合同管理文件范本與流程指導(dǎo)一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本合同管理流程及范本適用于企業(yè)各類(lèi)對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，具體包括但不限于：日常采購(gòu)類(lèi)：原材料、辦公用品、設(shè)備采購(gòu)等物資供應(yīng)合同；項(xiàng)目合作類(lèi)：研發(fā)項(xiàng)目、工程建設(shè)項(xiàng)目、市場(chǎng)推廣項(xiàng)目等服務(wù)或合作合同；服務(wù)外包類(lèi)：IT運(yùn)維、人力資源外包、財(cái)務(wù)咨詢等專(zhuān)業(yè)服務(wù)合同；資產(chǎn)處置類(lèi)：固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、租賃、授權(quán)使用等合同；其他類(lèi)：保密協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、框架協(xié)議等配套法律文件。二、合同管理全流程操作步驟（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)需求提出：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求（如采購(gòu)、合作等），填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、金額、履行期限等核心要素，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部/行政部。立項(xiàng)審核：法務(wù)部/行政部對(duì)需求的合規(guī)性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查合作方資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）、預(yù)算匹配度，審核通過(guò)后啟動(dòng)合同起草。（二）合同起草與內(nèi)容審核模板選擇：根據(jù)合同類(lèi)型（如采購(gòu)、服務(wù)），優(yōu)先選用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板；無(wú)模板時(shí)，由法務(wù)部牽頭起草，保證條款覆蓋核心權(quán)利義務(wù)。內(nèi)容填寫(xiě)：按模板要求填寫(xiě)完整信息，包括但不限于：雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人；合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式；履行期限、地點(diǎn)、方式；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式；其他特殊約定（如保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）。內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門(mén)審核：確認(rèn)合同內(nèi)容與需求一致，技術(shù)/商務(wù)條款可行；財(cái)務(wù)部門(mén)審核：核查價(jià)款合理性、支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度；法務(wù)部門(mén)審核：重點(diǎn)審查條款合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決約定是否有效），形成《合同審核意見(jiàn)表》。（三）對(duì)方確認(rèn)與談判修訂合同發(fā)送：經(jīng)內(nèi)部審核通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)正式渠道（如郵件、紙質(zhì)版）發(fā)送至合作方，明確反饋時(shí)限。談判修訂：對(duì)方如有修改意見(jiàn)，由業(yè)務(wù)部門(mén)與法務(wù)部共同參與談判，對(duì)非核心條款可協(xié)商調(diào)整，核心條款（如標(biāo)的、金額、違約責(zé)任）需重新履行內(nèi)部審核流程。最終確認(rèn)：雙方就合同內(nèi)容達(dá)成一致后，由對(duì)方授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同章），保證簽字與主體信息一致，騎縫章齊全（如為多頁(yè)合同）。（四）簽署與用印管理用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門(mén)持雙方確認(rèn)的合同原件、《合同審核意見(jiàn)表》《用印申請(qǐng)單》至行政部/辦公室申請(qǐng)用印，用印文件需與申請(qǐng)內(nèi)容完全一致。用印審批：根據(jù)合同金額權(quán)限，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人審批（如金額≤10萬(wàn)元，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；10萬(wàn)＜金額≤50萬(wàn)元，分管副總審批；金額＞50萬(wàn)元，總經(jīng)理審批）。用印執(zhí)行：行政部/辦公室核對(duì)無(wú)誤后加蓋企業(yè)公章（合同章），嚴(yán)禁在空白合同或未審核文件上用印，用印后合同原件交業(yè)務(wù)部門(mén)留存一份，同步掃描存檔。（五）履行跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警履行登記：合同生效后，業(yè)務(wù)部門(mén)建立《合同履行跟蹤表》，記錄履行進(jìn)度（如交付節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)）、對(duì)方履約情況，定期更新至合同管理系統(tǒng)。