行政事務(wù)處理流程手冊工作規(guī)范化前言為規(guī)范公司行政事務(wù)處理流程，提高工作效率，明確各環(huán)節(jié)職責，保證行政工作有序、高效開展，特制定本手冊。本手冊適用于公司全體員工，涵蓋日常行政事務(wù)中的高頻場景，旨在通過標準化操作減少溝通成本，規(guī)避風險，保障行政服務(wù)的及時性與準確性。一、適用范圍與典型場景本手冊適用于公司各類行政事務(wù)的處理，包括但不限于以下典型場景：辦公用品申領(lǐng)與管理：包括日常辦公耗材（紙張、筆、文件夾等）、電子配件（U盤、鼠標、鍵盤等）的申領(lǐng)、領(lǐng)用與庫存盤點。會議室使用與調(diào)度：內(nèi)部會議、外部接待等場景的會議室預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試及使用后清理。固定資產(chǎn)采購與維護：電腦、打印機、辦公家具等固定資產(chǎn)的申購、驗收、領(lǐng)用、維修及報廢流程。差旅申請與報銷：國內(nèi)/外出差的事前申請、行程安排、費用報銷及票據(jù)管理。文件流轉(zhuǎn)與歸檔：公司內(nèi)部通知、合同、報告等文件的起草、審批、分發(fā)及歸檔保存。二、標準化操作流程（一）辦公用品申領(lǐng)與管理流程1.流程目標規(guī)范辦公用品申領(lǐng)渠道，控制采購成本，保證庫存合理，避免資源浪費。2.操作步驟步驟1：需求提出申請人根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（見模板1），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計領(lǐng)用時間。部門負責人對申領(lǐng)的必要性進行審核，簽字確認后提交至行政部。步驟2：行政部審核行政部專員核對申領(lǐng)物品是否符合部門預(yù)算、庫存是否充足（如庫存不足，觸發(fā)采購流程）。對于超出常規(guī)標準的申領(lǐng)（如批量采購高價物品），需報請行政主管審批。步驟3：物品發(fā)放審核通過后，申請人憑簽字的《辦公用品申領(lǐng)表》至行政庫房領(lǐng)用。庫管員核對表單信息與實物，發(fā)放物品并要求申請人簽字確認，同時更新庫存臺賬。步驟4：庫存盤點行政部每月末進行一次全面盤點，核對臺賬與實際庫存，編制《辦公用品庫存盤點表》。對盤盈、盤虧情況進行分析，查明原因并形成報告，報行政主管審批后處理（如補充庫存、調(diào)整臺賬等）。3.責任分工申請人：填寫申領(lǐng)表，保證信息真實準確；部門負責人：審核申領(lǐng)必要性；行政部：審核、采購、發(fā)放、庫存管理；財務(wù)部：監(jiān)督采購成本及預(yù)算執(zhí)行。（二）會議室使用與調(diào)度流程1.流程目標合理分配會議室資源，保證會議順利開展，避免資源沖突，保障會議室設(shè)備正常使用。2.操作步驟步驟1：會議室預(yù)訂申請人通過公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）或填寫《會議室使用申請表》（見模板2），注明會議名稱、時間、時長、參會人數(shù)、所需設(shè)備（投影儀、麥克風、白板等）及特殊需求（如茶水、橫幅）。提前至少1個工作日提交申請（緊急會議需提前2小時聯(lián)系行政部）。步驟2：行政部審核與調(diào)度行政部專員根據(jù)會議室使用情況（避免時間沖突、設(shè)備占用），審核申請并分配會議室。若申請會議室已被占用，需與申請人協(xié)商調(diào)整時間或更換其他會議室，并及時反饋結(jié)果。步驟3：會前準備行政部根據(jù)申請?zhí)崆?0分鐘開啟會議室，調(diào)試設(shè)備（保證投影、音響、網(wǎng)絡(luò)正常），擺放桌椅、飲用水、會議材料（如需）。如有外部參會人員，協(xié)助引導至會議室。步驟4：會中與會后管理會議期間，如遇設(shè)備故障，行政部需在10分鐘內(nèi)響應(yīng)處理。會議結(jié)束后，申請人或指定人員負責清理會議室（整理桌椅、關(guān)閉設(shè)備、帶走垃圾），并在《會議室使用登記表》上簽字確認。