行政單位辦公接待流程規(guī)范辦公接待是行政單位日常工作的重要組成部分，是展示單位形象、促進溝通協(xié)作的重要窗口。為進一步規(guī)范辦公接待行為，提升接待工作的質(zhì)量與效率，確保接待工作務(wù)實、高效、規(guī)范、有序，特制定本流程規(guī)范。一、總則（一）接待原則辦公接待工作應(yīng)遵循以下原則：1.務(wù)實節(jié)儉原則：杜絕鋪張浪費，嚴(yán)格控制接待范圍、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)模，做到簡約而不簡單，注重實際效果。2.規(guī)范有序原則：接待工作應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定及本單位內(nèi)部管理制度，流程清晰，職責(zé)明確，運轉(zhuǎn)高效。3.尊重禮儀原則：尊重來賓的風(fēng)俗習(xí)慣與宗教信仰，遵循基本禮儀規(guī)范，展現(xiàn)良好職業(yè)素養(yǎng)與單位風(fēng)貌。4.安全保密原則：對于接待過程中涉及的涉密信息或敏感事項，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。5.服務(wù)大局原則：接待工作應(yīng)圍繞單位中心工作展開，服從整體安排，服務(wù)于單位發(fā)展大局。（二）適用范圍本規(guī)范適用于本單位所有以單位名義組織或參與的各類辦公接待活動，包括上級檢查、兄弟單位交流、業(yè)務(wù)往來洽談、調(diào)研考察等。二、事前準(zhǔn)備與對接（一）接待任務(wù)接收與初步評估1.任務(wù)來源：接收上級單位通知、兄弟單位函告、相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出的接待需求或領(lǐng)導(dǎo)交辦的接待任務(wù)。2.信息記錄：詳細記錄接待任務(wù)的基本信息，包括但不限于：接待對象單位、帶隊領(lǐng)導(dǎo)及成員姓名與職務(wù)、來訪人數(shù)、來訪目的、擬到訪時間、擬停留時長、有無特殊要求（如飲食禁忌、無障礙需求等）。3.初步研判：根據(jù)來訪目的、人員級別及單位相關(guān)規(guī)定，初步判斷接待規(guī)格、所需協(xié)調(diào)的部門及可能產(chǎn)生的費用類型。（二）制定接待方案與報批1.方案擬定：根據(jù)初步研判結(jié)果，擬定詳細的接待方案。方案應(yīng)包含以下核心要素：*接待主題與依據(jù)：明確接待的核心目的和政策依據(jù)。*接待對象與我方陪同人員：列出雙方主要人員名單及職務(wù)。*日程安排：精確到時間段的活動安排，包括迎接、會議/座談/考察、餐飲、送別等環(huán)節(jié)的具體時間、地點和內(nèi)容。*責(zé)任分工：明確各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)部門和責(zé)任人，如總協(xié)調(diào)人、聯(lián)絡(luò)人、場地布置負(fù)責(zé)人、資料準(zhǔn)備負(fù)責(zé)人等。*經(jīng)費預(yù)算：根據(jù)接待規(guī)格和內(nèi)容，預(yù)估所需經(jīng)費，注明經(jīng)費來源和審批權(quán)限。2.方案報批：將擬定的接待方案按單位內(nèi)部審批流程報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)。重要或高規(guī)格接待方案需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）聯(lián)絡(luò)與確認(rèn)1.主動對接：在方案獲批后，或根據(jù)任務(wù)緊急程度，及時與來訪單位聯(lián)系人進行細致對接，再次確認(rèn)所有細節(jié)，如抵達/離開的具體時間、交通工具、隨行人員變動情況、活動內(nèi)容調(diào)整等。2.內(nèi)部通報：將最終確認(rèn)的接待安排及分工情況，及時向單位內(nèi)部相關(guān)部門及參與人員進行通報，明確各自職責(zé)。（四）準(zhǔn)備工作落實1.場地準(zhǔn)備：如需使用會議室、接待室等，提前預(yù)訂并進行布置。檢查并調(diào)試音響、投影、空調(diào)、燈光等設(shè)備，確保正常運行。準(zhǔn)備必要的席卡、飲用水、紙巾等。2.資料準(zhǔn)備：根據(jù)接待主題和來訪目的，準(zhǔn)備相關(guān)的背景資料、匯報材料、單位簡介、宣傳品等，按需分裝或擺放。3.