企業(yè)文件存檔與管理制度化手冊1總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)文件的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用工作，保證文件的真實性、完整性和安全性，提高管理效率，防范法律風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司管理要求，制定本手冊。1.2適用范圍與場景本手冊適用于企業(yè)總部及各分支機構(gòu)、各部門在經(jīng)營管理活動中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件的存檔與管理，涵蓋以下場景：日常行政文件（如會議紀(jì)要、通知、請示報告等）的歸檔；業(yè)務(wù)類文件（如合同、項目方案、客戶資料等）的全生命周期管理；財務(wù)類文件（如憑證、賬簿、報表等）的合規(guī)存檔；人事類文件（如勞動合同、員工檔案、培訓(xùn)記錄等）的規(guī)范管理；電子文件（如OA系統(tǒng)審批記錄、郵件往來、電子合同等）的存儲與檢索。2管理職責(zé)2.1行政部統(tǒng)籌職責(zé)制定和完善文件存檔管理制度及流程；監(jiān)督各部門文件歸檔工作的執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)檔案室（或檔案管理系統(tǒng)）的日常管理，包括庫房維護、安全防護、檔案鑒定與銷毀組織工作；組織文件管理培訓(xùn)，提升全員檔案意識。2.2業(yè)務(wù)部門執(zhí)行職責(zé)指定專人（如兼職檔案管理員*）負(fù)責(zé)本部門文件的形成、預(yù)歸檔和移交工作；保證本部門文件內(nèi)容真實、格式規(guī)范、手續(xù)齊全，符合歸檔要求；按規(guī)定時間向檔案管理員*移交歸檔文件，并辦理交接手續(xù)。2.3檔案管理員*具體職責(zé)接收各部門移交的文件，檢查其完整性、規(guī)范性，不符合要求的退回整改；對歸檔文件進行分類、編碼、編目、裝訂（紙質(zhì)文件）或存儲（電子文件），建立檢索工具；負(fù)責(zé)檔案的日常保管，定期檢查檔案存放環(huán)境，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施；辦理文件借閱、復(fù)印手續(xù)，記錄借閱信息，督促按時歸還；定期對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，按流程報批后組織銷毀。3文件分類與編碼規(guī)則3.1文件分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件來源、性質(zhì)及用途，將企業(yè)文件分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實際調(diào)整）：一級分類二級分類說明行政類（XZ）綜合管理（XZ-ZH）公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、通知等人事行政（XZ-RS）勞動合同、員工檔案、招聘記錄、考勤表等業(yè)務(wù)類（YW）合同協(xié)議（YW-HT）業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、訂單等項目管理（YW-XM）項目立項書、實施方案、驗收報告等財務(wù)類（CW）財務(wù)憑證（CW-PZ）原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等財務(wù)報表（CW-BB）月度/季度/年度財務(wù)報表、稅務(wù)申報表等其他（QT）聲像資料（QT-SX）照片、錄音、錄像等實物檔案（QT-SW）獎杯、獎牌、禮品等3.2文件編碼規(guī)則采用“一級分類代碼+二級分類代碼+年份+流水號”的編碼方式，示例：行政類綜合管理2024年第3號文件：XZ-ZH-2024-003業(yè)務(wù)類合同協(xié)議2024年第15號文件：YW-HT-2024-015電子文件編碼：在紙質(zhì)文件編碼后加“-D”，如XZ-ZH-2024-003-D，保證電子與紙質(zhì)文件對應(yīng)。