酒店會議合同一、合同雙方基本信息合同雙方在簽訂酒店會議合同時，需明確各自的基本信息，以確保責(zé)任主體清晰。甲方（酒店方）應(yīng)填寫其法定全稱、詳細(xì)地址、法定代表人姓名及聯(lián)系方式，包括固定電話和移動電話，以便乙方在會議籌備及舉辦期間能夠及時溝通。乙方（會議主辦方）同樣需要提供準(zhǔn)確的單位全稱、注冊地址、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人姓名及聯(lián)系電話，若乙方為企業(yè)或其他組織，還需注明其統(tǒng)一社會信用代碼。雙方的聯(lián)系方式應(yīng)保證在合同履行期間持續(xù)有效，如有變更，需提前三個工作日書面通知對方，否則因此產(chǎn)生的溝通延誤責(zé)任由變更方承擔(dān)。二、會議基本信息會議基本信息是合同履行的基礎(chǔ)框架，需進(jìn)行明確約定。會議名稱應(yīng)與實(shí)際舉辦的活動完全一致，不得使用簡稱或模糊表述，例如“2025年度XX行業(yè)發(fā)展峰會”需完整填寫。會議時間需精確到具體日期和時段，包括每日的簽到時間、會議開始及結(jié)束時間、茶歇時段、餐飲時間等，如遇多日會議，需按日期分列詳細(xì)安排。會議地點(diǎn)應(yīng)具體到酒店內(nèi)的某一或某幾個場地，如“XX酒店國際會議中心一層宴會廳A”“三層多功能會議室B”等，并注明各場地的使用時間段。會議規(guī)模方面，乙方需預(yù)估參會人數(shù)的準(zhǔn)確范圍，包括正式代表、嘉賓、工作人員及志愿者數(shù)量，并明確告知甲方是否包含兒童或特殊飲食需求人員，以便酒店提前做好場地容量、餐飲及服務(wù)人員的配置。三、會議場地及設(shè)施服務(wù)（一）場地租賃與布置酒店需根據(jù)乙方需求提供符合會議規(guī)模的場地，明確場地的具體位置、面積及布局要求。場地布置應(yīng)遵循雙方確認(rèn)的方案，包括桌椅擺放形式（如劇院式、課桌式、圓桌式等）、主席臺設(shè)置、簽到區(qū)安排、指示牌位置等。對于特殊布置需求，如舞臺搭建、背景板制作、鮮花裝飾等，乙方需提前提供設(shè)計圖紙和材質(zhì)說明，酒店應(yīng)在會議開始前24小時完成布置并經(jīng)乙方驗(yàn)收。場地租賃期間，酒店需確保場地的清潔衛(wèi)生，每日會議結(jié)束后進(jìn)行全面清理，并在會議期間安排專人巡查，及時處理場地設(shè)施的突發(fā)問題。（二）設(shè)施設(shè)備提供與保障酒店應(yīng)按照合同約定提供會議所需的設(shè)施設(shè)備，包括但不限于音響系統(tǒng)（含麥克風(fēng)、調(diào)音臺、功放等）、投影設(shè)備（投影儀、幕布或LED顯示屏）、燈光設(shè)備、視頻錄制設(shè)備、同聲傳譯設(shè)備（如需要）、白板、激光筆、講臺等。所有設(shè)備需在會議開始前兩小時完成安裝調(diào)試，確保運(yùn)行正常，并配備專業(yè)技術(shù)人員全程在場，負(fù)責(zé)設(shè)備的操作和故障排除。如乙方需使用自帶設(shè)備，應(yīng)提前告知酒店設(shè)備的功率、接口類型等參數(shù)，酒店需配合提供必要的電力支持和安裝協(xié)助，但設(shè)備本身的質(zhì)量及運(yùn)行風(fēng)險由乙方承擔(dān)。四、會議服務(wù)內(nèi)容（一）接待與引導(dǎo)服務(wù)酒店需在會議簽到處安排足夠數(shù)量的服務(wù)人員，負(fù)責(zé)參會人員的簽到、資料發(fā)放、房卡領(lǐng)取等工作，簽到臺應(yīng)配備電腦、打印機(jī)、簽到表等用品。會議期間，在酒店大堂、電梯口、會場入口等關(guān)鍵位置安排引導(dǎo)人員，佩戴明顯標(biāo)識，為參會人員提供方向指引。對于VIP嘉賓，酒店需提供專屬接待服務(wù)，包括專人接機(jī)/接站、優(yōu)先辦理入住、VIP休息室服務(wù)等，具體標(biāo)準(zhǔn)由雙方另行協(xié)商確定。（二）餐飲服務(wù)餐飲服務(wù)需明確用餐形式、標(biāo)準(zhǔn)、時間及地點(diǎn)。