企業(yè)文件歸檔及檔案管理模板一、適用范圍與核心價值二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件收集：保證歸檔材料全面完整明確收集范圍日常辦公類：通知、會議紀(jì)要、工作報告、內(nèi)部管理制度等；項目管理類：項目立項書、可行性研究報告、進(jìn)度計劃、驗收報告等；合同協(xié)議類：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等（含電子版及簽署頁原件）；財務(wù)稅務(wù)類：發(fā)票、報銷單、財務(wù)報表、稅務(wù)申報材料等；人事管理類：員工入職登記表、勞動合同、績效考核記錄、離職證明等；其他：重要客戶資料、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。收集責(zé)任分工各部門負(fù)責(zé)人為本科室文件收集第一責(zé)任人，需在每月5日前完成上月文件整理并提交至檔案管理部門；檔案管理部門定期（每季度）向各部門發(fā)出《文件催交通知》，保證無遺漏。（二）文件分類：建立科學(xué)分類體系采用“年度-類別-子類”三級分類法，保證邏輯清晰、易于檢索：一級分類（年度）：按文件形成年份劃分，如“2024年”“2023年”；二級分類（類別）：按業(yè)務(wù)屬性劃分，如“綜合管理類”“財務(wù)管理類”“項目管理類”“人力資源類”；三級分類（子類）：按具體文件類型劃分，如“綜合管理類”下設(shè)“制度文件”“會議紀(jì)要”“通知公告”等。示例：2024年-項目管理類-項目子類-項目驗收報告（三）文件整理：規(guī)范歸檔前處理核對文件完整性：檢查文件是否有缺頁、漏簽、模糊不清等問題，保證關(guān)鍵信息（如日期、編號、簽字）完整；去除無關(guān)材料：剔除文件草稿、重復(fù)件、與歸檔內(nèi)容無關(guān)的附件；排序與編頁：按文件形成時間或邏輯順序排序，并在每頁右上角用鉛筆編寫頁碼（如“1-10”表示共10頁）；裝訂成冊：紙質(zhì)文件采用不銹鋼夾或裝訂機(jī)左側(cè)裝訂，厚度不超過3cm；超過3cm的按“件”分開裝訂，每件單獨(dú)編制檔號。（四）檔案歸檔：實(shí)現(xiàn)有序存儲編制檔號：按“年度-二級分類代碼-三級分類代碼-流水號”規(guī)則編制檔號，如“2024-ZG-01-001”（2024年-綜合管理類-制度文件-001號）；填寫歸檔清單：使用《文件歸檔清單》（模板見下文）逐項錄入檔號、文件名稱、形成部門、日期、頁數(shù)、保管期限等信息；移交與簽收：檔案管理部門核對歸檔材料與清單一致后，與移交人（部門經(jīng)辦人*）共同簽字確認(rèn)，留存《檔案移交簽收記錄》；入庫上架：紙質(zhì)檔案按檔號順序存入檔案柜，標(biāo)注柜號、層號；電子檔案同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案一致，并加密存儲。（五）檔案保管：保證安全與可用存儲環(huán)境管理：紙質(zhì)檔案庫房保持溫度14-24℃，濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施；電子檔案定期（每季度）檢查存儲設(shè)備狀態(tài)，雙備份存儲（本地服務(wù)器+云端），并定期（每年）進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。定期檢查：檔案管理部門每半年對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，檢查有無霉變、損壞；電子檔案每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)完整性檢測。（六）檔案利用：規(guī)范借閱與查閱借閱審批：內(nèi)部員工借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部單位借閱需持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門*審批。借閱登記：借閱人領(lǐng)取檔案時，在《檔案借閱登記表》（模板見下文）簽字登記，注明借閱日期、歸還期限、用途；歸還與檢查：檔案歸還時，檔案管理員檢查文件是否完好、有無缺頁，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄；涉密檔案歸還時需當(dāng)面清點(diǎn)。（七）檔案鑒定與銷毀：合規(guī)處置到期檔案鑒定流程：檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定，由檔案管理員、法務(wù)專員*、部門代表組成鑒定小組，對到期檔案（保管期限屆滿）進(jìn)行價值評估；銷毀審批：對無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)鑒定小組簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，方可銷毀；銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀，由2人以上共同監(jiān)銷，并填寫《檔案銷毀記錄》；電子檔案采用低級格式化或物理銷毀，保證數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。三、關(guān)鍵模板工具（一）文件歸檔清單檔號文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)保管期限存放位置（柜號-層號）備注2024-ZG-01-0012024年考勤管理制度綜合管理部2024-01-158長期A-3-2含修訂版記錄2024-CW-02-003Q1財務(wù)報表財務(wù)部2024-04-051510年B-1-5審計報告附后（二）檔案借閱登記表借閱日期檔號文件名稱借閱人部門借閱用途審批人歸還日期經(jīng)辦人備注2024-05-102024-XM-03-002項目驗收報告張*項目部項目復(fù)盤李*2024-05-17王*無損壞2024-05-122023-HR-01-005員工勞動合同臺賬趙*人力資源部勞動糾紛處理周*2024-05-20錢*復(fù)印后歸還（三）檔案銷毀審批表檔號文件名稱形成日期銷毀原因數(shù)量（頁/件）保管期限鑒定小組意見部門負(fù)責(zé)人簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字備注2021-ZG-02-0102021年會議紀(jì)要（1-3月）2021-01-15保管期限已屆滿4510年無保存價值，同意銷毀劉*陳*監(jiān)銷人：孫、吳四、高效管理核心要點(diǎn)（一）制度保障：明確責(zé)任與標(biāo)準(zhǔn)制定《企業(yè)檔案管理制度》，明確各部門檔案管理職責(zé)、歸檔范圍、流程及獎懲措施；對新入職員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，保證其掌握文件分類、整理規(guī)范。（二）人員管理：配備專職與兼職設(shè)立專職檔案管理員1-2名，負(fù)責(zé)檔案日常管理、系統(tǒng)維護(hù)及監(jiān)督檢查；各部門指定1名兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，配合檔案收集、整理及移交工作。（三）技術(shù)應(yīng)用：提升管理效率引入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，支持電子文件、檢索、借閱審批等功能，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案同步管理；對重