜體張貼分類索引標(biāo)簽）；電子文件后，在《文件歸檔登記表》（模板表4）中登記電子文件存儲路徑及備份情況。雙備份管理：重要電子文件（如合同、涉密文件）需刻錄光盤備份，一主一副，分別存放于檔案室和保險(xiǎn)柜；紙質(zhì)檔案盒內(nèi)附《檔案盒內(nèi)文件清單》，便于快速查找。（五）文件借閱：規(guī)范流程，責(zé)任追溯操作步驟：借閱申請：員工借閱文件需填寫《文件借閱申請表》（模板表5），注明文件名稱、分類號、借閱事由、借閱期限（一般不超過3個工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政專員審批。涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*簽字批準(zhǔn)。借閱與登記：行政專員*核對申請表與檔案信息，確認(rèn)無誤后將文件交借閱人，同時(shí)在《文件借閱登記表》（模板表6）中記錄借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、文件狀態(tài)（如“完好”“有破損”）。借閱人需當(dāng)場檢查文件完整性，簽字確認(rèn)。歸還與檢查：借閱期滿后，借閱人需按時(shí)歸還文件，行政專員*核對文件是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后在《文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)；如有損壞或丟失，按公司《文件管理制度》規(guī)定處理。（六）文件銷毀：合規(guī)處置，不留隱患操作步驟：鑒定與審批：行政專員每年12月對到期檔案進(jìn)行鑒定，核對《文件歸檔登記表》中的保管期限，編制《檔案銷毀清單》（模板表7），注明文件名稱、分類號、銷毀理由、銷毀日期，經(jīng)行政部經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，方可銷毀。監(jiān)銷與記錄：銷毀時(shí)需由2人（行政專員、檔案管理員）共同監(jiān)銷，采用碎紙機(jī)粉碎或焚燒方式（涉密文件必須粉碎），并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)“已銷毀”。銷毀完成后，將清單歸檔保存10年。三、實(shí)用模板表格清單模板表1：行政文件分類目錄表一級分類二級分類三級分類（示例）保管期限行政管理類收文上級單位文件、平單位函件10年發(fā)文通知、報(bào)告、請示10年制度文件管理辦法、細(xì)則、規(guī)定永久人事管理類入職檔案應(yīng)聘材料、錄用通知書、勞動合同永久異動檔案崗位調(diào)整通知、晉升審批表永久財(cái)務(wù)管理類報(bào)銷單據(jù)差旅費(fèi)報(bào)銷、日常費(fèi)用報(bào)銷3年預(yù)算文件年度預(yù)算、預(yù)算調(diào)整表10年會議管理類會議紀(jì)要總經(jīng)辦會議、部門例會紀(jì)要5年會議材料議程表、發(fā)言稿、PPT3年合同協(xié)議類對外合同采購合同、服務(wù)合同合同到期后+10年內(nèi)部協(xié)議借款協(xié)議、合作協(xié)議10年模板表2：文件信息卡文件名稱形成部門文號形成日期年月日頁數(shù)共頁，第頁分類號密級□內(nèi)部公開□秘密□機(jī)密保管期限□1年□3年□5年□10年□永久備注模板表3：文件移交清單移交部門移交人接收人移交日期年月日序號文件名稱文號形成日期12…………移交部門負(fù)責(zé)人簽字：_________行政專員簽字：_________模板表4：文件歸檔登記表歸檔日期年月日歸檔人序號文件名稱分類號存放位置（檔案盒編號/電子路徑）頁數(shù)保管期限備注12………模板表5：文件借閱申請表借閱人所在部門借閱日期年月日歸還日期年月日文件名稱分類號借閱事由□查閱□復(fù)印□其他：________________________部門負(fù)責(zé)人審批：_________行政專員審批：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批（涉密文件）：_________備注模板表6：文件借閱登記表序號借閱日期年月日借閱人所在部門文件名稱分類號借閱期限歸還日期年月日歸還人文件狀態(tài)經(jīng)辦人1□完好□破損2□完好□破損……………模板表7：檔案銷毀清單銷毀日期年月日監(jiān)銷人審批人序號文件名稱分類號銷毀理由保管期限備注1已到期3年2已到期5年………備注：本次共銷毀文件_份，其中紙質(zhì)_份，電子_份。監(jiān)銷人簽字：______審批人簽字：_________四、執(zhí)行關(guān)鍵與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）明確責(zé)任分工，避免推諉扯皮行政專員：負(fù)責(zé)文件收集、分類、整理、歸檔、借閱審批及銷毀組織，是文件管理的直接責(zé)任人，需定期（每季度）向行政部經(jīng)理匯報(bào)檔案管理情況。各部門負(fù)責(zé)人*：督促本部門按時(shí)提交完整文件，審核《文件移交清單》，保證部門文件無遺漏。檔案管理員*：負(fù)責(zé)檔案室日常管理（防火、防潮、防蟲），定期檢查檔案存儲狀態(tài)，電子文件每月備份一次。（二）強(qiáng)化保密管理，防止信息泄露涉密文件（如合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需單獨(dú)存放，密碼柜保管，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，嚴(yán)禁帶出辦公區(qū)域。電子文件存儲服務(wù)器需設(shè)置訪問權(quán)限，僅行政專員、檔案管理員有修改權(quán)限，定期更改密碼（每季度一次）。（三）規(guī)范電子文件管理，避免數(shù)據(jù)丟失電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，嚴(yán)禁僅存電子文件或僅存紙質(zhì)文件。電子文件命名需規(guī)范，避免使用“新建文檔1”“最終版”等模糊名稱，保證可識別性。（四）定期檢查與培訓(xùn)，提升執(zhí)行效果行政部每半年組織一次檔案管理自查，重點(diǎn)檢查文件完整性、歸檔規(guī)范性、借閱記錄，發(fā)覺問題及時(shí)整改。每年開展一次檔案管理培訓(xùn)，邀請專業(yè)講師講解分類標(biāo)準(zhǔn)、操作流程、保密要求，提升員工檔案管理意識。（五）