早餐可根據(jù)參會人員住宿情況提供自助早餐或客房送餐服務(wù)，午餐和晚餐可選擇自助餐、圍桌餐或盒飯形式，茶歇需包含咖啡、茶、果汁、礦泉水及各類點(diǎn)心、水果等。餐飲標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)詳細(xì)約定，如自助餐的菜品數(shù)量（熱菜、涼菜、甜品、水果等種類）、圍桌餐的菜單（需明確菜品名稱、食材規(guī)格），以及特殊飲食需求的處理方式，如素食、清真餐、低糖低鹽餐等，乙方需提前統(tǒng)計此類需求人數(shù)并提供給酒店。餐飲服務(wù)需符合食品安全衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，酒店應(yīng)確保食材新鮮、餐具消毒合格，并配備足夠的服務(wù)人員進(jìn)行上菜、撤換餐具等工作。（三）住宿與交通服務(wù)若會議包含住宿安排，酒店需根據(jù)乙方提供的參會人員名單及房型需求，提前預(yù)留相應(yīng)數(shù)量的客房，包括標(biāo)準(zhǔn)間、大床房、套房等，并明確各房型的協(xié)議價格。參會人員憑有效證件在前臺辦理入住手續(xù)，酒店應(yīng)盡量保證參會人員住宿樓層相對集中，以便管理。交通服務(wù)方面，如乙方需要，酒店可協(xié)助聯(lián)系外部租車公司提供接送機(jī)/站服務(wù)，費(fèi)用由乙方承擔(dān)，酒店負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)車輛調(diào)度和行程安排。此外，酒店還應(yīng)提供周邊交通信息指南，包括公共交通線路、附近停車場位置等，方便參會人員自行出行。五、會議費(fèi)用及支付方式（一）費(fèi)用構(gòu)成會議總費(fèi)用由各項(xiàng)明細(xì)費(fèi)用組成，具體包括場地租賃費(fèi)、設(shè)施設(shè)備使用費(fèi)、餐飲服務(wù)費(fèi)、住宿費(fèi)、會場布置費(fèi)、服務(wù)人員加班費(fèi)（如產(chǎn)生）、稅費(fèi)等。場地租賃費(fèi)根據(jù)租賃面積、使用天數(shù)及場地類型計算；設(shè)施設(shè)備使用費(fèi)區(qū)分基礎(chǔ)設(shè)備（如投影儀、音響）和特殊設(shè)備（如同聲傳譯設(shè)備），基礎(chǔ)設(shè)備可包含在場地租賃費(fèi)用中，特殊設(shè)備需單獨(dú)計費(fèi)；餐飲服務(wù)費(fèi)按實(shí)際用餐人數(shù)和約定標(biāo)準(zhǔn)計算，茶歇費(fèi)用可按人次或場次收??；住宿費(fèi)根據(jù)實(shí)際入住房間數(shù)量、房型及入住天數(shù)結(jié)算，如實(shí)際入住人數(shù)與預(yù)訂數(shù)量有差異，以實(shí)際發(fā)生額為準(zhǔn)，但乙方需提前三個工作日通知酒店最終入住人數(shù)，否則酒店有權(quán)按原預(yù)訂數(shù)量收取費(fèi)用。（二）支付方式與期限雙方應(yīng)約定明確的付款方式和時間節(jié)點(diǎn)。通常情況下，乙方需在合同簽訂后五個工作日內(nèi)向甲方支付總費(fèi)用的30%作為定金，以確認(rèn)場地和服務(wù)的預(yù)留；在會議舉辦前十五個工作日支付總費(fèi)用的50%作為預(yù)付款；會議結(jié)束后五個工作日內(nèi)，雙方對各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行核算，乙方支付剩余20%的尾款。支付方式可選擇銀行轉(zhuǎn)賬，甲方需提供其對公賬戶信息，包括開戶銀行名稱、賬號、戶名等。如乙方逾期支付款項(xiàng)，每逾期一日，應(yīng)按逾期金額的千分之五向甲方支付違約金，逾期超過十個工作日，甲方有權(quán)單方面解除合同并沒收定金。六、會議變更、取消與違約責(zé)任（一）會議變更乙方如需變更會議時間、地點(diǎn)、規(guī)?