企業(yè)行政公文寫作規(guī)范匯編前言企業(yè)行政公文作為企業(yè)內(nèi)部及企業(yè)與外部機構(gòu)之間傳遞信息、溝通協(xié)調(diào)、規(guī)范行為、記錄事務的重要載體，其寫作質(zhì)量直接關系到企業(yè)的運營效率、管理水平和對外形象。為進一步規(guī)范我司行政公文的撰寫與處理，確保公文的嚴肅性、準確性、規(guī)范性和高效性，特制定本規(guī)范匯編。本匯編旨在為公司各部門及全體員工提供一套清晰、實用的公文寫作指引，以期共同提升公司整體公文處理能力與工作效能。第一章公文寫作的基本原則一、準確性原則公文內(nèi)容必須真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤，觀點明確清晰。遣詞造句需嚴謹規(guī)范，避免歧義。對涉及事實、政策、法規(guī)的表述，務必核實無誤后方可寫入。二、簡潔性原則行文力求簡明扼要，言簡意賅。避免空話、套話，刪除不必要的修飾和冗余信息。在準確表達核心意思的前提下，力求用最精煉的文字完成表述。三、規(guī)范性原則嚴格遵循公文的格式要求、文種使用規(guī)范及行文規(guī)則。從公文的構(gòu)成要素到版面編排，從標題擬定到落款蓋章，均需符合既定標準，確保公文的規(guī)范性和嚴肅性。四、時效性原則公文的制發(fā)與處理應及時高效，以適應企業(yè)運營對信息傳遞速度的要求。對于緊急事項，應優(yōu)先處理，確保信息在有效時間內(nèi)發(fā)揮作用。五、保密性原則嚴格遵守公司保密規(guī)定，對涉及商業(yè)秘密、工作秘密的公文內(nèi)容，應采取相應的保密措施，控制傳閱范圍，確保信息安全。第二章公文的格式規(guī)范公文格式是公文嚴肅性和規(guī)范性的重要體現(xiàn)，公司行政公文格式應參照國家相關標準（如《黨政機關公文處理工作條例》及《黨政機關公文格式》），并結(jié)合公司實際情況統(tǒng)一規(guī)范。一、公文的構(gòu)成要素公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。并非所有公文都需包含上述全部要素，應根據(jù)公文種類和實際需要確定。二、版頭部分1.份號：涉密公文應當標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字頂格編排在版心左上角第一行。2.密級和保密期限：涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。頂格編排在版心左上角第二行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。3.緊急程度：根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。頂格編排在版心左上角（份號、密級和保密期限下方）。4.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。6.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。三、主體部分1.標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。3.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明：公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。6.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。8.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。四、版記部分1.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。2.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。編排于印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。3.印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期是指公文的印制日期。編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。第三章常用公文文種及寫作要點企業(yè)行政公文種類繁多，應根據(jù)行文目的、內(nèi)容、對象選擇恰當?shù)奈姆N。常用的行政公文文種包括：通知、報告、請示、批復、函、紀要、通報、決定、意見等。一、通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。特點：使用范圍廣，時效性強，內(nèi)容具體明確。寫作要點：標題一般為“發(fā)文機關+事由+通知”或“事由+通知”。正文先說明發(fā)文緣由或依據(jù)，然后分條列出通知事項，最后可提出執(zhí)行要求。內(nèi)容應簡明扼要，條理清晰。根據(jù)內(nèi)容可分為指示性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、事務性通知等。二、報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。特點：單向性，陳述性，事后性。寫作要點：標題一般為“關于XX情況的報告”或“關于XX工作的報告”。正文開頭簡要說明報告的目的或依據(jù)，主體部分詳細闡述工作進展、成績、問題、經(jīng)驗教訓等，結(jié)尾常用“以上報告，請審閱”或“特此報告”。報告中不得夾帶請示事項。三、請示適用于向上級機關請求指示、批準。