采購需求申請及審批流程清單模板一、適用范圍與發(fā)起條件本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要采購各類物資、服務(wù)或工程項目的需求申請及審批流程，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備、原材料、技術(shù)服務(wù)、固定資產(chǎn)等采購場景。發(fā)起條件：部門因新增業(yè)務(wù)、設(shè)備更新、日常運營等產(chǎn)生采購需求；采購金額在部門年度預(yù)算額度內(nèi)（超預(yù)算需求需額外提交預(yù)算調(diào)整申請）；需求描述清晰，包含明確的物資/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)算依據(jù)。二、全流程操作指引（一）第一步：需求提出與申請表填寫責任人：采購需求申請人（一般為部門經(jīng)辦人）操作說明：申請人根據(jù)實際需求，填寫《采購需求申請表》（見模板表格），詳細列明采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途、使用部門、期望交付時間等核心信息；附上相關(guān)支撐材料（如：市場調(diào)研報價單、previous采購合同、技術(shù)需求說明書、設(shè)備參數(shù)確認單等），保證需求合理且有依據(jù)；申請表填寫完成后，提交至部門負責人進行初步審核。輸出物：《采購需求申請表》（含附件）（二）第二步：部門負責人審核責任人：需求部門負責人（如經(jīng)理、主管）操作說明：審核采購需求的必要性：確認該需求是否為部門工作開展所必需，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）；審核需求內(nèi)容的準確性：核對規(guī)格型號、數(shù)量、用途等是否與部門實際工作匹配，避免過度采購或錯購；審核預(yù)算合理性：確認預(yù)估單價、總價是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合公司成本控制要求；審核通過后，在《采購需求申請表》“部門負責人審核”欄簽字確認，并流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過時，注明理由退回申請人修改。輸出物：簽字確認的《采購需求申請表》（三）第三步：財務(wù)預(yù)算審核責任人：財務(wù)部門審核人（如財務(wù)主管、預(yù)算專員）操作說明：審核采購預(yù)算與年度預(yù)算的匹配度：確認該采購項目是否已納入部門年度預(yù)算，預(yù)算額度是否充足；審核預(yù)估價格的合理性：參考歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格信息，對預(yù)估單價、總價進行評估，必要時要求申請人補充市場報價；審核預(yù)算科目準確性：確認采購項目對應(yīng)的預(yù)算科目是否正確（如“辦公費”“固定資產(chǎn)”“原材料”等）；審核通過后，在“財務(wù)審核”欄簽字確認，流轉(zhuǎn)至采購部門；若超預(yù)算或預(yù)算科目不符，需退回申請人同步辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。輸出物：簽字確認的《采購需求申請表》（含財務(wù)審核意見）（四）第四步：采購部門審核責任人：采購部門負責人（如*采購經(jīng)理）操作說明：審核采購合規(guī)性：確認采購項目是否符合公司《采購管理辦法》及招投標管理規(guī)定（如達到招標金額需啟動招標流程）；審核采購方式合理性：根據(jù)采購金額、物資類型、市場行情等，確定合適的采購方式（如公開招標、邀請招標、詢比價、單一來源采購等）；審核需求可實現(xiàn)性：與申請人溝通確認技術(shù)參數(shù)、交付時間等是否可執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決需求中的模糊或矛盾點；審核通過后，根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限（見下表），將申請表流轉(zhuǎn)至對應(yīng)審批領(lǐng)導；若需調(diào)整采購方式或補充材料，及時與申請人溝通。采購金額（人民幣）審批權(quán)限5,000元以下采購部門負責人審批5,000-50,000元分管采購副總審批50,001-200,000元總經(jīng)理審批200,001元以上董事長審批（五）第五步：領(lǐng)導審批責任人：分管領(lǐng)導/總經(jīng)理/董事長（根據(jù)金額確定）操作說明：審核采購事項的戰(zhàn)略匹配度：確認采購是否符合公司年度經(jīng)營目標及部門工作計劃；審批采購預(yù)算與方案：對重大采購項目（如金額較大、涉及核心設(shè)備），重點關(guān)注成本效益、供應(yīng)商資質(zhì)等；審批通過后，在“領(lǐng)導審批”欄簽字確認，審批流程結(jié)束，流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行；審批不通過時，注明理由退回采購部門與申請人溝通調(diào)整。