企業(yè)資料與文件存檔管理制度第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)各類資料與文件的收集、整理、歸檔、保管及利用工作，保證文件資料的完整性、安全性、可追溯性，提高管理效率，防范信息泄露與丟失風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含分支機(jī)構(gòu)、子公司）在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成或接收的各類紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等具有保存價(jià)值的資料與文件的管理。1.3基本原則統(tǒng)一管理：企業(yè)檔案管理部門（綜合管理部*）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件歸檔工作。分類歸檔：按文件類型、部門、時(shí)間等維度科學(xué)分類，保證條理清晰。及時(shí)歸檔：文件在辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，按月移交檔案管理部門。安全保密：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，涉密文件需單獨(dú)存放，借閱需履行審批手續(xù)。第二章制度適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景2.1適用部門及文件類型部門/類型典型文件內(nèi)容行政部*公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部通知、制度文件、合同協(xié)議（非業(yè)務(wù)類）等人力資源部*員工勞動(dòng)合同、人事檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料、薪酬福利文件、離職證明等財(cái)務(wù)部*會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷單、銀行對(duì)賬單等業(yè)務(wù)部*客戶合同、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件、銷售報(bào)表、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等研發(fā)部*研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)文檔、專利申請(qǐng)材料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果報(bào)告、圖紙等信息技術(shù)部*系統(tǒng)文檔、數(shù)據(jù)備份記錄、網(wǎng)絡(luò)安全日志、軟件許可協(xié)議、IT設(shè)備臺(tái)賬等2.2典型應(yīng)用場(chǎng)景新員工入職：人力資源部需將員工勞動(dòng)合同、入職登記表、學(xué)歷證明等資料歸檔，建立人事檔案。項(xiàng)目驗(yàn)收：業(yè)務(wù)部/研發(fā)部在項(xiàng)目完成后，將項(xiàng)目方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、客戶反饋等文件整理歸檔，作為項(xiàng)目成果依據(jù)。年度審計(jì)：財(cái)務(wù)部按年度整理會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等文件，配合審計(jì)部門完成審計(jì)工作。合同履行：行政部/業(yè)務(wù)部對(duì)已簽署的合同進(jìn)行歸檔，跟蹤履行情況，作為糾紛處理依據(jù)。歷史查證：企業(yè)需查詢過往會(huì)議紀(jì)要、制度文件時(shí)，通過檔案管理系統(tǒng)快速調(diào)取原始資料。第三章文件存檔全流程操作步驟詳解3.1文件收集與初步整理（責(zé)任部門：各部門文件管理員*）步驟1：文件形成與審核各部門在文件辦理過程中需保證內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)齊全（如簽字、蓋章完整）。部門負(fù)責(zé)人*對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)入歸檔流程。步驟2：文件分類與排序按“年度-部門-文件類型”分類，例如“2024-行政部-會(huì)議紀(jì)要”。同類文件按形成時(shí)間先后排序，重要文件（如合同、審計(jì)報(bào)告）優(yōu)先排列。步驟3：去除無效附件剔除文件中無保存價(jià)值的草稿、重復(fù)復(fù)印件、過期通知等，僅保留最終版本及必要附件。3.2文件移交與接收（責(zé)任部門：各部門文件管理員、檔案管理員）步驟1：填寫《文件歸檔移交清單》移交前需填寫模板表格（詳見第四章），列明文件名稱、文號(hào)、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、保管期限等信息，一式兩份（移交部門與檔案管理部門各執(zhí)一份）。步驟2：現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)與簽字雙方共同核對(duì)文件數(shù)量、內(nèi)容是否與移交清單一致，確認(rèn)無誤后在清單上簽字蓋章。電子文件需通過企業(yè)內(nèi)部加密系統(tǒng)傳輸，同時(shí)提交歸檔電子版及紙質(zhì)版（如需打印）。步驟3：檔案管理部門簽收檔案管理員*在收到文件后1個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的文件退回移交部門重新整理。3.3文件整理與歸檔（責(zé)任部門：檔案管理部門）步驟1：文件編號(hào)與登記按企業(yè)統(tǒng)一編碼規(guī)則為文件編號(hào)（示例：ZD-2024-001，其中“ZD”為行政部拼音首字母，“2024”為年份，“001”為流水號(hào)）。將文件信息錄入檔案管理系統(tǒng)，包括文件名稱、編號(hào)、形成日期、部門、密級(jí)、保管期限、存放位置等。步驟2：裝訂與封裝紙質(zhì)文件使用無酸紙裝訂，對(duì)折頁(yè)、散頁(yè)進(jìn)行加固，加裝封面（注明文件名稱、編號(hào)、歸檔日期）。電子文件按“文件夾-子文件夾-文件名”層級(jí)存儲(chǔ)（示例：2024年/行政部/會(huì)議紀(jì)要/2024-001-行政部周會(huì)紀(jì)要.docx）。步驟3：入庫(kù)存放紙質(zhì)文件按編號(hào)順序存入檔案柜，標(biāo)注清晰存放位置（如：A區(qū)-3柜-5層）。電子文件定期備份（每日增量備份、每周全量備份），備份介質(zhì)需異地存放。