特點：祈請性，一事一請，期復性。寫作要點：標題明確請求事項，如“關于請求XX的請示”。正文開頭說明請示的原因、背景，理由要充分；接著提出具體的請示事項，明確、具體；結(jié)尾常用“妥否，請批示”“以上請示，請予批準”等。必須一文一事，主送機關單一。四、批復適用于答復下級機關請示事項。特點：針對性，權威性，被動性。寫作要點：標題一般為“關于XX請示的批復”。正文開頭引述來文的標題和發(fā)文字號，以示批復的針對性；主體部分明確答復請示事項，表明態(tài)度（同意、不同意或部分同意），并說明理由或依據(jù)，如需下級執(zhí)行，應提出具體要求。結(jié)尾常用“此復”或“特此批復”。五、函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。特點：靈活性，廣泛性，平行性。寫作要點：標題一般為“關于XX的函”或“關于XX問題的復函”。正文根據(jù)函的種類（商洽函、詢問函、請批函、答復函）確定內(nèi)容。商洽函要明確商洽的事項和希望達成的結(jié)果；詢問函要清晰列出需詢問的問題；請批函要說明請求批準的事項和理由；答復函要針對來函事項逐一明確答復。語言應謙遜、得體。六、紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。特點：紀實性，概括性，指導性。寫作要點：標題一般為“XX會議紀要”。正文開頭寫明會議的基本情況，包括會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人、記錄人、會議議題等。主體部分是會議的主要內(nèi)容，應準確概括會議討論的意見、形成的決議、達成的共識、確定的任務及責任分工等，常用“會議認為”“會議指出”“會議強調(diào)”“會議決定”等引導詞。結(jié)尾可提出貫徹落實會議精神的要求。第四章公文行文規(guī)則一、行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。二、向上級機關行文規(guī)則1.原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。3.下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。4.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。5.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。6.受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。三、向下級機關行文規(guī)則1.主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。3.黨委、政府的部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關部門行文。4.涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。5.上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。四、平行文行文規(guī)則同級機關、不相隸屬機關之間根據(jù)需要可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。聯(lián)合行文應當確有必要，且單位不宜過多。第五章公文處理流程公文處理是指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。一、公文擬制包括起草、審核、簽發(fā)等程序。起草：由指定人員或相關部門負責，應符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，觀點明確，材料真實，結(jié)構(gòu)嚴謹，語言準確。審核：由部門負責人或指定審核人員對公文草稿進行審核，重點審核行文理由、依據(jù)、內(nèi)容、文種、格式等。簽發(fā)：審核通過后，由發(fā)文機關負責人簽發(fā)。重要公文和上行文由主要負責人簽發(fā)。聯(lián)合行文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。二、公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。收文辦理：主要程序有簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復。發(fā)文辦理：主要程序有復核、登記、印制、核發(fā)。整理歸檔：公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。第六章公文寫作的語言要求公文語言是一種特殊的應用語言，具有準確性、簡明性、莊重性、得體性等特點。一、準確用詞造句必須確切反映客觀事物，符合邏輯，避免歧義。概念明確，判斷恰當，推理合乎邏輯。二、簡明用最精煉的文字表達最豐富的內(nèi)容，力戒空話、套話、廢話。開門見山，直陳其事，避免不必要的修飾和客套。三、莊重公文代表企業(yè)意志和權威，語言應端莊、嚴肅、鄭重。多用書面語，少用口語、方言和俚語。四、得體根據(jù)行文對象、行文目的、內(nèi)容性質(zhì)選擇恰當?shù)恼Z言。對上恭敬謙遜，對下明確有力，平行機關之間禮貌協(xié)商。第七章公文寫作常見問題與注意事項1.文種混用：如將“請示”與“報告”混淆，“函”與“請示”“批復”混用。應嚴格按照文種適用范圍選用。2.格式不規(guī)范：如標題不完整、發(fā)文字號錯誤、主送機關不當、印章加蓋不規(guī)范等。應嚴格遵循本規(guī)范及公司相關規(guī)定。3.內(nèi)容空洞