行政部每日檢查會議室設(shè)備及衛(wèi)生情況，保證下次使用正常。3.責任分工申請人：提前預(yù)訂，確認會議需求，會后清理；行政部：審核調(diào)度、會前準備、設(shè)備維護、會后檢查；IT支持部：協(xié)助解決會議室設(shè)備技術(shù)問題。（三）固定資產(chǎn)采購與維護流程1.流程目標規(guī)范固定資產(chǎn)采購流程，保證資產(chǎn)質(zhì)量與合規(guī)性，明確資產(chǎn)維護責任，延長資產(chǎn)使用壽命。2.操作步驟步驟1：需求申請因工作需要新增或更換固定資產(chǎn)時，由部門填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》（見模板3），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及預(yù)算來源。部門負責人審核簽字后提交至行政部。步驟2：行政部與財務(wù)部聯(lián)合審核行政部核查資產(chǎn)配置必要性（如是否有閑置資產(chǎn)可調(diào)劑）、是否符合公司資產(chǎn)配置標準。財務(wù)部審核預(yù)算合理性，保證在部門預(yù)算范圍內(nèi)。步驟3：采購執(zhí)行審核通過后，行政部根據(jù)采購金額選擇采購方式（如小額采購比價、大額采購招標）。供應(yīng)商確定后，簽訂采購合同，明確質(zhì)量、售后條款，跟進發(fā)貨及到貨時間。步驟4：驗收與登記資產(chǎn)到貨后，行政部組織申請人、財務(wù)部共同驗收（核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，測試功能是否正常）。驗收合格后，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》，粘貼資產(chǎn)標簽（編號、部門、領(lǐng)用人信息），更新《固定資產(chǎn)臺賬》（包含資產(chǎn)名稱、編號、型號、采購日期、使用部門、責任人等）。步驟5：領(lǐng)用與維護責任人憑《固定資產(chǎn)驗收單》領(lǐng)用資產(chǎn)，簽字確認并妥善保管，日常使用中需規(guī)范操作（如定期清潔、避免超負荷運行）。資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，責任人及時向行政部報修，行政部聯(lián)系供應(yīng)商或維修人員處理，并記錄維修情況。步驟6：報廢與處置資產(chǎn)達到使用年限、損壞無法修復或技術(shù)淘汰時，由使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，說明報廢原因。行政部組織鑒定（確認是否可修復、殘值評估），財務(wù)部審核后報分管領(lǐng)導審批。審批通過后，行政部負責處置報廢資產(chǎn)（如變賣、回收），更新臺賬，注銷資產(chǎn)信息。3.責任分工使用部門：提出需求、領(lǐng)用保管、報修申請、報廢申報；行政部：審核、采購、驗收、登記、維護協(xié)調(diào)、報廢處置；財務(wù)部：預(yù)算審核、資產(chǎn)價值核算、臺賬監(jiān)督。（四）差旅申請與報銷流程1.流程目標規(guī)范差旅管理，控制差旅成本，保證行程合規(guī)，報銷流程高效。2.操作步驟步驟1：出差申請員工因公出差需提前填寫《出差申請表》（見模板4），注明出差事由、時間、地點、交通工具（需符合公司差旅標準，如經(jīng)濟艙、高鐵二等座）、預(yù)計費用（交通、住宿、補貼等）、出差目的及行程安排。部門負責人審核出差必要性及行程合理性，簽字后提交至行政部備案（如涉及跨部門協(xié)作，需會簽相關(guān)部門）。步驟2：審批與備案行政部核對出差是否符合公司業(yè)務(wù)需求，財務(wù)部審核費用預(yù)算。審批通過后，申請人將《出差申請表》復印件交行政部存檔，原件自行留存（報銷時附后）。步驟3：差旅執(zhí)行員工按審批行程出差，乘坐指定交通工具，索取合規(guī)票據(jù)（如發(fā)票、行程單、登機牌等）。如遇行程變更（如延長出差時間、更改地點），需及時向部門負責人及行政部報備，重新審批。