4文件歸檔操作流程4.1文件形成與預(yù)歸檔（環(huán)節(jié)1）責(zé)任人：文件經(jīng)辦人、部門兼職檔案管理員操作步驟：經(jīng)辦人*在文件正式形成后（如會議結(jié)束、合同簽署、報表編制），檢查文件內(nèi)容是否完整（如簽字、蓋章、附件是否齊全），格式是否符合公司規(guī)范（如字體、字號、頁邊距等）；對需歸檔的文件（紙質(zhì)版及電子版）進行初步整理，按“件”或“卷”為單位，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品；在文件右上角或封面標(biāo)注預(yù)歸檔編碼（臨時編碼），填寫《文件預(yù)歸檔登記表》（見附錄9.4），交部門兼職檔案管理員*審核。4.2部門初審與移交（環(huán)節(jié)2）責(zé)任人：部門負(fù)責(zé)人、部門兼職檔案管理員、檔案管理員*操作步驟：部門兼職檔案管理員每日核對《文件預(yù)歸檔登記表》，檢查文件是否屬于本部門歸檔范圍、保管期限劃分是否準(zhǔn)確（如永久、30年、10年），不符合要求的退回經(jīng)辦人整改；每月25日前，部門兼職檔案管理員將審核無誤的文件按類別整理裝訂（紙質(zhì)文件）或打包（電子文件，刻錄光盤或至檔案管理系統(tǒng)），填寫《文件歸檔移交清單》（見附錄9.1），部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；攜帶《文件歸檔移交清單》及文件至檔案室，與檔案管理員*辦理交接，雙方核對無誤后在清單上簽字，各執(zhí)一份留存。4.3檔案整理與入庫（環(huán)節(jié)3）責(zé)任人：檔案管理員*操作步驟：接收文件后，檔案管理員*再次檢查文件完整性、編碼規(guī)范性，對破損文件進行修復(fù)（如裱糊、復(fù)印替代）；紙質(zhì)文件：按編碼順序排列，采用“三孔一線”裝訂方式，裝入無酸檔案盒，盒脊標(biāo)注編碼、題名、年度、份數(shù)等信息，錄入檔案管理系統(tǒng)，形成電子檢索目錄；電子文件：至指定檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)檔案模塊），設(shè)置分類、標(biāo)簽及權(quán)限，保證文件可在線檢索、預(yù)覽；將整理好的檔案存入檔案柜（紙質(zhì)）或服務(wù)器（電子），在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)更新檔案存放位置信息，保證“賬物相符”。5文件借閱與使用管理5.1內(nèi)部借閱流程適用對象：企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案責(zé)任人：借閱人、部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員*操作步驟：借閱人*填寫《文件借閱申請表》（見附錄9.2），注明文件編碼、題名、借閱用途、借閱期限（原則上不超過15個工作日）；部門負(fù)責(zé)人*審核簽字，確認(rèn)借閱范圍與工作相關(guān)；檔案管理員核對申請表及借閱人身份，屬于涉密檔案（如未公開合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)分管副總*審批；借閱時，檔案管理員當(dāng)面交接，告知借閱人“檔案借閱注意事項”（見6.1）；歸還時，檔案管理員檢查文件是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后在《文件借閱登記表》上記錄歸還時間，借閱人簽字確認(rèn)。5.2外部借閱流程適用對象：外部單位（如客戶、合作方、監(jiān)管部門）因業(yè)務(wù)需要借閱檔案責(zé)任人：借閱單位經(jīng)辦人、對接部門負(fù)責(zé)人、分管副總、檔案管理員操作步驟：借閱單位提交書面借閱申請（加蓋單位公章），說明借閱理由、文件范圍、用途及保密承諾；對接部門負(fù)責(zé)人審核簽字，報分管副總審批；審批通過后，由對接部門人員陪同借閱單位經(jīng)辦人至檔案室，檔案管理員按內(nèi)部借閱流程交接；原則上外部借閱僅限在檔案室當(dāng)場查閱，確需借出須經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，且借閱期限不超過7個工作日；歸還時，對接部門與檔案管理員*共同檢查文件完整性，如有損壞或丟失，借閱單位需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.3電子文件借閱管理電子文件借閱通過檔案管理系統(tǒng)在線申請，流程同內(nèi)部借閱，審批完成后可在線預(yù)覽或（需權(quán)限控制）；涉密電子文件禁止，僅可在指定終端查閱，且系統(tǒng)自動記錄查閱日志（包括操作人、時間、IP地址）；員工離職時，部門負(fù)責(zé)人需通知檔案管理員關(guān)閉其檔案系統(tǒng)訪問權(quán)限，保證電子文件安全。