；蚍?wù)內(nèi)容，應(yīng)提前書面通知甲方，變更請求需在會議原定舉辦日期前至少二十個工作日提出。對于會議時間的變更，如變更后的日期場地仍可使用，雙方需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，調(diào)整相關(guān)費(fèi)用和服務(wù)安排；如涉及場地類型或面積的變更，費(fèi)用按新的場地標(biāo)準(zhǔn)計算。會議規(guī)模變更（如參會人數(shù)增減超過原預(yù)估人數(shù)的10%），乙方需提前十個工作日通知甲方，以便酒店調(diào)整餐飲、場地布置及人員安排，由此產(chǎn)生的費(fèi)用增減按實(shí)際情況結(jié)算。（二）會議取消如乙方因故取消會議，應(yīng)書面通知甲方，取消通知到達(dá)甲方的時間將作為責(zé)任認(rèn)定的依據(jù)。若在會議舉辦前三十日以上取消，甲方應(yīng)退還乙方已支付的定金，但乙方需支付總費(fèi)用5%的手續(xù)費(fèi)；在會議舉辦前十五至三十日（含三十日）取消，甲方退還定金的50%；在會議舉辦前十五日內(nèi)取消，定金不予退還，且乙方需支付總費(fèi)用的30%作為違約金。因不可抗力導(dǎo)致會議取消的，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任，甲方應(yīng)退還乙方已支付的全部款項(xiàng)，已發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用（如已采購的特殊物料、外部供應(yīng)商的預(yù)付款等）由雙方根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商分擔(dān)。（三）違約責(zé)任甲方未按合同約定提供場地或服務(wù)，如場地面積不足、設(shè)施設(shè)備故障影響會議進(jìn)行、餐飲質(zhì)量不符合約定標(biāo)準(zhǔn)等，乙方有權(quán)要求甲方采取補(bǔ)救措施，如更換場地、維修設(shè)備、重新提供餐飲等，并可要求甲方支付未履行部分費(fèi)用20%的違約金。若甲方的違約行為導(dǎo)致會議無法正常舉辦，乙方有權(quán)解除合同，甲方應(yīng)退還乙方已支付的全部費(fèi)用，并賠償乙方因此遭受的直接經(jīng)濟(jì)損失。乙方未按時支付費(fèi)用或擅自減少會議服務(wù)項(xiàng)目，甲方有權(quán)暫停提供相應(yīng)服務(wù)，直至乙方支付欠款，同時乙方需按逾期付款金額支付違約金。此外，任何一方違反保密義務(wù)，泄露對方的商業(yè)秘密或參會人員信息，應(yīng)承擔(dān)由此造成的全部損失賠償責(zé)任。七、保密條款與知識產(chǎn)權(quán)雙方在合同履行過程中應(yīng)對知悉的對方商業(yè)秘密承擔(dān)保密義務(wù)，包括但不限于會議內(nèi)容、參會人員名單及聯(lián)系方式、合同條款、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等。保密義務(wù)在合同終止后三年內(nèi)持續(xù)有效，未經(jīng)對方書面同意，任何一方不得向第三方泄露。關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)，乙方提供的會議資料、宣傳物料、背景板設(shè)計等內(nèi)容的知識產(chǎn)權(quán)歸乙方所有，甲方僅可在本次會議服務(wù)范圍內(nèi)使用，不得用于其他商業(yè)目的。甲方為會議提供的場地布置方案、菜單設(shè)計等，如雙方無特別約定，知識產(chǎn)權(quán)歸甲方所有。八、爭議解決與法律適用合同履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方可向合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。合同簽訂地為甲方酒店所在地。本合同的訂立、效力、解釋、履行及爭議解決均適用中華人民共和國法律，不適用沖突規(guī)范。九、合同