日常辦公行政流程標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)一、總則（一）編制目的為規(guī)范公司日常辦公行政行為，統(tǒng)一流程標(biāo)準(zhǔn)，提高行政工作效率，保障各項(xiàng)工作有序開展，特制定本手冊(cè)。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于公司全體員工，涵蓋辦公用品管理、會(huì)議室使用、文件流轉(zhuǎn)、差旅申請(qǐng)、訪客接待等日常行政場(chǎng)景。（三）基本原則規(guī)范性：所有流程需嚴(yán)格遵循本手冊(cè)規(guī)定，保證操作統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)一致。高效性：簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)，明確責(zé)任，避免重復(fù)勞動(dòng)，提升行政服務(wù)效率。透明性：流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如審批、登記）需公開透明，便于監(jiān)督與追溯。二、辦公用品申領(lǐng)與管理（一）適用情境員工因日常辦公需要（如文具、耗材、設(shè)備配件等）申領(lǐng)辦公用品時(shí)適用。（二）操作流程指引需求提出員工根據(jù)工作需要，登錄公司行政管理系統(tǒng)“辦公用品申領(lǐng)”模塊，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、申領(lǐng)數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用日期。申領(lǐng)數(shù)量需遵循“按需申領(lǐng)、避免浪費(fèi)”原則，非消耗性用品（如剪刀、計(jì)算器）原則上每人限領(lǐng)1件，消耗性用品（如A4紙、筆芯）每月申領(lǐng)不超過2次。部門審核部門負(fù)責(zé)人登錄系統(tǒng)審核申領(lǐng)需求，確認(rèn)與工作相關(guān)性及合理性，通過后提交至行政部。行政部核對(duì)與發(fā)放行政部專員在1個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)申領(lǐng)清單與庫(kù)存情況：若庫(kù)存充足，直接通過系統(tǒng)審核，通知員工至行政庫(kù)房領(lǐng)?。蝗魩?kù)存不足，匯總需求后統(tǒng)一采購(gòu)，采購(gòu)?fù)瓿珊笸ㄖ獑T工領(lǐng)取（采購(gòu)周期不超過3個(gè)工作日）。員工領(lǐng)取時(shí)需出示工牌，核對(duì)物品名稱與數(shù)量，并在《辦公用品發(fā)放登記表》簽字確認(rèn)。庫(kù)存盤點(diǎn)行政部每月末對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，填寫《庫(kù)存盤點(diǎn)表》，對(duì)積壓或過期物品及時(shí)處理（如登記、報(bào)損）。（三）常用表單示例表1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期申請(qǐng)人部門申請(qǐng)人物品名稱規(guī)格型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量用途預(yù)計(jì)使用日期部門負(fù)責(zé)人簽字行政部審核發(fā)放數(shù)量領(lǐng)取人簽字2023-10-08市場(chǎng)部張*A4紙80g包5日常打印2023-10-15李*是5張*（四）關(guān)鍵提示嚴(yán)禁私自挪用或外借辦公用品，離職時(shí)需將個(gè)人領(lǐng)用的非消耗性用品交回行政部。申領(lǐng)特殊物品（如專業(yè)設(shè)備配件）需提前說明用途，由行政部評(píng)估后統(tǒng)一采購(gòu)。行政部每季度公示辦公用品使用情況，接受員工監(jiān)督。三、會(huì)議室預(yù)約與管理（一）適用情境員工因會(huì)議、培訓(xùn)、面試等工作需要，使用公司會(huì)議室時(shí)適用。（二）操作流程指引查詢與預(yù)約員工登錄公司會(huì)議室管理系統(tǒng)，查詢會(huì)議室使用狀態(tài)（空閑/占用），選擇所需會(huì)議室、會(huì)議時(shí)間（精確至30分鐘）、參會(huì)人數(shù)及所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板筆）。