3.4文件保管與維護(hù)（責(zé)任部門：檔案管理部門）步驟1：環(huán)境管理檔案庫(kù)房需保持溫度18-22℃，濕度45%-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備。定期檢查庫(kù)房環(huán)境（每周1次），發(fā)覺問題及時(shí)處理。步驟2：定期清點(diǎn)每季度對(duì)庫(kù)存文件進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)實(shí)物與檔案管理系統(tǒng)記錄是否一致，形成《檔案清點(diǎn)報(bào)告》。對(duì)損壞、變質(zhì)的文件及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，保證檔案完整。步驟3：到期鑒定與處置對(duì)保管期限屆滿的文件，由檔案管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部*進(jìn)行鑒定。確認(rèn)無保存價(jià)值的文件，填寫《文件銷毀審批表》（詳見第四章），經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀，并記錄銷毀過程。3.5文件借閱與利用（責(zé)任部門：各部門、檔案管理部門）步驟1：提交借閱申請(qǐng)借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見第四章），說明借閱原因、文件名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字后提交檔案管理部門。步驟2：審批與登記普通文件由檔案管理員審批；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，借閱人簽署《文件借閱承諾書》，檔案管理員登記借閱信息（借閱人、時(shí)間、歸還日期等）。步驟3：文件借閱與歸還紙質(zhì)文件原則上在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)查閱，特殊情況需帶出時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且借閱期限不超過3個(gè)工作日。電子文件通過檔案管理系統(tǒng)在線查閱，禁止或傳播。借閱歸還時(shí)，檔案管理員需檢查文件是否完好，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。第四章常用存檔管理表格模板4.1《文件歸檔移交清單》歸檔部門歸檔日期移交人接收人序號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)保管期限備注行政部2024-03-15張*李*12024年度工作計(jì)劃ZD-2024-0012024-01-0515普通10年財(cái)務(wù)部2024-03-16王*李*22024年2月財(cái)務(wù)報(bào)表CW-2024-0022024-03-0120普通30年含附表4.2《文件借閱申請(qǐng)表》借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期劉*業(yè)務(wù)部1382024-03-202024-03-22文件名稱文件編號(hào)借閱原因是否涉密審批意見2023年項(xiàng)目合同YW-2023-005客戶糾紛處理否同意借閱部門負(fù)責(zé)人簽字檔案管理員簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字（簽字）（簽字）（簽字）4.3《文件銷毀審批表》申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期文件名稱文件編號(hào)保管期限保管到期日期行政部2024-03-102022年內(nèi)部通知ZD-2022-0055年2023-12-31銷毀原因文件數(shù)量銷毀方式監(jiān)銷人保存期限已屆滿，無保存價(jià)值50份碎紙機(jī)銷毀趙*部門負(fù)責(zé)人意見檔案管理部門意見法務(wù)部意見總經(jīng)理審批同意銷毀同意銷毀同意銷毀同意銷毀第五章執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防范5.1文件真實(shí)性與完整性管理禁止偽造：嚴(yán)禁篡改、偽造文件內(nèi)容，歸檔文件必須為最終生效版本。附件齊全：保證文件與附件（如合同附件、審批單）一并歸檔，避免遺漏。電子文件備份：電子文件需在形成后24小時(shí)內(nèi)至檔案管理系統(tǒng)，并定期驗(yàn)證備份有效性。5.2保密與安全管理密級(jí)標(biāo)識(shí)：涉密文件（如商業(yè)秘密、未公開財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需在文件封面標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”等密級(jí)，并嚴(yán)格控制借閱權(quán)限。借閱監(jiān)控：檔案管理員需定期核查借閱記錄，對(duì)超期未還的文件及時(shí)催收，對(duì)異常借閱行為（如頻繁借閱同一份文件）進(jìn)行核查。銷毀監(jiān)督：涉密文件銷毀時(shí)需由2人以上監(jiān)銷，保證銷毀過程徹底，信息無法恢復(fù)。5.3責(zé)任與監(jiān)督機(jī)制責(zé)任到人：各部門文件管理員為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，對(duì)文件收集、整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。定期檢查：檔案管理部門每半年組織一次文件歸檔工作檢查，對(duì)不符合要求的部門下達(dá)《整改通知書》，限期整改。培訓(xùn)考核：每年組織1-2次檔案管理培訓(xùn)，將文件歸檔工作納入部門績(jī)效考核，對(duì)表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。5.4應(yīng)急處理預(yù)案文件丟失：發(fā)覺文件丟失時(shí)，相關(guān)部門需立即報(bào)告檔案管理部門，24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)查找程序，必要時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。自然災(zāi)害：檔案庫(kù)房遭遇火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)害時(shí)，優(yōu)先轉(zhuǎn)移電子備份介質(zhì)及重要紙質(zhì)文件，事后及時(shí)統(tǒng)計(jì)損失并上報(bào)。