項(xiàng)目管理會議記錄與行動計(jì)劃表工具指南一、適用場景與價(jià)值在項(xiàng)目管理中，會議是同步信息、解決問題、推進(jìn)任務(wù)的核心場景。無論是項(xiàng)目啟動會明確目標(biāo)、周例會跟蹤進(jìn)度、階段評審會驗(yàn)收成果，還是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對會協(xié)調(diào)資源，規(guī)范的會議記錄與行動計(jì)劃表都能保證討論結(jié)果被準(zhǔn)確留存、責(zé)任到人、落地有痕。本工具適用于各類項(xiàng)目會議場景，尤其適合多部門協(xié)作、跨團(tuán)隊(duì)推進(jìn)的復(fù)雜項(xiàng)目，能有效避免“議而不決、決而不行”的問題，提升團(tuán)隊(duì)執(zhí)行效率與項(xiàng)目透明度。二、操作流程詳解（一）會前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)確認(rèn)會議核心目的會前需明確本次會議的核心目標(biāo)（如“評審Q3里程碑計(jì)劃”“解決測試階段阻塞問題”），避免議題發(fā)散。可通過提前與核心參會人溝通，梳理需討論的關(guān)鍵問題，形成初步議題清單。準(zhǔn)備會議材料與議程提前1天向參會人發(fā)送會議通知，附上議程（含各議題預(yù)計(jì)時(shí)長）、背景資料（如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)表、風(fēng)險(xiǎn)清單），保證參會人提前熟悉內(nèi)容，提高會議效率。分配記錄角色指定專人擔(dān)任記錄人，建議由項(xiàng)目助理或與議題強(qiáng)相關(guān)的成員擔(dān)任，保證記錄內(nèi)容聚焦關(guān)鍵信息（決議、待辦、責(zé)任人等）。（二）會中記錄：聚焦關(guān)鍵，準(zhǔn)確留存記錄基礎(chǔ)信息會議開始后，第一時(shí)間記錄會議基本信息，包括：會議名稱（如“項(xiàng)目周例會-20231027”）、時(shí)間（開始/結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn)（會議室/線上會議）、參會人員（含主持人、記錄人）、缺席人員及原因（如“*經(jīng)理因客戶拜訪缺席”）。結(jié)構(gòu)化記錄議題討論按議程順序逐項(xiàng)記錄，每個(gè)議題需包含：議題背景：簡要說明討論緣由（如“因第三方接口延遲，導(dǎo)致數(shù)據(jù)對接模塊進(jìn)度滯后”）；討論要點(diǎn)：記錄關(guān)鍵觀點(diǎn)、分歧意見（如“技術(shù)組建議延期3天，產(chǎn)品組要求優(yōu)先保障核心功能”）；結(jié)論/決議：明確最終共識（如“同意延期3天，同步調(diào)整上線計(jì)劃”）。提煉行動計(jì)劃項(xiàng)討論中涉及具體任務(wù)的，需同步記錄行動項(xiàng)，包含：任務(wù)描述（清晰、可執(zhí)行，如“完成第三方接口聯(lián)調(diào)文檔”）、負(fù)責(zé)人（明確到具體人，如“工”）、協(xié)作人（如有，如“測試”）、截止時(shí)間（精確到日期，如“20231105前”）、交付物（如“聯(lián)調(diào)文檔簽字版”）。（三）會后整理：分發(fā)落地，跟蹤閉環(huán)整理與審核記錄會議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人需整理會議紀(jì)要，重點(diǎn)核對決議與行動項(xiàng)的準(zhǔn)確性（如負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間是否明確），交由主持人審核確認(rèn)，避免信息遺漏或偏差。分發(fā)與同步審核通過后，將會議紀(jì)要（含行動計(jì)劃表）發(fā)送至所有參會人及相關(guān)干系人（如項(xiàng)目發(fā)起人、客戶方接口人），可通過郵件、項(xiàng)目管理工具（如釘釘、飛書群）同步，保證信息觸達(dá)。跟蹤與更新行動計(jì)劃表需持續(xù)跟蹤：負(fù)責(zé)人按節(jié)點(diǎn)反饋進(jìn)度（如在周報(bào)中標(biāo)注“進(jìn)行中/已完成/阻塞”）；項(xiàng)目經(jīng)理每周復(fù)盤行動項(xiàng)完成情況，對逾期任務(wù)及時(shí)協(xié)調(diào)資源，保證閉環(huán)。