步驟4：費用報銷出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工整理報銷票據(jù)（發(fā)票需與出差事由一致，抬頭為公司全稱），填寫《差旅費報銷單》（見模板5），注明出差日期、地點、費用明細（交通、住宿、餐補、市內(nèi)交通等），并附《出差申請表》復印件、原始票據(jù)。部門負責人審核報銷單與票據(jù)的合規(guī)性、真實性，簽字后提交至財務(wù)部。步驟5：財務(wù)審核與支付財務(wù)部核對報銷單與票據(jù)是否一致（如發(fā)票金額、行程與申請是否匹配），費用是否符合差旅標準（如住宿上限、補貼標準）。審核通過后，財務(wù)部按公司付款流程安排報銷款項至員工工資卡，反饋報銷結(jié)果至申請人。3.責任分工申請人：提交出差申請、執(zhí)行行程、整理報銷票據(jù)；部門負責人：審核出差必要性、報銷真實性；行政部：出差備案、行程合規(guī)性檢查；財務(wù)部：預(yù)算審核、票據(jù)合規(guī)性審核、報銷支付。（五）文件流轉(zhuǎn)與歸檔流程1.流程目標規(guī)范文件起草、審批、分發(fā)、歸檔流程，保證文件內(nèi)容準確、傳遞及時、管理規(guī)范，便于后續(xù)查閱。2.操作步驟步驟1：文件起草起草人根據(jù)工作需要起草文件（如通知、報告、合同），內(nèi)容需清晰、準確，符合公司格式規(guī)范（字體、字號、頁邊距等）。文件中涉及的數(shù)據(jù)、政策等需核對無誤，重要文件需附相關(guān)附件（如調(diào)研報告、審批意見）。步驟2：部門內(nèi)部審核起草人將文件提交至部門負責人審核，重點審核文件內(nèi)容的合理性、與部門工作的關(guān)聯(lián)性、是否需調(diào)整表述或補充內(nèi)容。審核通過后，部門負責人簽字確認；如需修改，退回起草人調(diào)整后重新提交。步驟3：跨部門/領(lǐng)導審批涉及多部門協(xié)作的文件，需由相關(guān)部門負責人會簽（如合同需法務(wù)部審核，預(yù)算文件需財務(wù)部審核）。根據(jù)文件重要性，提交至對應(yīng)層級領(lǐng)導審批（如一般通知由部門經(jīng)理審批，重要制度需分管副總或總經(jīng)理審批）。步驟4：文件編號與分發(fā)審批通過后，由行政部統(tǒng)一編號（編號規(guī)則：年份-部門-文件類型-序號，如“2024-行-通-001”），在文件首頁右上角標注編號及生效日期。行政部根據(jù)分發(fā)范圍（如全公司、特定部門）打印文件，填寫《文件分發(fā)記錄表》（見模板6），注明接收部門/人、份數(shù)、簽收人，保證可追溯。步驟5：執(zhí)行與反饋接收部門/人及時閱讀文件并執(zhí)行要求（如通知中的事項需在規(guī)定時間內(nèi)落實），執(zhí)行過程中如有疑問，及時與文件起草人或行政部溝通。需反饋結(jié)果的文件，接收部門需在規(guī)定時限內(nèi)將執(zhí)行情況反饋至發(fā)文部門。步驟6：歸檔管理文件執(zhí)行完畢或到期后，由行政部收集正本（含審批簽批頁、附件）及電子版，按“年度-部門-文件類型”分類存放至檔案柜或指定服務(wù)器文件夾。歸檔文件需建立《文件歸檔臺賬》，記錄文件編號、名稱、生效日期、頁數(shù)、存放位置、歸檔人、借閱記錄等信息。檔案保存期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行（如年度保存10年、永久保存等），到期需銷毀的檔案，由行政部編制《銷毀清單》，報領(lǐng)導審批后統(tǒng)一銷毀，并做好記錄。3.責任分工起草人：起草文件、修改完善、反饋執(zhí)行結(jié)果；部門負責人：審核文件內(nèi)容、簽字確認；行政部：編號、分發(fā)、歸檔、臺賬管理；審批領(lǐng)導：按權(quán)限審批文件，對文件內(nèi)容負責。三、常用表單模板及填寫說明模板1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期年月日部門申請人物品名稱規(guī)格/型號單位申領(lǐng)數(shù)量用途備注部門負責人簽字：行政部審核：庫管員發(fā)放簽字：填寫說明：“規(guī)格/型號”需明確（如A4紙“80g/包”，鼠標“有線/USB接口”）；“用途”需簡述（如“日常辦公打印”“新員工入職配置”）；申領(lǐng)物品超過5種需另附清單作為附件。