填寫《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》，提交后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送預(yù)約確認(rèn)郵件至申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人。審核與確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作日內(nèi)審核會(huì)議必要性，緊急會(huì)議可電話告知行政部后補(bǔ)錄系統(tǒng)。行政部專員確認(rèn)會(huì)議室設(shè)備可用性，若有沖突（如重復(fù)預(yù)約、設(shè)備故障），提前2小時(shí)通知申請(qǐng)人調(diào)整，并協(xié)助協(xié)調(diào)其他會(huì)議室。使用前準(zhǔn)備申請(qǐng)人需提前30分鐘至?xí)h室檢查設(shè)備，開啟空調(diào)、投影儀等；如需茶水、橫幅等支持，提前1個(gè)工作日告知行政部。使用后整理會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人需關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅、帶走個(gè)人物品，并在系統(tǒng)中標(biāo)記“會(huì)議結(jié)束”，行政部每日檢查會(huì)議室衛(wèi)生與設(shè)備狀態(tài)。（三）常用表單示例表2：會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表預(yù)約部門預(yù)約人會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間（起止）預(yù)計(jì)人數(shù)所需會(huì)議室所需設(shè)備部門負(fù)責(zé)人簽字行政部確認(rèn)使用后反饋研發(fā)部王*產(chǎn)品評(píng)審2023-10-1014:00-16:008301會(huì)議室投影儀、白板趙*是設(shè)備正常（四）關(guān)鍵提示會(huì)議室僅限工作相關(guān)用途，禁止用于私人聚會(huì)或娛樂活動(dòng)。預(yù)約后需按時(shí)使用，遲到15分鐘以上未到場(chǎng)的，系統(tǒng)自動(dòng)釋放會(huì)議室權(quán)限。愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，嚴(yán)禁在桌椅、設(shè)備上涂畫，損壞需照價(jià)賠償。四、文件流轉(zhuǎn)與歸檔管理（一）適用情境公司內(nèi)部文件（如通知、報(bào)告、合同、制度等）的起草、審核、簽發(fā)、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)適用。（二）操作流程指引文件起草起草人根據(jù)工作需要，使用公司統(tǒng)一模板（如《文件起草模板》）撰寫文件，注明文件名稱、密級(jí)（普通/秘密/機(jī)密）、擬稿部門、擬稿人及日期。部門審核起草人將文件提交至部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性及與工作關(guān)聯(lián)性，審核通過后簽字確認(rèn)。會(huì)簽與簽發(fā)涉及跨部門協(xié)作的文件，需發(fā)送至相關(guān)部門會(huì)簽（如財(cái)務(wù)部需審核合同金額，人力資源部需審核制度合規(guī)性）；會(huì)簽通過后，按文件密級(jí)提交至對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：普通文件：部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；秘密文件：分管副總簽發(fā)；機(jī)密文件：總經(jīng)理簽發(fā)。分發(fā)與傳閱簽發(fā)后的文件由行政部統(tǒng)一編號(hào)、登記，通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)形式分發(fā)至相關(guān)部門；傳閱人需在《文件傳閱登記表》簽字，傳閱后及時(shí)收回，避免文件滯留。歸檔管理文件辦理完畢后，起草人需將電子版（OA系統(tǒng)歸檔）及紙質(zhì)版（原件）提交至行政部，行政部按“年度-類別-部門”分類存放，填寫《文件歸檔清單》，歸檔期限為每年12月31日前。