三、模板示例（一）項(xiàng)目管理會議記錄表會議基本信息會議名稱電商平臺V2.0項(xiàng)目階段評審會會議時(shí)間2023年10月27日14:00-16:30會議地點(diǎn)公司3樓會議室A/線上會議：*（內(nèi)部系統(tǒng)）主持人*總監(jiān)記錄人*助理參會人員經(jīng)理（技術(shù)組）、主管（產(chǎn)品組）、工（開發(fā)）、測試（測試組）、*（運(yùn)營方）缺席人員及原因*（設(shè)計(jì)組，臨時(shí)客戶需求對接）議題與討論記錄議題一：Q3里程碑完成情況評審議題背景2023Q3計(jì)劃完成“用戶中心模塊”開發(fā)與測試，當(dāng)前進(jìn)度滯后。討論要點(diǎn)-技術(shù)組：因第三方登錄接口不穩(wěn)定，開發(fā)延期5天（工匯報(bào)）；-測試組：已完成核心功能測試，但權(quán)限模塊發(fā)覺3個(gè)高優(yōu)先級bug（測試補(bǔ)充）；-產(chǎn)品組：需優(yōu)先保障登錄與注冊功能，權(quán)限模塊可適當(dāng)延后（*主管強(qiáng)調(diào)）。結(jié)論/決議1.第三方登錄接口問題由*工牽頭協(xié)調(diào)第三方，11月3日前解決；2.權(quán)限模塊bug修復(fù)延期至11月8日，同步調(diào)整上線計(jì)劃；3.用戶中心模塊整體上線時(shí)間由10月30日調(diào)整為11月10日。議題二：下一階段資源協(xié)調(diào)議題背景新增“優(yōu)惠券模塊”開發(fā)需求，需評估人力投入。討論要點(diǎn)-技術(shù)組：現(xiàn)有開發(fā)人力滿負(fù)荷，需新增1名后端開發(fā)（經(jīng)理申請）；-運(yùn)營方：優(yōu)惠券功能需11月15日前上線，否則影響雙11活動（提醒）。結(jié)論/決議1.向人力部申請緊急招聘1名后端開發(fā)，*工負(fù)責(zé)對接，11月1日前到崗；2.優(yōu)惠券模塊優(yōu)先級提升為P0，技術(shù)組需重新排期，11月12日前完成開發(fā)。（二）行動計(jì)劃跟蹤表任務(wù)編號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人協(xié)作人截止日期優(yōu)先級當(dāng)前狀態(tài)完成標(biāo)準(zhǔn)備注A20231027-01協(xié)調(diào)第三方解決登錄接口不穩(wěn)定問題*工*測試2023-11-03高進(jìn)行中接口通過壓力測試，無超時(shí)錯(cuò)誤需第三方提供書面修復(fù)方案A20231027-02修復(fù)權(quán)限模塊3個(gè)高優(yōu)先級bug*測試*工2023-11-08高待開始Bug在測試系統(tǒng)中關(guān)閉，回歸測試通過修復(fù)后需*工確認(rèn)代碼邏輯A20231027-03調(diào)整用戶中心模塊上線計(jì)劃至11月10日*助理*經(jīng)理2023-10-31中已完成更新項(xiàng)目計(jì)劃表并發(fā)送給所有干系人同步郵件已發(fā)送A20231027-04申請緊急招聘1名后端開發(fā)*工*總監(jiān)2023-11-01高進(jìn)行中人力部確認(rèn)需求，發(fā)布招聘JD*總監(jiān)已口頭同意，需走OA流程A20231027-05優(yōu)惠券模塊開發(fā)計(jì)劃排期*經(jīng)理*工2023-11-02高待開始輸出詳細(xì)開發(fā)計(jì)劃（含任務(wù)拆分與時(shí)間節(jié)點(diǎn)）需結(jié)合新到崗人員情況調(diào)整四、使用要點(diǎn)提醒記錄“簡潔不簡單”會議記錄避免逐字稿，聚焦“決議-行動-責(zé)任人”三大核心，對討論過程提煉關(guān)鍵觀點(diǎn)即可，避免冗余信息干擾重點(diǎn)。行動項(xiàng)“SMART”原則任務(wù)描述需符合具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可達(dá)成（Achievable）、相關(guān)性（Relevant）、時(shí)限性（Time-bound）原則，例如“優(yōu)化首頁加載速度”需明確為“將首頁加載時(shí)間從3秒優(yōu)化至1.5秒內(nèi)（20231115前完成）”。責(zé)任到人，避免模糊行動項(xiàng)負(fù)責(zé)人必須明確為具體個(gè)人（如“*工”而非“技術(shù)組”），協(xié)作人需清晰界定職責(zé)范圍，避免責(zé)任推諉。持續(xù)跟蹤，動態(tài)更新行動計(jì)劃表需同步至項(xiàng)目管理工具（如Jira、Te