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：發(fā)覺(jué)對(duì)方可能違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或自身履約風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)立即上報(bào)法務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)，啟動(dòng)應(yīng)急處理機(jī)制（如發(fā)函催告、協(xié)商變更/解除）。驗(yàn)收確認(rèn)：合同標(biāo)的交付后，由業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)合技術(shù)、質(zhì)量部門(mén)驗(yàn)收，形成《驗(yàn)收確認(rèn)單》，作為付款及結(jié)算依據(jù)。（六）歸檔管理與后續(xù)評(píng)估歸檔移交：合同履行完畢（或終止）后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同原件、審批文件、履行記錄（如驗(yàn)收單、付款憑證）等整理成冊(cè)，移交至檔案管理部門(mén)，歸檔時(shí)填寫(xiě)《合同歸檔清單》。檔案保管：檔案管理部門(mén)按時(shí)間、類(lèi)型分類(lèi)存放，電子檔案?jìng)浞葜疗髽I(yè)服務(wù)器，保管期限不少于合同履行終止后10年（法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。評(píng)估復(fù)盤(pán)：每季度由法務(wù)部牽頭，組織業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同管理流程進(jìn)行復(fù)盤(pán)，分析常見(jiàn)問(wèn)題（如條款漏洞、履約延遲等），優(yōu)化模板及流程。三、合同管理相關(guān)模板表格（一）合同審批表（模板）合同基本信息內(nèi)容合同名稱合作方全稱合同類(lèi)型□采購(gòu)□服務(wù)□合作□其他合同金額（大寫(xiě)）合同金額（小寫(xiě)）履行期限自_年_月_日至_年__月__日業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：____年__月__日財(cái)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：____年__月__日法務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：____年__月__日總經(jīng)理審批意見(jiàn)（如需）簽字：____年__月__日（二）合同履行跟蹤表（模板）合同編號(hào)合同名稱合作方核心節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履約狀態(tài)責(zé)任人備注□正?！跹舆t□正常□延遲（三）合同變更申請(qǐng)表（模板）原合同信息內(nèi)容合同編號(hào)原合同名稱變更事項(xiàng)□標(biāo)的□金額□履行期限□其他變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容變更原因說(shuō)明雙方確認(rèn)意見(jiàn)我方確認(rèn)：負(fù)責(zé)人簽字____年__月__日合作方確認(rèn)：（蓋章/簽字）____年__月__日四、合同管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）主體資格審查合作方為企業(yè)的，需核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照（副本）、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人證件號(hào)碼明，保證在有效期內(nèi)且無(wú)經(jīng)營(yíng)異常；合作方為自然人的，需核實(shí)其證件號(hào)碼件及民事行為能力，涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑）的，需具備相應(yīng)資質(zhì)；避免與分公司（無(wú)獨(dú)立法人資格）直接簽約，確需簽約的需提供總公司授權(quán)書(shū)。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性標(biāo)的物描述需具體（如型號(hào)、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)），避免“同類(lèi)產(chǎn)品”“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”等模糊表述；價(jià)款及支付方式需明確（如含稅/不含稅、賬戶信息、支付節(jié)點(diǎn)），避免“后期協(xié)商”“按市場(chǎng)價(jià)”等不確定條款；違約責(zé)任需量化（如逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金）或明確計(jì)算方式，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等兜底條款；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄，避免約定“由合作方所在地法院管轄”導(dǎo)致維權(quán)不便。（三）流程規(guī)范性嚴(yán)禁“先履行后審批”“先簽署后審核”，杜絕空白合同、倒簽合同；用印文件需與最終生效合同一致，復(fù)印件、掃描件不得作為用印依據(jù)；合同原件至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份，電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步管理。（四）檔案與保密合同檔案不得隨意借閱、復(fù)制，確需調(diào)閱的需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)審批，并記錄調(diào)閱人、時(shí)間、用途；涉及商業(yè)秘密的合同，需在合同中明保證密條款，限制合作方對(duì)合同內(nèi)容及履約信息的擴(kuò)散；合同終止或履行完畢后，及時(shí)清理未了結(jié)事項(xiàng)，保證債權(quán)債務(wù)清晰。（五）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)發(fā)覺(jué)對(duì)方違約跡象（如經(jīng)營(yíng)異