人員準(zhǔn)備：落實我方參與接待的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員，明確其在各環(huán)節(jié)的具體職責(zé)。如有需要，對接安排講解員、翻譯等。4.物資準(zhǔn)備：根據(jù)接待需要，準(zhǔn)備或采購必要的物資，如鮮花（必要時）、水果（必要時）、紀(jì)念品（嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行）等。5.餐飲安排：如需安排工作餐，應(yīng)嚴(yán)格按照公務(wù)接待用餐標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以家常菜為主，不安排高檔菜肴和酒水，控制陪餐人數(shù)。注意考慮來訪人員的飲食禁忌。三、接待實施（一）迎接與引導(dǎo)1.迎接：根據(jù)約定時間，安排相應(yīng)人員在指定地點（如單位門口、停車場、會議室門口等）等候迎接。重要客人可安排獻花（簡約適度）。2.引導(dǎo)：主動熱情問候，禮貌引導(dǎo)客人至指定活動場所。引導(dǎo)時應(yīng)注意禮儀，走在客人左前方適當(dāng)距離，適時回顧，介紹相關(guān)情況。（二）會議/活動期間服務(wù)1.簽到：如安排簽到環(huán)節(jié)，引導(dǎo)客人簽到，并分發(fā)相關(guān)資料。2.就座：引導(dǎo)客人按席卡就座，或根據(jù)身份高低進行引導(dǎo)。3.服務(wù)保障：會議/活動期間，安排專人負(fù)責(zé)茶水服務(wù)、資料分發(fā)、設(shè)備保障、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)等工作。注意觀察會場情況，及時處理突發(fā)問題。4.記錄存檔：重要的會議或座談，安排專人進行記錄，并根據(jù)需要形成會議紀(jì)要。必要時可安排攝影攝像，留存影像資料。（三）餐飲安排1.嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)接待用餐標(biāo)準(zhǔn)，不超范圍、不超標(biāo)準(zhǔn)。提倡自助餐或工作簡餐。2.陪同人員：控制陪餐人數(shù)，一般不超過來訪人數(shù)的一定比例。3.用餐服務(wù)：引導(dǎo)客人有序用餐，注意營造文明、和諧的用餐氛圍。（四）考察與參觀（如涉及）1.路線引導(dǎo)：如安排實地考察或參觀，提前規(guī)劃好路線，安排好交通工具和引導(dǎo)人員。2.講解介紹：根據(jù)考察內(nèi)容，安排熟悉情況的人員進行講解和介紹，確保信息準(zhǔn)確、表達清晰。3.安全保障：注意考察過程中的人身及財物安全。四、后續(xù)工作（一）送別根據(jù)安排，在指定地點禮貌送別客人，感謝其到訪，并歡迎再次交流。（二）場地清理與物資歸位接待活動結(jié)束后，及時清理活動場地，回收可再利用物資，將借用設(shè)備、物品歸還原處。（三）資料整理與歸檔將接待過程中形成的方案、通知、記錄、照片、視頻等資料進行整理、編號、存檔，以備查閱。（四）費用結(jié)算嚴(yán)格按照財務(wù)制度和審批權(quán)限，及時辦理接待費用的報銷手續(xù)，票據(jù)齊全，手續(xù)完備。（五）總結(jié)與反饋對本次接待工作進行簡要總結(jié)，分析經(jīng)驗與不足，必要時向領(lǐng)導(dǎo)匯報接待情況。對來訪單位提出的意見或建議，及時反饋給相關(guān)部門。五、通用要求與注意事項1.儀容儀表：參與接待的工作人員應(yīng)著裝得體、整潔大方，精神飽滿。2.言行舉止：語言文明，態(tài)度熱情，舉止得體，微笑服務(wù)。注意使用“請”、“您好”、“謝謝”、“再見”等禮貌用語。3.嚴(yán)守紀(jì)律：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及單位各項規(guī)章制度，嚴(yán)守工作紀(jì)律和保密紀(jì)律。不得利用接待之便謀取私利。4.廉潔自律：堅決杜絕鋪張浪費、講排場、比闊氣等不良風(fēng)氣。嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)接待，嚴(yán)禁贈送貴重禮品、有價證券等。5.安全第一：始終將安全放在首位，注意防火、防盜、用電安全，確保接待活動安全有序。6.靈活應(yīng)變：在遵循規(guī)范的基礎(chǔ)上，具備一定的應(yīng)變能力，能妥善處理接待過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。7.提升效率：在各個環(huán)節(jié)注重溝通協(xié)調(diào)，提高工作效率，避免不必要