輸出物：最終審批通過的《采購需求申請表》（六）第六步：采購執(zhí)行與結(jié)果反饋責任人：采購部門經(jīng)辦人操作說明：采購部門根據(jù)審批通過的采購方式，實施采購流程（如發(fā)布招標公告、聯(lián)系供應(yīng)商詢價、簽訂采購合同等）；采購?fù)瓿珊?，將供?yīng)商信息、合同編號、實際采購金額、交付時間等同步至申請人及財務(wù)部門；物資/服務(wù)送達后，申請人負責驗收（可邀請技術(shù)部門、使用部門共同參與），驗收合格后在《采購驗收單》上簽字確認，并反饋至采購部門歸檔。輸出物：采購合同、《采購驗收單》、供應(yīng)商交付憑證（七）第七步：資料歸檔責任人：采購部門/行政部檔案管理員操作說明：將《采購需求申請表》、審批流程記錄、支撐材料、采購合同、驗收單、發(fā)票等資料整理成冊，按“采購日期+部門+物資名稱”編號歸檔；歸檔資料保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購資料保存不少于5年），保證后續(xù)審計、查詢可追溯。輸出物：完整的采購檔案三、采購需求申請表（模板）采購需求申請表申請編號：_________申請日期：____年__月__日基本信息申請部門申請人聯(lián)系方式：_________使用部門采購類型□物資類（辦公用品/設(shè)備/原材料等）□服務(wù)類（技術(shù)服務(wù)/外包等）□工程類采購需求詳情物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)（附詳細技術(shù)參數(shù)清單或圖紙編號）單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）資金來源□部門預(yù)算□專項預(yù)算□其他（請注明：_________）期望交付時間____年__月__日前主要用途（簡述采購原因及使用場景，如：替換老化設(shè)備、滿足新項目需求等）支撐材料清單□市場報價單（至少3家）□技術(shù)需求說明書□歷史采購合同□其他：_________審批流程部門負責人審核意見：_________________簽字：_________日期：____年__月__日財務(wù)審核意見：_________________簽字：_________日期：____年__月__日采購部門審核意見：_________________簽字：_________日期：____年__月__日領(lǐng)導審批（根據(jù)金額填寫對應(yīng)領(lǐng)導意見）簽字：_________日期：____年__月__日采購執(zhí)行信息最終供應(yīng)商合同編號實際采購金額（元）驗收情況□合格□不合格（請注明原因：_________）驗收人：_________日期：____年__月__日備注（其他需要說明的事項，如：緊急采購說明、特殊資質(zhì)要求等）四、關(guān)鍵風險提示與常見問題（一）需求描述風險問題：需求模糊（如“一批辦公耗材”未注明具體品名、規(guī)格）、參數(shù)不明確，導致采購物資與實際使用需求不符。防范：申請人需詳細填寫規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)，必要時附圖紙或樣品，與技術(shù)部門、使用部門確認無誤后再提交申請。（二）預(yù)算管理風險問題：預(yù)估價格與實際采購金額偏差過大（超過10%），或超預(yù)算采購未提前辦理調(diào)整手續(xù)，導致審批延誤或資金短缺。防范：申請人需提前進行市場調(diào)研，獲取至少3家供應(yīng)商報價；財務(wù)部門需嚴格審核預(yù)算匹配度，超預(yù)算需求需同步提交《預(yù)算調(diào)整申請表》。（三）審批流程風險問題：審批環(huán)節(jié)遺漏（如部門負責人未簽字直接提交至財務(wù)）、審批權(quán)限越級（如小額采購提交總經(jīng)理審批），影響流程效率。防范：申請人需嚴格按照審批順序流轉(zhuǎn)，確認各環(huán)節(jié)責任人簽字完整；采購部門需核對審批權(quán)限，保證符合公司規(guī)定。（四）采購執(zhí)行風險問題：供應(yīng)商資質(zhì)不全（如無營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）、合同條款缺失關(guān)鍵信息（如質(zhì)量標準、違約責任），導致后續(xù)糾紛。防范：采購部門需嚴格審核供應(yīng)商資質(zhì)，保證營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、3C認證等齊全；合同簽訂需包含質(zhì)量要求、交付