企業(yè)內外部溝通聯(lián)絡信息表單模板（通用版）一、適用場景：覆蓋企業(yè)高頻溝通需求本模板適用于企業(yè)內部跨部門協(xié)作、外部合作單位對接、緊急事件聯(lián)絡、新員工入職對接、項目組組建等需要集中記錄和管理多方聯(lián)絡信息的場景。通過標準化信息采集，可快速實現(xiàn)溝通對象精準定位，避免因信息分散導致的聯(lián)絡延遲或遺漏，尤其適合需要長期跟蹤的跨部門項目、外部合作項目或高頻互動的日常工作場景。二、操作指南：五步快速完成表單填寫第一步：明確溝通目的與范圍在填寫表單前，先確定本次溝通的核心目標（如項目推進、問題協(xié)調、資源對接等）及涉及對象（內部部門/人員、外部單位/聯(lián)系人）。例如：若為“新產品上線跨部門協(xié)作”，需明確涉及的市場部、技術部、銷售部等內部部門，以及合作的外部設計公司、推廣平臺等。第二步：收集基礎聯(lián)絡信息根據(jù)溝通范圍，逐一收集對象的基礎聯(lián)絡信息：內部對象：需記錄部門名稱、聯(lián)系人姓名、職位、分機號（若企業(yè)使用內部電話系統(tǒng)）、常用辦公郵箱；外部對象：需記錄單位全稱、聯(lián)系人姓名、職位、對外聯(lián)系電話（非個人私人電話）、對接郵箱（建議使用企業(yè)官方郵箱）、單位地址（可選，用于郵寄或線下對接）。第三步：填寫表單核心內容按照模板表格逐項錄入信息，保證“溝通事由”清晰簡明（如“需求對齊會議安排”“合同條款確認”“技術問題支持”等），并在“備注欄”補充特殊需求（如“需每周三下午同步進度”“緊急事項請優(yōu)先聯(lián)系”）。若涉及多人，可分行記錄不同聯(lián)系人信息。第四步：信息核對與確認填寫完成后，需逐項核對信息準確性：內部人員信息可通過企業(yè)通訊錄（如OA系統(tǒng)、釘釘/企業(yè)通訊錄）二次確認；外部人員信息建議通過對方官方渠道（如企業(yè)官網(wǎng)“聯(lián)系我們”、合作對接人原郵件）核實，避免因聯(lián)系人變更導致溝通無效；檢查“溝通事由”是否與實際需求一致，備注信息是否完整無歧義。第五步：表單分發(fā)與存檔分發(fā)：將填寫完整的表單同步至所有溝通參與方（如通過郵件發(fā)送給項目組成員、抄送部門負責人；或至共享文檔供團隊查閱）；存檔：電子版表單按“部門+項目名稱+日期”命名后存至企業(yè)共享服務器（如Teams、飛書云文檔），紙質版（若有）需交由行政部門統(tǒng)一歸檔，存檔期限根據(jù)項目重要性確定（一般項目存檔1年，重要項目存檔3年以上）。三、模板內容：標準化信息錄入框架企業(yè)內外部溝通聯(lián)絡信息表單表單編號填寫部門/人填寫日期年月日溝通事由（例：項目第三階段需求對齊/供應商合同續(xù)簽對接）預計溝通周期□短期（≤1周）□中期（1-3個月）□長期（≥3個月）內部聯(lián)絡信息部門名稱聯(lián)系人姓名職位分機號辦公郵箱備注（如對接時間偏好）例：市場部*某市場經(jīng)理8888**工作日9:00-17:00例：技術部*某技術主管8889**緊急事項請加（可續(xù)行）外部聯(lián)絡信息單位名稱聯(lián)系人姓名職位對外聯(lián)系電話對接郵箱備注（如單位性質、合作背景）例：廣告公司*某客戶經(jīng)理138**負責本次推廣物料設計例：物流機構*某運營主管1395678**每周固定周三上門取件（可續(xù)行）溝通記錄與跟進日期溝通內容簡述參與人員后續(xù)行動項負責人截止時間例：2024-03-01需求初稿對齊某（市場）、某（技術）修改需求文檔并反饋*某2024-03-05（可續(xù)行）附件清單（如有相關文件，可在此列明文件名稱及存放路徑，例：《項目需求文檔V1.0》-共享文檔/項目文件夾）四、使用提醒：保證溝通高效與信息安全1.信息準確性原則內部聯(lián)系人信息若發(fā)生變更（如職位調整、分機號更換），需在變更后24小時內更新表單，并同步通知相關溝通方；外部聯(lián)系人信息建議每季度復核一次，避免因對方人員離職、崗位變動導致聯(lián)絡失效。2.保密與權限管理表單中涉及敏感信息（如未公開的項目計劃、客戶隱私數(shù)據(jù)）需標記“保密”字樣，僅限項目核心成員查閱；電子版表單存儲需設置訪問權限（如僅部門負責人或項目組可編輯），禁止隨意轉發(fā)至無關人員。3.緊急情況處理若遇緊急溝通需求（如系統(tǒng)故障、客戶投訴），除填寫本表單外，需同時通過電話/即時通訊工具直接聯(lián)系關鍵人員，并在備注欄標注“緊急”，保證信息觸達時效性。4.模板優(yōu)化建議企業(yè)可根據(jù)自身