6檔案保管與維護規(guī)范6.1存放環(huán)境管理（紙質(zhì)檔案）檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%；庫房內(nèi)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光設(shè)備（如滅火器、防盜門、溫濕度計、防蟲藥、遮光窗簾）；檔案柜排列整齊，間距不小于0.8米，主通道寬度不小于1.2米，保證通風(fēng)和安全通道暢通；定期檢查檔案存放情況，每季度清理一次庫房，及時更換失效防蟲藥、干燥劑。6.2定期檢查與維護檔案管理員*每半年對紙質(zhì)檔案進行一次抽樣檢查，查看是否有蟲蛀、霉變、字跡褪色等情況，發(fā)覺問題及時處理（如修復(fù)、復(fù)印備份）；電子檔案每半年進行一次備份（本地備份+異地備份），備份數(shù)據(jù)需驗證可讀性，保證數(shù)據(jù)安全；建立《檔案定期檢查記錄表》（見附錄9.4），詳細(xì)檢查時間、內(nèi)容、發(fā)覺問題及處理結(jié)果，檢查人簽字存檔。6.3檔案鑒定與銷毀對于保管期限已滿的檔案，由檔案管理員*編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編碼、題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息；行政部組織鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成）對檔案進行鑒定，確認(rèn)無繼續(xù)保存價值后，報分管副總審批；銷毀時，由檔案管理員和監(jiān)銷人（至少2人）共同執(zhí)行，監(jiān)銷人*在《檔案銷毀審批表》（見附錄9.3）上簽字確認(rèn)，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)文件粉碎、電子文件徹底刪除）；涉密檔案銷毀需經(jīng)總經(jīng)理*審批，并報上級保密部門備案。7監(jiān)督與考核機制7.1監(jiān)督檢查方式行政部每季度開展一次文件管理專項檢查，重點檢查各部門歸檔及時性、文件完整性、借閱登記規(guī)范等情況；每年年底組織檔案管理互評，各部門交叉檢查，通報檢查結(jié)果；設(shè)立檔案管理投訴渠道（如行政部郵箱*），員工可對違規(guī)借閱、檔案丟失等問題進行舉報，核查屬實后對責(zé)任人追責(zé)。7.2考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)歸檔及時性：各部門每月25日前完成當(dāng)月文件歸檔，每延遲1天扣部門績效1分，延遲超過5天扣3分；文件完整性：歸檔文件缺失關(guān)鍵內(nèi)容（如合同未簽字、報表無附件），每發(fā)覺1份扣經(jīng)辦人當(dāng)月績效2分，部門負(fù)責(zé)人連帶扣1分；借閱規(guī)范性：未按規(guī)定辦理借閱手續(xù)、超期未還、涂改檔案，每發(fā)覺1次扣借閱人*績效3分，情節(jié)嚴(yán)重者給予通報批評。7.3獎懲措施年度檔案管理考核排名前3的部門，給予“優(yōu)秀部門”稱號及獎金獎勵；對在檔案收集、保護、利用中做出突出貢獻的個人（如挽回檔案丟失風(fēng)險），給予500-2000元獎勵；對違反檔案管理制度，造成檔案丟失、泄露機密等嚴(yán)重后果的，視情節(jié)輕重給予罰款、降職直至解除勞動合同處分，涉嫌違法的移交司法機關(guān)處理。8附則本手冊由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，修訂需經(jīng)總經(jīng)理*審批后發(fā)布；本手冊自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本手冊不一致的，以本手冊為準(zhǔn)；各部門可根據(jù)本手冊結(jié)合實際制定實施細(xì)則，報行政部備案。9附錄9.1表1：文件歸檔移交清單移交部門移交日期檔案編碼文件題名形成日期份數(shù)保管期限備注移交人簽字：__________接收人簽字：__________部門負(fù)責(zé)人審核：__________9.2表2：文件借閱申請表借閱人姓名所在部門借閱日期歸還日期文件編碼文件題名借閱用途審批意見部門負(fù)責(zé)人審批：__________檔案管理員審核：_