模板2：會議室使用申請表申請日期年月日會議名稱會議時間年月日時分至時分參會人數(shù)人會議地點□會議室A□會議室B□大會議室（勾選）所需設(shè)備□投影儀□麥克風□白板□其他：特殊需求□茶水□橫幅□會議材料（勾選并說明）：申請人聯(lián)系方式部門負責人審批：行政部調(diào)度意見：填寫說明：“會議時間”需精確到分鐘，避免沖突；“所需設(shè)備”需提前確認，避免會前調(diào)試遺漏；如取消會議，需提前1個工作日通知行政部。模板3：固定資產(chǎn)采購申請表申請日期年月日部門申請人資產(chǎn)名稱規(guī)格/型號單位申領(lǐng)數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途預(yù)算來源□部門預(yù)算□專項預(yù)算（勾選）部門負責人審核：行政部意見：財務(wù)部預(yù)算審核：填寫說明：“規(guī)格/型號”需詳細（如電腦“聯(lián)想ThinkPad14銳龍R516G+512G”）；“用途”需說明（如“設(shè)計部新員工辦公使用”“替換報廢打印機”）；預(yù)估總價超過5000元需附供應(yīng)商報價單。模板4：出差申請表申請日期年月日部門申請人出差事由出差地點出差時間年月日至年月日，共天往返交通□飛機□高鐵□汽車□其他（勾選）預(yù)估費用（元）交通：住宿：餐補：市內(nèi)交通：合計：行程安排（簡述每日行程、拜訪對象/會議內(nèi)容）部門負責人審批：行政部備案：財務(wù)部預(yù)算審核：填寫說明：“出差事由”需具體（如“客戶拜訪”“行業(yè)展會調(diào)研”“項目現(xiàn)場支持”）；“行程安排”需清晰，便于審核出差必要性；交通工具需符合公司差旅標準，超標部分需書面說明原因。模板5：差旅費報銷單報銷日期年月日部門報銷人出差期間年月日至年月日出差地點費用明細交通費（票據(jù)張數(shù)：張，金額：元）住宿費（票據(jù)張數(shù)：張，金額：元）餐補（標準：元/天，天數(shù)：天，金額：元）市內(nèi)交通（票據(jù)張數(shù)：張，金額：元）報銷總額大寫：元小寫：￥元附件□出差申請表□發(fā)票□行程單□登機牌（勾選）部門負責人審核：財務(wù)部審核：審批領(lǐng)導：填寫說明：“費用明細”需分類填寫，每類費用后附對應(yīng)票據(jù)；餐補、市內(nèi)交通費按公司標準計算，超標需說明原因；發(fā)票抬頭需為公司全稱，否則不予報銷。模板6：文件分發(fā)記錄表文件編號文件名稱生效日期分發(fā)范圍份數(shù)接收部門/人簽收人簽收日期歸檔說明：歸檔人：歸檔日期：填寫說明：“文件編號”按行政部統(tǒng)一編號填寫；“分發(fā)范圍”需明確（如“全公司各部門”“管理層”）；簽收人需手寫簽字，保證可追溯。四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）通用注意事項審批時效：所有流程需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如辦公用品申領(lǐng)審批不超過1個工作日，差旅申請審批不超過2個工作日），避免因拖延影響工作。信息準確性：填寫表單時需保證信息真實、完整（如姓名、部門、物品名稱、金額等），虛假信息將導致流程駁回并追究責任。資料完整性：報銷、采購、歸檔等環(huán)節(jié)需按要求附齊附件（如發(fā)票、審批單、票據(jù)），缺失附件將影響流程進度。溝通反饋：流程執(zhí)行中遇到問題（如審批駁回、設(shè)備故障），需及時與相關(guān)部門或人員溝通，避免自行處理導致違規(guī)。（二）分場景注意事項1.辦公用品管理嚴禁虛報冒領(lǐng)、重復申領(lǐng)，一經(jīng)發(fā)覺按公司規(guī)定處理；庫存物品需按“先進先出”原則使用，避免過期浪費。2.會議室使用嚴禁私自占用會議室或更改會議時間，如需變更需提前2小時通知行政部；會議期間保持安靜，愛護設(shè)備，損壞需照價賠償。3.固定資產(chǎn)嚴禁私自外借、處置