文學社文學獎項存檔辦法適用范圍本辦法適用于文學社全體員工及參與文學獎項評選、評審、管理工作的相關人員，包括但不限于評委會成員、行政主管、財務人員、技術支持人員及獲獎者等。一、總則1.目的為規(guī)范文學社文學獎項的存檔工作，確保檔案資料的真實性、完整性、系統(tǒng)性，充分發(fā)揮獎項檔案的參考價值、憑證作用及文化傳承功能，特制定本辦法。2.原則-統(tǒng)一管理：所有獎項檔案由行政主管指定專人負責，統(tǒng)一歸檔管理。-分類清晰：檔案按獎項類型、年份、內容特征等進行分類，便于檢索。-安全保密：涉密檔案（如評審標準、評委意見等）需嚴格保密，未經授權不得外泄。-動態(tài)更新：檔案資料應隨獎項進程實時補充，確保時效性。3.適用獎項本辦法涵蓋文學社所有正式設立并定期開展的文學獎項，包括但不限于：年度文學獎、短篇小說獎、詩歌獎、散文獎、劇本獎等。二、存檔內容1.獎項基本信息-獎項名稱、設立時間、主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等。-獎項宗旨、評選范圍、評選標準（如原創(chuàng)性、藝術性、思想性等）。-獎項規(guī)模（如參評作品數量、獲獎名額、獎金/榮譽設置等）。2.參評作品檔案-參評者提交的作品全文（電子版及紙質版），需標注作者姓名、聯系方式、創(chuàng)作日期。-作品摘要、創(chuàng)作背景說明（如適用）。-參評作品登記表，包含作品編號、類型、字數、作者基本信息等。3.評審過程檔案-評委會成員名單及簡介（需經本人確認）。-評審會議紀要，包括評審流程、關鍵討論節(jié)點、投票結果等。-評審細則、打分表、最終評審意見（可匿名或實名存檔，依據獎項性質決定）。-爭議處理記錄（如參評者申訴及處理結果）。4.頒獎活動檔案-頒獎典禮方案、現場布置圖、參會人員名單。-頒獎儀式視頻、照片（全景、獲獎者特寫、頒獎瞬間等）。-頒獎詞、獲獎者感言（需經本人確認）。-獎杯、證書、獎金發(fā)放記錄（含財務憑證）。5.宣傳報道檔案-獎項相關的新聞稿、媒體報道、社交媒體推廣內容。-官方網站、公眾號發(fā)布的相關公告、新聞專題。-媒體采訪素材（如評委、獲獎者訪談錄音/視頻、文字稿）。6.財務檔案-獎項經費預算、實際支出明細（含獎金發(fā)放、評審勞務費、活動開支等）。-財務審批單、發(fā)票、銀行轉賬記錄。三、存檔流程1.前期準備-每年獎項啟動前，行政主管需制定年度檔案管理計劃，明確歸檔責任人。-評選組提前建立檔案目錄模板，規(guī)范文件命名（如“XX年度文學獎參評作品-2023-XX月XX日”）。2.作品收集階段-參評作品提交后，由專人核對完整性，電子版存入云盤，紙質版按編號排序歸檔至檔案柜。-填寫《參評作品登記表》，與作品一并存檔。3.評審階段-評審結束后，將所有評審材料（打分表、意見稿等）掃描歸檔，紙質版由評委會秘書處統(tǒng)一保管。-評審會議紀要需經評委會主席簽字確認后存檔。4.頒獎及后續(xù)-頒獎活動結束后3日內，將所有影像、文字資料整理歸檔，重要文件（如獲獎者名單、頒獎詞）需雙備份。-財務檔案由財務部門配合行政主管核對，確保與實際支出一致，歸檔至財務檔案室。5.歸檔要求-電子檔案需定期備份至服務器及移動硬盤，紙質檔案需防潮防火，存放于恒溫恒濕檔案室。-檔案盒內需放置目錄清單，方便快速檢索。四、檔案保管與利用1.保管期限-臨時性檔案（如當年活動資料）保存1年；-常規(guī)性檔案（如連續(xù)3年評選資料）長期保存；-重要檔案（如初創(chuàng)獎項資料、獲獎作品集）永久保存。2.借閱管理-內部員工借閱需填寫《檔案借閱申請表》，經行政主管批準后領取，限期歸還。-外部機構或個人需提供單位證明及申請函，經社長批準后方可查閱，并全程監(jiān)督。3.數字化建設-逐步推進檔案數字化，建立電子檔案數據庫，實現關鍵詞檢索。-涉密檔案僅限授權人員通過加密系統(tǒng)訪問。五、檔案銷毀1.銷毀條件-過期檔案（如無查閱需求且保管成本過高）需按規(guī)定銷毀。-涉密檔案在完成保管期限后，需經社長批準并監(jiān)銷。2.銷毀程序-填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案名稱、數量、時間、責任人。-銷毀過程需兩人以上監(jiān)督，記錄銷毀詳情并存檔。六、責任與考核1.行政主管責任-對檔案管理全面負責，定期檢查檔案完整性，確保符合規(guī)范。-對檔案保管不善導致遺失、損毀的，追究相關責任。2.員工考核-將檔案管理納入績效考核，如出現重大疏漏，扣除相應績效分。-每年評選結束后，組織檔案工作復盤，提出改進措施。七、安全管理1.物理安全-檔案室需安裝監(jiān)控設備，設置門禁系統(tǒng)，限制非工作人員進入。-定期檢查消防設施、溫濕度記錄，防止檔案受損。2.信息安全-電子檔案需設置訪問權限，定期更換密碼。-嚴禁將檔案外傳至非工作設備，防止泄露。八、人文關懷與協(xié)作1.獲獎者服務-檔案中涉及獲獎者隱私（如聯系方式）需加密處理，需查詢時需經本人同意。-定期邀請獲獎者參與檔案活動（如作品集編纂），增強社群凝聚力。2.團隊協(xié)作-行政主管需與評委會、財務部等部門建立協(xié)作機制，確保檔案信息同步。-組織檔案培訓，提升員工專業(yè)能力。九、附則1.本辦法由文學社行政主