（三）常用表單示例表3：文件傳閱登記表文件名稱文件編號(hào)密級(jí)擬稿部門傳閱日期傳閱人傳閱內(nèi)容摘要簽字歸還日期2023年第四季度工作計(jì)劃XZ-2023-10普通總經(jīng)辦2023-10-09張*部門工作計(jì)劃張*2023-10-11李*部門工作計(jì)劃李*2023-10-11（四）關(guān)鍵提示文件密級(jí)需根據(jù)內(nèi)容重要性準(zhǔn)確標(biāo)注，嚴(yán)禁泄露秘密文件信息。電子文件需定期備份（每月1次），紙質(zhì)文件存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲。歷史文件查閱需填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，在行政部監(jiān)督下查閱，嚴(yán)禁帶出檔案室。五、差旅申請(qǐng)與報(bào)銷管理（一）適用情境員工因公出差（如客戶拜訪、項(xiàng)目考察、培訓(xùn)等）需申請(qǐng)差旅及報(bào)銷費(fèi)用時(shí)適用。（二）操作流程指引出差申請(qǐng)員工提前3個(gè)工作日登錄系統(tǒng)填寫《出差申請(qǐng)單》，注明出差事由、目的地、出發(fā)/返回日期、交通工具（高鐵/飛機(jī)/汽車）、預(yù)計(jì)費(fèi)用（交通、住宿、餐飲、其他），提交部門負(fù)責(zé)人審核。審批與備案部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性及費(fèi)用合理性，通過后提交至行政部備案；出差超3天或跨省的，需額外報(bào)分管副總審批。差旅執(zhí)行員工憑審批通過的《出差申請(qǐng)單》預(yù)訂交通與住宿（優(yōu)先選擇公司協(xié)議供應(yīng)商），出差期間需保留所有費(fèi)用憑證（如發(fā)票、行程單）。費(fèi)用報(bào)銷出差返回后3個(gè)工作日內(nèi)，員工在系統(tǒng)中電子憑證，填寫《差旅報(bào)銷單》，注明實(shí)際費(fèi)用明細(xì)，提交部門負(fù)責(zé)人審核；行政部核對(duì)出差申請(qǐng)與報(bào)銷憑證一致性，財(cái)務(wù)部審核無誤后安排付款（周期不超過5個(gè)工作日）。（三）常用表單示例表4：差旅申請(qǐng)單申請(qǐng)人部門申請(qǐng)人出差事由出發(fā)日期返回日期目的地交通工具預(yù)計(jì)費(fèi)用（元）部門負(fù)責(zé)人簽字分管副總簽字行政部備案銷售部陳*客戶拜訪2023-10-152023-10-17上海高鐵2,500周*是是（四）關(guān)鍵提示差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)按城市級(jí)別執(zhí)行（一線城市不超過400元/晚，二線城市不超過300元/晚），超標(biāo)部分需自行承擔(dān)。嚴(yán)禁虛報(bào)、冒報(bào)差旅費(fèi)用，憑證需真實(shí)有效，涂改、偽造憑證將按公司規(guī)定處理。緊急出差（如臨時(shí)客戶需求）可先電話報(bào)備，出差后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)錄申請(qǐng)流程。六、訪客接待流程管理（一）適用情境外部訪客（如客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者等）到訪公司時(shí)適用。（二）操作流程指引訪客預(yù)約接待人提前1個(gè)工作日聯(lián)系訪客，確認(rèn)到訪時(shí)間、人數(shù)、事由及身份信息（姓名、單位、聯(lián)系方式），登錄“訪客預(yù)約系統(tǒng)”填寫《訪客預(yù)約登記表》，訪客二維碼（用于門禁登記）。接待準(zhǔn)備接待人提前10分鐘至公司前臺(tái)等候，準(zhǔn)備會(huì)議室、茶水、資料等；如需跨部門接待，提前告知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。訪客接待前臺(tái)接待員核對(duì)訪客信息（證件號(hào)碼、預(yù)約記錄），引導(dǎo)至接待區(qū)；接待人憑工牌領(lǐng)訪客進(jìn)入辦公區(qū)，全程陪同。送別與記錄訪客離開時(shí)，接待人送至公司門口，并在系統(tǒng)中標(biāo)記“訪客結(jié)束”；行政部每日整理《訪客接待登記表》，存檔備查。（三）常用表單示例表5：訪客預(yù)約登記表接待部門接待人訪客姓名訪客單位到訪日期到訪時(shí)間事由聯(lián)系方式訪客二維碼接待狀態(tài)人力資源部劉*孫*科技公司2023-10-1209:00-10:00面試5678V20231012001已結(jié)束（四）關(guān)鍵提示訪客需在前臺(tái)登記證件號(hào)碼信息，未預(yù)約訪客需經(jīng)被訪部門負(fù)責(zé)